Электронный документооборот в процессе управления персоналом на примере администрации Озерского муниципального района

ОГЛАВЛЕНИЕ:

Введение……………………………………………………………………..3

Глава 1. Современные электронные системы управления и работы

               с документами……………………………………………………..9

1.1. Понятие,  цели и задачи системы электронного

       документооборота………………………………………………………9

1.2. Сравнительные характеристики, классификация и виды систем

       электронного делопроизводства……………………………………...18

1.3. Использованием системы электронного документооборота в

       процессе управления персоналом…………………………………….31

Глава 2. Электронный документооборот в процессе управления

               персоналом на примере администрации Озерского

               муниципального района………………………………………….39

2.1. Общая характеристика администрации Озерского

         муниципального района и кадровое обеспечение деятельности

        учреждения…………………………………………………………..39

2.2. Анализ использования системы электронного документооборота

       для  управления работой муниципальных служащих……………...51

 2.3. Предложения по совершенствованию использования системы

                 электронного делопроизводства для реализации мер по

                 управлению персоналом в муниципальных органах власти……...65

Заключение………………………………………………………………..73

Список использованных источников и литературы……………………76

Приложения……………………………………………………………….84

ВВЕДЕНИЕ

В основе успешной деятельности любого учреждения в сфере государственного, регионального или муниципального управления лежит не только наличие рациональное и правильное использование бюджетных средств, их правильное размещение, а так же формирование бюджетов различных уровней, но и обоснованное, правильное и своевременное принятие управленческих решений руководством органов власти адекватно меняющейся ситуации как внутри субъекта, так и в его окружении. Постоянный рост и расширение объемов поступающей информации (различные предложения о сотрудничестве, справочные материалы, деловая переписка и др.), необходимой для принятия управленческих решений, является следствием того, что с каждым последующим этапом приходится получать, обрабатывать и хранить различные документы в гораздо большем количестве, чем раньше.

С учетом все  более возрастающего объема разрешительных и  нормативных документов, а так  же обращений граждан и юридических  лиц, ранее считавшиеся традиционные методы работы по учету документооборота в системе муниципального управления на сегодняшний день являются малоэффективными. Кроме того, в условии постоянно меняющихся требований к оформлению гражданско-правовых документов, неправильная организация делопроизводства может отрицательно отразится на решении различных управленческих вопросов, в т.ч. и касающихся управления персоналом, вследствие чего дальнейшая эффективность в работе учреждения может быть полностью утрачена.

Применение электронных  документов дает множество преимуществ всем хозяйствующим субъектам, включая государственные и муниципальные органы власти, а потому электронный документооборот все более широко применяется в первую очередь в различных органах власти и администрации. Активное применение электронного документа во взаимоотношениях с органами власти определяет необходимость создания четкой и слаженной системы электронного документооборота, обеспечивающей юридическую значимость электронных документов и исключения их фальсификации.

В свою очередь, развитие и расширение сферы обмена электронными документами и придание им статуса одинакового с бумажными носителями имеет важное значение для обеспечения взаимодействия и максимального исключения бюрократических преград во взаимоотношениях между гражданами, юридическими лицами и различными властными структурами.

Создание равных условий для использования электронных документов необходимо не только на региональном, но и на федеральном уровнях. Это обусловлено еще и тем, что непрерывный рост объемов документации для предприятий и организаций (принятие новых стандартов, изменения в разрешительных документах и др.), и другие объективные факторы приводят к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм электронных документов с учетом возможности их компьютерной обработки. Построение наиболее эффективной основы широкого применения электронных средств в различных сферах требует постоянного анализа отношений, которые возникают в процессе электронного документооборота. И наоборот, отсутствие действенной технологии управления электронным документооборотом является причиной того, что при возникающей необходимости практически всегда невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение или его подразделение, на каком этапе находится решение того или иного вопроса и чем конкретно заняты непосредственные исполнители.

 Данные изменения  в системе организации делопроизводства  и документооборота являются одной из важных составных частей кадровой политики и управления персоналом ряда муниципальных учреждений. В связи с этим можно говорить о том, что существующая система документооборота позволяет в значительной мере дисциплинировать сотрудников и является одним из средств, определяющих степень повышения эффективности труда не только делопроизводителей, но и всего штата муниципальных служащих. Кроме того, теперь система электронного документооборота представляет собой ключевой инструмент управленческой деятельности кадровых служб и руководителей территориальных органов власти и самоуправления.

В условиях широкого распространения  информационных технологий, не только само внедрение электронного документооборота и оказания электронных услуг, но и решение различных вопросов, касающихся использования электронного делопроизводства с точки зрения фактора, влияющего на эффективность управления персоналом муниципальных учреждений является, актуальным и практически значимым.

