Документооборот в системе бухгалтерского учета

3

Содержание

Введение

Глава 1.Теоретические основы первичного учета и документооборота в системе бухгалтерского учета

1.1. Нормативно-правовое регулирование первичного учета

1.2. Первичный учет и система документооборота

1.3. Классификация первичных документов и документооборота

Глава 2. Организация первичного учета и документооборота на ООО «Упаковка»

2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО     «Упаковка»

2.2. Оценка состояния системы бухгалтерского учета на предприятии

2.3. Особенности организации первичного учета и документооборота

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию системы первичного учета в  ООО «Упаковка»

3.1. Мероприятия по улучшению работы с первичной документацией

3.2. Совершенствование организации документооборота в ООО «Упаковка»

3.3. Расчет экономического эффекта от автоматизации первичного учета

Заключение

Список использованной литературы             

Приложения

Введение

Составление первичных документов является важным этапом учетного процесса. Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах, который является письменным подтверждением на право совершения хозяйственных операций. На основе первичных учетных документов составляют сводные учетные документы. Следовательно, неправильное заполнение первичных документов может привести к ошибкам в отражения информации, содержащейся в этих документах на счетах бухгалтерского учета, и к искажению сведений, составляемой финансовой отчетности. Так как при проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление первичных документов или не оформление произведенных хозяйственных операций становятся, как правило, причиной разногласий с налоговыми органами. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о достоверности расчетов с бюджетом.

Важное значение первичных документов проявляется и в их использовании для проведения аудиторской проверки учетной работы на предприятии. Роль первичных документов также носит не оспоримый характер и в управлении предприятием, так как с их помощью осуществляется непосредственный контроль над расходованием средств и движением имущества организации. 

       Все это  обуславливает актуальность выбранной темы данной выпускной квалификационной работы.

Создание носителей первичной учетной информации является ответственным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения важны не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые документы, а также договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др. Поэтому каждый первичный документ, принимаемый к учету на предприятии, требует тщательной проверки.

В нашей стране установлена система стандартов, в которых определены  назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми  едиными требованиями, утвержденными в нормативных актах при  составлении первичных документов необходимо учитывать определенные правила по оформлению, а также требования, которые должны быть соблюдены для обеспечения юридической  силы документов. Документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке.

Создание носителей первичной учетной информации (документов)  являются трудоемким процессом, на который затрачивается более половины рабочего времени. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ, путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Целью настоящей выпускной работы является изложение теоретических и практических вопросов ведения первичного учета и документооборота на примере конкретного предприятия, а также разработка мероприятий по его совершенствованию.

Для достижения поставленной цели в работе предстоит решить следующие основные задачи:

- рассмотрение основных понятий первичных учетных документов и документооборота;

- исследование нормативного регулирования первичного учета;

- изучение особенностей организации первичного учёта и документооборота на конкретном предприятии;

- формулирование рекомендаций по совершенствованию первичного учета и документооборота.

Предметом исследования данной работы являются первичные документы и документооборот.

Выпускная квалификационная работа выполнена на материалах предприятия оптовой торговли ООО Упаковка за 2005-2007гг. В качестве источников данных были использованы учредительные и распорядительные, первичные документы, бухгалтерские сводные регистры и отчетность за 2005-2007гг.

Теоретической и методической базой для написания работы послужили нормативно-правовые документы, периодические издания, освещающие исследуемую тему и научные работы ведущих специалистов по  бухгалтерскому учету.

Глава 1.Теоретические основы первичного учета и документооборота в системе бухгалтерского учета

1.1. Нормативно-правовое регулирование первичного учета

Первичный учет представляет собой научно-обоснованную систему наблюдения, сбора, регистрации и накопления первичных хозяйственных фактов финансово-хозяйственной деятельности организаций в виде первичных бухгалтерских документов [25, с. 70].

  Слово «документ» происходит от латинского documentum – доказательство. Под термином «документ» следует понимать письменное доказательство, свидетельство [19, с. 55].

Согласно ГОСТ 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации.    

Документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке [19,  с. 55].

Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.

В соответствии с ГОСТ 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [9, с. 61].

