Документационное обеспечение в системе повышения эффективности деятельности на предприятии

9

ВСТУП

Актуальність теми обумовлена динамікою подій, що відбуваються у нашій країні і спрямовані на вдосконалення процесів державного управління. Одним із визначальних факторів впливу як на перебіг, так і на результат управлінського процесу є діяльність органів державної влади та місцевого самоврядування, пов’язана з документуванням та організацією роботи з документами. З середини 70-х років ХХ століття таку діяльність, поряд із традиційною назвою «діловодство», називають терміном «документаційне забезпечення управління» (далі – ДЗУ, документозабезпечення). Вважається, що поява цього терміна зумовлена впровадженням в управлінську діяльність автоматизованих систем управління. 

Інформація, що використовується в системі сучасного державного управління, переважно оформлена документально. За допомогою документа інформація зберігається і передається у часі та просторі, а тому значна частина дій здійснюється у процесі управління шляхом створення і використання різноманітних документів. Документування та організація роботи з документами як складові процесу управління є важливими чинниками забезпечення результативності діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування.

В Україні за роки незалежності створена власна система органів державної влади та місцевого самоврядування. Процес формування та функціонування цієї системи супроводжується виробленням певної системи її документаційного забезпечення. Необхідність дослідження відповідності системи документаційного забезпечення системі органів державної влади та місцевого самоврядування, науково-теоретичних і організаційно-правових засад її функціонування та достатності для забезпечення ефективної діяльності владних і самоврядних органів є сукупністю основних чинників, що обумовлюють актуальність теми дисертації.

Суспільне значення документаційного забезпечення управління викликає постійний науковий інтерес до проблем цієї сфери, проте ґрунтовних, комплексних наукових розробок у даному напрямі ще надто мало. Тому надзвичайно важливим надбанням у дослідженні проблем діяльності з документування та організації роботи з документами є наукові праці сучасних українських вчених І.Є.Антоненко, О.М.Загорецької, С.Г.Кулешова, Ю.І.Палехи та інших науковців.

Вагомим внеском у наукову розробку теоретико-методологічних проблем даної теми, організаційно-правових аспектів, нормативно-правового регулювання та практичної реалізації  документаційного забезпечення управління є праці науковців В.Б. Авер’янова, Г.В. Атаманчука, В.Д. Банасюкевича, Б. Гурне, А.Н. Діденка, А.В. Єлпатьєвського, М.П. Ілюшенко, Я.С. Калакури, І.А. Корнілаєвої, В.А. Кудряєва, Т.В. Кузнецової, Н.М. Кушнаренко, М.В. Ларіна, Я.З. Лівшиця, О.В. Лози, В.Я. Малиновського, О.А. Машкова, А.Ф. Мельник, К.Г. Мітяєва, Н.Р. Нижник, О.Ю. Оболенського, В.М. Олуйка, Г. Райта, А.М. Сокової, А.О. Чемериса та інших вчених.

У результаті системного аналізу наукових праць, законодавчої та підзаконної нормативно-правової бази, сукупності національних стандартів у галузі діловодства та архівної справи, практики документування та організації роботи з документами з’ясовано, що документаційне забезпечення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування вивчене недостатньо і потребує системних наукових досліджень. Необхідність наукового обґрунтування теоретико-методологічних засад, розкриття змісту, організаційно-правового статусу, стану практичної реалізації, перспектив розвитку і шляхів удосконалення документаційного забезпечення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування уможливила окреслення основних напрямів дисертаційного дослідження.

Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об’єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.

Актуальність дослідження зумовлена зростанням ролі документаційного забезпечення в системі підвищення ефективності діяльності як окремого підрозділу, так і підприємства в цілому.

Об’єктом дослідження є процес організації управління.

Предметом дослідження є системний підхід в управлінні організацією.

Метою дипломної роботи є розроблення теоретичних положень, практичних рекомендацій та пропозицій щодо вдосконалення системи документообороту на підприємствах України.

Для реалізації мети дослідження необхідним є вирішення таких завдань:

–              висвітлити теоретичні відомості про основні функції менеджменту;

–              аизначити основні поняття та значення функцій менеджменту;

–              проаналізувати механізм здійснення документаційного забезпечення установи;

–              обґрунтувати значення функцій менеджменту;

–              проаналізувати сутність концепції системного підходу та найважливіші принципи системного аналізу.

