Лексические и грамматические особенности перевода текстов официально-деловой коммуникации (на примере деловой переписки)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

КАЛУЖСКИЙ ИНСТИТУТ ТУРИСТСКОГО БИЗНЕСА

ФИЛИАЛ РМАТ

 

Кафедра иностранных  языков

 

 

 

Допущена к защите

зав. кафедрой

_______________Н.А.Ощепкова

«___»____________200__г.

 

 

 

 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

 

 

 

на тему: «Лексические и грамматические особенности перевода текстов официально-деловой коммуникации (на примере деловой переписки)»

 

 

 

 

Студент-дипломник

группы МО-2002-4  _________________________________ И.В. Терентьева

 

 

 

Руководитель

к.ф.н.                        _________________________________ Н.А. Ощепкова

 

 

 

Консультант

к.ф.н.                         _________________________________О.А. Гусева

 

 

 

 

 

 

Калуга 2007 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В настоящее время одной из наиболее стремительно развивающихся отраслей деятельности в нашей стране является сфера бизнеса. В период интенсивного развития коммерческих связей с представителями фирм и деловых организаций зарубежных стран появляется необходимость использования иностранного языка в сфере делового общения. Это обусловило большой интерес  к стилю официально-деловой речи, в частности к жанру деловых писем.

Деловое письмо в современную эпоху  остается важным источником информации. Деловая переписка позволяет обсуждать и решать важные вопросы и проблемы. Кроме того, деловые письма имеют ряд других преимуществ, а именно:

а) с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии;

б) могут  быть средством передачи конфиденциальной информации;

в) дают возможность вести сложные и  трудоемкие дела.

Навыки  владения популярными жанрами как  устной, так и письменной деловой  речи входят в число важнейших  профессиональных навыков. В жанре делового письма реализуются внешние связи организаций. Умение составить текст официального письма, коммерческое предложение, ответить на запрос во многом определяет эффективность работы организации в целом, определяет ее имидж и культуру. Письмо, запрос, коммерческое предложение, обнаруживающее речевую беспомощность составителя и составленное без знания стилевых норм, может быть расценено, помимо функционального несоответствия целевым установкам, как антиреклама, что влечет за собой снижение серьезности отношения к воспринимаемой информации. Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, переговоры, содержат служебную информацию, претензии, предложения, то есть при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с  внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с  другими учреждениями.

В последнее время при осуществлении деловых коммуникаций руководители прибегают к помощи профессиональных переводчиков для перевода деловой корреспонденции, использующейся в их деятельности, т.к. от  того,  насколько текст послания точен, грамотен, корректен,  во  многом  будет  зависеть  успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом. Перевод текстов официально-деловой коммуникации достаточно специфичен и имеет множество особенностей. По этой причине при переводе деловых писем переводчик сталкивается с определенными трудностями.

Объектом исследования является официально-деловая коммуникация в общем, а также деловая переписка в частности.

Предмет исследования – особенности перевода официально-деловой коммуникации на примере деловой переписки.

Цель дипломной работы – исследование особенностей перевода текстов официально-деловой коммуникации, а именно деловой переписки.

Для достижения поставленной цели в  дипломной работе решаются следующие задачи:

1. дать определение понятия функционального стиля;
2. выявить признаки функционально-делового стиля и сферы его применения;
3. раскрыть особенности языка деловой переписки;
4. проанализировать композиционную структуру английского делового письма и особенности отдельных его частей;
5. рассмотреть особенности перевода различных видов деловых писем.

Методы исследования: системный  анализ, наблюдение и т.д.

 

1. ОСОБЕННОСТИ ТЕКСТОВ  ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ

 

1. Функциональные стили языка

 

Проблема стиля, которую многие исследователи относят к числу  центральных в лингвистической стилистике, решается ими по-разному. Предметами разногласий являются:

• содержание понятия «функциональный стиль»;
• принципы классификации (а отсюда и число выделяемых стилей);
• вопрос о месте литературно-художественного стиля (языка художественной литературы) в системе стилей литературного языка.

Таким образом, материалом для стилистической дифференциации языковых средств и  выделения отдельных стилей может  быть или только литературный язык как обработанная форма общенародного  языка, или общенародный язык в целом. Различный подход к решению задачи, естественно, приводит к различным системам классификации стилей.

При выделении стилей общенародного  языка (не имея в виду его социальную и территориальную дифференциацию) указывается множество разновидностей, охватывающих языковой материал от «высоких», книжных элементов до «низких», просторечных.