Для осуществления контроля качества документов, подтверждающих движение имущества и обязательств организаций всех форм собственности и единообразия  в оформлении производимых ими хозяйственных операций, в нашей стране используется система четырех уровневого нормативного регулирования.

Первый уровень нормативных документов включает в себя законы и иные законодательные акты (указы Президента, постановления Правительства), регулирующие прямо или косвенно постановку первичного учета в организации. Так единые правовые и методологические основы ведения первичного учета в организациях установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 №129-ФЗ (в ред. от 30.06.2003) [3], Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 №34н, Налоговым кодексом Российской Федерации (Федеральный закон от 31.07.1998г. №146-ФЗ. Ч.1., Федеральный закон от 05.08.2000г. №118-ФЗ. Ч.2.) и другими законодательными и нормативными актами. Документы данного уровня устанавливают единые правовые и методические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации [25, с. 62]. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц [26, с. 15].

Также законом регламентируются следующие положения: перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, момент оформления документа, исправление документов, выбор бумажного или машинного носителя информации.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации [3].

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Правительство Российской Федерации Постановлением от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Указанный Порядок был утвержден Постановлением Госкомстата России и Минфина России от 29.05.1998, 18.06.1998 №57а/27н. В соответствии с этим Порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются   к   учету,   если  они  составлены  по  унифицированным формам [19, с. 56].

С 1 января 2003 г. были введены в действие поправки в ст.4 Федерального закона "О бухгалтерском учете", которыми предусматривалось освобождение организаций, перешедших на упрощенную систему налогообложения, от обязанности ведения бухгалтерского учета, за исключением ведения учета основных средств и нематериальных активов. В эту статью были включены нормы о том, что "организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном гл.26.2 Кодекса". То есть таким организациям было предоставлено право, самим принимать решение о том, будут они или нет вести бухгалтерский учет и первичный учет в частности в порядке, установленном законодательством о бухгалтерском учете. Естественно, что в случае принятия решения об отказе от ведения бухгалтерского учета ответственность, предусмотренная Кодексом, равно как и иными законодательными актами, за нарушение установленного порядка ведения бухгалтерского учета по отношению к таким налогоплательщикам применяться не будет [3].

В 2007 году Минфин обнародовал проект закона "Об официальном бухгалтерском учете", который должен прийти на смену Закону от 21.11.1996 (в ред. от 30.06.2003) № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», и ряд других нормативных актов. Хотя ныне действующий Закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и был принят вслед за Гражданским кодексом, с момента его вступления в силу прошло почти 11 лет. За это время российская экономика изменилась коренным образом. Относительно первичного учета проект закона возлагает на руководителя экономического субъекта обязанность по утверждению форм первичных учетных документов. Утверждение осуществляется по представлению лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

В настоящий момент формы первичных учетных документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 29.05.1998 №57а и Минфина России от 18.06.1998 №27н подлежат введению во всех организациях, осуществляющих деятельность на территории нашей страны. Поэтому сейчас экономический субъект вправе утверждать лишь формы тех первичных учетных документов, которые отсутствуют в альбомах унифицированных форм. Принятие нового закона предполагает отказ от применения унифицированных форм. Каждый экономический субъект будет вправе утверждать формы первичных учетных документов, необходимых для ведения бухгалтерского учета в этом конкретном экономическом субъекте. Непременным условием утверждения и дальнейшего использования таких форм является наличие обязательных реквизитов, перечень которых в целом соответствует содержащимся в п. 2 ст. 9 действующего Закона «О бухгалтерском учете». Еще один момент, на который хотелось бы обратить внимание, заключается в следующем. В п. 8 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» в случае изъятия первичных учетных документов органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел главный бухгалтер вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, снять с документов копии с указанием даты и основания изъятия.

Таким образом, для снятия копии фактически требуется наличие двух субъективных обстоятельств - желания самого главного бухгалтера и разрешения представителя органа, проводящего изъятие. В случае если главный бухгалтер не счел необходимым сделать копии изымаемых документов или представитель органа, проводящего изъятие, не разрешил сделать это, организация оказывается в положении, когда у нее отсутствуют копии документов, на основании которых может быть вынесено решение о признании ее виновной в совершении какого-либо экономического преступления.

