Бухгалтерский учёт и аудит в оптовой торговле

Введение.

В связи с переходом к рыночной экономике для каждого предприятия большую роль играет чёткая и правильная организация всех участников его работы.

Украина, как и многие государства бывшего СССР, переживает  кризисный, переходный этап к рыночной экономике, который характеризуется упадком общественного производства товаров народного потребления, преобладанием на рынке импортных товаров,зарождением малого бизнеса, проведением приватизации государственного имущества  и вытекающих из неё последствий — кризисом неплатежей и др.

Несовершенство законодательной базы, подверженной частым изменениям, нормативные акты требует от руководящих работников и работников учёта большой внимательности при их изучении и применении, бдительности, умение разбираться в текущем потоке информации, что чрезвычайно важно для работы предприятия в современных условиях.

Особое внимание в организации учёта деятельности всего торгового предприятия необходимо уделить организации учёта и аудита поступления товаров и расчётов с поставщиками. От того, насколько правильно ведётся учёт и организован контроль за поступлением товаров, его приёмкой, соблюдением всех правил приемки, договорных обязательств, своевременности расчётов с поставщиками зависит дальнейший ход и конечный результат работы предприятия.

Актуальность вопроса учёта поступления товаров и расчётов с поставщиками была рассмотрена многими авторами в своих работах.

Так  Задорожный З.В. характеризует следующее: «...Правильно организованный учёт и контроль за поставкой и приёмкой товаров, а также расчётов за них, положительно сказывается на коммерческой деятельности оптовых предприятий, способствует укреплению их финансового состояния, обеспечению сохранности ценностей...». (17). Сопко В.В. определяет, что «...Ритмичная и бесперебойная работа предприятий оптовой торговли, выполнение плана товарооборота зависит прежде всего от состояния товарных запасов, их соответствия установленному нормативу, своевременности поступления из имеющихся источников...» (34).

Однако, в связи с тем, что изданные ранее работы во многом устаревают и требуют дополнительных  разъяснений в связи с внесением многочисленных изменений и дополнений в законодательные и нормативные документы по порядку и правилам ведения бухгалтерского учёта и аудита поступления товаров и расчётов с поставщиками тема нуждается в постоянной корректировке.

Цель написания данной дипломной работы:

• изучить порядок учёта и аудита поступления товаров и расчётов с поставщиками.

Следует решить следующие задачи:

1.Поступление товаров и расчёты с поставщиками охарактеризовать как объект учёта;

2.Охарактеризовать нормативно-правовое регулирование учёта;

3.Изучить структуру бухгалтерии и дать характеристику функциональных обязанностей работников бухгалтерии по учёту поступления товаров и расчётов с поставщиками;

4.Изучить документальное оформление поступления товаров и расчётов с поставщиками.

5.Изучить синтетический, аналитический и налоговый учёт поступления товаров и расчётов с поставщиками;

6.Изучить технологию обработки данных по учёту поступления товаров и расчётов с поставщиками с применением ПК.

7.Охарактеризовать цели, задачи, объекты и нормативное обеспечение аудита поступление товаров и расчётов с поставщиками;

8.Изучить методику аудита поступления товаров и расчётов с поставщиками.

В процессе написания работы использовать методы корреляции, группировки, выборочный, детализации, аналогии.

Предметом работы является- поступление товаров и расчёты с поставщиками.

Объектом является общество с ограниченной ответственностью «Союз». В своей деятельности ООО «Союз» руководствуется законами Украины: «О хозяйственных обществах»; «О предприятиях в Украине»; «О предпринимательстве»; «О собственности», учредительным договором и уставом.  Основной целью ООО является:

• участие  в ускоренном формировании товарного рынка высококачественной продукции и услуг;
• содействие наиболее полному удовлетворению потребностей народного хозяйства и населения в товарах и услугах.

Предметом деятельности ООО «Союз» является:

- посредническая деятельность;

-осуществление коммерческой, в том числе торгово-закупочной деятельности.

