Документация по личному составу

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов.

В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми  вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное  лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь или бухгалтер.

В состав документации по личному  составу входят различные виды документов:

• организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);
• распорядительные (приказы по личному составу);
• информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.);
• документы, имеющие юридическую силу (трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма Т-2) и т.п.

Все эти документы необходимо тщательно  готовить, правильно оформлять и  соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

Глава 1. Документирование процессов движения кадров

1.1. Правила приема  на работу

Прием на работу производится на основании  заявления гражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор (контракт).

Заявление, как правило,  пишется  от руки, но некоторые организации  имеют трафаретные бланки для  заявлений определенных видов. Рекомендуемый формат заявления - А4.

Заявление адресуют на имя руководителя организации и составляют в виде просьбы.

Реквизиты заявления:

• адресат;
• автор;
• наименование вида документа;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• дата.

В реквизите «автор» указывают фамилию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес (иногда — номер телефона, паспортные данные).

После резолюции руководителя заявление  подшивается в личное дело работника.

Трудовой контракт - этот договор, фиксирующий письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых отношений и регулирующих эти отношения.

Трудовой контракт составляется в  двух экземплярах, каждый из которых  имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй — у работника.

Реквизиты трудового контракта:

• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер документа;
• место составления;
• текст;
• подписи;
• печать.

Текст договора должен подробно указывать  условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).

Трудовой контракт, подписанный  руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника.

Граждане, поступающие на работу, обязаны  предъявить в организацию паспорт, трудовую книжку (военный билет, справку о последнем занятии), документы об образовании, профессии, в некоторых случаях и другие документы (например, медицинскую справку). Ими заполняются личные листки по учету кадров, составляется автобиография.

На основании заявления о  приеме на работу издается приказ по личному  составу. В тексте приказа обязательно  должны быть указаны должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и другие сведения. Если в тексте приказа не указана дата приема на работу, то действие приказа считается с момента его подписания.

После издания приказа оформляется  личная карточка (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке.

В бухгалтерии организации на основании  приказа заводится лицевой счет по зарплате, а в отделе кадров — личное дело работника.

1.2. Правила перевода  работника на другую должность

Перевод работника на другую должность осуществляют на основании заявления работника, а в некоторых случаях (при производственной необходимости временный перевод на другую должность может быть произведен на основании актов, докладных записок, справок, других документов).

При переводе работника на другую должность по производственной необходимости должна сохраняться средняя зарплата.

Разработана унифицированная форма  представления о переводе, которая включает в себя следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа;
• дату;
• регистрационный номер;
• место составления;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись.

Представление о переводе, подготовленное руководителем структурного подразделения, адресуется на имя руководителя организации, а после его рассмотрения руководителем является основанием для издания приказа о переводе работника на другую должность.

В тексте приказа по личному составу при  переводе работника на новую должность необходимо указать название должности, структурное подразделение, вид перевода, причину, перевода и размер оплаты труда. Текст приказа должен соответствовать требованиям КЗоТ. Копию приказа о переводе направляют в бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы.

После издания приказа необходимо сделать записи о переводе работника на другую должность в трудовую книжку, в личную карточку (форма Т-2). Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом.

1.3. Правила  увольнения работника

Увольнение работников организации  производится по желанию самого сотрудника, по инициативе организации или по другим причинам (по статьям КзоТ: нарушение трудового договора, за несоответствие занимаемой должности, по решению судебных органов и др.).

Основанием  для издания приказа по личному  составу являются заявление работника, истекший срок трудового контракта, докладные записки, акты, другие документы. В тексте приказа об увольнении обязательно указывается причина увольнения работника в виде ссылки на документально оформленное обоснование.

При увольнении материально ответственного сотрудника дополнительно разрывается договор о материальной ответственности с организацией. Проводится инвентаризация.

После издания приказа об увольнении работника  производится запись в его личной карточке (форма Т-2) и в трудовой книжке.

Кроме приказов о приеме, переводе, увольнении, отделом кадров издаются и другие виды приказов по личному составу: о командировании работников организации, о предоставлении отпусков, об изменении фамилии, имени, отчества, приказы о поощрении, другие приказы.

Глава 2. Составление и  оформление приказов по личному составу

Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров организации. Реквизиты приказа по личному составу:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись.

Датой приказа является дата его  подписания. Приказы по личному составу имеют нумерацию отдельную от приказов по общим вопросам (№ 5-к, № 16-ок). Нумеруют приказы по порядку, начиная с № 1, в течение календарного года.

Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим  образом: «О приеме на работу Иванова А.Ф.», в сводных — «по личному составу», при этом в названии группа сотрудников не перечисляется.

Текст сводных и некоторых индивидуальных приказов по личному составу состоит только из распорядительной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопределенной формы (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на работу — фамилия, имя, отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями КЗоТ.

Например, текст приказа об увольнении должен выглядеть следующим образом:

УВОЛИТЬ:

Иванова И.И, старшего мастера, 20.02.98 по собственному желанию ст. 31 КЗоТ.

