Министерство образования и науки Российской Федерации

Автономное  образовательное учреждение

высшего профессионального образования 

“Ленинградский  государственный университет им. А.С.Пушкина”

Институт  информатики

Кафедра информатики и вычислительной математики

 
 
 
Дипломная работа

на тему: “Документирование деятельности менеджера по системе менеджмента качества”

Специальность: 032001.65 — Документоведение и документа-ционное обеспечение управления

Выполнила:

студентка VI курса А.Ю.Наумова

Научный руководитель:

доцент, к.п.н. О.Ю. Ильяшенко

Допущена  к защите «____»___________201 г .

Зав.кафедрой ВМ _________________ Калашников Е.В. 

Оглавление Приложение А “Должностная инструкция менеджера

по системе  менеджмента качества”……………………………………………….

Приложение Б “ Приказ “О разработке системы менеджмента качества в

ООО «ТехноКомСтрой»  на основе ГОСТ Р ИСО 9001”………………….

Приложение В “ Политика в области качества“…………………………

Приложение Г   СТО СМК “Порядок разработки, оформления

 и ведения  стандартов организации"……………………………………….

Приложение  Д  Файл “Шаблон стандрата”. dot ( компакт-диск). 
Введение

     В современном производстве менеджмент качества занимает ведущее положение в общем менеджменте организации наряду с финансовым, инвестиционным, производственным, социальным и т.д.

     Российские проектировщики - строители при проведении подрядных торгов или переговоров с заказчиками - инвесторами все чаще сталкиваются с ситуацией, когда обязательным условием заключения договора является наличие системы менеджмента качества ( далее – СМК), сертифицированной в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

     СМК – это система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству. Наличие действующей документированной СМК в организации и сертификата на неё говорит как минимум о том, что компании можно доверять, что риски в компании прогнозируемы, а выявленные несоответствия устраняются вместе с причинами их появления.

     В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) является важным аспектом работы любой организации: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение. 

     ДОУ охватывает также вопросы управления качеством в организации: документирования системы менеджмента качества и том числе документирование деятельности менеджера по системе менеджмента качества

(далее – менеджера по СМК).

     Наличие сертифицированной документированной СМК позволяет организации:

• усовершенствовать организационную структуру управления и повысить ее эффективность;
• повысить уровень качества продукции или услуг;
• увеличить объем сбыта продукции;
• снизить непроизводительные затраты (потери при производстве, брак, рекламации);
• реализовывать выпускаемую продукцию по мировым ценам;
• повысить имидж компании в глазах иностранных и российских партнеров, инвесторов;
• побеждать в конкурентной борьбе;
• предоставлять возможность получения льготных кредитов;
• формировать общественное мнение о стабильном, прочном положении предприятия на рынке;
• предоставить возможность получения государственного, муниципального, или городского заказа на производство работ и услуг.

     Цель  дипломной работы - анализ деятельности менеджера по СМК в ООО “ТехноКомСтрой” и определение необходимых процедур его деятельности, требующих документирования.

      Поставленная цель определяет основные задачи дипломной работы:

1. В теоретической части - рассмотреть понятие документированной СМК, раскрыть степень участия менеджера по СМК в разработке необходимых документов;
2. В практической части диплома поставлена задача разработки документов, регламентирующих деятельность менеджера по СМК или являющихся результатом его деятельности.

     Документом, регламентирующим деятельность менеджера  по СМК в организации является “Должностная инструкция менеджера по системе менеджмента качества ”.

     Основным результатом деятельности менеджера по СМК является создание документов СМК. Стандарт организации “Порядок разработки, оформления и ведения стандартов организации" – один из первоочередных документов, необходимых для разработки СТО СМК. В дипломной работе необходимо описать этапы разработки этого документа, рассмотреть требования к его содержанию и оформлению.

     В дипломной работе приняты следующие  сокращения:

менеджер по системе менеджмента качества……………менеджер по СМК;

общество с  ограниченной ответственностью

“ТехноКомСтрой”…………………………………………организация; 

система менеджмента  качества ……………………………СМК;

стандарт организации ………………………………………СТО;

стандарт организации системы менеджмента качества ……………………………………………………………….СТО СМК. 
1 Анализ деятельности менеджера по СМК

1.1 Задачи, функции и организационная  структура

     В настоящее время среди предприятий  современного строительства в Российской Федерации преобладают небольшие  организации численностью от 50 до 100 человек, такой компанией является ООО “ТехноКомСтрой”.

     Компания  создана в 2007 году. Основное направление деятельности - проектирование инженерных магистральных сетей, коммуникаций и сооружений в полном объеме, начиная с геолого-геодезических изысканий и заканчивая получением всех необходимых согласований для прохождения экспертизы и получения положительного заключения. Квалификация специалистов, современное оборудование, техника и оснащение позволяет выпускать проекты, соответствующие самым высоким требованиям качества.