Целью квалификационной выпускной работы является изучение и анализ организации системы электронного документооборота с очки зрения повышения эффективности управления персоналом на примере администрации Озерского муниципального района.

В соответствии с поставленной целью в ходе проводимого исследования поставлены и решались следующие  задачи:

• изучить и раскрыть понятие цели, задачи, рассмотреть классификацию и основные принципы организации современного электронного документооборота;
• рассмотреть современное состояние системы электронного документооборота и исследовать практическое использование результатов складывающихся в процессе электронного обмена документами в системе управления персоналом на примере администрации Озерского муниципального района;
• на основе проведенного анализа разработать и внести предложения по совершенствованию организации работы в данной сфере.

Объектом исследования квалификационной выпускной работы является непосредственно система электронного документооборота как инструмент развития и повышения эффективности деятельности персонала муниципальных органов власти.

Предмет исследования – практическое использование системы электронного делопроизводства  муниципальной администрации для решения вопросов в сфере управления персоналом учреждения.

База исследования –  Администрация Озерского муниципального района Московской области.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы кадровым менеджментом муниципальных органов власти для целенаправленного формирования, развития и совершенствования производственной и исполнительской дисциплины муниципальных служащих с использованием наиболее эффективной системы коммуникации как внутри учреждения так и при работе с обращениями юридических и физических лиц путем личного участия сотрудников в процессе формирования и обмена электронными документами.

Степень научной разработанности выбранной темы исследования характеризуется тем, что по вопросам, касающимся тематики изучения и практической использования различных систем электронного делопроизводства в органах власти, проведено много теоретических исследований и накоплен богатый практический опыт. Однако, несмотря на это, проблема изучения электронного документооборота как одного из основных инструментов управления персоналом органов власти, изучена недостаточно.

В ходе написания квалификационной выпускной работы использовались такие методы исследования, как изучение и обобщение научной литературы по выбранной теме, кроме того проанализированы основные вопросы организации и использования системы электронного документооборота с точки зрения управления муниципальными служащими на примере администрации Озёрского муниципального района.

В качестве теоретической  базы для проведения исследования использовались труды зарубежных и отечественных  авторов, специализирующихся на изучении вопросов, касающихся практического использование системы электронного документооборота для управления в органах власти на муниципальном уровне. Среди наиболее основательных работ, отражающих теоретические вопросы использования системы электронного документооборота, с точки зрения решения вопросов управления муниципальными служащими, являются труды таких исследователей как Васильева С.В. «Государственное правовое регулирование  электронного делопроизводства», Граждана В.Д. «Государственная гражданская служба», Ларина М.В. «Управление документацией и новые информационные технологии», Ефимовой О.А. «Современные системы автоматизации делопроизводства». Непосредственным изучением основных направлений развития систем электронного делопроизводства и их влияния на эффективность работы персонала занимались такие исследователи как Васьковский Е.В. «Электронный документооборот и делопроизводство», Кузьмин Д.В. «Методика применения системы электронного документооборота при реализации процесса управления персоналом государственных и муниципальных учреждений», Мамышева Е.Г. «Перспективы развития информационных систем документооборота при реализации комплекса мер развития муниципальных образований». В изучении возможных направлений практического применения системы электронного делопроизводства для повышения ответственности и производственной дисциплины муниципальных служащих можно отметить работы Соловяненко Н.И. «Общие требования к электронному документообороту и исполнительской дисциплине: теория и практика», Смирновой Г. Н. «Электронные системы управления документооборотом – практическое применение и контроль», Сысоевой Л.В. «Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами в органах власти», Кудряев В.А. «Организация работы с электронными документами». Большую практическое значение в изучении влияния системы электронного документооборота на мотивацию труда муниципальных служащих, а так же выявление недобросовестных сотрудников оказывают проводимые социологические исследования по данному направлению, а именно работы таких авторов как Муравьева Е.В. «Исследования по использованию муниципальными организациями и учреждениями высоких технологий при подготовке и передаче информации», Плешкевича Е.А. «Традиционное и нетрадиционно документоведение: о чистоте идей, а может быть, и рядов», Саблина В.К. «О результатах внедрения электронного документооборота в органах власти», Кочетковой В. П. «Исследование система автоматизации делопроизводства на современных государственных учреждениях», а так же ряда других авторов. Среди работ зарубежных специалистов в области применения и совершенствования электронного документооборота можно отметить Эдвард К. Шелл «Концепция автоматизации документооборота», А. Линкс «Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения», М. Ларс «Выбор и опытное внедрение системы электронного архива в работе концернов», Майкл Дж. Д. Саттон. «Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения».

