Организация работы коммерческих служб

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночной экономики одним из ключевых элементов организации бизнеса является система организации коммерческой деятельности. Мнения по этому поводу у представителей науки и практиков не слишком расходятся, по крайней мере, по ключевым позициям. Однако в экономической литературе и в официальных источниках нет единого определения сущности и содержания категории «коммерческая деятельность». Существует несколько подходов к определению коммерческой деятельности, основные из которых сводятся к отождествлению коммерческой деятельности торговли, либо предпринимательской деятельности. Коммерческая деятельность оказывает непосредственное влияние на эффективное производство и воздействует на различные показатели деятельности предприятия: объем реализации товара, уровень коммерческих издержек, показатели оборачиваемости и ряд других.

На современном этапе в условиях формирования в России рыночных отношений это воздействие особенно усиливается.

При рассмотрении вопроса организации коммерческой деятельности на промышленном предприятии, необходимо уделить особое внимание ее составным элементам - сбыту готовой продукции, материально-техническому обеспечению, которые в последние годы приобретает новое содержание. Переход промышленных предприятий к организации производственно-хозяйственной деятельности на принципах маркетинга должен сопровождаться изменениями организационной структуры управления, характера работы, стиля мышления хозяйственного руководства. В условиях централизованного планирования производства и распределения продукции, когда товарно-денежные отношения в России играли формальную роль, коммерческие службы предприятия (служба сбыта, МТО, маркетинг) имели второстепенное значение. При переходе к рыночным отношениям значение этих служб резко возросло. В связи с этим, актуальным вопросом является организация коммерческой службы предприятия на современном этапе.

Работа коммерческих служб предприятия оценивается с помощью различных показателей. Однако наиболее точно отражает эффективность коммерческой работы показатель прибыли. Поэтому определение коммерческой деятельности, как деятельности, направленной на получение прибыли, является наиболее распространенным и отражает основной принцип коммерческой деятельности. Как видно, спектр изучения вопросов организации коммерческой деятельности достаточно широк и представляет как теоретический, так и практический интерес. Именно в этом заключается цель данной научной работы, т.е. изучение теоретических, методологических, методических основ по организации коммерческой деятельности, и практической работе предприятия по реализации производственной продукции, закупке материально-технологических ресурсов и другим аспектам коммерческой деятельности.

Для достижения поставленной цели в работе определены следующие задачи:

• в теоретическом плане - показать необходимость правильной организации коммерческой работы предприятия на современном этапе, раскрыть основные категории и понятия по данному вопросу;
• в аналитическом плане, дать организационно-экономическую характеристику исследуемого объекта, проанализировать финансово-экономическое состояние предприятия, проанализировать и описать работу предприятия по сбыту готовой продукции, материально-техническому обеспечению и другим аспектам коммерческой деятельности;
• в рекомендательном плане - провести анализ, экономическое обоснование предлагаемых мероприятий по совершенствованию коммерческой деятельности на предприятии. 
  

1 Организация  коммерческой деятельности предприятия. Коммерческие службы

Организация коммерческой деятельности в современных условиях строится на основе принципа полного равноправия партнеров по поставкам товаров, хозяйственной самостоятельности поставщиков и покупателей, строгой материальной и финансовой ответственности сторон за выполнение принятых обязательств.

При переходе предприятий на полную хозяйственную самостоятельность, самофинансирование и самоуправление, с развитием предпринимательства и рыночных отношений коренным образом меняются принципы и методы коммерческой работы и формирования товарных ресурсов. В основе формирования товарных ресурсов лежит переход от централизованного их распределения к свободной продаже на биржах и ярмарках, развитие прямых хозяйственных связей с изготовителями товаров, повышение роли договоров поставки. Новые принципы формирования товарных ресурсов кардинально меняют характер, содержание и оценку работы коммерческого аппарата. Если в условиях централизованного административного управления коммерческие достоинства работника оценивались в первую очередь по его способности "выколачивать товарные фонды", то при рыночной экономике качество коммерческой работы зависит, прежде всего, от умения активно изыскивать товары, реализуемые в порядке свободной продаже, способствовать своей деятельностью развитию промышленных, сельскохозяйственных предприятий разных форм собственности, кооперативов, лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, материальных стимулов, интереса к изготовлению нужных для населения товаров.

