Документационное обеспечение деятельности предприятия ООО «Версон»

ГОСУДАРСВТЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПЕРВОУРАЛЬСКИЙ  ПОЛИТЕХНИКУМ

 

 

 

 

 

 

ВЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЕ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ 

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ПРЕДПРИЯТИЯ

(НА ПРИМЕРЕ  НА ООО «ВЕРСОН» КОРПОРАЦИЯ ЦЕНТР)

 

Дипломная работа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Первоуральск

2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………..55

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Каждое предприятие  нуждается в документационном обеспечении  своей деятельности. Работу с документами ведут такие подразделения предприятий, как архив, секретариат, отдел делопроизводства и другие. Научно установлено, что 75% рабочего времени работников, отвечающих за документацию, занимает работа непосредственно с бумагами. Процесс создания документа включает такие стадии как оформление, регистрация, отправка, сортировка, составление проекта, печать и т. д. Только 25% рабочего времени составляет оперативная работа (совещания, инструктажи и т. п.).

Чтобы эффективно справляться  с работой, сотрудники нуждаются в регулировании своей деятельности. При правильной организации работы не возникает беспорядка в документах, сотрудники не ощущают недостаток времени. В настоящее время создаются специальные компьютерные программы для облегчения работы с документами, которые позволяют быстро и оперативно осуществлять документооборот в организации.

Для написания данной работы привлекались следующие законодательные  акты, регламентирующие работу с документами:

          - Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

           Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.¹

- Федеральный закон  Федеральный закон Российской  Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об  электронной подписи" (ред. 10.07.2012 г)

Настоящий Федеральный  закон регулирует отношения в  области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. ²

 - Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. 29.11.2010 г).³

Настоящим Федеральным  законом регулируются отношения, связанные  с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами (далее - государственные органы), органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами (далее - муниципальные органы), юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

Государственная система  документационного обеспечения  управления. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ⁴

ГСДОУ упорядочивает  организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.⁵ Но кадровому делопроизводству в этом документе, практически не уделяется внимания.

• Перечень типовых управленческих документов,⁶ образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней. ⁷ – этот Перечень можно упомянуть, но надо характеризовать и более «свежие» перечни.

Характеризуя подзаконные  акты, необходимо обязательно упомянуть  и кратко охарактеризовать:

            Правила ведения и хранения  трудовых книжек, изготовления бланков  трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей – утверждены  Постановлением правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225⁸

Настоящие Правила устанавливают  порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей.

Характеризуя нормативно-методические документы, необходимо упомянуть и охарактеризовать:

       -Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (до этого момента использовались унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата 6 апреля 2001 г. № 26).   

          Данное Постановление утверждает согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.⁹

          -  Постановление Минтруда РФ  от 10 октября 2003 г. № 69 Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации  от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" Министерство труда и социального  развития Российской Федерации утвердило:

• инструкцию по заполнению трудовых книжек;
• форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .¹⁰

Ко второй категории  изданий относится научная литература.  При написании работы были изучены учебники и учебные пособия авторитетных специалистов в области кадрового профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова. В издании “Секретарское дело” под ред. И.К. Корнеева уделяет большое внимание документам по личному составу, улучшению работы с документами по личному составу, научной организации секретарского труда.¹¹

Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В  конце приведен обширный список законодательных  актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ).

Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых  основываются специальные информационно-поисковые системы.

Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение  специальных функций управления.

В издании «Делопроизводство» под  общей ред. проф. Т.В. Кузнецовой¹² рассматриваются документы по личному составу, способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами.

В учебном пособии М.В. Кирсанова «Курс делопроизводства»¹³ собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Учебное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документы по личному составу с учетом требований существующих стандартов.

В работе использовалась информация с учебного пособия Ларькова Н.С. «Документоведение»,¹⁴ где подробно описано понятие системы документации.

В процессе подготовки работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», а именно статья Плешкевича Е.А.,¹⁵ в котором описывается функциональная и корпоративная системы документации.

В журнале «Делопроизводство» в  статье Митченко О.Ю., Рыскова О.И. подробно рассмотрен Международный стандарт по управлению деловой документацией ISO 15489-2001,а в другой статье Митченко О.Ю. расписаны требования международного стандарта ИСО 15489-2001.¹⁶

Цель данной работы – анализ влияния документационного обеспечения на эффективность деятельности ООО «Версон».