     В настоящее время организация ООО ”ТехноКомСтрой” - это современная, динамично развивающаяся компания, обладающая квалифицированными специалистами в области проектирования. Компания прочно заняла свое место на рынке проектных услуг Северо - Запада и зарекомендовала себя как высококвалифицированная проектная организация, открытая любым взаимовыгодным партнерским отношениям.

     Постоянное  развитие и совершенствование, трудовой настрой коллектива, компетентность, умение комплексно решать задачи каждого заказчика делают компанию востребованной и конкурентоспособной организацией. Организация по праву заслужила репутацию надежного партнера, обладающего всем необходимым для комплексного решения задач, связанных с проектированием магистральных инженерных сетей. 
 

      Последние проекты компании:

• Переустройство магистрального газопровода «Сланцы - Кингисепп» на участке подъездной технологической автодороги к карьеру известняка месторождения «Западная Боровня - Южный». Строительно-монтажные работы.
• Внешнее электроснабжение тяговой ПС «Гатчина».
• Изыскания, разработка рабочей документации на внешнее электроснабжение тяговой подстанции, ВЛ 110кВ. Релейная защита, телемеханика, автоматика, ВОЛС.
• Переустройство ВЛ 110 кВ на участках «Надым-Багульник», «Надым- Береговая», «Надым-Морошка».
• Устройство релейной защиты, автоматики и управления объекта ПС «Новолисино» в части ОРУ 110кВ и Т1(Т2) 11с0/10.

     Организационная структура ООО «ТехноКомСтрой»  приведена на

     рисунке 1. 
 

Рисунок 1- Организационная структура ООО “ТехноКомСтрой”

1.2 Нормативно-методические документы,  регламентирующие

 деятельность организации

     Всю действующую документацию ООО “ТехноКомСтрой” можно разделить на внутреннюю и внешнюю.

     К внешней документации относятся следующие документы:

1. Законы РФ. Постановления Правительства РФ, распоряжения вышестоящих организаций ( в том числе в области качества);
2. международные, национальные (зарубежных стран), межгосударственные ( в рамках СНГ), государственные (российские) и отраслевые стандарты;
3. нормативные документы Госстроя России;
4. документы органов надзора.

     К внутренней документации организации  относятся:

     а) организационная документация, в том числе:

     - устав организации, организационная структура организации;

     - положения о структурных подразделениях организации , главных специалистах, уполномоченных по СМК в подразделениях;

     - должностные инструкции;

     - документация по стратегическому и оперативному планированию, в том числе :

     - планы и программы по качеству;

     - комплексный план развития организации, годовые планы;

     решения Совета по качеству;

     б) методическая документация, в том числе :

     - инструкции ( например, документированные процедуры);

     - методические рекомендации ( например, по внедрению статистических методов управления качеством);

     в) организационно-распорядительная документация, в том числе:

     - приказы и распоряжения высшего руководства организации;

     - внутренняя нормативная документация, в том числе:

     - стандарты организации;

     - альбомы бланков и форм;

     - техническая документация.

     В своей практической деятельности при  проектировании объектов  сотрудники ООО «ТехноКомСтрой» руководствуются требованиями следующей нормативной документации:

     - система проектной документации для строительства ( Спдс );

     - строительные нормы и правила ( СНиП ):

• СНиП 10-01-94 (с изм 1 1997, 2 1998)- Система нормативных документов в строительстве. Основные положения ;
• СНиП 11-01-95- Инструкция о порядке разработки, согласования, утверждения и составе проектной документации на строительство предприятий, зданий и сооружений;
• СНиП 11-02-96- Инженерные изыскания для строительства. Основные положения ;
• СНиП 11-03-2001- Типовая проектная документация ;
• СНиП 11-04-2003- Инструкция о порядке разработки, согласования, экспертизы и утверждения градостроительной документации ;

1.3 Документы, регламентирующие деятельность менеджера по CМК

     В целях повышения конкурентоспособности  и создания целостной системы действий по улучшению качества ООО «ТехноКомСтрой» в 2011 году приступил к разработке, внедрению и подготовке к сертификации СМК организации на основе ГОСТ Р ИСО 9001—2008 «Системы менеджмента качества. Требования».

     В ООО «ТехноКомСтрой» была создана Служба качества и впервые введена должность менеджера по СМК. Службой  качества руководит Заместитель Генерального директора по подготовке производства и СМК, в состав Службы качества организации входят  менеджер по CМК и нормоконтролер.

     Одним из обязательных требований СМК является наличие должностных инструкций на всех работников организации.

