Контроль учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Пензтяжпромарматура»

Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретические основы учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

1.1.Сущность расчетов с подотчетными лицами, задачи их учета

1.2. Организация контроля расчетов с подотчетными лицами в организации

1.3. Нормативно-правовое регулирование учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

Глава 2.  Учет расчетов с подотчетными лицами  в

ОАО «Пензтяжпромарматура»

2.1. Организационно - экономическая характеристика предприятия

2.2.  Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

2.3. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными     лицами в ОАО «Пензтяжпромарматура»

Глава 3.  Контроль учета расчетов с подотчетными лицами в

ОАО «Пензтяжпромарматура»

3.1. Организация внутреннего контроля расчетов с подотчетными  лицами ОАО «Пензтяжпромарматура»

3.2. Совершенствование системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

В соответствии с Российским законодательством каждая организация обязана вести бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций. Одной из главных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности предприятия.

Администрации важно оперативно контролировать ход хозяйственных процессов, эффективно управлять имуществом, предупреждать негативные явления, увеличивать доходы и снижать расходы, что обусловливает необходимость своевременного получения качественной информации о функционировании различных подразделений и филиалов организации.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

Говоря об актуальности  темы выпускной квалификационной работы, необходимо отметить, прежде всего,  то, что расходы по командировкам равно как и денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы  на хозяйственные нужды всегда были одним из самых неизбежных моментов деятельности предприятия. Более того, в связи с  динамичным развитием рыночных отношений в настоящее время, предприятиям открывается широкий спектр возможностей сотрудничества с различными хозяйствующими субъектами, следствием чего является возникновение многочисленных финансовых отношений. Однако, несмотря на широко распространенный способ безналичного расчета, то или иное предприятие в силу различных обстоятельств зачастую предпочитает наличную форму расчета и как следствие появляется необходимость отправления работника в командировку. Совершенно очевидным является то, что этому аспекту бухгалтерского учета также необходимо уделять пристальное внимание.

Целью выпускной квалификационной работы является изучение сложившейся практики ведения учета и контроля расчетов с подотчетными лицами и разработка предложений по их совершенствованию.

В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

1)  рассмотреть сущность расчетов с подотчетными лицами, определить задачи их учета;

2)       исследовать правовые основы и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами в организации;

3)  рассмотреть особенности организации контроля расчетов с подотчетными лицами;

4)  дать организационно-экономическую характеристику организации;

5)  изучить состояние первичного, синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

6)  дать оценку состояния внутреннего контроля на предприятии по расчетам с подотчетными лицами;

7)  разработать рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами.

Предмет исследования – расчеты с подотчетными лицами.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является Открытое акционерное общество «Пензтяжпромарматура».

Источниками информации при написании выпускной квалификационной работы служили законодательные акты, нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и контроля, учебная литература, периодические издания и документация действующего предприятия по учету расчетов с подотчетными лицами.

При написании выпускной квалификационной работы были использованы следующие методы: методы дедукции и индукции, диалектический метод, метод систематизации элементов, монографический и логический методы, метод обобщения (синтеза).

Глава 1. Теоретические основы учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

1.1.           Сущность расчетов с подотчетными лицами, задачи их учета

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учёта называются подотчётными лицами.

При ведении расчётов с подотчётными лицами организация преследует следующие цели:

-           установление партнёрских отношений с другими организациями в целях расширения производства, заключение выгодных контрактов, способствующих дальнейшему развитию предприятия, поиск новых рынков сбыта своей продукции, работ, услуг;

-           обеспечение работоспособности организации;

-           приобретение хорошей деловой репутации на отраслевом рынке.

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчёт на: командировочные расходы; хозяйственно-операционные нужды; представительские расходы; расходы экспедиций, геологоразведочных партий; расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

При выдаче денежных средств организация обязана: определить сумму подотчётных средств и срок, на который она выдаётся; получить от подотчётного лица отчёт о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства; выдавать денежные средства под отчёт при условии полного отчёта им по ранее выданным авансам; запретить передачу подотчётных денежных средств от одного работника другому; определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними включён в учетную политику организации, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за выданные ему под отчет деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока.[16, с.263]

Предприятие может выдать подотчетному лицу любую сумму, но каждый отдельный платеж, совершенный работником со сторонней организацией от имени предприятия (по доверенности), не должен превышать установленного предельного размера расчетов. Такое же требование действует, когда подотчетное лицо осуществляет сделки без доверенности, но в интересах своего предприятия, которое впоследствии одобряет его действия, принимая его отчет об израсходованных суммах (ст.982 ГК РФ). [1]

Оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными.