Кроме того, при проведении исследования использовались руководящие документы, касающиеся организации делопроизводства и документооборота Администрации Озерского муниципального района, результаты социологических исследований и опросов работников администрации, результаты преддипломной практики, материалы официального сайта Администрации Озерского муниципального района, территориальных СМИ.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

Глава 1. СОВРЕМЕННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ И РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

1. Понятие, цели и задачи системы электронного

документооборота

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в  них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Именно поэтому система электронного документооборота может стать эффективным управленческим инструментом для любого предприятия, не говоря уже об органах власти, в которых система делопроизводства более развита и, в отличии о частных фирм и предприятий, продолжает функционировать по определенным, установленным правилам осуществления делопроизводства и документооборота.¹ На сегодняшний день ранее существовавшая в органах власти система бумажных носителей информации практически изжила себя и активно заменяется на электронную систему документооборота.

Дальнейшее развитие данной системы электронного документооборота осуществляется как комплексное мероприятие, состоящее из ряда организационных, административных и технических мер, направленных, прежде всего, на оптимизацию, эффективность и повышение прозрачности управленческих решений, принимаемых тем или иным органом власти как на внутреннем (кадровое планирование) так и при подготовке и реализации конкретных мер в сфере муниципального управления.²

Кроме того, электронный документооборот обеспечивает более оперативный обмен этой информацией между работниками, подразделениями и посетителями. В связи с этим можно говорить о том, что повышение эффективности работы с в случае с электронными документами в территориальных органах власти непосредственно сказывается на эффективности выполнения ими своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан, оперативность и прозрачность принимаемых управленческих решений или повышение благосостояния муниципального образования, обеспечения здоровой конкуренции при размещении муниципального заказа и т.д.

Выполняемая работа, как с бумажными, так и с электронными документами объединяется общим понятием делопроизводство. Делопроизводство как система правил и технологий работы с документами в любой их форме, охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение. Важнейшим технологическим процессом работы с документами в организации является документооборот.

Электронный документооборот представляет собой движение документов по электронным каналам связи с момента их создания или получения и до завершения исполнения, отправки или сдачи в электронное дело или на хранение в архивный файл. Под электронным документооборотом понимаются следующие процессы: регистрация электронных документов, организация и контроль их рассмотрения и исполнения.³

Система электронного документооборота – это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.⁴ При этом предполагается, что процесс управления опирается на удобно читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные принципами электронного документооборота являются:⁵

• однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;
• возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
• непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
• единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
• эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;
• развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

По сравнению  с традиционным бумажным делопроизводством  система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций, важнейшие из которых перечислены ниже.

1. Прием электронных документов.⁶ Система автоматизации делопроизводства, ориентированная только на бумажный документооборот, может ограничиваться работой со структурированной информацией о документе и его реквизитах - так называемой регистрационной карточкой. Система электронного документооборота должна обеспечивать также полноценную работу с самими документами в электронной форме. Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для включения в нее документов из различных источников и устройств, в том числе поступивших по электронной почте, линиям факсимильной связи или на бумажных носителях. Если же документы формируются непосредственно на рабочих местах пользователей системы электронного документооборота, то она должна обеспечить автоматизированное формирование шаблонов типовых документов в стандартных офисных приложениях (например, в MS Word или Excel) с последующей автоматической регистрацией таких документов.

2. Хранение электронных  документов. Именно это функция является ключевой для большинства электронных систем управления документами. В отличии от бумажных носителей информации, система же электронного документооборота предназначена для более широкого круга пользователей, включая и тех, кто предметно работает с документами. Поэтому, помимо традиционных учетно-контрольных реквизитов, она должна предоставить дополнительную возможность хранения и обработки, специфических для каждого вида документов реквизитов.  

3. Управление движением документов. Система электронного документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Это требует качественно нового уровня поддержки механизмов многошаговой маршрутизации документов и распределения ролевых функций участников документооборота для каждого из процессов.

4. Аутентификация пользователей и разделение прав доступа. В системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота подобное разделение прав доступа должно поддерживаться как на уровне регистрационных карточек, так и на уровне электронных документов. (Следует заметить, что в обычных системах управления документами права доступа никак не связаны с маршрутами движения документов.) При переходе к электронному документообороту посредником между участниками процесса обработки документов становится система автоматизации, которая должна идентифицировать пользователя - участника процесса, а также предоставить ему возможность проставления аналога подписи (цифровая подпись) или аналога печати (цифровая подпись пользователя, выполняющего роль хранителя гербовой печати и бланков организации).