Актуальной задачей коммерческого аппарата организаций и предприятий является вовлечение в товарооборот продукции предприятий-изготовителей разных форм собственности и различных организационно-правовых структур, поставщиков-посредников, граждан, занимающихся индивидуально-трудовой деятельностью, зарубежных поставщиков и других источников [16].

В связи с этим необходимо расширять сферу договорных отношений с поставщиками и изготовителями товаров, повышать эффективность и действенность договоров поставки. Договоры поставки должны активно воздействовать на производство для равномерного увеличения выпуска товаров народного потребления, изготовления их из дешевого альтернативного сырья, формировать оптимальный ассортимент товаров для промышленного сектора и торговой сети.

Важными задачами коммерческой службы являются изучение и прогнозирование емкости региональных и товарных рынков, развитие и совершенствование рекламно-информационной деятельности, координация закупочной работы среди поставщиков и потребителей. Для этого необходимо широко использовать прогрессивный опыт зарубежного маркетинга, позволяющий успешно организовать коммерческую деятельность предприятий в условиях рынка.

На современном этапе коммерческая работа предприятий и организаций должна способствовать расширению сферы внешнеэкономической деятельности с использованием различных форм экономико-финансовых связей (бартер, клиринг, расчеты в свободно конвертируемой валюте и др.). Для выполнения этих задач коммерческим работникам необходимо хорошо знать свой экономический район и его природные богатства, реально оценивать состояние промышленности, сельского хозяйства, производственные возможности и ассортимент изделий, вырабатываемых на промышленных предприятиях.

Для изучения поставщиков и их возможностей работники коммерческих служб должны принимать участие в работе товарных бирж, оптовых ярмарок, выставок-продаж и выставок-просмотров образцов, лучших и новых изделий, следить за рекламными объявлениями по радио и телевидению, в газетах и журналах, бюллетенях спроса и предложений, за проспектами и т.п [11].

Формирование организационной структуры коммерческих служб предприятия должно включать два аспекта: определение места в структуре управления предприятием – установление соподчиненности и функций; распределение функций между отдельными группами и работниками.

На построение организационной структуры коммерческих служб оказывает влияние ряд факторов, которые группируются по следующим направлениям:

• технические;
• экономические;
• организация торгового процесса.

Технические факторы, оказывающие влияние на организационную структуру служб предприятия, относятся: уровень спроса на реализуемую продукцию, объем реализации, формы расчетов, доля мелких отправок и не транзитных партий отгрузки [9].

Многообразие факторов, воздействующих на структурное построение коммерческих служб, приводит и весьма значительному количеству различных разновидностей схем организационных структур коммерческих служб.

В коммерческую службу предприятия главным образом входят:

• отдел (бюро) сбыта,
• отдел маркетинга,
• отдел материально-технического обеспечения.

Прогрессивной в условиях перехода к рыночным отношениям является структура, при которой все сбытовые функции сконцентрированы в отделе сбыта, так как при этом можно ориентировать сбыт продукции на потребителя. Сбытовая политика предприятия должна строиться в направлении одновременного развития существующего рынка и поисках рынков, а также повышении конкурентоспособности предприятия. От эффективности деятельности структурных подразделений, отвечающих за сбыт, зависит во многом эффективность всего предприятия.

Организация деятельности этих структурных подразделений включает следующие основные направления:

• подбор кадров;
• организация стимулирования работников;
• информационное обеспечение;
• внедрение логистики в свою работу.

При этом деятельность сбытового аппарата промышленного предприятия может быть организована следующими основными способами:

• по функциональным обязанностям;
• по типу покупателей;
• по типу ассортимента продукции;
• по типу географического региона;
• по типу отрасли;
• комбинированные.

Каждое предприятие в зависимости специфики своей деятельности выбирает ту или иную форму организации службы сбыта.

Важнейшими сбытовыми функциями являются:

• установление коммерческих взаимоотношений с покупателями, завершающихся заключением договоров купли-продажи,
• разработка сбытовой программы;
• составление графиков поставки продукции и отгрузка ее покупателям;
• ведение расчетов за продажную продукцию;
• контроль за расчетами с покупателями и их платежеспособностью;

Кроме того, предприятия, имеющие собственные каналы сбыта (фирменные магазины, распределительные центры, и другие), выполняют работу по розничной продаже товаров и используют специфические методы розничной продажи.