Местонахождение ООО «Союз»: г.Донецк-14, пр.Павших Коммунаров, 72

ООО «Союз» является юридическим лицом по действующему законодательству, имеет самостоятельный баланс, расчётный счёт в учреждении банка, круглую печать со своим наименованием. ООО «Союз» осуществляет учёт результатов работы, контроль за ходом деятельности, ведёт оперативный, бухгалтерский, статистический учёт.

Данная работа содержит 3 раздела с подразделами, введение и заключение. Приложен список использованных источников и приложения.

1. Поступление товаров и расчёты с поставщиками как объект учёта

В процессе хозяйственной деятельности предприятия любой формы собственности  ведут расчёты с поставщиками за полученные от них товарно- материальные ценности; с покупателями за полученные ими товары; с банком  по получению и погашению ссуд; с бюджетом по различного рода платежам и с другими организациями, учреждениями и лицами по различным хозяйственным операциям.

Расчёты — это система взаимоотношений между предприятиями и лицами, основанная на денежном возмещении стоимости полученных товарно-материальных ценностей, работ, услуг.

Формы безналичных расчётов за товары и услуги: платёжными поручениями, чеками, аккредитивами, платёжными-требованиями поручениями, векселями.

Платёжное поручение — письменное  распоряжение Плательщика банку о списании с его расчётного (текущего) счёта и зачислении на счёт Получателя суммы денежных средств. Она выписывается по установленной форме и может быть предъявлено в  банк в течении нескольких дней (обычно не более 10 календарных дней) после выписки. Удобен платёж таким видом расчётов как предоплата предоставляет производителю наибольшую защиту от финансовых кризисов.

Расчёты платёжными поручениями применяются при предоплате товаров, при расчётах с налоговыми органами, различными кредиторами.

Чек — письменное распоряжение плательщика данному учреждению уплатить с его счёта держателю чека определённую сумму денежных средств. Чеки действительны в течение 10 дней не считая дня их выписки.

Расчёты чеками применяются  при расчётах за товары, услуги. При  этой форме расчётов получение ценностей, работ, услуг совпадает с их оплатой.

Аккредитив — поручение банка покупателя банку поставщика произвести оплату за отгруженную продукцию, товар, оказанные услуги на условиях, охваченных в этом поручении. Аккредитив выставляется на имя конкретного поставщика в том учреждении банка, которое не обслуживает, по письменному заявлению плательщика. До получения  аккредитива отпуск товаров не производит. При этой форме расчётов оплата поставщику гарантирована. Аккредитив может быть безотзывным,открытым на определенный период без права аккумулирования до истечения этого срока, и отзывным, действие которого может быть  прекращено банком до наступления указанного в аккредитиве срока.

Аккредитив может быть подтверждённым другим банком и неподтверждённый. В случае подтверждённого аккредитива  банк, через который проходит его  оплата принимает на себя обязательство  произвести платеж указанной в аккредитиве суммы независимо от поступлений средств банка, в котором аккредитив был открыт. При отсутствии такого подтверждения аккредитива является н еподтверждённым. 

Расчёты платёжными требованиями-поручениями  — это новая форма расчётов. Требование выписывает поставщик после отпуска товаров и сдаёт его не в банк на инкассо, а пересылает непосредственно  плательщику. Плательщик при согласии на оплату  и, естественно, при наличии денег на расчётном счёте оформляет соответствующим образом поручение и сдаёт в банк для оплаты. Таким образом, в банк поступают документы, гарантирующим оплату. Платёжное требование — документ, который Поставщик предъявляет Покупателю через банк. Как правило, платёжное требование используется в случае акцептных форм расчётов в приложение счёт фактуре. Также платежное требование применяется при безакцептных списаниях денежных средств со счетов Покупателя или Плательщика.