Расходятся точки зрения и на систему стилей литературного языка. В основу классификации кладутся различные принципы, не всегда совпадает  используемая для обозначения близких понятий терминология, различно число выделяемых стилей.

Что же понимать под функциональными  стилями и каковы принципы их выделения?

Язык как явление социальное выполняет различные функции, связанные  с той или иной сферой человеческой деятельности. Важнейшие общественные функции языка: общение, сообщение, воздействие. Для реализации этих функций исторически сложились и оформились отдельные разновидности языка, характеризующиеся наличием в каждой из них особых лексико-фразеологических, частично и синтаксических, средств, используемых исключительно или преимущественно в данной разновидности языка. Эти разновидности называются функциональными стилями. Возникнув на внеязыковой (экстралингвистической) основе, будучи тесно связанными с содержанием, целями и задачами высказывания, стили различаются между собой внутриязыковыми признаками: принципами отбора, сочетания и организации средств общенационального языка.

В соответствии с названными выше функциями языка выделяются следующие  стили:

• разговорный (функция общения);
• научный и официально-деловой (функция сообщения);
• публицистический и литературно-художественный (функция воздействия).[9, C.184]

Следует иметь в виду, что названные  функции часто переплетаются, поэтому, например, в публицистическом стиле  к функции воздействия примешивается в большей или меньшей степени, в зависимости от жанра, коммуникативно-информационная функция, т.е. функция сообщения. Сочетание двух функций – эстетической и коммуникативной – характерно для языка художественной литературы.

Предложенная классификация стилей может быть изображена в виде схемы (рисунок 1):

 

Рисунок 1.  Классификация функциональных стилей

 

 

Каждый функциональный стиль речи имеет свои типичные черты, свой круг лексики и синтаксических структур, которые и реализуются в той или иной степени в каждом жанре данного стиля. Каждый стиль речи имеет свои отличительные признаки:

• назначение;
• в какой обстановке используется;
• виды и жанры;
• особенности лексики;
• другие особенности (характер формулировок, требования к оформлению и т.д.). [30, C.86]

Говоря о наборе специфических  для каждого стиля языковых средств, создающих известную его замкнутость, следует сделать две оговорки.

Во-первых, нужно иметь в виду, что основную часть языкового материала в любом функциональном стиле составляют общеязыковые, межстилевые средства.

Во-вторых, замкнутость отдельных  стилей представляет собой весьма относительное  понятие. Функциональные стили не образуют замкнутых систем, между стилями существует широкое взаимодействие, границы между стилями подвижны.

Вместе с тем, выявляется тенденция к усилению дифференциации языковых средств внутри отдельных стилей, что позволяет говорить о формировании новых стилей, таких, как научно-популярный, производственно-технический и др. Однако научно-популярный и производственно-технический стили, хотя и обладают несомненным своеобразием используемых в них языковых средств, еще не должны отрываться от породившего их научного стиля, с которым они объединены функцией сообщения и важнейшими лексико-грамматическими ресурсами. Также понятие ораторского стиля свободно умещается в рамках более широкого понятия публицистического стиля, если иметь в виду общую для них функцию воздействия и основную часть используемых в них языковых средств. Не может в наше время претендовать на самостоятельное существование и так называемый эпистолярный стиль, жанры которого связаны или с разговорной речью (частное письмо бытового содержания), или с речью деловой (официальная переписка между учреждениями), речью публицистической (открытое письмо в редакцию) и т.д.

Благодаря развитию системы языка  в целом и непрерывному взаимодействию функциональных стилей границы каждого  из них с течением времени претерпевают изменения. Характеризуя какой-либо стиль, следует исходить не только из его взаимоотношений с другими стилями, из сопоставления с ними, но также из развития отдельных стилистических категорий, образующих систему данного стиля.

Чаще всего стили сопоставляются на основе их лексического наполнения, так как именно в области словарного состава заметнее всего проявляется различие между ними. Однако учет всех «ярусов» языковой системы (фонетика, лексика и фразеология, морфология, синтаксис) позволяет дать более полное и точное описание отдельных стилей. Хотя в области фонетики и грамматики, так же как и в области лексики, преобладающая часть материала, будучи стилистически нейтральной, является достоянием всех стилей языка (что обеспечивает его единство как системы), все же нередко имеется объективная возможность считать те или иные формы слов, синтаксические конструкции, структурные элементы (союзы, предлоги, связки), типы произношения в устной речи и т.д. характерными по преимуществу для определенных стилей. [30, C.87-88]

Функциональные стили могут быть разбиты на две группы, связанные с особыми типами речи. Первую группу, в которую входят стили научный, публицистический и официально-деловой (о литературно-художественном стиле в дальнейшем будет сказано особо), характеризует монологическая речь. Для второй группы, образуемой различными видами разговорного стиля, типичной формой является диалогическая речь. Первая группа – это стили книжные, вторая – стиль разговорный. Выбор одного из возможных синонимичных вариантов чаще всего связан именно с дифференциацией книжных и разговорных языковых средств.