Таким образом, эффективность сбытовой деятельности с точки зрения ее конечных результатов (увеличение объемов продаж, расширение рынков сбыта, рост прибыли, снижение издержек и другое) в решающей мере зависит от уровня организации работы коммерческого аппарата фирмы, который в свою очередь во многом определяется профессиональными и личными качествами управляющего по сбыту. На современном этапе развития экономики эффективное управление сбытом становится залогом успешного решения главной проблемы товарного производства – реализации произведенного продукта, с точки зрения хозяйственного механизма – важным звеном в системе связей между товаропроизводителем и потребителем, то есть рынком [10].

Организация закупок является одним из направлений коммерческой деятельности, основная функция которой закупка и формирование ассортимента, организация хозяйственных связей с поставщиками и т.п.

Самая главная задача службы – это закупка товаров, пользующихся спросом, с наименьшими затратами. Служба снабжения фирмы проводит постоянные наблюдения за рынком, изучает конъюнктуру спроса и предложения, в ней сосредотачивается информация о новых товарах, возможностях их реализации в занимаемом секторе рынка.

Руководитель службы снабжения фирмы отвечает за эффективность процесса закупок, намечает основные источники обеспечения, координирует деятельность подчиненных ему сотрудников, указывает планы закупки с деятельностью других функциональных подразделений, подбирает кадры.

В современных условиях, когда предприятия свободно закупают материальные ресурсы у поставщиков. Других субъектов товарного рынка, они должны уделять особое внимание уровню цен на закупочные материалы, экономически выгодные размеры товарных партий, учитывать конкуренцию среди поставщиков, уметь выбрать экономически выгодного поставщика.

Материально-техническую базу обеспечения предприятия необходимыми ресурсами представляет складское хозяйство. Складское хозяйство на уровне промышленного предприятия является необходимой частью коммерческих структур предприятия, обеспечивающей бесперебойную их работу и непрерывное питание предприятия сырьем, материалами с учетом требований технологического процесса и ритма допуска их в производство. Критерии эффективности функционирования складского хозяйства предприятия является вклад складского хозяйства в прирост производства и реализацию продукции в результате бесперебойного обеспечения предприятия необходимыми материальными ресурсами и реализации продукции, пользующейся спросом.

Закупка материальных ресурсов, кроме того, должна базироваться на маркетинговых исследованиях. Ведь в условиях изучения форм и методов организации хозяйственной деятельности снабженческая политика предприятия определяется как неотъемлемая часть маркетинговой политики предприятия, направленной на удовлетворение нужд и потребностей покупателя продукции предприятия. Поскольку система управления МТО – это комплекс организованных, экономических, технических, правовых мероприятий, то необходимо четко определить функции каждого подразделения службы МТО, их задачи.

Функция материально-технического снабжения направлена на планомерное, комплексное и ритмичное обеспечение производственных объединений, предприятий необходимыми видами материальных ресурсов, соответствующих требованиям нормативно-технических документов в интересах ритмичной и эффективной работы промышленного производства.

К задачам, которые должны решаться для реализации функции по организации МТС, можно отнести следующие:

• определение потребности, расхода и завоза сырья, топлива, материалов, комплектующих, оборудование, других материально-технических ресурсов;
• исследование рынка сырья и материалов;
• организация хозяйственных связей с поставщиками;
• составление плана закупок материально-технических ресурсов;
• организация закупок материально-технических ресурсов;
• ведение расчетов с поставщиками за купленную продукцию;
• стоимостный анализ заготовительной сферы.
• Современные тенденции в работе коммерческих служб предприятий.

Успех предпринимательства зависит организации коммерческой деятельности предприятия, с одной стороны, и состояния экономики страны, с другой. Это создает узел проблем, которые предстоит решать на основе экономической, политической стабильности, финансового оздоровления экономики в целом, совершенствования налогового законодательства.

Общее экономическое состояние России характеризуется системным финансовым кризисом, состоящим из следующих основных элементов:

• всероссийского кризиса неплатежей между подавляющим количеством субъектов экономической деятельности, главный из которых – государство;
• чисто финансового кризиса, обусловленного чрезвычайно жесткой монетаристской политикой, приведение к физическому отсутствию денежной массы;
• долгового кризиса;
• криминализации экономики.