Основание: заявление  Иванова И. И.

Текст приказа заканчивают ссылкой  на документ, послуживший основанием на издание распорядительного документа.

Проект приказа по личному составу визируют юрисконсульт организации, другие заинтересованные лица. Приказ подписывает руководитель организации или замещающее его должностное лицо.

На основании КЗоТ необходимо каждый приказ по личному составу обязательно  доводить до сведения всех поименованных в нем лиц под расписку. Это условие становится особенно важным при решении трудовых конфликтов.

Регистрируют приказы по личному  составу в специальных журналах или на регистрационных карточках, заносят следующие данные:

• дата приказа;
• регистрационный номер приказа;
• содержание приказа;
• кем подписан приказ.

При формировании приказов по личному  составу в дела необходимо учитывать, что они имеют разные сроки  хранения. Например, приказ о командировании хранится 3 года, а приказы о приеме на работу — 75 лет, потому приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Глава 3. Оформление и  ведение трудовых книжек

3.1. Общие положения

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных  и временных работников, а также на нештатных работников, при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица - поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации  справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а  уволенные из рядов Вооруженных  сил – военный билет.

3.2.Правила заполнения  трудовой книжки

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• о работнике;
• о выполняемой им работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении работника;
• основания прекращения трудового договора;
• о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту  работы на основании документа, подтверждающего  работу по совместительству.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку  после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу. Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального  закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт.

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами  или пастой черного, синего или фиолетового  цвета.

При оформлении трудовой книжки сначала  заполняется титульный лист, содержащий сведения о работнике. Фамилия, имя и отчество ( полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование – среднее, среднее  специальное или высшее – указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Запись о незаконченном среднем  или незаконченном высшем образовании  также может быть произведена  на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).

Профессия или специальность записывается  в трудовой книжке на основании документа  об образовании или другого надлежаще  оформленного документа.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу трудовой книжки подписывает  лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котором впервые  заполняется трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках  о фамилии,  имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или  имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

Ссылки на соответствующие  документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются руководителем предприятия или специалистом отдела кадров и печатью предприятия. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

3.3. Занесение сведений о работе

В графе 3 раздела «Сведения  о работе» в виде заголовка  пишется полное наименование предприятия.

Под этим заголовком в  графе 1 ставиться порядковый номер  вносимой записи, в графе 2 указывается  дата приема на работу.

В графе 3 пишется: «принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство» с указанием их конкретного наименования, а также наименование работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся: для рабочих – в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, для служащих – в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производиться по желанию работника  администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации  предприятия, учреждения, организации, где работник принят на работу по совместительству. В таком же порядке производиться запись об увольнении с этой работы.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком  же порядке, как и прием на работу.

Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия изменяется, об этом отдельной  строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «предприятие такое-то с такого-то числа переименовано  в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение), его дата и номер.

3.4. Занесение  сведений о награждениях и  поощрениях

В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о поощрениях»  вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой предприятия, занесения в Книгу почета и др.), а также о поощрениях, полученных работниками в колхозах, совхозах, предприятиях сельского хозяйства в период оказания помощи этим хозяйствам; а также о других поощрениях в соответствии с действующим законодательством.

Заносятся в трудовую книжку сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела  трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже в графе 2 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника). В графе 2 ставиться дата награждения или поощрения, в графе 3 записывается, кем награжден ил поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается на основании чего внесена запись ( со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

3.5. Вкладыш в трудовую  книжку 

В тех  случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется  и ведется администрацией предприятия  по месту работы рабочего или служащего  в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10825 мм с  надписью «Выдан вкладыш»и здесь  же указывается серия и номер  вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставиться следующий штамп и указывается номер и серия вкладыша.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш  нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация предприятия обязана ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

В случае необходимости администрация предприятия  выдает работникам по их просьбе заверенные выписки о работе из трудовых книжек.

3.6. Выдача трудовой  книжки при увольнении

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия ли специально уполномоченного им лица и печатью предприятия.

Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику  выплачивается средний заработок  за время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вноситься запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном выше.

В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В случае смерти работника  трудовая книжка выдается на руки его  ближайшим родственникам под  расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа). Эта запись заверяется в установленном порядке.

3.7. Дубликат  трудовой книжки

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано  немедленно заявить об этом администрации  по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш  к ней заполняется по общим  правилам. В разделы «Сведения  о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 записывается дата приема на работу, в графе 3 пишется  наименование предприятия, где работал работник, А также цех (отдел) и должность (работа), на которую он был принят, а начиная с 1 января 1986г.- и другие предусмотренные сведения.

Если из предоставленных документов видно, что работник переводился  на другую постоянную работу в том  же предприятии, то об этом делается соответствующая  запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 – причина увольнения, если в представленном работнике документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы  не содержат полностью указанных  выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании  которого произведены соответствующие  записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать  содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предприятие.

Если трудовая книжка (вкладыш к  ней) пришла в негодность 9обгорела, изорвана, замазана), то администрация  по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).