     В практической части дипломной работы была поставлена задача разработки должностной инструкции менеджера по СМК в ООО “ТехноКомСтрой”.

     Менеджер  по СМК - специалист, понимающий стандарты и принципы системы менеджмента качества, способный проводить оценку организации и ориентировать ее на удовлетворение заказчика ( потребителя), управлять проектами, направленными на поддержку стратегических целей организации, уметь мотивировать персонал на достижение этих целей.

     Квалификационные  требования к менеджеру по СМК включают:

• знание стандартов в области качества;
• умение управлять человеческими ресурсами;
• организацию системы подготовки и обучения кадров;
• умение учитывать потребности в области качества и  разрабатывать  стратегические планы;
• умение и навыки в управлении проектами.

     На  рисунке 2 приведена схема умений и навыков, которыми должен владеть менеджер по СМК. 
 
 
 

Рисунок 2 - Схема умений и навыков, которыми должен владеть менеджер по СМК

      На рисунке 3 приведена структурная схема документа “Должностная инструкция менеджера по системе менеджмента качества”.

Рисунок 3 - Структурная  схема документа “Должностная инструкция менеджера по системе менеджмента качества”

     Должностная инструкция разработана с учетом требований

ГОСТ Р ИСО 9001 на основе “Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих “, утвержденного Министерством труда и социального развития Российской федерации в 2004г , трудового кодекса РФ.

     Должностная инструкция подписывается менеджером по персоналу и утверждается генеральным директором ООО “ТехноКомСтрой” . Вводится в действие приказом по организации.

     Документ  “Должностная инструкция менеджера по системе менеджмента качества” приведен в приложении А.

     Таким образом, в своей деятельности менеджер по СМК руководствуется:

• нормативными документами в области менеджмента качества;
• методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
• уставом организации и правилами трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями генерального директора организации (непосредственного руководителя);
• должностной инструкцией.

2 Документирование деятельности менеджера по СМК

2.1 Анализ документирования системы менеджмента качества

     Продуктом деятельности менеджера, как известно, является управленческое решение. И весь жизненный цикл этого решения  сопровождается созданием тех или иных документов, т. е. документально обеспечивается. Каждая организация сама определяет номенклатуру и объем необходимой документации для нормального функционирования СМК.

     Под документированием СМК понимается деятельность менеджера по СМК по установлению структуры и состава документации и механизма ее управления. Документирование включает как разработку документации, так и управление самой документацией в ходе функционирования СМК. Цель документирования СМК заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования СМК, соответствующей рекомендациям и требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

     Основными задачами документирования СМК являются:

• установление и нормирование требований к выполнению работ в системе менеджмента качества;
• обеспечение воспроизводимости процессов административного управления качеством;
• регулярная регистрация фактических данных о качестве продукции и состоянии СМК в ходе ее функционирования и совершенствования;
• закрепление лучших традиций и накопленного опыта по организации и проведению работ в СМК;
• обеспечение оценки соответствия продукции (услуг) и СМК.

      Документом СМК считается любой материальный носитель информации с реквизитами, позволяющими идентифицировать данную информацию. Документирование осуществляется на естественном языке (машинописные документы, выполненные с помощью персонального компьютера), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (компакт- диски , карты “флэш-памяти” др.).

     В понятие документ СМК входят в первую очередь приказы и положения по организации, относящиеся к СМК ("О совершенствовании системы менеджмента качества", “О представителе руководства”, “О руководителе проекта”, "О службе системы качества") и другие организационно-распорядительные документы предприятия, например "Положения о подразделениях" и "Должностные инструкции".

     Менеджер  по СМК подготавливает   приказ “О разработке системы менеджмента качества в ООО «ТехноКомСтрой» на основе ГОСТ Р ИСО 9001-2008”, согласно которому утверждается состав рабочей группы и план-график работ по разработке документации СМК, внедрению и подготовке к сертификации СМК ООО “ТехноКомСтрой” ( приказ приведен в приложении Б) ;

     На  рисунке 3 приведена структура документации СМК

ООО “ТехноКомСтрой”. 
 

Рисунок 3 - Структура документации СМК ООО «ТехноКомСтрой» 

     Структура документации СМК, построенной по стандарту

ГОСТ Р ИСО 9001, представляет собой иерархическую систему взаимосвязанных документов. Часть этих документов в явном виде оговорена в стандарте, другая часть подразумевается. Поэтому структура СМК имеет “постоянную” составляющую, определенную стандартом и “переменную” составляющую, зависящую от конкретной организации.

     “Постоянная” составляющая структуры документации СМК:

• Политика в области качества;
• Цели в области качества;
• Руководство по качеству;
• шесть обязательных процедур системы качества;
• записи по качеству.

