Документирование фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования

«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»

(Финуниверситет)

«Ростовский финансово-экономический колледж» – филиал Финуниверситета

 

 

ДОПУСКАЮ К ЗАЩИТЕ

председатель цикловой комиссии

 учета и анализа

__________Корецкая Н.А.

"___" ____________201__г.

 

 

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

 

На тему: «Документирование фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете»

 

студентки группы 311 Бельковой Светланы Сергеевны___________________

                                                                                                                                                                   (подпись, дата)

 

Основная профессиональная образовательная программа по специальности

080114 Экономика и бухгалтерский  учет (по отраслям)

 

Форма обучения очная.

 

Руководитель                       _________________                      Ключникова С.А.

                                                                                  (подпись)                                                            (Ф.И.О.)

 

 

 

 

 

 

 

 

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования

«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»

(Финуниверситет)

«Ростовский финансово-экономический колледж» – филиал Финуниверситета

 

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по учебной работе

                                                                           __________Козьякова Л.Г.

"___" ____________201__г.

 

ЗАДАНИЕ

на выпускную квалификационную работу

Студентке Бельковой Светланы Сергеевны

1. Тема выпускной квалификационной  работы «Документирование фактов  хозяйственной жизни в бухгалтерском  учете»

2. Срок сдачи студентом законченной выпускной квалификационной работы

« 30 »         мая        2013 г.

3. Исходные данные: правила и  методические положения по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности, международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) и отчетные данные ОАО «Дорожного эксплуатационного предприятия № 107» , Устав предприятия, Годовой отчет за 2012 г.

4. Перечень подлежащих разработке  задач/вопросов:

Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета

Документация и организация документооборота на предприятии ОАО «ДЭП № 107

5. Перечень графического/ иллюстративного/ практического материала:

Рисунки: Организационная структура ОАО «ДЭП № 107»; Иерархическая структура ОАО «ДЭП № 107»; Версия Citrix; Таблицы: Объем и структура выполненных работ; Себестоимость выполненных работ.

Дата выдачи задания «  13  »      февраля   2013 г.

Руководитель                                      _________________       Ключникова С.А.

                                                                                                    (подпись)                                        (Ф.И.О.)

 

Задание принял к исполнению «___» ___________201_ г.           ____________

                                                                                                                                                          (подпись студента)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ                    5

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ КАК ОСНОВА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА              9

1. Теоретические аспекты ведения бухгалтерского учета            9
2. Значение документации в бухгалтерском учете            17
3. Требования, классификация и организация документооборота    21

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ОАО «ДЭП № 107»            34

1. Организационно-экономическая характеристика ОАО «ДЭП № 107»                  34
2. .Порядок документооборота на предприятии            40
3. Пути улучшения организации документооборота на

предприятии                51

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                 54

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ         60

ПРИЛОЖЕНИЯ                   62

А. График документооборота              62

Б. Работа программы MicrosoftOutlook            65

В. Разработанный график документооборота для системы Citrix     68

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение операций хозяйственной жизни. Это достигается при помощи документации.

Документ (с лат. - доказательство, свидетельство), а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется в документах.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и так далее. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Актуальность темы выпускной квалификационной работы заключается в том, что работа с документами в современных условиях имеет важную роль в деятельности организации, так как от правильного выбора технологии работы зависит ее успех. Эффективная организация работы с документами становится в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что сегодня значительная часть российских предприятий, пережив все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, тем не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определённый опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса.

Необходимость планирования, надлежащего учёта и контроля всех имеющихся на предприятии ресурсов наряду с пониманием того, что деятельность его должна быть прозрачна, обусловили повышение требований к системе, поставляющей оперативную и достоверную информацию для принятия решений. Однако на многих крупных предприятиях потребности руководства в такой информации не удовлетворяются, что негативно сказывается на общей эффективности управления. В этой связи вопросы реорганизации и модернизации действующих на предприятии системы документации становятся более чем актуальными.

Следует отметить, что учёт первичных документов является базой бухгалтерского учёта, результаты анализа состояния первичного учёта на 70-80% можно проецировать на систему бухгалтерского учёта и систему внутреннего контроля на предприятии. Необходимым условием обеспечения высокой эффективности первичного учёта, является разработка научно-обоснованной методики его организации. Данная проблема тем более актуальна, что до настоящего времени отсутствует достаточная научно-практическая база по предмету исследования, теоретически не обобщены вопросы организации первичного учёта.