Платёжное требование является расчётным документом, который выписывает поставщик на основании товарных документов на отгруженные товары и передаёт в обслуживающее его учреждение банка. Учреждение банка поставщика пересылает платёжное требование в учреждение банка получателя товаров, где оно предъявляется к оплате в соответствии с правилами безналичных расчётов. В платёжном требовании указываются номера её даты товарных документов удостоверяющих отгрузку и общую сумму платежа. Платёжное требование может быть и товарным документом, если в нём указаны количество, цена и сумма стоимости товара и тары, размер и сумма НДС. Платёжное требование и приложенные к ним документы подлежат проверке соответственными должностными работниками предприятия получателя товара. Проверке подлежит правильность цен, транспортных расходов, размеры торговых и оптово-сбытовых скидок, соответствие отгруженных товаров условиям договора поставки. Проверяемые документы передают руководителю предприятия для акцепта (согласия на оплату), или отказа от акцепта полностью или частично с указанием суммы и мотива отказа. Платёжное требование поставщиков регистрируются в журнале  в хронологическом порядке. В этом же журнале делаются отметки о фактическом поступлении грузов. Журнал используют для контроля за полнотой, своевременностью поступления и оприходования товаров. В установленных  случаях вместе с перечисленными сопроводительными документами выписываются спецификации, сертификаты, упаковочные ярлыки, которые характеризуют качество товара, количество мест и другие пункты условий договоров поставки. При отсутствии транспортных и других сопроводительных документов приёмка товаров оформляется специальным приёмным актом фактического наличия товаров, который выписывается в 2-х экземплярах и в котором делается отметка об отсутствии документов. Один экземпляр направляется поставщику, второй используется предприятием для учёта товаров.

Вексель — письменное денежное обязательство плательщика оплатить определённую сумму в определённый срок. Вексель выступает как форма расчётов, как форма расчётов, как форма платежа и как форма кредита (по векселю может быть отсрочка или рассрочка платежа по периодам).

Вексель — долговое обязательство, уплатить Предъявителю определённую в данном документе сумму по истечении срока определённого там же. Вексель может быть как денежным так и товарным.

Предоплата — это оплата за ещё не полученную продукцию, скорее это не форма расчётов, а способ оплаты. Если быть точнее это зависит от контракта: если Предоплата является ключевым условием — это форма расчёта, если нет — то это способ или форма оплаты. Существует несколько способов Предоплаты, в зависимости от того какими средствами или инструментами она осуществляется. Наличные, платёжное поручение, чек, кредитная карта. Как правило, предоплата бывает за несколько дней до поставки и предоплата заказа на значительно большой срок — виде аванса для выполнения заказа. Предоплата может быть разбита на части, например: 50% предоплата, а остальной платёж, после получения товара. Такой механизм делит риски Поставщика и Покупателя.

Товарный кредит — больше относится к способу поставки, хотя если рассматривать товарный кредит со стороны финансовых инструментов которым он  может быть осуществлён, тогда данный механизм  можно отнести к формам расчётов. Суть данного механизма в том, что поставщик предоставляет покупателю оговоренную в контракте отсрочку платежа на определённый период. Это могут быть и консигнационные механизмы, когда достигается цель получить деньги от продажи полученного товара, и ими расчитатъся с поставщиком. Тем не более при товарном кредите существует возможность расчёта не сразу за всю партию полученного товара, а по частям. Кроме этого товарный кредит удобно использовать при закупках сырья и оборудования. Это позволяет снизить оборотные средства  в первом случае и снизить капитальные затраты в другом или получить денежные средства для расчётов с поставщиком непосредственно от реализации собственной продукции.

Чек — денежный документ, содержащий приказ владельца счёта в кредитном учреждении о выплате предъявителю чека указанной в нём суммы. Могут быть именные (на имя определённого лица) и ордерные (в пользу определённого лица или по его приказу)

Кредитная карта — электронный документ позволяющий произвести платёж непосредственно на месте заключения контракта без потерь во времени, кроме этого владельцу кредитной карты кредит Перевод денежных средств как правило осуществляется моментально.

Платежи в  режиме «on-line” - электронный платёж только получивший своё признание. Механизм следующий- клиент банка- плательщик даёт приказ своему банку и спользуя определённый шифр, списать денежную сумму с подконтрольного ему счёта и зачислить её на счёт поставщика. Такие платежи осуществляются посредством сети «Интернет». Вернее сказать, что клиент банк введя «пароль» сам управляет своим счётом. В отличии от кредитных карт у этого способа более широкие возможности, хотя они и требуют более высоких знаний. Специалисты считают, что такие платежи в скором будущем вытеснят все ранее существующие. Тем более для осуществления такого платежа время не имеет значения, ровно как и местонахождения клиента.

