Документационное обеспечение управления. 4

     СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………. 2

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ…………………………………………………………………..4

1.1.Система документационного обеспечения управления персоналом: понятие, структура и место в системе управления персоналом …………….4     

1.2.Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом……………………………………………………………………….9

1.3. Методика оценки состояния и совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом………………….  11

 ГЛАВА  2 АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В СПК «Добрый путь»…………………..24

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия………24

2.2. Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в СПК «Добрый путь»……………………………………………34

2.3.Актуальные проблемы системы документационного обеспечения управления персоналом в СПК «Добрый путь»……………………………….37

ГЛАВА 3 СОДЕРЖАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В СПК «Добрый путь»……………………………………..40

3.1.Направления совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом в СПК «Добрый путь»………………40

3.2. Обоснование применения автоматизированной системы документационного обеспечения управления персоналом в СПК «Добрый путь»…………………………………………………………………………….42

3.3.Проект  совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом……………………………………………………….46

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………50

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………53 

      Введение 

        В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

      К сожалению, в настоящее время для большинства российских организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия .

      В связи с этим необходимость исследования совершенствования системы документационного  обеспечения управления персоналом актуальна.

      Целью курсового проекта является разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом в СПК «Добрый путь».

      Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

      Исследовать теоретические основы совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом.

      Провести  анализ документационного обеспечения управления персоналом в СПК «Добрый путь».

      Предложить  пути совершенствования системы  документационного обеспечения  управления персоналом в СПК «Добрый  путь».

                  Объект исследования – СПК «Добрый путь».

                    Предмет исследования - система документационного обеспечения управления персоналом.

                  В исследовании использованы следующие методы: абстрактно-логический, балансовый, расчетно-конструктивный и экономико-математический.

                  Курсовой проект состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников. Проект изложен 55 страницах. 
 
 
 
 

      ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ 
 

      1.1 Система документационного обеспечения управления персоналом: понятие, структура и место в системе управления персоналом 

      Документационное  обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

     Процесс принятия управленческого решения  состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и  принятия решения. Все эти этапы  самым тесным образом связаны  с документационным обеспечением управления [8, с.49].

      Документационное  обеспечение управления - это отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [3, с.2].

      Термин  «документационное обеспечение  управления» вошел в научный  оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы .

      Тем не менее между данными терминами  все-таки существуют некоторые различия.

      Термин  «документационное обеспечение  управления» подчеркивает информационно-технологическую  составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

      Термин  «делопроизводство» преимущественно  используется при описании организационной  стороны и традиционных приемов работы с документами [5, с.20].

      По  мнению Т.В. Кузнецовой [6, с.65] ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

      Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение подразумевает организацию  работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [6, с. 67].

      Документационное  обеспечение управления (ДОУ) - вид  обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии  предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

      Основой документационного обеспечения  системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [9, с.97].

      Определение документационного обеспечения  управления сразу же позволяет вычленить  в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время  тесно связанных и взаимодополняющих направления:

      1) документирование;

      2) организация работы с документами  (управление документацией предприятия).

      По  мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов [5, с.77].

      С другой стороны, документационное обеспечение  системы управления персоналом организации  представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации. Схематически понятие ДОУ в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие.

      Таким образом, документационное обеспечение  управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

      В рамках системного подхода организация - это социально-экономическая целостная  система, и как всякая целостная  система обладает известным количеством  конкретных компонентов, частей.

      Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие).

      Однако, по мнению А. Петрова и Г. Мамед-заде, документационное обеспечение как  одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом [5, с.88].

      Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе.

      К свойствам системы документационного  обеспечения управления персонала  относятся:

      - наличие большого количества  составных элементов, связанных  между собой информационными  каналами передачи данных;

      - наличие общей цели управления  для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;

      - расчленение системы любого уровня  на отдельные подсистемы, цели  и задачи которых подчинены  целям и задачам системы управления  данного уровня;

      - наличие персонала в качестве  элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

      По  мнению специалистов консалтинговых фирм «Евроменеджмент» [18] и «Термика» [17] ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.

      При этом основными задачами документационного  обеспечения управления являются:

      1) Сокращение информационных потоков  до оптимального минимума.

      2) Обеспечение упрощения и удешевления  процессов сбора, обработки и  передачи информации с помощью  новейших технологий автоматизации  этих процессов.

      С ростом масштабов предприятия и  численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

      - руководство теряет целостную  картину происходящего; 

      - структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

      - это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

      - приходится расширять штат, вкладывать  деньги в оборудование новых  рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников; 

      - для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

      - оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство  требует инвестиций, соответственно  возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

      В итоге предприятие перестает  расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли  или увеличения дефицита государственного бюджета.

      Таким образом, система документационного  обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления  управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

      1) Документирование представляет  собой создание документов, т.  е. их составление оформление  согласование и изготовление.

      2) Организация работы с документами  - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования  документов.