Теоретико-методологічною основою дослідження стали праці І.Є. Антоненка [9-13], Р.Д. Гутгарца [22], Ю.О. Кулакова [32], О.Ю. Митченка [38-39], Т.І. Пішеніна [45], В.Т. Савицького [48-51] та ін.

Методи дослідження. Методологія наукового пошуку базувалася на філософських принципах пізнання, діалектичному, логічному і системному підходах до розгляду процесів документаційного забезпечення управління. При розв’язанні завдань, спрямованих на досягнення мети дослідження, у роботі використано сукупність таких загальнонаукових методів, як абстрагування, аналіз та синтез, порівняння, спостереження, узагальнення, формалізація, прогностичний, синергетичний, а також такі спеціальні методи, як етимологічний, структурно-функціональний, історизму, моделювання та інші.

Наукова новизна одержаних результатів полягає у тому, що дипломна робота є комплексним науковим дослідженням документаційного забезпечення діяльності підприємства, що є суб’єктом господарювання; дослідження містить науково-теоретичні положення, пропозиції та рекомендації щодо практичної реалізації результатів наукового пошуку з метою вдосконалення документаційного забезпечення управління.

Джерельну основу дослідження становлять наукова література, законодавство України, підзаконні нормативно-правові акти органів державної влади і місцевого самоврядування різних рівнів, національні стандарти з діловодства та архівної справи.

Практичне значення роботи випливає з запропонованих шляхів удосконалення системи документообороту на підприємствах, установах та організаціях України, що сприятиме більш ефективному процесу документообігу, мінімізації витрат на забезпечення діяльності систем, підвищення рівня конфіденційності даних тощо.

Структура дипломної роботи. Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаної літератури (59 найменувань).

РОЗДІЛ 1. ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ

1.1. Організація як складова система та як об'єкт управління

Суспільство складається з безлічі організацій, з якими зв'язані всі аспекти і прояви людського життя – суспільства в цілому, економіки, науки, культури, освіти, оборони, навіть особистого життя. Менеджмент організацій поклика­ний відповісти на запитання: навіщо організації потрібні, як вони створюють­ся, функціонують і змінюються, чому члени організацій діють саме так, а не інакше. Оволодіння знаннями про це дозволяє обґрунтовано і професійно підходити до формування організацій, до розуміння і регулювання процесів, що протікають у них, до визначення курсу дій і керівництва його реалізацією в інтересах досягнення поставлених цілей.

Організація – це соціальне утворення з визначеними границями, яке свідо­мо координується і функціонує на відносно постійній основі для досягнення загальної мети. Під словами «яке свідомо координується» ми розуміємо управління, під «соціальним утворенням» – те, що організація складається з лю­дей чи груп осіб, які взаємодіють між собою. Організаційні процеси містять у собі соціальну сутність, а взаємодія членів груп повинна бути збалансованою і припускає необхідність у координації.

Поняття «організація» відноситься до числа найбільш часто уживаних. Воно вживається, щонайменше, у трьох значеннях:

– організація як система;

– організація як стан;

– організація як процес.

Організації як системі притаманні такі ознаки:

– цілісність – передбачається, що система являє собою сукупність конкретних елементів із властивими тільки їм властивостями і характером взаємозв'язку. Таким чином, система виділяється з нескінченного різноманіття об'єктів матеріального світу;

– подільність – передбачається, що система допускає розподіл її на підсис­теми й елементи, що у свою чергу, мають системні властивості. Сама ж дослід­жувана система входить у більш широку сукупність елементів, тобто в систему більш високого рівня [16, с. 25].

Система – це об'єднання окремих самостійних частин (елементів), кожна з яких обов'язково володіє хоча б однією властивістю, що забезпечує досягнен­ня мети системи. Іншими словами, система припускає тільки таке об'єднання частин у ціле, що забезпечує її існування через здатність елементів досягати мети. Система як об'єднання володіє низкою специфічних властивостей цілого. От найбільш істотні з них:

– головна властивість – здатність її елементів до взаємодії. Це основна умова існування системи, тому що з втратою елементами здатності взаємодіяти вона неминуче перестає існувати;

– друга властивість – «елементарний» склад частин (підсистем). Найпростішим чином організована система обов'язково повинна складатися, принаймні, із трьох підсистем, що виконують функції входу, виходу і відносини між ними;

– третя властивість – упорядкованість – є загальна особливість не тільки самої системи, але і її частин: входу, виходу і відносин між ними. Ця властивість виявляється в їхній взаємодії в строго встановленому порядку;

– четверта істотна властивість – цілісність. Вона обумовлена тим, що системи без підсистем не буває, і тому будь-яка система стосовно них завжди виступає як ціле. Система являє собою якісно визначену сукупність підсистем, зв'язаних у єдине ціле, що має властивості, відсутні в підсистемі;

– п'ята істотна властивість – структурованість. Структурою називають загальний, відносно стійкий, що змінюється в часі й у просторі спосіб організації внутрішніх зв'язків і відносин системи [26, с. 34].