ООО «Союз» применяет  более распространённую форму расчётов — расчёты платёжными поручениями  при предоплате товаров, услуг за транспорт, воду, телефон, при расчётах с налоговыми органами, по страхованию, разными кредиторами. Эта форма  расчётов является приемлемой для данного предприятия, но, так как предприятие, в основном, осуществляет посредническую деятельность, можно порекомендовать вексельную форму расчётов — как форму платежа и форму кредита [приложение Б].

Расчёты с поставщиками должны соответствовать таким главным требованиям:

1. гибкость; ускорение:

- в цивилизованных  странах стремятся создать наиболее  благоприятные условия для поставщика, т.е сделать так, чтобы поставщику  было выгодно поставлять товары  именно нам, а не на другие  оптовые предприятия. При расчётах с поставщиками лучше применять валюту, выгодную для него и производить расчёты наиболее быстрыми темпами, тем более в условиях стремительной инфляции;

2. реальность:

- расчёты должны быть  реально — возможными с логической  стороны, арифметической и юридической;

3. соблюдение расчётно — платёжной дисциплины:

- соответствие осуществляемых  расчётов договору, нормативно-правовым  правилам, актам, нормам.

Расчёты между предприятиями  совершаются в безналичном порядке  через банк путём списания денежных средств со счёта плательщика и зачисления из на счёт получателя. Применение безналичных расчётов снижает расходы на денежное обращение, сокращает потребность в наличных деньгах, способствует концентрации в банке свободных денежных средств и обеспечивает их более полную сохранность.

Товародвижение — деятельность по планированию, претворению в жизнь и контроль за физическим перемещением материалов и готовых изделий от мест их происхождения к местам использования с целью удовлетворения нужд потребителей и с выгодой для себя.

Товародвижение — это движение товаров в результате различных операций: купли — продажи, перемещение внутри предприятия, переоценки и др.

Объектом учёта являются все хозяйственные операции и  хозяйственные факты, которые вызывают увеличение или уменьшение товаров.

Учёт товаров организуется следующим образом:

1. с целью обеспечения сохранности товаров и тары устанавливается материальная ответственность за них;
2. производится сплошное документирование всех операций по товародвижению. Основными документами, подтверждающие количественные и качественные параметры товаров являются: накладные (приложение В), фактуры, товарно- транспортные накладные, спецификации;
3. установлена обязательная отчётность материально-ответственных лиц перед бухгалтерией. В качестве отчёта используется товарный отчёт. Он составляется и является обобщающим документом о наличии и движении товаров и тары за отчётный период. Наличие и движение товаров в отчёте отражается в суммарном выражении (приложение А).

В ООО «Союз» отчётность материально-ответственных лиц в виде товарного отчёта не осуществляется, что является нарушением Положения №250 «Об организации бухгалтерского учёта и отчётности в Украине». Рекомендовано движение товаров оформлять товарным отчётом (приложение А);

4) соблюдается единство  оценки товаров при оприходовании  и при списании их в расход. Это особенно важно сейчас, когда  не стало твёрдых прейскурантных  цен;

5) для контроля сохранности  товаров и обеспечения реальности  учётных данных производятся  инвентаризации. Они проводятся по усмотрению руководителя, но не реже установленных сроков. Порядок и сроки проведения инвентаризации регламентируются инструкцией Минфина Украины;

6) учёт товаров в  торговом предприятии осуществляется  на счёте 28 «Товары». Этот счёт используют в основном сбытовые, торговые и заготовительные предприятия и организации, а также предприятия  общественного питания. Счёт активный, предназначен для учёта наличия и движения товаров. Основанием для записей является товарный отчёт и приложенные к нему первичные документы.