От функциональных стилей и от типов  речи (в указанном выше понимании  этого термина) следует отграничить  формы речи – письменную и устную. Они сближаются со стилями в том  смысле, что книжные стили, как правило, облекаются в письменную форму, а разговорный – в устную форму (но это не обязательно). Так, ораторское выступление или лекция на научную тему связаны с книжными стилями, но имеют форму устной речи. С другой стороны, частное письмо на бытовые темы имеет явные признаки разговорного стиля, но воплощается в письменную форму.

В заключение укажем, что выделение  стилей по принципу экспрессивности  языковых средств не имеет под  собой достаточных теоретических  оснований. Не образует цельной системы  совокупность таких «стилей», как «торжественный (или риторический)», «официальный (холодный)», «интимно-ласковый», «юмористический», «сатирический (насмешливый)». Экспрессивная окраска, ярче всего проявляющаяся в лексике, не может служить логическим «основанием деления» понятия «функциональный стиль», не может быть принципом классификации.

В то же время при характеристике стилистических ресурсов языка, несомненно, учитывается окраска и стилистическая (связанная с отнесением языковых средств к тому или иному функциональному стилю, тем самым с ограничением немотивированного их употребления), и экспрессивная (связанная с выразительностью и эмоциональным характером соответствующих средств языка). [30, C.89]

 

2. Сферы использования и признаки официально-делового стиля

 

Официально-деловой стиль - это целая разновидность русского литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный. Соблюдая нормы официально-деловой речи, мы отдаем дань не штампам и канцеляризмам, а объективно сложившейся традиции построения речи в 
соответствии с выражаемым содержанием, обстановкой и целью высказывания. 
Так, в разговоре можно сказать: "С сегодняшнего дня я в отпуске". В 
заявлении же требуется написать: "Прошу считать меня находящимся в 
отпуске с такого-то числа". Такова традиция, такова форма и манера 
написания заявлений и других деловых бумаг. И эта форма целесообразна, 
оправданна в данной сфере общения. Она вырабатывалась если не веками, то 
десятилетиями. Официально-деловой стиль вполне равноправен с другими 
стилями и играет важную роль в формировании и развитии русского 
литературного языка.

Зарождение русской официально-деловой  речи начинается с Х в., с 
эпохи Киевской Руси, и связано оформлением договоров между Киевской 
Русью и Византией. Важнейший памятник древнерусского права - "Русская 
правда", сборник законодательных установлений древнерусского 
государства. Язык договоров и других документов был именно тем языком, 
из которого позднее выработался литературный язык. В Московской Руси 
было два параллельных книжных языка: церковнославянский и деловой язык 
приказов, т. е. учреждений, ведавших отдельной отраслью управления или 
отдельной территорией. В течение XV-XVI вв. Московская Русь пользовалась 
двумя этими языками в зависимости от жанра речи. В результате 
длительного процесса их взаимодействия к концу XVII - началу XVIII в. 
общегосударственный приказный язык становится общим языком письменности Московской Руси, из которого впоследствии и сформировался современный 
русский литературный язык.

Современный официально-деловой  стиль относится к числу книжных 
стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма 
официально-деловой речи - выступления на торжественных собраниях, 
заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и 
т. д.       Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и 
чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между 
государственной властью и населением, между странами, между 
предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и 
обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере 
действия официально-деловой речи. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения.

Официально-деловой стиль  имеет две особенности. Во-первых, выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения. Во-вторых, официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем.

Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных 
устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и 
приемов построения речи.

Официально-деловой  стиль – это стиль, с помощью которого точно передается деловая информация. Он отличается категоричной требовательностью, адресованной всем. Глаголы употребляются в форме инфинитива или настоящего времени, так как этот стиль выражает приказ. Об этом свидетельствуют слова: обязан, свободен, должен и так далее. Слова в данном стиле употребляются в прямом значении. В тексте содержится только информация и нет выражения личного отношения к ней.