Усяка система має різні види структур. Структура є кінцева сукупність еле­ментів і відносин між цими ж елементами. Елементи розрізняються між собою своїми властивостями. Кожен елемент може виявити властиві йому властивості, лише вступивши у взаємодію з іншими придатними елементами.

Умови і способи реалізації елементами своїх властивостей називаються відносинами.

Ті відносини, що реалізуються в процесі функціонування системи (якщо елементи взаємодіють між собою й обмінюються продуктами своєї діяльності), переходять у зв'язки, а інші зберігаються як відносини. Наприклад, відносини між структурними підрозділами переходять у зв'язки, якщо вони обмінюють­ся інформацією.

Під елементом системи розуміється самостійне (відособлене) утворення системи (частина системи), що має свої специфічні риси, властивості й особливе значення.

Функціонування системи як єдиного цілого забезпечується зв'язками між її елементами. Відомі три типи зв'язків:

– функціонально необхідні – за допомогою їх формуються відносини, визначені для даної системи (наприклад, соціально-економічні): відносини управління, підпорядкованості, соціальні відносини і т. ін.;

– синергетичні (спільної дії) – при спільних діях деяких частин елементів системи вони забезпечують збільшення загального ефекту цих дій до величини, що перевищує суму ефектів від тих частин, що діють незалежно;

– надлишкові – зайві чи суперечливі [26, с. 36].

Коли мова йде про стан системи, то ми маємо на увазі її організованість, тобто наявність визначеного порядку чи ступінь упорядкованості системи, у тому числі в її побудові та функціонуванні.

Організація як процес є прояв суспільної діяльності, що виникла на основі суспільного поділу праці. Функціональним призначенням організації в цьому значенні є створення нових і удосконалення створених та функціонуючих сис­тем будь-якого виду. Тому організувати – значить створити нову систему або поліпшити стан колишньої в процесі її функціонування відповідно до мінли­вих внутрішніх і зовнішніх умов.

Організація як форма суспільної діяльності завжди конкретна, як і інші види праці. Конкретність організації обумовлюється її об'єктом. Для виробничої системи велике значення має організація виробництва, праці та управління.

Організація як процес здійснюється людьми. Вона сформувалася у величезний самостійний об'єкт, тому виділилася також особлива група професій­них працівників, яких називають фахівцями з організації виробництва, праці та управління. У своїй практичній діяльності вони широко використовують організаційні методи, що забезпечують реалізацію організаційних впливів. За­стосування заходів організації як засобу удосконалення систем припускає наявність загальних організаційних основ. Такими є об'єктивні закони органі­зації.

Організація процесу управління, як і всяка організація взагалі, припускає розподіл і закріплення робіт по етапах, регламентування і нормування їхньої послідовності і термінів, установлення міри дисциплінарних стягнень, введення обов'язкових вимог здійснення процесу управління.

Організація процесу управління – це всебічне його упорядкування, що виз­начає чіткість, послідовність і припустимі границі його здійснення. Інакше кажучи, це доцільна побудова процесу управління в часі й у просторі відповід­но до потреб узгодження спільної праці в соціально-економічній системі з за­дачами підвищення ефективності управління виробництвом.

Організація процесу управління припускає встановлення:

– необхідної послідовності виконання різних його циклів, етапів, стадій і операцій, а також можливої і необхідної у певних умовах паралельності виконання різних робіт;

– тимчасових меж виконання робіт визначеного виду і їхнє групування за факторами інтенсифікації управління;

– чіткого порядку надходження необхідної і достатньої інформації для нормального і своєчасного здійснення кожного з етапів процесу управління і всіх його операцій;

– порядку участі різних ланок системи управління в етапах процесу управління;

– процедур процесу управління як обов'язкових операцій для визначеного виду робіт (операцій узгодження, обговорення, візування, затвердження, інформування й ін.) [20, с. 41].