В основе организации  учёта товародвижения на предприятиях оптовой торговли лежат следующие принципы:

• учёт товаров и тары ведут по материально- ответственным лицам, т.е  учёт товаров и тары в соответствии с разделением материальной  ответственности по каждому лицу или бригаде согласно договору о материальной  ответственности, заключённому с сотрудником или бригадой (администрация может предъявить претензии к нарушителям учёта);
• учёт товаров и тары в натурально — стоимостном выражении; на оптовых предприятиях товары учитываются по сортам, количеству, ценам и стоимости, материально-ответственное лицо отчитывается по товарам в разрезе каждого наименования;
• единство оценки показателей плана и учёта товарооборота;
• единство оценки товаров при их оприходовании и списании в расход ( так, если товары были оприходованы по продажным ценам, то и списываться они должны по этим же ценам);
• возможность получения оперативной учётной информации о хозяйственной деятельности предприятия (например, за день);
• единство показателей бухгалтерского учёта при реализации товаров предприятиям розничной торговли, общественного питания или другому оптовому предприятию, при отгрузке товаров со складов (складской товарооборот) или отгрузке товаров покупателям непосредственно поставщиком без завоза на оптовый склад (транзитный оборот, который делится на оборот с участием и на оборот без участия оптового предприятия).

Учёт должен обеспечить тщательный контроль за своевременным  поступлением товаров, за полным их оприходованием материально-ответственными лицами. Такой контроль должен начинаться с момента оплаты расчётных документов поставщиков, а в тех случаях, когда товар поступит раньше платёжного требования поставщика — с момента фактического поступления товаров. С этой целью все документы, на основании которых приняты товары, передаются вместе с отчётами материально-ответственных лиц в бухгалтерию. Сюда же поступают встречные документы, т.е оплаченные платёжные требования. Сопоставление данных этих документов с данными документов, представленных материально-ответственными лицами, обеспечивается контроль за поступлением товаров, правильным их оприходованием и за расчётами с поставщиками.

Под  задачами учёта  подразумеваются цели, для которых  он ведётся:

• контроль за соблюдением норматива и структуры товарных запасов;
• сохранность товарно-материальных ценностей;
• исполнение договоров поставки и цен;
• формирование фактического товарооборота и выполнение плана товарооборота;
• своевременное получение информации о выполнении договорных обязательств поставщиками и покупателями продукции;
• своевременное документирование всех операций по поступлению товаров и расчётов за них;
• своевременное отражение в регистрах синтетического и аналитического учёта расчётных операций и получение информации о состоянии расчётов;
• своевременное получение информации  о ходе отгрузки и реализации ценностей и контроле за их сохранностью;
• контроль за сохранностью товаров и тары, правильном их списании, соответствием наличия с нормативом;
• обеспечение аналогичности записей в предприятии, в банке у контрагента, своевременная сверка счетов.

Обобщая, можно сказать, что одним из наиболее трудоёмких участков учётной работы является учёт поступления товаров и расчётов с поставщиками. От того, насколько  правильно организован учёт на этом участке, во многом зависит действительность контроля за сохранностью товарных ценностей, что подтверждает необходимость и важность организации учёта.

2. Нормативно-правовое регулирование учёта.

Порядок получения товаров, их приёмки и оформления, а также расчётов за них обуславливается договорами, заключёнными между поставщиками и покупателями, а также инструкциями, положениями, регулируются законами.

Нормативно-правовое обеспечение бухгалтерского учёта — это законодательные и нормативные акты, согласно которым предприятие осуществляет хазяйственно-финансовую деятельность и ведёт её учёт.

Нормативно-правовая база — Законы, подзаконные акты выданные на уровне Верховного совета, президента Украины, Кабинета Министров, Министерств и ведомств, которые регулируют финансово-хозяйственную деятельность предприятия, планирования и учёт.

Нормативно-правовую основу учёта поступления товаров и  расчётов с поставщиками составляют: законы Верховного Совета Украины (ВСУ); постановления Кабинета Министров Украины (КМУ); постановления Национального банка Украины (НБУ);  приказы Министерства Финансов Украины (МФУ); приказы Министерства статистики Украины (МСУ); приказы и инструкции других министерств и ведомств.

Основным законом регламентирующим экономико-правовые отношения является Закон Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности от 16.07.99 № 996- XIV с обследующими дополнениями и изменениями. Согласно этому закону активами признаются ресурсы контролируемые предприятием в результате минувших событий использование которых как ожидается приводит к получению экономических выгод в будущем.

«План счетов бухгалтерского учёта активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций» приказ Министерства финансов № 291 от 30.11.99 года.

