Документно-інформаційне забезпечення органів регіонального управління

63

Міністерство освіти і науки України

Рівненський державний гуманітарний університет

кафедра документальних комунікацій

"Документно-інформаційне забезпечення органів регіонального управління (на прикладі Костопільської райдержадміністрації)"

дипломна робота

зі спеціальності 7.020 105

" Документознавство та інформаційна діяльність"

Виконавець – студент:

              Брикса Юлія Юріївна

          Науковий керівник:

        канд.іст.наук, ст.викл.

        Пасічник Людмила Петрівна

Рівне - 2010

Зміст

Вступ              4

Розділ 1. Теоретичні аспекти документно-

інформаційного забезпечення регіонального управління              8

1.1.           Документне забезпечення органів регіонального

управління: особливості та класифікація документів               8

1.2. Інформаційне забезпечення органів

регіонального управління              13

1.3. Нормативно-методична база органів регіонального

управління              19

1.4. Основні структурні підрозділи, відповідальні

за  документне забезпечення діяльності

органів регіонального управління              24

Розділ 2. Документно-інформаційне забезпечення Костопільської

райдержадміністрації              30

2.1. Характеристика організаційно-розпорядчих документів Костопільської райдержадміністрації              30

2.2. Інформаційне забезпечення райдержадміністрації              40

2.3. Аналіз роботи з письмовими зверненнями громадян              44

2.4. Впровадження електронного документообігу у Костопільській райдержадміністрації              49

      Висновки              59

     Список використаних джерел              64

       Додатки

Список скорочень слів та словосполучень

ЗУ ―  Закон України

РК ― реєстраційна картка

РКК ― реєстраційно-контрольна картка

СЕД ― система електронного документообігу

БДД ― база даних діловодства

АІС ― автоматизована інформаційна система

ЗМІ ― засоби масової інформації

Вступ

Актуальність теми дипломної роботи. Для сучасної України вдосконалення роботи органів регіонального управління є одним з актуальних завдань, що потребує науково обґрунтованих підходів. Належна організація функціонування цих органів забезпечує успішний розвиток держави, зокрема її соціально-економічну та політичну стабільність. З іншого боку, на ефективність дій даних органів суттєво впливає їх взаємозв’язок з органами державної влади. Саме на місцевому рівні вирішуються основні проблеми життєдіяльності територіальної громади та забезпечується реалізація її інтересів. Діяльність у даному напрямку є головним завданням регіонального управління, успішне здійснення якого залежить від якісного та оперативного опрацювання відповідної інформації, що надходить до цих органів або створюється ними у вигляді документів.

Документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами є одним із основних складових діяльності органів регіонального управління. Водночас, на ці процеси, що, як правило, охоплюються поняттям діловодства, останнім часом впливає застосування нових інформаційних технологій, методів інформаційно-документаційного забезпечення управління. Діловодна діяльність органів регіонального управління, спрямована на прийняття, документування та реалізацію управлінських рішень, набуває більш широкого змісту і може позначатися як документне забезпечення діяльності юридичної особи. Слід зауважити, що в органах регіонального управління як типова, так і профільна документація представлені переважно видами управлінських документів. Це означає, що в документному забезпеченні діяльності органу регіонального управління основними є процеси створення та організування функціонування службових управлінських документів різних класів управлінської документації. Однак, нині, на відміну від традиційних діловодних процесів, вони реалізуються із врахуванням впровадження систем електронного документообігу, методів інформаційного забезпечення керування, моніторингу документаційних потоків в установі, керування документаційними процесами відповідно до чинних національних стандартів.

Незважаючи на актуальність дослідження зазначених аспектів в роботі органів регіонального управління, в Україні вони залишаються недостатньо глибоко вивченими документознавцями.

Наукова розробленість теми. Дипломна робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему.

Серед опрацьованих джерел слід відмітити публікації Петрової І.О. [34], Савицького В.Т. [37], Кулєшова С. Г. [25], праці Северина Л.С. [39 – 46] та інші.

Надзвичайно важливим надбанням у дослідженні проблем діяльності з документування та організації роботи з документами є наукові праці сучасних українських вчених Асаєва Г.Г., Бездрабка В.В.,  Винокурової Ф.А., Кулєшова С.Г.. Досить глибоко розкрито питання організації діловодства у органах регіонального управління такими фахівцями як: Петровою І.О.,  Савицьким В.Т..

Аспекти інформаційного забезпечення органів державної влади досліджували Сенченко В., Северин Л.С., Пархоменко В.П., Уманський Ю.В..