5. Электронный документооборот и новые управленческие схемы. В качестве преимущества от зарубежных управленческих схем, Российские аналоги часто имеют высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, горизонтального документооборота, например документооборота, непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей. Действительно, в традиционной отечественной практике документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю, то есть, минуя вышестоящих руководителей этого работника. Таким образом, система электронного документооборота, позволяет оперативно решать вышеуказанную задачу. Ведь разрешив прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить оповещение в электронной форме заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.

Еще более  актуальна проблема перехода на более  прозрачные управленческие схемы при  документообороте, охватывающем сеть территориально распределенных подразделений территориальных органов власти. Например, оперативное взаимодействие между представительствами  муниципальной администрации, расположенными в находящимся на значительном удалении друг от друга сельских округах, осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией посредством электронной почты.

Огромный  управленческий эффект в самой ближайшей  перспективе дает переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях муниципальных органов власти к единой системе документооборота регионального правительства того или иного субъекта РФ, деятельность которого, с точки зрения документооборота, можно рассматривать как один единый виртуальный офис.⁷ Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; прозрачность прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.

Как видно из вышесказанного, системы документооборота в органах власти внедряются, чтобы решать определенные задачи. Одним из основных направлений можно назвать обеспечение более эффективного управления регионом за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей подразделений администрации на каждом уровне выполнения каких-либо управленческих решений. Немаловажное значение так же имеет поддержка системы контроля качества, реализации тех или иных проектов в регионе в строгом соответствии с определенными нормами, стандартами и правилами. Еще одним приоритетным направлением использования системы электронного документооборота является обеспечение безусловной поддержки эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Не менее важной задачей является реализация отдельных направлений кадровой политики внутри органа власти, например, в части, касающейся обеспечения кадровой гибкости за счет более четкого распределения обязанностей в деятельности каждого сотрудника и возможности хранения информации обо всем объеме выполняемой работы каждым конкретным муниципальным служащим.⁸

С точки зрения осуществления внутреннего кадрового аудита и постоянного контроля за работой муниципальных или государственных служащих, внедрение и использование системы электронного документооборота позволяет осуществлять протоколирование деятельности органов власти в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление проблемных мест в деятельности и т.д.).

Анализируя обеспечение  выполнения подрядчиками муниципальных и государственных заказов, исключения случаев недобросовестного получения таких заказов и нецелевого расходования выделяемых бюджетных средств, электронный документооборот, по сравнению с ранее существовавшим обменом бумажными носителями информации, позволяет в самые кратчайшие сроки оптимизировать процесс реализации заказов органов власти, а так же в полной мере обеспечивает автоматизация механизма их выполнения и контроля.

С точки зрения экономического эффекта от внедрения и использования системы электронного документооборота можно отметить: исключение бумажных документов из внутреннего оборота органа власти, и, как следствие, определенную экономию ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Наряду с  явными преимуществами при использовании  системы электронного документооборота необходимо отметить и некоторые отрицательные стороны, возникающие при использовании вышеуказанной технологии делопроизводства. Среди таких можно обозначить: несанкционированный доступ к конфиденциальной информации; большая вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя; техническая проблема, заключающаяся в быстрой смене носителей, программ, способов доставки документации, в значительной степени препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.⁹

Наряду с  положительными моментами нельзя не отметить и ряд проблемных сторон нормативного характера, а именно:

• до настоящего времени не до конца установлен порядок признания юридической силы ряда электронных документов государственными органами и судами;
• отсутствует единая официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы, нормативные документы, определяющие порядок применения системы электронного документооборота постоянно изменяются и очень часто данные изменения носят принципиальный характер;
• отсутствуют единые методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.

Таким образом, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации, основные из них приведены в приложении 1.¹⁰

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего – доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости – и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.

Таким образом, можно  отметить, что эффект от использования систем электронного документооборота в учреждениях органов власти включает:¹¹

• прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);
• эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
• сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
• полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

 Сегодня, в условиях активного перехода органов власти к электронному документообороту, бумажный документооборот будет, продолжает оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях перед главами регионов и муниципальных административных образований всегда будет возникать проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом. В общем случае один и тот же документ может в течение всего своего жизненного цикла существовать в электронном и бумажном виде, причем иногда одновременно могут существовать бумажные и электронные экземпляры одного и того же документа. Таким образом, разделение контроля за бумажными и электронными документами вносит путаницу и, в конечном счете, приводит к потери контроля за документооборотом предприятия в целом. Главная задача состоит в том, что бы естественным образом, в рамках единой системы, обеспечить контроль за всеми этапами прохождения документа.