Суб'єкт і об'єкт управління взаємодіють за допомогою каналів зв'язку, по яких проходять потоки інформації. Ці потоки представляють собою керуючі впливи і повідомлення щодо стану керованого об'єкта. Управління можна представити як процес обміну видами діяльності, в результаті якого система нор­малізується і приводиться в стан динамічної рівноваги.

Динамічна рівновага організації настає під впливом факторів зовнішнього середовища. Впливи надходять у вигляді відхилень до норм у забезпеченні ресурсами (несвоєчасне постачання матеріалів, сировини, що комплектують, кредитів і т.ін.), а також відхилень у процесі перетворення ресурсів у готову продукцію.

Інформація про відповідні дії надходить по каналах зворотного зв'язку.

Зв'язок, що обслуговує апарат управління (суб'єкта), який розробляє управлінські рішення (вплив), і забезпечує передачу останніх на об'єкт управлін­ня, називають прямим зв'язком. Зворотні зв'язки, що несуть інформацію про стан об'єкта і його реакцію на управлінські рішення, служать базою форму­вання коригувального впливу на вхід динамічної системи. Таким чином, здійснюється зв'язок між «входом» (цілями, нормами, ресурсами) і «виходом» системи, що характеризує ступінь досягнення заданої мети (результату).

Основний закон організації – закон синергії, який полягає в тому, що сума властивостей (потенціалів, енергії, якостей) організованого цілого перевищує «арифметичну» суму властивостей кожного з окремих елементів. При цьому під властивістю елемента розуміється склад параметрів, що характеризують його, їхня взаємозалежність, зміни в часі.

Закон єдності аналізу і синтезу полягає в тому, що процеси поділу, спеціалі­зації, диференціації, з одного боку, необхідно доповнюються протилежними процесами – з'єднання, універсалізації, інтеграції – з іншої.

Організація має відносно визначені границі, що можуть змінюватися згодом. Члени організації, на яких покладаються визначені обов'язки, вносять свій вне­сок у досягнення встановлених цілей. Перевага організованих груп полягає в тому, що людина, входячи до складу колективу, може більш успішно досягти своїх цілей, ніж індивідуально. Тому для досягнення своїх цілей вона створює інтегровані, кооперативні системи поведінки.

Визначення організації передбачає необхідність формального координуван­ня взаємодії працівників. Структура організації визначає, яким чином повинні бути розподілені задачі, хто доповідає і кому, які формальні координуючі механізми і моделі взаємодії. Для неї характерна комплексність, формалізація і визначене співвідношення централізації і децентралізації [20, с. 43].

Комплексність розглядає ступінь диференціації в рамках організації. Вона включає рівень спеціалізації чи поділу праці, кількість рівнів в ієрархії організації і ступінь територіального розподілу частин організації.

1.2. Принципи системного підходу в управлінні організацією

Системний підхід варто сприймати як зведення більшої частини складних задач до одержання проектного результату, що може бути використане для підвищення якості вирішення одного чи декількох основних завдань. Він доз­воляє зосередити увагу на найбільш істотних сторонах проблеми. Теорія сис­тем вперше була застосована в точних науках і в техніці, особливо в кіберне­тиці. Наприкінці 50-х років наступило століття систем. Організації, що існу­ють сторіччя, перетворилися з закритих у відкриті і одержали назву систем.

Відомо, що система – це деяка цілісність, що складається з визначеної кінце­вої кількості обов'язково взаємозалежних частин, кожна з яких вносить свій внесок у характеристику цілого.

Системний підхід – це не є набір якихось посібників чи принципів для керу­ючих. Це спосіб мислення стосовно організації і управління.

Системний підхід допомагає керівнику побачити організацію в єдності скла­дових її частин, що нерозривно переплітаються з зовнішнім світом.

Основною концепцією системного підходу до організації і управління як процесу є взаємозв'язок частин чи підсистем підприємства. Такий підхід пе­редбачає встановлення цілей і зосередження уваги на побудові цілого на відміну від побудови компонентів чи підсистем. У його основі лежить принцип розг­ляду проблем як єдиного цілого, як системи.

Сутність системного підходу допомагає зрозуміти раніше розглянуте поло­ження про те, що система – це не тільки сума складових її елементів, а щось більше: організована сума складових її елементів. Тому, розглядаючи будь-який об'єкт як систему, необхідно враховувати і вивчати зв'язки між елементами, вплив елементів один на одного, складні залежності усередині системи, а та­кож системи з зовнішнім середовищем.