Мета дипломної роботи – вивчення та аналіз сучасного стану документно-інформаційного забезпечення діяльності органів регіонального управління, розроблення рекомендацій щодо його вдосконалення.

Завдання дипломної роботи обумовлені її метою, а саме:

      узагальнити теоретичні основи, сутність і зміст документно-інформаційного забезпечення управління регіоном;

      проаналізувати нормативно-правові засади документно-інформаційного забезпечення органів регіонального управління;

      розглянути функції структурних підрозділів, відповідальних за організацію документаційного забезпечення органів регіонального управління;

      дослідити процеси документування, організування роботи зі службовими документами та інформаційного забезпечення у сучасних органах регіонального управління ( на прикладі Костопільської райдержадміністрації)

Об’єктом дослідження є документно-інформаційне забезпечення діяльності органів регіонального управління.

Предметом дослідження є сучасний стан та організація документно-інформаційного забезпечення діяльності органів регіонального управління.

Методи дослідження. У роботі були використані загальнонаукові методи: спостереження, порівняння, узагальнення, абстрагування, аналіз і синтез.

Теоретична та практична цінність дипломної роботи полягає в тому що узагальнюється  матеріал про теоретичні засади документно-інформаційного забезпечення регіонального управління та організацію його документообігу.

Структура роботи обумовлена логікою розгляду теми. Дипломна робота складається з 2 розділів:

1. Теоретичні аспекти документно-інформаційного забезпечення регіонального управління.

2. Документно-інформаційне забезпечення Костопільської районної адміністрації.

У першому розділі розглянуто особливості документного та інформаційного забезпечення органів регіонального управління, нормативно-методичну базу та основні структурні підрозділи, відповідальні за документно-інформаційне забезпечення органів регіонального управління.

У другому розділі  розглянуто особливості інформаційно-документного забезпечення Костопільської адміністрації, а саме характеристику організаційно-розпорядчої документації, інформаційного забезпечення, аналіз роботи з письмовими зверненнями громадян та ознайомлення з впровадженням електронного документообігу у районну адміністрацію.

РОЗДІЛ 1

ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РЕГІОНАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ

1.1. ДОКУМЕНТНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ОРГАНІВ РЕГІОНАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ: ОСОБЛИВОСТІ ТА КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Система регіонального управління для сучасної України є одним з актуальних питань. Ця форма публічної влади забезпечує державі стабільність у соціально-економічній та політичній сферах. Саме на місцевому рівні реалізується основна частина життєвих потреб та інтересів територіальної громади. Успішний розвиток держави залежить від реальної наявності  тісного зв’язку між центральною та місцевою владами [33, с. 33].

 В умовах формування правової держави і громадянського суспільства, широкомасштабної інформатизації державного управління гостро постає питання про необхідність упорядкування правових норм у галузі документування і організації документно-інформаційного забезпечення діяльності владних інституцій.

Соціально-економічні зрушення  в усіх сферах суспільної діяльності, створення нормативної бази, що забезпечує функціонування державного апарату, впровадження нових інформаційних технологій спричиняють зміни форм та методів діяльності діловодних служб органів державної влади та управління.

Розглядаючи діловодство як частку інформаційних ресурсів суспільства, зупинимося на діловодстві районних державних адміністрацій. Уся їхня діяльність спрямована на забезпечення потреб та інтересів територіальної громади, на підвищення рівня її життєдіяльності. Позитивна результативність цієї діяльності залежить від наявності відповідної інформації, яка надходить до органів регіонального управління або ними утворюється у вигляді документів [21, с.17].

Розгляд більшості питань, які постають перед органами регіонального управління, супроводжуються створенням або опрацюванням відповідних документів. Документування та робота з документами для  регіонального управління є одним із основних елементів їхньої діяльності, в якій документ одночасно виступає і як засіб праці, і як її результат. Якість його оформлення та оперативність опрацювання, системність зберігання та використання інформації, яка міститься в ньому, впливає на розроблення й прийняття раціонального управлінського рішення даним органом [33, с.35].

У сучасних районних адміністраціях збільшується потік інформації, яку не завжди встигають опрацьовувати, що затримує виконання покладених на ці органи завдань, а також в певній мірі підриває їхній авторитет серед населення. Раціоналізація роботи з документами в органах регіонального управління уможливлює зменшення обсягу канцелярської діяльності, скорочення зайвого листування з конкретного питання між зацікавленими сторонами його вирішення, зосередження більшої уваги на  спілкуванні з громадянами, а не на створенні паперів, які іноді мають вигляд банальної відписки, запобіганню поширення бюрократичних методів управління та тяганини при розгляді актуальних проблем, характерних для територіальної громади [34, с.38].