      3) Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

      От  технологии организации работы с  документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

      Без налаженной системы документационного  обеспечения управления трудно построить  эффективное управление. 

      1.2 Роль системы кадрового делопроизводства  в системе управления персоналом 

      Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления  хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

      Управленческая  деятельность в области управления персоналом в силу своей специфики (обусловленной, в частности, вовлечением  в процесс управления значительного  числа участников, определенной последовательностью подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности) объективно нуждается как в документировании, так и в соответствующем управлении документами.

      Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

      Кадровое  делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

      Кадровая  документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

      Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений [7, с.102].

      Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль  деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

      Движение  персонала - одна из базисных категорий  управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

      - прием на работу;

      - перевод на другую работу;

      - предоставление отпуска;

      - увольнение.

      Документальное  оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

      К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений.

      Кадровое  делопроизводство представляет собой  комплекс мероприятий, направленных на разработку:

      - локальных нормативных актов,

      - документов по управлению персоналом  и охране труда, 

      - первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов  с персоналом,

      - учетно-регистрационной документации  с целью регулирования трудовых  правоотношений, организации учета  кадров, и обеспечению мер по охране труда.

      Кадровое  делопроизводство - для работодателей  всегда актуальный вопрос, который  требует хороших знаний трудового  законодательства, правил ведения и  оформления документов, - недооценивать  его нельзя.

      О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

      Ведение кадрового делопроизводства позволяет  работодателю не только документально  оформить трудовые отношения и формализовать  кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий.

      При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать  в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к  неблагоприятному для работодателя исходу дела [10, с.203].

      Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко  регламентировать взаимоотношения  работодателя и работника, права  и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом [11, с.10]. 

      1.3 Методика оценки состояния и  совершенствования системы документационного  обеспечения управления персоналом 

      Основной  целью совершенствования ДОУ  является установление единых принципов  работы с документами на всех уровнях  управления, организация документооборота предприятия, сокращение количества и  повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [12, с.22].

      Осознав важность совершенствования документационного  обеспечения управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать.

      Наиболее  распространенное решение состоит  в автоматизации отдельных рабочих  мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.

      Таким образом, перед организацией, стремящейся  создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:

      1) Совершенствования всей работы  по подготовке и обработке  документной информации, путем создания  механизма документационного обеспечения  предприятия (ДОУ).

      2) Выбор правильной стратегии автоматизации.  

      Для решения первой задачи необходимо руководствоваться  существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

      Для решения второй - необходимо обратить внимание на технологии, предлагаемые различными компаниями по автоматизации ДОУ.

      В связи с новыми требованиями, базирующимися  на современных международных стандартах, необходима новая методическая основа, учитывающая данные требования к  построению системы документационного  обеспечения управления персоналом. В связи с этим первым этапом совершенствования системы документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.

      Для реализации процессов руководители и исполнители используют те или  иные необходимые им документы, имеющиеся  в организации в области управления персоналом:

      - правовые,

      - организационно-распорядительные,

      - планово-финансовые,

      - внешние нормативные,

      - внутренние нормативные, 

      - технические.

      Проблема  состоит, в первую очередь, в том, что в большинстве организаций  все документы разрозненны, «работают» каждый на своем уровне, не образуя  единой системы. Зачастую одно подразделение  не знает, какие документы есть в другом. Более того, подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе.

      Следовательно, возникает потребность в создании такого алгоритма, на основе которого можно было бы системно подойти к  оценке и совершенствованию документационного обеспечения.

      Одним из основополагающих требований, предъявляемых  к управлению документами является систематичность: «Документы должны создаваться, сохраняться и быть управляемыми на систематической основе».

      Это требование подразумевает применение системного и процессного подхода к управлению документами.

      Системный подход к менеджменту основан на управлении всей организацией как целостной системой взаимодействующих динамических процессов.

      Процессный  подход учитывает то, что открытая система постоянно находится в динамике, т.е. постоянно меняет свое состояние. В ней протекает множество процессов, которые необходимо правильно организовать. Процессный подход обеспечивает эту организацию, т.к., согласно ему, «все виды действий, совершаемых в некоторой организации, имеет смысл рассматривать как процессы» [14, с.20]. Следовательно, данный принцип отражает свойство динамичности системы, функциональность системы, взаимосвязь всех ее функций.

      Следовательно, к документированию деятельности организации, основанной на таких принципах, необходимо подходить соответствующим образом.

      Процессный  подход способствует:

      - представлению процессов в виде  документированных процедур, в результате  чего процессы приобретают формализованное  представление;

      - обозначению всех входов и  выходов каждого процесса;

      - установлению взаимосвязей между  документами, их создателями и  контекстом создания документов (отраженными в них процессами) и другими документами;

      - выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

      Системный подход к управлению предполагает:

      - представление всей организации  как системы взаимодействующих  динамических процессов;

      - распределение ответственности;

      - координацию всех аспектов деятельности организации;