СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

      Тема  моей работы звучит так: «Документирование деятельности помощника менеджера на примере «Фирмы СПКА»».

Актуальность данной темы обусловлена тем, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется на виде разного рода документов.

Исследования  показывают, что 75% рабочего времени  сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу¹. Управление документации становится одним из главных факторов конкурентоспособности предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания. Правильно организованное управление делами снижет время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. ²

Степень разработанности  темы

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем  знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления). Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины.

В последнее  десятилетие, к сожалению, нарушился  баланс между теоретическими исследованиями и прикладными разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников практического делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют накопленный научно-методический потенциал документоведения.

Сейчас  наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов. Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить добротным исследовательским материалом для последующей аналитико-синтетической переработки.

      Объект  исследования – является документированная информация ООО СПКА

      Предмет исследования – документирование деятельности помощника менеджера в фирме СПКА

        Цель исследования - классификация и оптимизация состава применяемых форм документов в ООО СПКА

      Для достижения главной цели исследования  необходимо решить ряд задач:

• - изучить теоретическую литературу по данной теме
• - рассмотреть историю создания и характеристику исследуемого предприятия
• - раскрыть организацию документооборота на данном предприятии
• - проанализировать недостатки в работе ДОУ
• - разработать рекомендации по улучшению документационного обеспечения в ООО «СПКА».
• - в заключении работы сделать краткие выводы по теме исследования

      Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой избранной темы. По некоторым направлениям они охватывают исторический период с момента возникновения Русского централизованного государства до настоящего времени, однако основная часть работы освещает проблемы управления документацией в ООО СПКА в 2009 – 2009 году

Методология исследования представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно документоведческих. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: исторический, системный, сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

Теоретическая основа исследования законодательные и правительственные акты по вопросам стандартизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства и стандартизации; нормативные и методические материалы, государственные стандарты; терминологические словари, методическая литература

Структура работы  определяется последовательностью решения основных задач.  Данная работа состоит из введения, заключения, трех глав и списка литературы. В введении к данной работы рассматривается актуальность темы, обозначается объект и предмет исследования, ставятся задачи, а так же рассматривается практическая значимость данной работы и методы исследования

Первая  глава посвящена рассмотрению истории создания, ег структуры, функций и задач

Вторая  глава – раскрывает вопросы связанные с организацией документообеспечения на предприятии ООО «СПК»

Третья  глава посвящена рекомендациям по улучшению документобеспечения в ООО «СПКА».

В заключении работы делаются краткие выводы по данному исследованию

В конце  работы приведен список использованных источников

      Практическая  значимость работы обусловлена тем, что ее результаты могут быть использованы, как научные рекомендации по улучшению работы с документами в ООО «СПКА». 

ГЛАВА 1. Характеристика предприятия ООО «СПКА»

1.1. История создания  предприятия, ее задачи, функции, структура

     Общество  с ограниченной ответственностью «СПКА» создано в результате реорганизации в форме выделения из Закрытого акционерного общества «Северо-Западная строительная компания» и является его правопреемником с разделительным балансом с февраля 2006 г.

      ООО «СПКА» – многопрофильная строительная организация, способная выполнить полную реконструкцию зданий с использованием современных технологий и материалов – от экспертной оценки инженерных решений и проектных работ до сдачи объекта под ключ.

Юридический адрес данного предприятия : 195197, г. Санкт-Петербург, пр.Металлистов, 99, лит.А

ИНН  7804331397     КПП 780401001

Р/сч.: 40 702 810 668 000 004 584 в филиале «Меридиан»

ОАО «Банк  ВТБ Северо-Запад»

БИК 044 030 791

К/сч.: 30 101 810 200 000 000 791

Телефоны: 576-59-56; 576-59-82;    

Факс: 388-03-96

Генеральный директор: Астанин-Пугачев Константин Юрьевич

Главный бухгалтер: Лешан Марина Александровна

      ООО СПКА является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

      ООО СПКА имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно – правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный и иные счета.

      Целью деятельности компании является извлечение прибыли, предметом деятельности –  строительство и реконструкция, проведение проектных  работ.

      Высшим  органом управления ООО СПКА является общее собрание акционеров. Возглавляет ООО СПКА Генеральный директор. Он является единоличным исполнительно – распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода следок выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций  сотрудников Компании, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании.

      Постоянно действующим коллегиальным  исполнительным органом является дирекция, выраженная Генеральным управлением. Она осуществляет текущее руководство деятельности  компании, непосредственно подчинена  общему собранию акционеров. К компетенции  Дирекции  относятся вопросы текущей финансово – хозяйственной деятельности, не отнесенных к компетенции собрания акционеров.

1.2. Организация документационного  обеспечения управления  ООО «СПКА»

      Согласно  Основным положениям государственной  службы документационного обеспечения управления¹ в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

      Служба  делопроизводства в ООО «СПКА» представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

      Управление  делами включает в себя Общий отдел  и юридическую службу. Возглавляется  начальником, который подчиняется  непосредственно Генеральному директору  Компании. Основными функциями Управления делами являются:

      -  контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

      - контроль за оформлением документов  согласно современным требованиям.