Основные стилевые черты:

1. точность, не допускающая иного толкования;
2. неличный характер;
3. стандартизованность, стереотипность построения текста;
4. долженствующе-предписывающий характер.

Остановимся на каждой из этих особенностей.

Точность формулировок для законодательных текстов проявляется, прежде всего, в употреблении специальной терминологии, в однозначности нетерминологической лексики. Типичная особенность деловой речи – ограниченные возможности синонимической замены; повторяемость одних и тех же слов, преимущественно терминов.

Неличный характер деловой речи выражается в том, что в ней отсутствуют формы глаголов 1-го т 2-го лица и личные местоимения 1-го и 2-го лица, формы 3-го лица глагола и местоимения часто используются в неопределенно-личном значении. Кроме того, часто употребляются собирательные существительные: выборы, граждане, войско, оружие.

Стандартизованность этого стиля речи характеризуется обилием устойчивых оборотов речи: по истечении срока, вступать в законную силу, в установленном порядке, обжалованию не подлежит и т.д.

Предписывающий  характер деловых документов побуждает к использованию неопределенной формы глагола, иногда цепочек глаголов – взаимосвязанных инфинитивов. Для усиления категоричности используются стилистически окрашенные наречные слова: необходимо решительно устранять, обязан беспрекословно выполнять. Например: Предприниматель обязан: выполнять обязательства, вытекающие из законодательства.., заключать трудовые договоры.., полностью рассчитываться со всеми работниками.., осуществлять социальное… и иные виды страхования.., выполнять решения… (Закон РФ «О предприятиях и предпринимательской деятельности».)[9, C.195]

Общие признаки официально-делового стиля речи:

В лексике: широкое употребление стандартных оборотов речи, специальной терминологии, устойчивых словосочетаний неэмоционального характера.

В морфологии: употребление глаголов несовершенного вида (в уставах, кодексах, законах); совершенного вида (в более конкретных документах – протоколах собраний, распоряжениях, актах); кратких прилагательных; большого количества отыменных предлогов и союзов (в соответствии, в связи, согласно, в силу того что, ввиду того что); отглагольных существительных в форме родительного падежа; существительных мужского рода для обозначения лиц женского пола по их профессии (лаборант Петрова, студент Иванова).

В синтаксисе: осложненные простые предложения (обособленные обороты, однородные члены).

В официальных документах в связи с особенностью формулировок почти отсутствуют повествования и описания. Однако в некоторых (например, протокол, отчет, договор) наблюдается и повествовательная манера изложения.

Все документы лишены эмоциональности, экспрессивности, поэтому в них  нет изобразительных средств языка. [9, C.286-287]

Фразеологические  особенности официально-делового стиля – это устойчивые выражения (канцеляризмы), с помощью которых составляются определенные документы и которые помогают сделать данный документ более четким, подчиненным стандарту: «Мы, ниже подписавшиеся…», «В силу….» и так далее.  

Тексты этого стиля  представляют огромное разнообразие жанров: 
устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, 
различного рода заявления, а также множество деловых жанров (например, 
объяснительная записка, автобиография, анкета, статистический отчет и 
др.). Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, 
основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, 
предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности. Поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная. 
Содержание разговора можно забыть, неправильно запомнить, неверно 
понять и даже намеренно исказить. Но если текст сохранился в письменном 
виде (и зафиксирован по всем правилам), то любой, кто его прочтет, может 
быть уверен в точности содержащейся в ней информации. Существует ряд 
обстоятельств, когда хранение письменной информации не только 
желательно, но и необходимо.

Если говорить о речевых  жанрах, о структуре официально-делового 
стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля: 
официально-документальный и обиходно-деловой.

В первом можно выделить язык дипломатии (дипломатические акты) и 
язык законов, а во втором - служебную переписку, деловые бумаги.

Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости выработали определенные формы начала и особенно концовок различного рода дипломатических приемов. Так, личная нота пишется в первом лице от имени подписывающего ноту. Имеется 
обращение, обыкновенно с добавлением слова "уважаемый" (но оно 
факультативно), и заканчивается перед подписью так называемым 
"комплиментом": "Прошу Вас, господин Посол, принять уверения 
в моем весьма высоком уважении". Поверенному в делах: "Прошу Вас, 
господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении". 
       Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения, 
развернутые периоды с разветвленной союзной связью, с причастными и 
деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и 
обособленными выражениями. Нередко предложение состоит из отрезков, 
каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но 
не отделен от других точкой, а входит формально в структуру одного 
предложения. Такое синтаксическое строение имеет, например, преамбула 
(вводная часть) Устава Организации Объединенных Наций.