Цель выпускной квалификационной работы состоит в изучении теоретических и практических аспектов документирования фактов хозяйственной жизни в исследуемом предприятии.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

• раскрыть теоретические аспекты ведения бухгалтерского учета;
• определить значение документации в бухгалтерском учете;
• изучить требования, классификацию и организацию документооборота;
• дать краткую организационно-экономическую характеристику ОАО «ДЭП № 107»;
• проанализировать порядок документооборота на предприятии;
• дать рекомендации по улучшению организации документооборота на предприятии

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности Открытого акционерного общество «Дорожное эксплуатационное предприятие № 107».

Предметом исследования является система документирования деятельности Открытого акционерного общества «Дорожное эксплуатационное предприятие № 107».

Теоретическую основу работы составили труды современных исследователей в области бухгалтерского учета и делопроизводства, а так же нормативно-методические документы, материалы специализированной периодической печати, Интернет-ресурсы.

Методологической базой работы является освоение предмета исследования, общенаучные методы исследования: выборочное наблюдение, группировка, сравнение, анализ и обобщение, систематизация теоретического и практического материала, системный и комплексный подходы.

Структура дипломной работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, два раздела, заключение, список из 21 использованных источников, а также приложений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета

1.1 Теоретические аспекты ведения бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Наблюдение представляет собой общее представление о происходящем хозяйственном явлении.

Измерение придает количественное выражение происходящему хозяйственному явлению.

Регистрация осуществляется в пределах установленной системы и облегчает процесс запоминания и изучения наблюдаемых хозяйственных явлений.

Виды бухгалтерского учета:

• управленческий учет представляет собой вид такого учета, при котором происходит сбор, обработка и предоставление учетной информации для нужд управления на предприятии. Цель управленческого учета – формирование информационной системы на предприятии.

Главная задача управленческого учета – подготовка достоверной и полной информации, которая служит источником для принятия на предприятиях необходимых управленческих решений в процессе управления.

Основной частью такого учета является учет и анализ затрат (себестоимости произведенной продукции). Управленческий учет тесно взаимосвязан с анализом готовой информации для руководства организации (улучшение технологического процесса производства, оптимальное снижение расходов и тому подобное).

Эта информация, как правило, используется в процессе принятия управленческих решений при планировании и прогнозировании на предприятии (в целях финансового учета). Данные управленческого учета организации являются ее коммерческой тайной и не должны разглашаться ее работниками;

• финансовый учет – это учетная информация о затратах и доходах предприятия, о дебиторской и кредиторской задолженностях, о составлении имущества, о фондах и так далее;
• налоговый учет – это вид бухгалтерского учета, при котором происходит обобщение информации в целях определения налоговой базы по налогам на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ (1, ст. 313).

Цель налогового учета – обеспечение правильности и достоверности учета расчетов между предприятиями и государственными органами.

В процессе исчисления показателей деятельности предприятия широко используется измерение его хозяйственных средств с помощью измерителей.

Учетный измеритель представляет собой определенную учетную единицу, которая производит измерение и исчисление хозяйственных средств и операций на предприятии.

Ведение хозяйственного учета прежде всего предполагает количественное измерение учитываемых объектов. С этой целью используются учетные измерители: натуральные, трудовые, денежные.

Натуральные измерители служат для отражения в учете хозяйственных средств и процессов в их натуральном выражении, мерой, массой. Применение натуральных измерителей зависит от особенностей учитываемых объектов, то есть от их физических свойств.

Объекты учета могут измеряться единицами массы (килограммы, тонны и так далее.), счетом (количество штук, пар и так далее). С помощью натурального учета ведется систематическое наблюдение за состоянием движения конкретных видов материальных средств (основных средств, готовой продукции и так далее) и осуществляется контроль за их сохранностью, а также за объемом процесса заготовок, производства и реализации продукции.

Трудовые измерители применяют для отражения в учете количества затраченного рабочего времени, исчисленного в рабочих днях, часах, минутах. Трудовые измерители в сочетании с натуральными используют для исчисления размера оплаты труда, выявления производительности труда, определения норм выработки и так далее.