Положениями (стандартами) бухгалтерского учета 9 «Запасы» утверждена приказом Министерства финансов Украины от 20.10.99 года № 246 с изменениями и последующими дополнениями; 10 «Дебиторская задолженность» утверждена приказом Министерства финансов Украины от 20.11.99 года № 290 с изменениями и дополнениями и 16 «Расходы» утверждена приказом Министерства финансов Украины от 31.12.99 года № 318, с последующими изменениями и дополнениями.

«Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учёта активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций» утверждена приказом Министерства финансов Украины от 30 ноября 1999 года № 291. Зарегистрирована в Министерстве юстиции Украины 21 декабря 1999 года под № 893/ 4186.

К числу важнейших  законов ВСУ, которыми руководствуется  предприятие, относятся Законы:

• «О предприятиях в Украине» - определяет порядок образования, регистрации, деятельности и ликвидации предприятий, виды предприятий. Согласно данного закона, поступление товаров производится на основании договоров, заключённых между предприятиями.
• «О хозяйственных обществах» - определяет виды обществ в Украине, порядок их создания, деятельности и ликвидации, руководящий орган.
• «О налогообложении прибыли предприятий» от 22.06.1997 года № 283/79, с последующими изменениями и дополнениями — определяет общий порядок налогообложения прибыли предприятий, круг плательщиков, особенности определения валовых доходов и валовых расходов, льготы по налогообложению, и в частности определяет порядок отнесения стоимости поступивших материальных ценностей на валовые расходы. В конце квартала составляется таблица прироста (уменьшения) балансовой стоимости приобретённых материалов. Если балансовая стоимость на конец превышает стоимость на начало, разность отнимается от суммы валовых расходов.
• «О налоге на добавленную стоимость» определяет круг плательщиков, объекты налогообложения, ставки и порядок исчисления налога, ответственность плательщиков, в частности объектом налогообложения являются операции по продаже товаров...Датой возникновения права налогоплательщика на налоговый кредит считается либо дата списания денежных средств в оплату товаров, либо получение налоговой накладной.

Основное место среди  постановлений КМУ занимает постановление от 03.04.93 № 250, утвердившие Положение об организации бухгалтерского учёта и отчётности в Украине. Положение устанавливает методологические правила бухгалтерского учёта для всех предприятий, а в частности определяет порядок ведения бухгалтерского учёта, его организацию, сроки составления бухгалтерской отчётности, порядок документирования хозяйственных операций по поступлению товаров и расчётов с поставщиками и отражения их в бухгалтерском учёте, общие правила инвентаризации, порядок списания недостач ценностей.

Национальный банк Украины  регламентирует расчётные  операции. Действуя  на данный  момент Инструкция «О безналичных расчётах в хозяйственном обороте Украины» от 2.08.96 № 204 определяет формы расчётов между поставщиками и покупателями.

Министерство Финансов Украины разрабатывает инструкции о порядке бухгалтерского учёта  важнейших хозяйственных средств  и операций:

• Инструкция по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчётов ( от 11.08.94 № 69) — определяет порядок проведения инвентаризации, ответственность за результаты  инвентаризации расчётов и товарно-материальных ценностей.
• Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учёте от 24.05.95 № 88 — определяет порядок заполнения первичных документов, учётных регистров, хранения документов.
• Инструкция «О бухгалтерском учёте вексельного обращения» от 12.08.92 № 18-4116 регламентирует учёт векселей при расчётах за полученные товары. 
• Постановление ВСУ «О применении векселей в хозяйственном обороте Украины» определяет синтетический и аналитический учёт векселей.
• Инструкция «О порядке регистрации выданных,возвращённых и неиспользованных доверенностей на получение ценностей» от 16.05.96 № 99 — в ней предусмотрены все правила пользования доверенностями, в частности, товары отпускаются только по доверенности.
• Инструкция О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству  № П-6, утверждёна Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.65г. - определяет правила приёмки товаров при выявлении недостачи.
• Инструкция О порядке приёмки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству № П-7 утверждена Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25.04.66г. - определяет порядок приёмки товаров по количеству при выявлении недостатков качества, а также документальное оформление и сроки предоставления претензии.