Технологічні процеси сучасного документного забезпечення діяльності регіонального управління мають достатній рівень розвитку. Для досліджуваних органів характерною є централізована форма організації документного забезпечення.

Документування діяльності органів регіонального управління здійснюється за допомогою як традиційних засобів, так і новітніх засобів. Використання комп’ютера при створенні документів спрощує цей процес, робить його швидшим. Форми деяких документів зберігаються в комп’ютері  у вигляді шаблонів, які зазвичай містять основні реквізити конкретного виду документа або позначку їхнього фіксування, елементи тексту, які постійно використовуються у відповідному документі, а також зберігається місце для змінної інформації. Таким чином, здійснюється уніфікація документів та в робочому порядку створюється комп’ютерний варіант альбому цих документів. Це удосконалює не тільки процес документування, а й уможливлює формування методичної бази документного забезпечення діяльності органів регіонального управління. За допомогою комп’ютерів проводиться реєстрація та облік документів ( вхідних та вихідних)[35, с.5].

Існує класифікація документів, що відкладаються у діловодстві райдержадміністрації та документують управлінську діяльність. Чітко простежуються такі групи документів:

      документи про діяльність самої виконавчої влади, які характеризуються на сьогодні значним збільшенням обсягу інформаційно-аналітичних документів;

      документи особового характеру — заяви, скарги, пропозиції громадян [21, с.18].

За видом носіїв інформації виділяються документи на паперових та електронних носіях. У документах райдержадміністрацій містяться такі види інформації: статистична, адміністративна, інформація про діяльність самого органу виконавчої влади — райдержадміністрації, інформація про особу, довідково-аналітична, соціологічна інформація тощо [44, с.45].

Документи, з якими працюють в регіональному управлінні, об’єднуються у документопотоки: вхідний, вихідний, внутрішній. Вхідний документопотік складається з документів, які надходять до нього від вищих органів управління, від об’єктів нижчого рівня у вертикалі управління, від місцевих установ, підприємств та громадських організацій, від громадян. Документи-відповіді або ініціативні документи для зазначених адресатів складають вихідний документопотік. Внутрішній документопотік представлений документами, які утворюються в райдержадміністрації і використовуються виключно для вирішення управлінських завдань у його межах. Основною відмінністю документів визначених потоків є їхній матеріальний носій. Вхідні документи здебільшого представленні документами на паперовому носії, внутрішні та вихідні — на паперовому або електронному носіях [33, с.35].

Кожен документопотік регіонального управління має кількісний обсяг, які разом складають обсяг документообігу відповідного органу за певний термін. Обсяг документообігу  визначає штатний склад відділів, які відповідальні за організацію документного забезпечення діяльності органів регіонального управління, а також кількість організаційної техніки, якою необхідно забезпечити працівників. Проте, реальний обсяг документів не завжди встановлюється органами регіонального управління, бо враховуються тільки вхідні і вихідні документи. Облік внутрішніх документів, а також копій, які виникають під час друкування та тиражування документа, не здійснюються [34, с.40].

У сучасних органах регіонального управління маршрут руху документів вихідного та внутрішнього документопотоків  достатньо стабільний і мобільний. Раціональнішого підходу в цьому напрямі вимагає документопотік вхідних документів. Причиною тривалості руху вхідного документопотоку  є відсутність чіткого розмежування питань компетенції між головою райдержадміністрації та його заступниками, керівниками й заступниками керівників відділів, працівниками служби документного забезпечення, які здійснюють процедуру попереднього розгляду.

Робота зі службовими документами в органах регіонального управління здійснюється за правилами, які зазначенні в індивідуальній інструкції з діловодства. Набір діловодних операцій, які виконуються при опрацюванні інформації, залежить від того, яким є документ — вхідним, вихідним або внутрішнім [21, с.18].

Вхідний документ проходить такі етапи документообігу:

1.      приймання документа;

2.      попередній розгляд;

3.      реєстрація;

4.      резолюція;

5.      виконання документа;

6.      організація контролю за виконанням;

7.      підготовка виконаного документа до зберігання.

Опрацювання вихідних документів в органі регіонального управління складається з таких етапів:

1.      створення, опрацювання документа перед відправленням;

2.      реєстрація документа;

3.      відправлення документа;

4.      підготовка до зберігання.