Денежный измеритель занимает центральное место в учете и используется для отражения разнообразных хозяйственных явлений и обобщения их в единой денежной оценке. Только с помощью денежного измерителя можно подсчитать общую стоимость разнородного имущества предприятия (зданий, станков, материалов и так далее.). Денежный измеритель выражается в рублях и копейках. Посредством их суммируются произведенные затраты (расходы) предприятия, ранее выраженные в трудовых и натуральных измерителях. Денежный измеритель необходим, в частности, для калькуляции себестоимости продукции, определения прибыли или убытков организации, отражения итогов хозяйственной деятельности.

Функции бухгалтерского учета:

• контролирующая – обеспечивает контроль за сохранностью, наличием и движением предметов труда, средств труда, денежных средств, за правильностью и своевременностью расчетов с государством и его службами. С помощью учета осуществляются три вида контроля: предварительный, текущий и последующий;
• информационная функция – является одной из главных функций, так как является источником информации для всех подразделений предприятия и вышестоящих организаций. Информация должна быть достоверной, объективной, своевременной и оперативной;
• обеспечение сохранности имущества. Выполнение этой функции зависит от действующей системы учета, от наличия специализации, складских помещений, которые оснащены организационной техникой;
• функция обратной связи – бухгалтерский учет формирует и передает информацию обратной связи;
• аналитическая функция – с помощью нее происходит раскрытие имеющихся недостатков, наметить и проанализировать способы совершенствования деятельности организации и ее основных служб.

Объектами бухгалтерского учета являются:

• имущество предприятия – основные средства, нематериальные активы и так далее;
• обязательства предприятия – расчеты, сделки и так далее;
• хозяйственные операции – операции, связанные с деятельностью предприятия.

Основные задачи бухгалтерского учета:

• своевременное и правильное производство необходимых расчетов и обязательств;
• оперативный контроль за правильностью и достоверностью информации в учетных документах;
• своевременное отражение учетных данных в регистрах бухгалтерского учета.

Предметом бухгалтерского учета является хозяйственная деятельность предприятия или физического лица, которая осуществляется с помощью хозяйственных средств:

• основные средства;
• нематериальные активы;
• оборотные средства;
• денежные средства;
• средства в расчетах;
• отвлеченные средства.

Основные средства– это средства, которые участвуют в хозяйственной деятельности предприятия длительное время, сохраняют свою форму и в себестоимость произведенной продукции включаются частично (в виде амортизационных отчислений).

Нематериальные активы – это патенты, секреты производства, лицензии, торговые марки и так далее.

Оборотные средства используются в процессе производства недолго (примерно один производственный цикл). При этом меняют свою существенную форму, а в себестоимость производственной продукции включаются, как правило, всей своей стоимостью. К оборотным средствам относятся сырье, материалы, покупные полуфабрикаты, электроэнергия, топливо, тара.

Денежные средства – это деньги в кассе предприятия, на расчетном и специальных счетах в банках.

Средства в расчетах – это дебиторская задолженность.

Отвлеченные средства – это суммы, которые уплачиваются в виде налогов и сборов, формируются за счет собственных средств, а также с помощью заемных источников.

Метод бухгалтерского учета – это приемы, элементы, с помощью которых осуществляется бухгалтерский учет.

Элементы и методы бухгалтерского учета:

• счета;
• двойная запись;
• документация;
• инвентаризация;
• оценка и калькуляция;
• бухгалтерский баланс;
• отчетность.

Счет – это инструмент учета, группировки, кодировки хозяйственных средств и операций. Различают активные, пассивные и активно-пассивные счета по отношению к бухгалтерскому балансу.

Корреспонденция счетов – это взаимосвязь счетов.

Двойная запись – это запись хозяйственных операций по дебету одного и кредиту другого счета. Кодировка хозяйственных операций с помощью двойной записи называется бухгалтерской проводкой.

Двойная запись отражает двойственные изменения в составе имущества предприятия и имеет следующие существенные значения: придает бухгалтерскому учету системный характер, обеспечивает взаимосвязь между счетами, дает представление о движении хозяйственных средств, источников их образования (информационное значение), позволяет устранить ошибки в счетных записях.

Документация – это сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия в учетных документах. Каждый документ представляет собой письменное свидетельство факта совершенной хозяйственной операции. Документы имеют название, а юридическую силу им придают обязательные реквизиты.

Инвентаризация – это проверка фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств, финансовых обязательств на определенную дату.

Оценка – определение стоимости в денежных измерителях.

Калькуляция – это определение затрат на производство продукции. В нее включаются статьи затрат.