Дабы избежать подобной ситуации и защитить экономический субъект, разработчики проекта внесли в него положение, согласно которому в случае изъятия первичных учетных документов экономический субъект должен в присутствии представителя органа, проводящего изъятие, изготовить копии таких документов. Изготовление копий изымаемых документов становится не правом, а обязанностью экономического субъекта, выполнение которой проконтролирует и представитель органа, проводящего изъятие.

Хотя в проекте и не указано должностное лицо, ответственное за снятие копии изымаемого документа, думается, что таковым будет являться лицо, на которое возложена обязанность по ведению бухгалтерского учета. Это может быть и главный бухгалтер, и представитель лица, осуществляющего ведение бухгалтерского учета на основании договора, и сам руководитель экономического субъекта.

Немаловажную роль в появлении данного законопроекта стало то, что  Россия, желая войти в качестве равноправного участника в мировое экономическое сообщество, осуществляет постепенный переход к ведению бухгалтерской и финансовой отчетности в соответствии с международными стандартами (МСФО, US GAAP). Все это нашло свое отражение в проекте закона «Об официальном бухгалтерском учете» [ 36, с. 19].

Второй уровень системы нормативного регулирования формируют положения (стандарты) по бухгалтерскому учету. В этих документах обобщены принципы и базовые правила бухгалтерского учета, изложены основные понятия, относящиеся к отдельным участкам учета, возможные бухгалтерские приемы без раскрытия конкретного механизма применения их к определенному виду деятельности. Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) устанавливают порядок учета и оценки определенного объекта или совокупности объектов. ПБУ конкретизируют Закон о бухгалтерском учете [27, с. 25].  В настоящее время разработаны и утверждены следующие ПБУ, регламентирующие ведение первичного учета:

1) 1/98 «Учетная политика организации» (Приказ Минфина России от 9 декабря 1998 г. №60н ( ред. 30.12.1999 №107н)). В данном положении регламентируется необходимость создания и утверждения в учетной политике предприятия графика документооборота, неунифицированных документов бухгалтерского учета применяемых на конкретном предприятии .

2) 2/94 «Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство» (Приказ Минфина России от 20 декабря 1994 г. №167). Положение регламентирует основные аспекты договоров на капитальное строительство, обеспечивающие их правомерное принятие  к учету.

3) 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (Приказ Минфина России от 9 июня 2001 г. №44н). Документ определяет порядок первичного учета материально-производственных запасов на предприятиях, их оценку, способы списания и другое.

4) 6/01 «Учет основных средств» (Приказ Минфина России от 30 марта 2001г. №26н). Данное положение регламентирует отражение движения и оценки стоимости основных средств в первичных документах.

5) 14/2000 «Учет нематериальных активов» (Приказ Минфина России от 16 октября 2000 г. №91н). Определяет основные вопросы оформления  движения и оценки нематериальных активов в первичном учете и другие.

Третий уровень, включающий Методические рекомендации и указания Минфина России конкретизирует статьи законов и отдельные Положения по бухгалтерскому учету, а также постановления Госкомстата России. К таким методическим рекомендациям, например, относятся: Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. №49), которые регламентирует документальное оформление подготовки, проведения и отражения результатов инвентаризации имущества и обязательств предприятий [18, с. 55]. Документы данного уровня определяют схему регистрации и группировки объектов наблюдения в первичных документах, регулируют методы оценки имущества, и отражения их в первичном учете.

Четвертый уровень в системе регулирования занимают рабочие документы организации, формирующие ее учетную политику в методическом, техническом и организационном аспектах.  Учетная политика организации является основным внутренним нормативным документом, устанавливающим правовые основы функционирования учетно-аналитической системы. Помимо учетной политики коммерческая организация должна разработать нормативную базу по первичному учету, в которой следует отразить, в частности:

- организационно-правовые основы и технологию документооборота;

- формы первичной учетной документации;

- список лиц, имеющих право подписи первичных учетных регистров;

- организацию архивирования бухгалтерских документов [42, с. 21].

В действующем законодательстве Российской Федерации отсутствует прямое указание относительно того, какие формы первичных и сводных учетных документов организации необходимо иметь на бумажном носителе, если в данной организации бухгалтерский учет ведется с применением компьютерных бухгалтерских программ.