Согласно указанию от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в размере 100 тысяч рублей. [8]

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Отчитываясь перед бухгалтерией, подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие расходование средств. Например, при покупке ТМЦ в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

Налоговый вычет по НДС предоставляется только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).

Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. [22, с.116]

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами для целей налогообложения не являются (ст. 264 НК РФ) [2].

Предприятиям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля.

При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме № АО-1. К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты накладной на отпуск товара).

Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета. Исключением из вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством  финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.). [32,с.40]

Подтверждая документально произведённые представительские расходы, необходимо помнить, что принимать к исполнению можно только первичные документы, соответствующие Положению о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ. [9]

Поэтому не являются документами, подтверждающими расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счёт по проведению официального приёма и т.д.

С вступлением в силу «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 г. № 749  срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.[14]

Перед тем как направить работника в командировку, необходимо оформить служебное задание по форме N T-10a. После возвращения из командировки работник на том же бланке служебного задания должен заполнить раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания».

На основании служебного задания составляют приказ о направлении работника в командировку по форме  N T-9 или Т-9а (если в командировку направляются несколько работников).

На основании приказа о направлении работника в командировку выписывается командировочное удостоверение. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия работника, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен.

Все командировочные удостоверения регистрируют в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Командировочные удостоверения приехавших сотрудников других предприятий регистрируют в журнале учета работников, прибывающих в командировки. Формы этих журналов приведены в приложении 2 к Инструкции N 62. [18,с.133]

Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.

Порядок выдачи наличных денежных средств  под отчет  регулируется Порядком ведения кассовых операций. Пунктом 11 Порядка  предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет (форма АО N-1) о расходовании полученных  под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой.  [7]

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия к месту командировки и  дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы) в соответствии с НК РФ. [2]

Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.

Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. [34,с. 60]

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте  командировки.

Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных  норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен.

С 1 января 2009 года суточные, для целей налогообложения прибыли, не нормируются, а учитываются в том размере, в котором они предусмотрены в локальных нормативных актах, например в коллективном или индивидуальном трудовом договоре. Соответствующие изменения были внесены Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ.[5]

В настоящее время нормирование суточных для целей налогообложения прибыли отменено. И теперь организации могут уменьшать налогооблагаемую прибыль на всю сумму суточных в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом (коллективным договором, приказом, положением о командировках и т.п.). [22,с.48]

При установлении размера суточных организации (за исключением бюджетных) ничем не ограничены. Организация может установить любой размер суточных, причем он может быть различным для разных должностей или, например, для разных городов. Если работники ездят в командировки за границу, то необходимо разработать нормативы суточных и для зарубежных командировок.

Таким образом, основными задачами организации учёта расчётов подотчётными лицами являются контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях.

1.2. Организация контроля расчетов с подотчетными лицами в организации

Целью контроля расчетов с подотчетными лицами является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающих обязательства по внутренним расчетным операциям, и о соответствии применяемой методики учета и налогообложения действующим нормативным документам.

Практические цели проверки расчетов с подотчетными лицами заключаются в установлении:

   полноты - все ли операции учтены в бухгалтерской отчетности, не существует ли неучтенных расчетов;

   существования - существуют ли обязательства по подотчетным суммам на дату составления баланса и существенна ли сумма этих обязательств;

   прав и обязанностей - правомерны и верны ли суммы обязательств по расчетам исходя из трех критериев (формальности, законности и действительности);

   оценки - оценены ли обязательства по внутренним расчетам в соответствии с требованиями нормативных актов;

   точности - правильно ли произведены расчет суточных по командировкам, соответствуют ли данные бухгалтерской отчетности записям в регистрах синтетического и аналитического учета операций;

   ограничения учетного периода - все ли обязательства по расчетам отражены именно в тех учетных периодах, когда они имели место;

   представления и раскрытия - все ли обязательства по внутренним расчетам раскрыты, классифицированы и представлены в отчетности в соответствии с нормативными документами по учету и отчетности. [23, с.210]

В таблице 1 представлены задачи, которые должны быть решены для достижения поставленных целей в ходе контроля расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и прочие расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

   приобретение запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;

   оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

   расходы на командировки по территории РФ и за границу;

   представительские расходы.

Таблица 1

Задачи контроля и соответствующие им вопросы раздела программы «Контроль внутренних расчетных операций»

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап  проверки является достаточно трудоемким. Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лица­ми представлена на рис. 1.

Рисунок 1. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. [32,с.46]

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

   балансе предприятия (форма № 1);

   отчете о движении денежных средств (форма № 4);

   главной книге;

   журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства. [30,с.53]

По результатам опроса складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетны­ми лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных. В общем случае по результатам опроса оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разрабатывается определенный набор контрольных процедур, которые оформляются в программу. [27,с.35]