Задачи следующие:

1. Изучить теоретические аспекты документационного обеспечения на деятельность предприятия;
2. Изучить документационное обеспечение ООО «Версон» ;
3. Дать направления повышения эффективности деятельности ООО «Версон».

Объект работы – процесс  документационного обеспечения управления деятельности ООО «Версон»

Предмет – организация  процесса документационного обеспечения управления деятельности ООО «Версон».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ5 АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Развитие документооборота

 

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения  организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты  на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система  делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

          1.2 Понятие документационного обеспечения

 

          Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с  документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

          Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части  самым тесным образом связаны  с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение  управления выполняет специальная  служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения.¹⁷

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед  службой ДОУ, определяют ее функции.

• разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
• обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
• контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

          Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

• Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
• Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
• Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• Контроль за исполнением документов;
• Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;
• Обеспечение защиты информации.

В заключение можно сделать  вывод, что документационное обеспечение  и документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ «ВЕРСОН» КОРПОРАЦИЯ ЦЕНТР

2.1 Характеристика ООО «Версон» корпорация центр

Торговая компания ООО  «Версон» корпорация центр  была основана в октябре 1993 года.

Адрес: город Екатеринбург, Библиотечная, 50.

Специализация: оптово-розничная продажа бытовой техники.

С самого начала компания  специализировалась на продажах бытовой техники. На сегодняшний день ООО «Версон»  является одним из лидеров этого бизнеса в Уральском регионе.

Компания изначально делала упор на работу с оптовыми рынками  и базами Екатеринбурга, а так же оптовыми клиентами Уренгоя, Надыма и Вуктыла.

Доставку осуществляют автомобильным транспортом (3х-тонник) компании по льготным тарифам.

Товары сертифицированы  и соответствуют ГОСТ и ТУ.

Для постоянных клиентов предусмотрены: система скидок, возможность отсрочки платежа,

Главный бухгалтер и завскладом фирмы работают в программе 1С Бухгалтерия, а менеджеры имеют наработки по клиентским базам в офисных приложениях Microsoft Access, Excel, Word, а также активно используют Интернет ресурсы для поиска новых партнеров и размещения рекламы на сайтах.

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств (KTQ- совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники.

Структура управления ООО «Версон»  представлена на рисунке 1.

 

Рис. 1 Схема организационного построения  ООО «Версон» 

 

 

Данная организационная  структура линейная.

Предприятие  возглавляет  директор,  который  организует   всю   работу предприятия и  несет полную ответственность за его состояния  и  деятельность перед  государством   и   трудовым   коллективом.   Директор   представляет предприятие во всех учреждениях  и  организациях,  распоряжается  имуществом предприятия,  заключает  договора,  издает   приказы   по   предприятию,   в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет  работников, применяет меры поощрения и налагает  взыскания  на  работников  предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия  и  хозяйственных операций с материальными и  денежными  ресурсами,  устанавливает  результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, производит  финансовые  расчеты  с  заказчиками   и поставщиками. В задачи этого  отдела  входит также  получение  кредитов в банке,   своевременный   возврат суд, взаимоотношение с государственным бюджетом. Бухгалтерия также производит всесторонний анализ   результатов деятельности   предприятия,   разрабатывает мероприятия    по    снижению себестоимости   и   повышению    рентабельности    предприятия,   подсчет заработной платы и др.

Отдел кадров разрабатывает  штатное расписание, составляет годовые, квартальные, и месячные  планы  по  труду  и осуществляет контроль за  их  выполнением, разрабатывает мероприятия по повышению производительности труда, разрабатывает   технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения,  организует  и участвует в  разработке  вопросов  научной  организации  труда,  содействует движению за коллективную гарантию трудовой и общественной дисциплины.

Отдел продаж и закупа составляет месячные и квартальные планы по объему продаж и количеству торговых точек для торговых представителей. Отслеживает работу торговых представителей и своевременную оплату клиентов за отгруженный товар. Так же производит выбор поставщиков, расчет оптимального размера партии закупаемого товара. Отвечает за своевременную доставку товара покупателю.

