Организация секретарского обслуживания. 2

       СОДЕРЖАНИЕ 
 
 

        ВВЕДЕНИЕ 

       Документы возникли вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

       Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ  доказательства». В процессе управленческой деятельности документы выступают и как предмет труда, и как результат труда. Они служат основанием принятия решений, обобщений, анализа, справочно-поисковой, информационной работы, способом доказательства, средством общения, закрепления отношений между предприятиями, предприятиями и государством, между персоналом и администрацией предприятия и т.д.  [20, с. 23]

       Различают несколько групп деловых документов: организационно-правовая, плановая документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация; документация по личному составу; финансовая, договорная документация; документация по материально-техническому обеспечению и другие. [15, с. 67]

       Документы являются материальными носителями информации. Они отражают события, содержат распоряжения и предписания к исполнению, позволяют контролировать процессы хозяйственной деятельности, государственного управления. Документы имеют юридическую силу и потому служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия. Выполняя коммуникативную функцию, они обеспечивают внешние связи между организациями, учреждениями, предприятиями. Являясь носителями информации, документы становятся средством для анализа деятельности, принятия решений по вопросам управления предприятием.

       Достижение  науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

       Стиль руководителя – важная сторона управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность  работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношение к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в особой степени влияет работа его секретаря.

       Секретари появились в Древнем Риме в  качестве хранителей чужих секретов. 

       Позже секретари вместо доверенных лиц  королей, царей, герцогов и пэров  постепенно становятся делопроизводителями. Традиционно в роли секретарей выступали  мужчины, и только в конце 18 века появились женщины-секретари. [29, с. 4]

       Качество  и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением  секретаря со знанием дела выполнять  свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени  на выполнение технических функций.

       В сущности, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организации телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

       Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако он принимает непосредственное участие в реализации принятых решений. Таким образом, личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по нему зачастую судят как о его руководителе, так и о его организации.

       Механизация и автоматизация управленческого  труда требуют от секретаря постоянного  повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского  труда, делопроизводства.

       Одним из путей обеспечения высокой  эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится, главным образом, к освоению технических навыков - стенография, машинопись, навыки работы на ЭВМ и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом "проб и ошибок".

       Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической  информации, высокоэффективных устройств  ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего.

       Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного  значения организационные и психологические аспекты труда служащих, и техника способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и секретаря? Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации. Значительно труднее формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использования достижений современной вычислительной техники. Тем не менее в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки организационной структуры ряда фирм США с использованием подхода к управленческому труду, как к процессу обработки информации.

       С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа  служащих и повышения производительности труда в сфере управления.

       Однако  при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей  высшего и среднего звена при  замене личных секретарей централизованной службой подготовки и обработки  информации. В результате упомянутые фирмы были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам.

       Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

       В любом случае, в наши дни секретарю  необходимо иметь определенные личные качества и обладать довольно широким  спектром знаний по целому ряду вопросов. И в этой работе мы попытаемся сформулировать те личные качества и знания, которые необходимы для эффективного ведения секретарского дела с учетом современных технологий.

       Цель  выпускной работы – изучить технологию ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации.

       Задачи работы:

       а) определить сферу секретарской деятельности, профессиональные и личностные качества секретаря;

       б) проанализировать основные задачи и  направление работы секретаря по документному обслуживанию;

       в) рассмотреть функции секретаря  по бездокуметному обслуживанию;

       г) исследовать современные информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе Сакского городского исполнительного комитета;

       д) разработать рекомендации по усовершенствованию (рационализации) ведения секретарской деятельности.

       Объектом  выпускного исследования работы является секретарская деятельность.

         Предметом выпускного исследования  являются технологии секретарской  деятельности в Сакском городском  исполнительном комитете.

       Выпускная работа состоит из введения, трех глав, выводов и приложения.

       В первой главе рассматриваются исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности, где дается понятие  делопроизводства и история его  возникновения; описываются деловые  и личные качества секретаря, его  должностные обязанности.