Язык законов - это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением. Язык законов требует, прежде всего, точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, инотолкование. Главное - конкретность выражения мысли. Другая важная черта языка законов - обобщенность выражения. Законодатель стремится к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей. Например: "Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом".

 Для языка законов характерны также полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения, так как закон обращается не к конкретному, отдельному человеку, но ко всем людям или группам людей. Поэтому язык 
законов абстрагируется от индивидуальных речевых особенностей людей и 
требует известной стереотипности изложения.

Однако и стандартность, и обобщенность, и безличность  языка 
законов не исключают его выразительности. Она заключается не в 
образности, не в словесных украшениях, а в полном соответствии языковых 
средств задачам, назначению речи, в сжатых и точных формулировках 
мыслей.

К деловым бумагам относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, почтовый перевод, справка, удостоверение, докладная записка, протокол, резолюция, письменный отчет о работе и  
т. д. Деловые бумаги следует писать коротко и ясно. Сложноподчиненные предложения с большим количеством придаточных предложений в документе неуместны, требуется пользоваться короткими, как правило, бессоюзными предложениями. Союзы и союзные слова, которые обладают оттенком предположительности, условия, должны быть заменены словами, звучащими определенно и конкретно. Должны быть устранены все названия действий или явлений, дублирующие друг друга, и т. п. Деловые бумаги составляют по определенной схеме. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением принятых сокращений.

Так как официально-деловой  стиль используется в переписке  граждан с учреждениями, кроме  того, для составления государственных  документов и деловых бумаг, то он отличается шаблоном в оформлении деловых бумаг, то есть стандартом.

Например:

Справка. Она является официальным документом, поэтому в ней дается полное наименование учреждений и организаций. Точность изложения предполагает и конкретное обозначение дат, величин, количеств и так далее. Слова в переносном стиле отсутствуют, так как важна точность информации. Обязательно указывается, в какую организацию дана справка, даты выдачи и подпись лица, выдавшего ее. 

 Заявление. Оно составляется коротко и ясно, в предложениях отсутствуют сложные конструкции. Каждая новая мысль начинается с абзаца. Все слова пишутся полностью за исключением общепринятых сокращений. В верхнем правом углу называется лицо, которому предоставлено заявление и лицо, от которого предоставлено заявление. В середине листа записывается слово «Заявление». Далее кратко излагается его суть. Внизу слева помещается дата, справа – подпись.

Доверенность. Это официальный документ, дающий кому-либо право действовать от имени лица его выдавшего. Доверенность составляется так: в середине листа пишется название документа, далее идет клише, свойственное официально-деловому стилю (Я, ФИО, доверяю ИОФ), затем излагается суть доверенности. Внизу слева – дата, справа – подпись.

Объявление. Это сообщение, извещение о чем-либо, доводимое до всеобщего сведения, помещённое где-либо для широкого ознакомления. Объявление содержит лаконичную информацию и данные адресата.

Расписка. Это документ с подписью, подтверждающий получение чего-либо. Он оформляется с помощью клише официально-делового стиля речи: Я, ФИО, получил от ИОФ, далее идет конкретная информация, в левом нижнем углу – дата, в правом – подпись.

Резюме. Это краткое заключительное изложение сути сказанного, написанного или прочитанного.  

Служебная переписка, или промышленная корреспонденция относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Норма 
делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые излишества 
- самый большой стилистический недостаток языка деловой переписки. Язык деловых писем, вообще служебных документов специфичен. В этой связи целесообразно рассмотреть особенности языка деловой переписки подробнее.

 

1.3. Особенности языка деловой переписки в русском языке

 

Важное место в деятельности руководителя занимает деловая переписка. Под деловыми письмами подразумевается обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

Официальное письмо - это документ, который должен быть стандартизирован. Зачастую деловые люди, прекрасно выражая свои мысли в устном общении, не могут грамотно изложить их на бумаге. 
В 20-е годы в нашей стране была сделана первая попытка разрабатывать общесоюзный стандарт на деловое письмо. Вторая попытка была предпринята в 1970 г., но в 1971 г. ГОСТ был отменен. Однако необходимость стандарта на деловое письмо остается до сих пор ощутимой. 
Руководителю следует изучить пособия по служебной корреспонденции и иметь справочники по литературному редактированию. 
Если это сложно, ему необходимо запомнить главное: писать нужно просто и понятно, а стиль не должен быть тяжеловесным.