Внутрішні документи райдержадміністрацій створюються та виконуються практично за такими самими схемами, що й вихідні (на етапі підготовки та оформлення) та вхідні (на етапі виконання) документи. Опрацювання внутрішніх документів зумовлюється їхнім видом. Наприклад, на етапі підготовки та оформлення документа для однієї групи документів, зокрема розпоряджень, наказів, посадових інструкцій, планів або протоколів, потрібним є створювання їхнього проекту, а для другої ( довідки, записки, заяви) — це не обов’язково. Відсутність потреби у створюванні проекту зумовлюється тим, що відповідні документи, зазвичай, не погоджуються з іншими структурними підрозділами або посадовими особами, вони підписуються виконавцем. Більшість внутрішніх документів підлягають зберіганню й знищуються ще до знищення діловодного року [34, с.40].

Систематизування документів, групування виконаних документів у справи, визначення термінів їхнього зберігання здійснюються в органі регіонального управління відповідно до номенклатури справ. Номенклатура справ даних органів складається головним спеціалістом загального відділу за участі працівників архівного відділу, візується архівним відділом, експертною комісією, підписується завідувачем загального відділу, відправляється на погодження з експертно-перевірочною комісією державної архівної установи і тільки після цього підписується головою органу. Створюється номенклатура справ за структурним принципом та складається з розділів, які відповідають підрозділам органу [37, с.132].

Нині практикується використання комп’ютерного варіанту справ, що значно спрощує роботу із внесенням змін до неї.

На сьогодні у органах місцевої влади робота управлінського апарату з документами засновується на внутрішньому контролі виконавської дисципліни. Такий підхід не є запровадженням культу паперу та паперової роботи, організацією роботи на принципах бюрократизму та тяганини. Навпаки, сучасні органи регіонального управління відмовляються від застарілих методів роботи з документами, від зайвої формалізації. Вони прагнуть використовувати у своїй роботі нові засоби опрацювання та передачі інформації, зокрема Інтернет-технології [33, с.35].

1.2. ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ОРГАНІВ РЕГІОНАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ

Інформатизація на сьогодні, так би мовити, «офіційно» вважається основним засобом організації інформаційного забезпечення регіонального управління. Про це свідчить низка нормативно-правових актів, виданих вищими і центральними органами державної влади протягом останніх років [30]. Фактично основним чинником покращення діяльності служб інформаційного забезпечення регіонального управління визначені його оснащеність комп’ютерною технікою та наявність можливості їх обслуговування.

Мета інформаційного забезпечення органів регіонального управління полягає в тому, щоб на базі зібраних початкових даних отримати оброблену, узагальнену інформацію, яка має стати основою для прийняття управлінських рішень. Досягнення цієї мети здійснюється шляхом збирання первинної інформації, її зберігання, розподілу між структурними підрозділами відповідних державних органів та їхніми працівниками, підготовки до переробки, власне переробки, надання її органу управління в переробленому вигляді, аналізу, забезпечення прямих і зворотних зв’язків у її циркуляції, організації документообігу тощо.

Сформована система інформаційного забезпечення регіонального управління має істотні недоліки, що негативно впливають на дії його підрозділів щодо виконання головної функції органів регіонального управління — забезпечення збалансованого соціально-економічного розвитку території. Серед них виділяються наступні: інформація, якою користуються розглянуті структури, не має систематичного і системного характеру, не дає всебічного представлення про об'єкт управління, оскільки останній недостатньо визначений відповідно до мети діяльності органів регіонального управління й існуючих засобів впливу; потоки, обсяг і зміст інформації в зазначеній управлінській системі мають низький рівень погодженості між собою в рамках окремих її підрозділів; відсутня належна методична база для роботи місцевих органів виконавчої влади, що дозволяла б описувати об'єкт регіонального управління в його цілісності і складових, давати оцінку і проводити аналіз його стану і розвитку [24].

У формуванні інформаційного забезпечення регіонального управління особливе місце займають взаємини місцевих і регіональних органів влади, місцевих органів влади і підприємств, що знаходяться на підвідомчій їм території (особливо у моногалузевих містах взаємодія з містостворюючим підприємством). Визначено, що системи інформаційного забезпечення управлінської діяльності на рівні району обласного підпорядкування і міста будуються по різних схемах і по-різному включаються в регіональну інформаційну систему в силу розходження в законодавчому підході до управління районами обласного підпорядкування і містами [38].