Все это усугубляется продолжающимся экономическим спадом, снижением рентабельности производства, ростом объема задолженности и доли убыточных предприятий.

Характерной особенностью коммерческой деятельности предприятий в настоящее время является то, что движение материальных потоков не всегда сопровождается встречным движением денежных средств в безналичном обороте, причиной чего является кризис неплатежей.

Причины кризиса неплатежей можно сгруппировать следующим образом:

• утрата предприятиями собственных оборотных средств;
• сокращение производства;
• отсутствие нормального платежно-расчетного механизма в экономике;

Пороки в системе ценообразования, когда во многих товарных группах стали преобладать по удельному весу импортные изделия, а внутренние цены на многие промышленные и продовольственные товары превысили мировой уровень на 30-70%;

• развитие финансового рынка государственных обязательств, способствовавшие оттоку свободных денежных средств из сферы реального производства;
• недостаток платежных ресурсов для реализации товаров и услуг, вызванный ужесточением финансовой и денежно-кредитной политики.

Отсутствие реальных денег привело к невозможности исполнять субъектами экономической деятельности свои партнерские обязанности. Широкое распространение получили бартерные операции, которые в ряде случаев приобретают многоступенчатый характер и имеют место во всех отраслях промышленности. .

Значительно сократился платежеспособный спрос, что оказало негативное воздействие на сбыт отечественной продукции:

• в настоящее время большинство предприятий испытывают трудности со сбытом продукции. Можно выделить следующие основные направления изменения макроэкономической ситуации в России:
• открытие внутреннего рынка РФ создало условия для конкурентной борьбы импортных и отечественных товаров за потребителя, в которой многие российские товары уступили зарубежным;
• предприятия отраслей обрабатывающей промышленности не смогли расширить рынки сбыта за счет экспорта вследствие низкого качества продукции и высоких затрат на производство, по сравнению с мировым уровнем;
• наблюдается сокращение платежеспособного спроса из-за резкого расслоения населения по уровню доходов;
• снижение экспортных возможностей предприятий за счет значительного роста цен на энергоносители и увеличения транспортных тарифов.

Особенностью коммерческой деятельности предприятий стало усиление роли ценовой политики, так как предприятиям важно определить по какой цене продавать свою продукцию, поскольку в условиях экономического кризиса цена товара является одним из главных мотивов к покупке для российских потребителей. Предприятия стремятся меньше работать с посредниками, так как посреднические фирмы продают товары с высокой наценкой. Поэтому общей тенденцией стал отказ российских предприятий от услуг посредников.

В настоящее время перед предприятиями встала проблема поиска рынков сбыта своей продукции. В ходе решения данной проблемы, многие предприятия перешли на общепринятые в мировой практике принципы экономических отношений, в том числе принцип неразрывной связи коммерческой деятельности и маркетинга.

Переход предприятий к организации коммерческой деятельности на принципах маркетинга должен сопровождаться изменениями организационной структуры управления, характера работы, стиля мышления хозяйственного руководства.

1.1  Структура  коммерческих служб

Коммерческая деятельность - широкое и сложное понятие. Это комплекс приемов и методов, обеспечивающих максимальную выгодность любой торговой операции для каждого из партнеров при учете интересов конечного потребителя.

Главная цель коммерческой деятельности - получение прибыли через удовлетворение покупательского спроса при высокой культуре торгового обслуживания. [2, c. 22].

Коммерческая деятельность включает в себя:

• исследование, прогнозирование рыночного спроса и выявление потребностей потребителей в товарах и торговых услугах;
• изучение и оценку источников поступления товаров (оптовые ярмарки, товарные биржи, аукционы, торговые посредники и товаропроизводители);
• поиск и выбор поставщиков товаров;
• организацию хозяйственных связей с поставщиками товаров, в том числе ведение переговоров, заключение договоров, осуществление коммерческих расчетов, контролирование соблюдения договорных обязательств и т. п.;
• формирование товарного ассортимента на складах и в магазинах с учетом потребительского спроса, управление запасами товаров;
• организация оптовой и/или розничной продажи товаров, включая выбор методов и форм торговли и обеспечение определенного уровня качества торговых услуг;
• рекламно-информационную деятельность, связанную с продажей товаров и созданием положительного имиджа торгового предприятия.