Системний підхід стосовно до вирішення практичних проблем охоплює тео­рію та методику побудови систем, що забезпечують вирі­шення проблем.

Теоретична системна концепція передбачає розгляд проблем та її компо­нентів у їхній взаємозалежній єдності замість аналізу їх як окремих частин. Його можна охарактеризувати в такий спосіб. Системний підхід – це упорядкова­ний спосіб оцінки складних людських потреб з точки зору об'єктивного розг­ляду цих потреб [42, с. 53].

Оскільки при системному підході зосереджується увага на побудові цілого, то усі компоненти розглядаються в їхньому взаємозв'язку до того, як уточнюєть­ся їхня сутність.

Системний підхід – це напрямок методології спеціально-наукового пізнання і соціальної практики, в основі якого лежить дослідження об'єктів як систем. Системний підхід сприяє адекватній постановці проблем у конкретних науках і розробці ефективної стратегії їхнього вивчення. Найважливіші принципи системного підходу (системного аналізу) наступні:

– процес прийняття рішень повинний починатися з виявлення і чіткого формулювання конкретних цілей;

– необхідно розглядати всю проблему як ціле, як єдину систему і виявляти всі наслідки і взаємозв'язки кожного приватного рішення;

– необхідні виявлення й аналіз можливих альтернативних шляхів досягнення мети;

– цілі окремих підсистем не повинні вступати в конфлікт із цілями всієї системи (програми);

– сходження від абстрактного до конкретного;

– єдність аналізу і синтезу, логічного й історичного;

– виявлення в об'єкті різноякісних зв'язків і їхньої взаємодії й ін.

При визначенні поняття системи необхідно враховувати найтісніший взаємозв'язок її з поняттями цілісності, структури, зв'язку, елемента, відносини, підсистеми тощо. Основні системні принципи:

– цілісності (принципове поєднання) властивостей системи до суми властивостей складових її елементів і неможливість виводу з останніх властивостей цілого; залежність кожного від його місця, функцій і т.д. усередині цілого;

– структурності (можливість опису системи через установлення її структури, тобто мережі зв'язків і відносин системи; обумовленість поведінки системи не тільки поведінкою її окремих елементів, скільки властивостями її структури);

– взаємозалежності структури і середовища (система формує і виявляє свої властивості в процесі взаємодії із середовищем, будучи при цьому ведучим активним компонентом взаємодії);

– ієрархічності (кожен компонент системи у свою чергу може розглядатися як система, а досліджувана в даному випадку система являє собою один з компонентів більш широкої, глобальної системи);

– множинності опису кожної системи (у силу принципової складності кожної системи її адекватне пізнання вимагає побудови безлічі різних моделей, кожна з яких описує лише визначений аспект системи) [42, с. 54-55].

Існують різні методи класифікації складних систем, які визначаються за загальними критеріями. Підсистеми повинні бути:

– такими, щоб вони могли впливати на досягнення кінцевих результатів системи;

– створені за певними ознаками, що чітко виявляють необхідний фун­кціональний зв'язок між ними і з системою в цілому;

– відповідно пов'язані з поведінкою всіх елементів системи і відбивати постійне функціонування взаємних зв'язків, встановлених для окремих елементів системи через її підсистеми з навколишнім середовищем.

Функціонування системи відбувається нормально лише у випадку органічної і гармонічної взаємодії всіх її елементів, незважаючи на те, що кожен з них відіграє самостійну роль у реалізації цілей системи.

Тому, елемент чи підсистема – це деяка відособлена частина системи, і саме структуроутворююча її частина, оскільки всі елементи знаходяться у певній ієрархічній залежності.

Специфічні властивості підсистем знаходять своє вираження в їх функціях, що представляють собою певні дії, які можуть проявлятися лише при наявності іншого елемента, здатного в силу сумісності з ним сприймати і перетворювати цей вплив. Тільки на цій основі можлива взаємодія елементів і підсистем.

Свою функцію та призначення елемент чи підсистема може виконати тільки за умови взаємодії з іншими елементами. Ефективність цієї взаємодії буде підвищуватись при збільшенні упорядкованості та організованості взаємо­зв'язків елементів.

Отже, впорядкований взаємозв'язок елементів, підсистем і системи із середо­вищем на основі функціональної інтегративності також є системною ознакою виділення підсистем.