Бухгалтерский баланс – это способ обобщения хозяйственных средств, группировки их источников на определенную дату. Левая часть – актив баланса, правая – пассив. Итоги актива и пассива бухгалтерского баланса должны соответствовать друг другу, поскольку не может быть больше хозяйственных средств, чем их источников.

Отчетность – это отражение всей хозяйственной деятельности предприятия в документах за отчетный период (месяц, квартал, полугодие или год).

Бухгалтерский учет заключается в следующих принципах:

• принцип денежного измерения – в бухгалтерских отчетах информация всегда должна быть выражена в едином денежном измерителе (в валюте страны нахождения предприятия);
• принцип обязательного документирования – непрерывное, сплошное, документально обоснованное и достоверное отражение учитываемых объектов, которые вытекают из одновременно совершающихся в организации различных операций. Эти операции, в свою очередь, отражают постоянно возобновляемый кругооборот всех средств организации и непрерывную смену их форм;
• принцип двусторонности или двойной записи – заключается по источникам формирования и по признаку размещения с выполнением равенства в обеих группах бухгалтерского учета;
• принцип автономности организации – в целях сохранения объективности учета бухгалтерских счетов, на которых отражаются все хозяйственные операции организации, ведется обособленно от счетов, которые предназначены непосредственно для учета лиц, связанных с данной организацией. Разделение бухгалтерских счетов организации и ее владельцев (юридических лиц) считается принципом автономности организации;
• принцип действующей организации – любая создаваемая организация должна существовать (функционировать) и быть постоянно действующим производством;
• принцип учета по стоимости – активы учитываются по цене приобретения, то есть по стоимости. Она является основной базой для учета актива в бухгалтерском учете в течение всего времени его существования. Ориентируясь на эти правила, собственные активы и в балансе числятся по первичной цене (по цене приобретения), и независимо от срока их нахождения на предприятии он не переоцениваются, а вновь создаваемая продукция оценивается по сложившейся стоимости затрат в момент ее выпуска;
• принцип учетного периода: бухгалтерский учет ведется по учетным периодам, которыми принято считать календарные периоды;
• принцип консерватизма (осторожности) – несомненно, руководители предприятия всегда хотят дела производства представлять в лучшем виде. Но это не всегда согласуется с реальностью. Предварительное поступление доходов в течение отчетного периода нельзя засчитывать в доходы, уже принадлежащие предприятию, если окончательное исполнение операции выходит за пределы отчетного периода. Их лучше отнести к доходам будущих периодов. В случае, если предприятие понесло расходы, а документально не определена окончательность операции (возможно, эти затраты будут возвращены), то их следует засчитывать в расходы будущих периодов, чтобы не искажать истинные показатели по прибыли. Значит, при получении прибыли или выполнении расходов нужно иметь веские доказательства их правомерности. Отсюда следует, что принцип консерватизма имеет две стороны:

а) доход признается только тогда, когда имеется на то обоснованная уверенность;

б) расход признается, как только возникает обоснованная возможность;

• принцип реализации – определяет сумму дохода, которая должна быть признана от конкретной продажи в этот период. Так как товар может быть продан по цене выше его стоимости и ниже, в рассрочку и до оплаты, то сумму реализации следует корректировать на предполагаемую сумму безнадежных долгов;
• принцип увязки – указывает на следующее: если какое-либо событие влияет как на доход, так и на расходы, то воздействие на каждый из них должно быть признано в одном учетном периоде. Затраты на производство продукции входят в себестоимость продукции того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты, а прибыль определяется как разница между выручкой от реализации и затратами на ее производство. Из вышесказанного следует, что затраты на производство должны быть включены в себестоимость в том периоде, в котором определена выручка от реализации;
• принцип последовательности – предприятия могут самостоятельно выбирать метод учета, но с условием соблюдать его в течение достаточно долгого времени (не менее года), пока не возникнут достаточно веские причины для его изменения. В противном случае возникнет ситуация несоизмеримости показателей;
• принцип существенности – устанавливает, что незначительные события могут не приниматься во внимание, но вся важная информация должна быть раскрыта полностью.

1.2 Значение документации в бухгалтерском учете

В соответствии с Законом об информации документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.

Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение.

В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным МФ СССР от 29.07.83 № 105.

Документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально–ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно–платежной дисциплины.

Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

• формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
• обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;
• своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).

Документ является основой для бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах, возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.