     “Переменная” составляющая структуры в стандарте поименована в следующем виде – “документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими (п. 4.2.1 ГОСТ Р ИСО 9001)”. Как правило, к этим документам относятся различные планы, карты или схемы процессов, рабочие инструкции, отчетные формы, договора, нормативные документы, накладные и пр. Можно считать, что под эту “переменную” составляющую подпадает практически вся документация организации.

     Некоторые рекомендации по составлению структуры  документации СМК и содержанию документов СМК дает ГОСТ Р ИСО/ТО 10013:2007 “Менеджмент организации. Рекомендации по документированию систем менеджмента качества”. Однако, при составлении структуры документации СМК лучше ориентироваться на существующую в организации систему документации, дополняя ее необходимыми уровнями и документами, требуемыми

ГОСТ Р ИСО 9001.

      Исходя из цели и задач документирования создаваемой в организации СМК, документы СМК должны отвечать следующим требованиям:

1. Документация должна быть системной, т.е. определенным образом структурированной, с четкими внутренними связями между элементами системы менеджмента качества. Она должна давать ясное представление как о системе качества в целом, так и о каждом отдельном ее элементе. Документация является в полной мере системной, если отсутствие хотя бы одного входящего в нее документа приводит к сбою функционирования системы качества. Системность документации СМК выражается также в том, что она выступает неотъемлемой частью документации общей системы управления предприятием.
2. Документация должна быть комплексной, т.е. охватывать все аспекты деятельности в системе менеджмента качества, в том числе: организационные, экономические, технические, правовые, социально-психологические, методические.
3. Документация должна быть полной, т.е. содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах, выполняемых в системе менеджмента качества, а также о способах регистрации данных о качестве. При этом объем документации должен быть минимальным, но достаточным для практических целей. Документация должна включать как внутренние, так и внешние документы по качеству (законы, постановления, государственные, межгосударственные и международные стандарты, методические рекомендации и т.д.).
4. Документация должна быть адекватной рекомендациям и требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001. Это означает, что каждый документ системы менеджмента качества должен содержать положения, соответствующие конкретным рекомендациям или требованиям .
5. Документация должна содержать только практически выполнимые требования. В ней нельзя устанавливать нереальные положения.
6. Документация должна быть легко идентифицируемой. Это предполагает, что каждый документ системы менеджмента качества качества должен иметь соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющий установить его принадлежность к определенной части системы.
7. Документация должна быть адресной, т.е. каждый документ системы менеджмента качества  должен быть предназначен для определенной области применения и адресован конкретным исполнителям.
8. Документация должна быть актуализированной. Это означает; что документация в целом и каждый отдельный ее документ должны своевременно отражать изменения условий обеспечения качества на предприятии.
9. Документация должна иметь санкционированный статус, т.е. каждый документ системы менеджмента качества и вся документация в целом должны быть утверждены или подписаны полномочными должностными лицами.

2.2 Технология разработки СТО СМК

2.2.1 Документы, разрабатываемые менеджером по СМК

     Менеджер  по СМК в ООО «ТехноКомСтрой» участвовал в подготовке первоочередного документа системы менеджмента качества – “Политика в области качества”.

     Политика  в области качества – общие  намерения и направление деятельности организации в области качества. Политика в области качеств должна содержать обязательства, соответствовать требованиям и постоянно повышать результативность системы менеджмента качества.;

     Цели  в области качества - цели, которых добиваются или к которым  стремятся в области качества. Цели в области качества должны быть достижимыми.

     Политика  и цели в области качества  должны быть задокументированы в виде самостоятельного документа или включены в руководство по качеству.

     Все сотрудники организации в обязательном порядке должны быть ознакомлены с этим документом.

     Документ  “Политика в области качества” ООО “ТехноКомСтрой” приведен в приложении В.

2.2.2 Виды стандартов организации

     Стандарт  организации – нормативный документ, в котором определены требования к тому, как необходимо выполнять деятельность, в нем устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, выполнения работ или оказания услуг.

     СТО СМК являются основой документации СМК. В идеале, вся собранная в них информация должна полностью описать, как работает организация. Все СТО СМК можно разделить по тематическим признакам, приведенным в таблице 1.

     СТО СМК разрабатываются следующих видов:

• основополагающие стандарты, которые устанавливают правила построения, изложения и оформления документации различных видов (в том числе проектной, сметной ), правила выполнения чертежей, общие требования и нормы, необходимые для обеспечения различных производственных процессов, общие требования по безопасности и т.п.;
• стандарты на процессы производства и эксплуатации продукции (услуг);
• стандарты на методы контроля, испытаний, измерений.

     При определении числа документов СМК было взято за основу следующее правило: “документов должно быть настолько много, насколько это необходимо и настолько мало, насколько это возможно”*.