Объектами изучения служат:

• коммерческие аспекты процесса продвижения товара от производителей к потребителям;
• торгово-посреднические организации и структуры, обеспечивающие этот процесс.

Все коммерческие процессы должны рассматриваться с определенной позиции - как организовать деятельность фирмы в сфере купли-продажи, чтобы эта деятельность была коммерчески успешной и позволяла удовлетворять потребности покупателей и других заинтересованных сторон [11, с. 102].

Основной целью коммерческой деятельности является обеспечение максимальной выгодности коммерческих операций при удовлетворении потребностей покупателей.

При осуществлении коммерческих операций необходимо решать следующие задачи:

• изучение и анализ источников закупки товаров, выбор наиболее оптимальных;
• установление договорных отношений с поставщиками, обеспечивающих выгодное партнерство;
• анализ тенденций развития рынка и учет внешних условий при осуществлении купли и продажи товаров;
• предоставление потребителям такого разнообразия товаров (ассортимент, объем, цены), чтобы они имели возможность приобрести то, что соответствует их запросам;
• сокращение издержек обращения [13, с. 67].

Коммерческая деятельность предприятия должна базироваться на следующих принципах:

• ориентация на покупателя: любое торговое предприятие существует благодаря наличию покупателей и служит удовлетворению их потребностей, поэтому для успешной деятельности на рынке необходимо изучать спрос, учитывать покупательские предпочтения и обеспечивать высокий уровень обслуживания;
• гибкость: в коммерческой деятельности должна осуществляться адекватная реакция на изменение рыночных условий, что позволяет обеспечивать успешность торговых сделок и устойчивые позиции предприятия;
• оптимальность: при осуществлении коммерческой деятельности необходимо стремиться к принятию оптимальных коммерческих решений (при выборе поставщиков, формировании ассортимента, создании товарного запаса и т. д.);
• прибыльность, доходность: в результате коммерческой деятельности должен обеспечиваться желаемый уровень прибыли;
• соблюдение действующего законодательства, договорной дисциплины, требований деловой этики: цивилизованный торговый бизнес предполагает деятельность в рамках закона, формирование отношений с партнерами на взаимовыгодной основе, добросовестное исполнение договорных обязательств, честность при заключении торговых сделок;
• внедрение новых технологий: для совершенствования коммерческой деятельности необходимо использовать современные методы продажи товаров, стремиться к компьютеризации коммерческих операций [13, с. 69].

Всю коммерческую деятельность можно условно разделить на три сферы: снабжение, сбыт и маркетинг. Это деление достаточно условно, так как все эти элементы дополняют друг друга. Каждое предприятие в той или иной степени занимается всеми этими проблемами, но значимость их на разных предприятиях далеко не одинакова. Снабжение и сбыт существуют с момента развития предприятий, в основном вопрос заключается в месте маркетинга на фирме.

Экономический механизм хозяйственных объединений - предприятий имеет определенную структуру коммерческой деятельности. Структура в области коммерческой деятельности заключается в том, что она содержит два основных элемента: сбыт готовой продукции и материально-техническое обеспечение.

В связи с этим, следует отметить, что от эффективности деятельности структурных подразделений, отвечающих за сбыт, зависит во многом эффективность всего предприятия.

Организация деятельности этих структурных подразделений включает следующие основные направления:

• подбор кадров;
• организация стимулирования работников;
• информационное обеспечение;
• внедрение логистики в свою работу.

При этом, деятельность сбытового аппарата промышленного предприятия может быть организована следующими основными способами:

• по функциональным обязанностям;
• по типу покупателей;
• по типу ассортимента продукции;
• по типу географического региона;
• по типу отрасли;
• комбинированные;

Каждое предприятие в зависимости специфики своей деятельности выбирает ту или иную форму организации службы сбыта.

Важнейшими сбытовыми функциями являются:

• установление коммерческих взаимоотношений с покупателями, завершающихся заключением договоров купли-продажи,
• разработка сбытовой программы;
• составление графиков поставки продукции и отгрузка ее покупателям;
• ведение расчетов за продажную продукцию;
• контроль за расчетами с покупателями и их платежеспособностью.