Работники склада отвечают за соблюдение норм и сроков хранения продукции, приемку товара от поставщиков и отгрузку товара покупателям в необходимом количестве и ассортименте. Предприятие имеет достаточно налаженную систему подбора кадров в соответствии с разработанными требованиями к сотрудникам. Существующие кадры полностью отвечают ее требованиям. Требования, следует сказать, весьма высоки, ибо фирме необходимы идеальные высококвалифицированные работники. Поэтому когда фирма находит человека, полностью удовлетворившего всем предъявленным требованиям, то она платит высокую заработную плату и создает все условия, чтобы удержать работника в фирме.

ООО «Версон» относится к своим работникам: использует систему премирования, составляет график работы, уделяет отдельное внимание питанию, проводит тренинги, семинары, обучение и аттестацию (это позволяет продвигаться по служебной лестнице и повышать квалификацию). Фирма использует также практику неформальных отношений в коллективе: походы в кино, театры, иногда даже в ночные клубы. Словом, создается благоприятный климат для работы, что, несомненно, повышает производительность труда сотрудников.

Миссия ООО «Версон»   - оказывать эффективные, комфортные и ценные услуги для наших клиентов и партнеров, с целью лучшего продвижения качественных товаров к конечному потребителю.         

В таблице 1 представлены данные о товарообороте предприятия.

        Продажи на ООО «Версон», как и закупка, осуществляется на основе договора поставки. Продажа начинается с принятия заявки от заказчика.

         Заявку обрабатывает менеджер ООО «Версон». Заказ может быть скомплектован продукцией от разных поставщиков. При этом должны соблюдаться желания и потребности заказчика, а также условия поставки, оговоренные в договоре.

 

 

 

Таблица 1

Анализ динамики основных показателей  коммерческой    деятельности   ООО «Версон»   за 2010 -2012 гг

Показатель	2010 г	2011 г	2012 г	Абсолютное отклонение		Относительное  отклонение, %
				2011 к 2010	2012 к 2011	2011 к 2010	2012 к 2011
Товарооборот, тыс.руб.	136598,2	154569,2	178569,5	17971	24000,3	113,2	115,5
Объем однодневного товарооборота, тыс.руб.	69,06	79,43	92,76	10,4	13,3	115,0	116,8
Товарооборот  на  1  работника, тыс. руб.	1517,758	1627,04	1879,68	109,28	252,6	107,2	115,5
Среднесписочная  численность работников, чел	90	95	95	5	0	105,6	100,0
Среднемесячная  заработная   плата 1 работника,  тыс. руб.	25,3	26,8	27,7	1,5	0,9	105,9	103,4
Товарные запасы, тыс.руб.	320	300	289	-20	-11	0,94	0,96
Уровень ТЗ	4,59	4,04	3,37	-0,54	-0,66	0,88	0,84
Валовой  доход, тыс. руб.	24860,87	28595,3	33392,5	3734,4	4797,2	115,0	116,8
в % к товарообороту	18,20	18,50	18,70	0,3	0,2	101,6	101,1
Издержки обращения, тыс. руб.	452,6	522,3	489,3	69,7	-33,0	115,4	93,7
в % к товарооборот	0,33	0,34	0,27	0,01	-0,06	102,0	81,1
Прибыль от реализации, тыс. руб.	24408,3	28073,0	32903,2	3664,7	4830,2	115,0	117,2
в % к товарообороту	17,87	18,16	18,43	0,29	0,26	101,6	101,5
Балансовая прибыль, тыс.руб.	24408,27	28073,00	32865,4	3664,73	4792,39	115,0	117,1
Сумма налога на прибыль	4881,65	5614,60	6573,08	732,95	958,48	115,0	117,1
Чистая прибыль (20%)	19526,62	22458,40	26292,3	2931,78	3833,92	115,0	117,1
в % к товарообороту	14,29	14,53	14,72	0,23	0,19	101,6	101,3
Торговая площадь, кв. м.	3800	3800	3800	0	0	100,0	100,0
Товарооборот на 1 кв. м. торговой площади, тыс. руб.	35,95	40,68	46,99	4,73	6,3158684	113,2	115,5
Фонд заработной   платы,  тыс. руб.	27324	30552	31578	3228	1026	111,8	103,4

 

Из таблицы видно, что  уровень товарных запасов к товарообороту  составил в 2010 году – 4,59 %, в 2011 году – 4,04%, в 2012  – 3,37%.