      В состав Общего отдела входит:

      1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

      - прием и первичная обработка  документов, поступающих на имя   руководства;

      - регистрация документов;

      - машинописные работы;

      - распределение телефонных звонков;

      - отправка документов;

      - информационно-справочная работа  с документами.

      2. Административно – хозяйственный  отдел. Этот отдел обеспечивает  хозяйственное обслуживание всех  управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет  следующие функции: 

      -  снабжает канцелярскими принадлежностями;

      -  обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

      -  ведет контроль за сохранностью  материальных ценностей;

      -  устраняет неполадки организационной  техники, мебели и выполняет  многие другие хозяйственные  функции. 

      Наличие в структуре службы документационного  обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ¹, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

      Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО «СПКА».

      Необходимо  отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

      Организационная структура  службы документационного  обеспечения управления ООО «СПКА» – Общего отдела. 

                                         Начальник Общего  отдела 

              Секретариат              Административно                 Секретари

             Генерального               хозяйственный                  структурных

              Управления                         отдел                          подразделений 

      Основными задачами Общего отдела являются:

      1.Обеспечение  четкой организации делопроизводства  в компании, координация деятельности  сотрудников делопроизводственной  службы;

      2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании;

      3. Сокращение документооборота, унификация  форм документов;

      4. Обеспечение единого порядка  документирования, организации работы  с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

      5. Координация работы всех лиц,  ответственных за делопроизводство  в Компании;

      6. Обеспечение повышения квалификации  и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;

      7. Обеспечение хозяйственного обслуживания  всех управленческих подразделений  компании.

        Исходя из вышеперечисленных  задач, Общий отдел осуществляет  следующие функции:

      1. Разработка и внедрение технологических  процессов работы с документами;

      2. Разработка внутренних нормативно-методических  документов по вопросам  документационного  обеспечения управления;

      3. Участие в постановке задач,  разработке, проектировании и внедрении  новых информационных технологий;

      4. Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;

      5. Осуществление контроля за  оформлением  необходимых реквизитов, наличием  и комплектности приложений;

      6. Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

      7. Разработка номенклатуры дел  Компании, обеспечение хранения  дел;

      8. Обеспечение рабочих мест современными  средствами, в том числе средствами  автоматизации;

      9. Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.¹

      Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый  на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

      Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО «СПКА» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

      Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера;  подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

      Секретариаты  филиалов ООО «СПКА» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

      В ООО «СПКА» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

      Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует  на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной  мастерской, должностной инструкцией  и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

      Основным  направлением деятельности архитектурно-планировочной  мастерской является подготовка и техническое  сопровождение проектов. Основными  задачами службы научно-технической  документации являются:

      - получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;

      - входной контроль и регистрация  технической документации;

      - проверка и составление экспертизы  проектно-сметной документации с  выдачей замечаний Заказчику;

      - подготовка документации для  разработки проекта производства  работ БК;

      - разработка проекта производства  работ на строительно-монтажные  работы;

      - документальная подготовка сдачи  объекта;

      - оформление и согласование проектов  технической документации;

      - сопровождение договоров с подрядными  организациями на работы отдела;

      - разработка технической части договоров на работы отдела; 

      - лицензирование и сертификация  работ и видов деятельности;

      - обеспечение производственных участков  проектной документацией, журналами  работ, проектами производства  работ и другой технической  документацией.

      Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической  документации является секретарь.

      Основным  нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

      Инструкция  должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной  системы документационного обеспечения управления¹ и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ². Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

      1. Общие положения; 

      2. Правила подготовки и оформления  документов;

      3. Требования к реквизитам документов;

      4. Организация документооборота:

      - порядок приема, регистрации, направления  и рассмотрения входящей корреспонденции.

      - порядок подготовки и регистрации  исходящих и внутренних документов.

      - организация контроля исполнения  документов.

      - поисковая система по документам.

      - составление номенклатуры дел.

      - формирование и оформление дел.

      - экспертиза ценности документов.

      - передача дел в архив¹.

      Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации². Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.

      Подразделения ООО СПКА осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

      Круг  обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

      Вывод по главе 1.

      Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ООО СПКА присутствуют организационно-распорядительные документы – Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров.

      Но  также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление Компании как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.

      Рассматривая  службу делопроизводства в ООО СПКА следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.

      Структура службы делопроизводства (Общий отдел) организована в ООО СПКА с противоречием Государственной системы документационного обеспечения управления¹, так как это должно быть самостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т.е. Генеральному директору, в структуру которого не должен входить административно-хозяйственный отдел.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ООО «СПКА»

2.1. Организация документооборота

      Информационно – документационное обеспечение, являясь  важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.

      От  четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте, четкости обработке и передаче документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

      «Движение документов в организации с момента  их создания  или получения до завершения исполнения или отправки»¹ называется документооборотом.