Из анализа нормативных документов в области бухгалтерского учета и отчетности следует, что предприятия, учреждения и организации самостоятельно формируют учетную политику исходя из своей организационно - правовой структуры, отрасли и другой специфики деятельности, руководствуясь действующим законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, а также нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет.

Формы первичных учетных документов, применяемых на предприятии, но не содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном Постановлениями Госкомстата России, утверждаются руководителем организации.

Разработанные организацией внутренние формы первичной документации также должны быть в обязательной форме зафиксированы в ее учетной политике по бухгалтерскому учету. Обычно для этого составляется альбом неунифицированных форм, который утверждается в составе учетной политики в качестве ее приложения [25, с. 87].

Учетная политика, принятая организацией, утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета. Организация должна документально оформлять все хозяйственные операции, однако она сама решает, какие документы следует оформлять в бумажном виде и какие - на магнитном носителе.

1.2. Первичный учет и система документооборота

Бухгалтерский учет - это система сбора и обобщения информации об имуществе организаций и ее обязательствах. Основа бухгалтерского учета - первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть оформлены оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. Первичный документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив [20, с. 140].

Схема документооборота в бухгалтерском учете приведена на рисунке 1.

Рис.1. Схема документооборота бухгалтерских документов

Организация документооборота подразумевает:

- разработку первичных форм документов в случаях когда нет аналогичных унифицированных форм;

- доработку унифицированных форм;

- разработку учетных регистров и форм внутренней отчетности;

- создание графика документооборота;

- определение механизма принятия документов к учету;

- выбор системы обработки документов;

- порядок хранения и уничтожения документов [19, с. 61].

Первичный учет следует рассматривать с позиции ручной формы бухгалтерского учета и с позиции автоматизированной формы бухгалтерского учета. В первом случае первичный учет представляет научно-обоснованную систему наблюдения, сбора, регистрации и накопления первичных хозяйственных фактов финансово-хозяйственной деятельности организаций. В условиях компьютерной обработки данных (автоматизированная форма учета) первичный учет - это научно-обоснованная система наблюдения, сбора, регистрации, накопления и первоначальной обработки посредством прикладных компьютерных программ первичных хозяйственных фактов финансово-хозяйственной деятельности организаций [27, c. 11].

   Схематично первичный учет представлен на рисунке 2 .

Рис.2. Схема первичного учета

Первичные бухгалтерские документы являются письменным свидетельством совершения хозяйственной операции или дают право на ее совершение [24, с. 175]. Поэтому документирование хозяйственных операций - это первичная регистрация (подтверждение) каждой хозяйственной операции правильно оформленным первичным документом, имеющим юридическую силу, в местах и в момент ее совершения, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Соответственно и первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Общие требования к оформлению документов установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» [3] и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (с изменениями и дополнениями).

Согласно этим нормативным актам первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие альбомы разрабатывает Госкомстат России. В настоящее время утверждены формы для большинства хозяйственных операций, например, при продаже товара оформляются товарная накладная и счет-фактура, при покупке материалов - приходный ордер и т.д (Приложение 11)  [10, 11, 12, 13].

Документы, форма которых законодательно не утверждена, организации разрабатывают самостоятельно. Но согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [3] эти документы должны содержать следующие обязательные реквизиты. [26, с. 11].

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель организации, главный бухгалтер или лица, уполномоченные на то приказом руководителя организации.

Ответственность за своевременное и надлежащее оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы [3].

Поэтому для ведения первичного учета в организации следует определить круг лиц, имеющих право на составление первичных документов. Для этих целей используются должностные инструкции и сложившаяся технология обработки документации в бухгалтерии организации. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Юридическая сила документа зависит и от того, насколько его разработчиками соблюдены требования как в целом к форме данного документа, так и к другим отдельным элементам (реквизитам) этого документа.

Кроме того, документы, оформленные с отступлением от требований закона «О бухгалтерском учете», теряют свою юридическую значимость [29, c. 121].

Первичные и сводные учетные документы могут составляться:

- на бумажных носителях информации;

- на магнитных носителях информации.

Практика показывает, что для облегчения и оперативности ведения бухгалтерского учета подавляющее большинство организаций применяет компьютерные бухгалтерские программы и составляет учетные документы на магнитных носителях информации [40, c. 22].