Уровень издержек обращения  к товарообороту в 2010 году составил 33%, в 2011 – 34%, в 2012 – 27%.

Уровень валового дохода к товарообороту в 2010 году составил 18,2%, в 2011 – 18,5%, в 2012  – 18,7%.

Уровень прибыли от реализации к товарообороту в 2010 году составил 17,87%, в 2011 – 18,6%, в 2012  – 18,43%.

   Уровень чистой  прибыли к товарообороту в  2010 году составил 14,29%, в 2011 – 14,53%, в 2012– 14,72%.

Товарооборот за анализируемый  период обнаруживает устойчивую тенденцию  к росту: в 2012 г. по сравнению с 2011 г. показатель увеличивается с 154569,2  тыс. руб. до 178569,5 тыс. руб., т.е. на 24000,3 тыс. руб. или 115,5%.

Рассматривая делопроизводство на ООО «Версон»,  в первую очередь нужно сказать о деятельности отдела делопроизводства.

Отдел делопроизводства на ООО «Версон» была создан в 1999 году.

Основной целью деятельности отдела делопроизводства является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления Обществом.

Основными задачами отдела делопроизводства являются:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка организации работы с документами  в соответствии с инструкцией по ведению делопроизводства в ООО;
• организация контроля за своевременным прохождением и исполнением организационно-распорядительной документации;
• оптимизация и рациональное сокращение объема документооборота, унификация форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документооборота в Обществе;
• разработка порядка использования печати ООО и контроль за его соблюдением.

В функции отдела делопроизводства входит:

1. Осуществление экспедиционной обработки, прием, регистрация, учет,  хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, и ведение учетно-справочной работы по ней.
2. Оформление, регистрация, выпуск, хранение подлинников  организационно-распорядительных документов, обеспечение рассылки  и ознакомления с ними.
3. Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию системы делопроизводства и повышению качества работы с документами, сокращению сроков прохождения документов.
4. Осуществление контроля за своевременным исполнением документов в  соответствии с резолюциями руководства, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения распорядительных документов, систематическое информирование руководителя службы делопроизводства и администрации Общества по этим вопросам.
5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу  руководству Общества поступающих документов (разбор почты).
6. Осуществление контроля за правильностью оформления организационно- распорядительных документов, визирование и представление на подпись руководству Общества.
7. Ведение делопроизводства правления Общества: оформление протоколов,  доведение принятых решений до исполнителей и контроль за их исполнением, регистрация заявлений, обращений граждан и организаций.
8. Организация технического обслуживания созываемых руководством Общества совещаний и заседаний.
9. Организация и осуществление машинописного (или с применением ПК)  изготовления документов.
10. Разработка и обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них, порядка использования печатей и штампов Общества, контроль за его соблюдением.
11. Оформление заказов на изготовление печатей и штампов для структурных подразделений и контроль за их использованием.
12. Осуществление методического руководства, контроля  за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях и повышение уровня исполнительской дисциплины персонала, осуществляющего документооборот.
13. Разработка, внедрение и ведение нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения Общества, внесение в них необходимых изменений.
14. Разработка номенклатуры дел Общества и осуществление контроля за формированием, учетом и хранением дел в структурных подразделениях.
15. Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, формируемых в Обществе.
16. Организация работы архива, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе в структурных подразделениях Общества.
17. Организация оформления командировочных удостоверений работников Общества и регистрация  представителей других организаций, командированных в ООО.
18. Изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта по вопросам документационного обеспечения управления.
19. Организация и проведение обучения в целях повышения квалификации  работников, занятых документационным обеспечением управления, проведение совещаний и консультаций по вопросам, относящимся к их компетенции, а также их аттестация.
20. Своевременное обеспечение работников отдела делопроизводства необходимыми материалами, канцелярскими принадлежностями, оборудованием и средствами организационной техники; организация своевременного ремонта помещений, оборудования, техники, закрепленной за отделом.
21. Выполнение требований, возложенных руководящими документами Системы качества (руководством по качеству и стандартами предприятия – стандартными оперативными процедурами).
22. Выполнение требований «Положения о системе управления охраной труда на ООО «Версон»», правил охраны труда, пожарной безопасности.
23. Соблюдение норм трудового законодательства, правил внутреннего трудового распорядка для работников Общества.