У регіональному управлінні, яке використовує інформацію як важливий ресурс, на більш глибокому рівні виникає взаємозв’язок соціально-економічних процесів і явищ. Організувати інформаційне забезпечення в системі управління, що є складною ієрархічною структурою, доцільно за результатами інформаційного аналізу процесу управління, у якому інформація розглядається як засіб досягнення цілі.

Для прийняття управлінського рішення необхідно, щоб у відповідні органи управління надходила інформація тільки з необхідними кількісними і якісними властивостями, і, в першу чергу, зі змістовними ціннісними характеристиками. Чим повніша й об’єктивніша інформація, тим ефективніші прийняті управлінські рішення, а отже, дієвіше результати їхньої реалізації [25].

Інформація, що циркулює в органах державного управління, різнорідна і різноманітна. Вона може відноситися до зовнішньополітичної, економічної, соціально-політичної, екологічної сфери тощо. Ця інформація має самостійну цінність також для відповідних регіональних управлінських структур, коли вони виступають як органи, що приймають рішення в межах своєї компетенції. Крім того, вона служить за основу для  нормативних документів. Необхідна інформація може міститися в законах, нормативних актах, листах, довідках, оглядах, юридичних рішеннях та інших джерелах. Будучи зібраною, систематизованою і перетвореною на придатну для використання форму, вона відіграє у керуванні виняткову роль [30].

Інформацію у структурних підрозділах органу регіонального управління можна класифікувати за такими основними ознаками:

      функціональним призначенням і характером діяльності структурних підрозділів;

      службовим призначенням, наприклад, відношенням повідомлення до суб’єкта, що керує структурним підрозділом;

      типом зв'язку структурного підрозділу і зовнішнього середовища.

Подібна класифікація відносна. Усі види інформації взаємозалежні, взаємодіють та трансформуються. Однак, дана класифікація дає змогу одержувати досить цінні узагальнення щодо інформації, яка циркулює в структурних підрозділах держапарату, сприяє вирішенню багатьох принципових питань проектування інформаційних систем державного управління й аналізу відповідного забезпечення структурних підрозділів. Не  маючи вичерпних даних про найважливіші властивості і характеристики інформації, не можна оптимізувати її та забезпечити задану точність, надійність і ефективність використання [38].

Якісний зміст і кількісні потреби в інформації, що циркулює в органах регіонального управління, впливають на підвищення ефективності інформаційного забезпечення. Насамперед, до інформації, необхідної органам регіонального управління для конкретного впливу на об’єкти управління, варто підходити як до стратегічного ресурсу. Вона повинна бути повною, актуальною, достовірною, охоплювати весь спектр проблем, що цікавлять державну структуру, збиратися регулярно, з визначеною періодичністю й у необхідних обсягах. Її якість і достовірність дають змогу державній структурі мати перед собою діючий план, визначати реальні і точні цілі управлінських рішень. У зв’язку з цим необхідно відпрацьовувати механізм впливу органу управління на постачальників інформації на основі правових норм, раціональної організації інформаційних потоків, упорядкування процесів її збору і поширення. Поряд з цим варто передбачити відповідальність за достовірність, повноту й оперативність інформації [25].

Інформаційне забезпечення регіонального управління здійснюється різними інформаційними установами і службами. Зокрема, накопичення та опрацювання інформації здійснюється в центральних, обласних бібліотеках, центрах науково-технічної та економічної інформації, інформаційних службах галузевих державних установ, недержавних інформаційних установах та інших. Органи регіонального управління також утворюють власні інформаційні служби для регіональних потреб сфери управління [20]. 

Як у замовника, так і в   розробників систем інформаційного забезпечення найбільш методологічні труднощі виникають при деталізації самого поняття інформаційного забезпечення для конкретного органу регіонального управління й визначення складових його процесів, процедур. Для реалізації операцій регіонального управління необхідні відповідна інформація та її підтримка в актуальному стані. Звідси випливає важливий висновок, що ефективність інформаційного забезпечення  органів регіонального управління необхідно визначити через показники якості державного управління.

Також існують три джерела інформації. Перше джерело - це дані адміністративної (державної і відомчої) статистики. Адміністративна статистика - фактичний матеріал, що подає як у статиці, так і в динаміці характеристику ситуації щодо усталених параметрів. Проте вона не фіксує якісні характеристики і новоутворені чинники (наслідок посилення їх ролі, впливу); не встигає фіксувати зростання ритмів зміни потреб, що призводить до інноваційної зміни технологій. Звідси особливості статистичної інформаційної бази - фіксованість переліку показників; кількісні показники; суцільний облік інформації, що викликає громіздкість та неоперативність; невисока частота збирання інформації.