       Во  второй главе приводятся современные  технологии осуществления секретарской деятельности, куда входят: принципы ведения  делопроизводства, организация работы с документами и обязанности  секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя.

       В третьей главе рассматриваются  современные средства организационной  техники. 
 

        Глава 1. Исторические предпосылки возникновения  секретарской деятельности 

       1.1. История секретарской  деятельности и делопроизводства 

       Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.

       Понятие и слово “делопроизводство” возникли в центральных учреждениях Московского  государства – приказах – несколько  столетий назад (ХV–ХVI в.в.). Тогда под  делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в ХVIII–ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».

       Совокупность  дел также называли делопроизводством.

       В этот период в системе государственного управления последовательно не прослеживался  принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки – от одного до трех, а концу XVII в. в крупных приказах – от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "средних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали различные особые должности – толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся в суд и др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим "средней руки" доверялась работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалования.

       Можно с полным правом утверждать, что  дьяки и подъячие выполняли функции, аналогичные нынешним секретарским, ведь документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных  позиций можно отнести к чисто  секретарским.

       История государственных учреждений в царской  России свидетельствует, как шаг  за шагом рос государственный  аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в  жизни государства.

       В ХVIII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720 г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

       Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных»  дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

       Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые  записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов — также «попечение» секретаря.

       Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки  наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».

       В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена  на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин  до восьмого класса, становится потомственным  дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

       В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

       В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

       В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Указом об учреждении министерств,  в 1811 г. были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имеют право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти – указы и предписания; местные губернские власти имеют право рассылать указы от имени «его императорского величества»; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались также со всеподданнейшими докладами, прошением, жалобами. Равные по положению учреждения обменивались отношениями. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальность на единоначалие. Это привело к дальнейшей централизации госаппарата, к быстрому росту прослойки бюрократов – чиновников, всецело зависящих от милости царя. В 1812 г. было учреждено восемь министерств, впоследствии число их увеличилось. Равные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с  угловыми штампами содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

       Роль  секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.

       Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления. В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

       Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

       Работа  секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.

       Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанность по контролю за исполнением документов.

       Рядовые секретари канцелярии несли всю  тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество  за маленькую зарплату.

       Во  второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

       В 1868 году в Харькове были созданы  специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.

       Выходили  специальные журналы — «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика»  и другие.

       Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.

       Но  и Генеральный регламент и  последующее законодательство ХIХ  и начала ХХ в. под делопроизводством  понимали главным образом порядок  письменного оформления производства дел, а также переписку. [13, с. 34-37]

       Делопроизводство  же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось  в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования.

       Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении – большом, малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может. В силу этого административное производство было самым распространенным.

       Почти параллельно с административным делопроизводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.

       Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и  дипломатической деятельности. Все  эти системы документирования носят  название специальных.

       Развитие  специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской  России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.

       Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний  о необходимости «выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях».

       Специальным декретом были отменены сословия гражданские  чины, так называемые «бывшие» стали  обращаться друг к другу —  не «господин» или «Ваше благородие», а скромно, по-советски, «товарищ».

       В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям.

       Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительного  комитета был чрезвычайно загружен.

       Поручения следовали одно за другим. Не успевали выполняться одни, как надвигалась новая волна. Революционный порядок сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданность идее и ее воплощению в лице непосредственного начальника.

       Движение  за научную организацию труда в 20-30-е годы сделало немало для облегчения секретарского труда. Разрабатывались правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование.

       В 1932 г. секретарей разделили на 2-е  неравноценные группы:

               а) помощники – референты;

               б) машинистка, секретарь 1 группы.

       В 1960 г. секретари получили новую должность, секретарь – машинистка и секретарь  – стенаграфистка. Им были переданы все административные и технические  функции, которые ранее выполняли  помощники и референты.

       В 1970 г. была разработана и утверждена серия ГОСТов на управленческую документацию. В 1972 г. стали действовать единые правила подготовки и оформления организации распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.

       В середине 1980–х гг. была разработана единая государственная система документированного обеспечения. [22, с. 57-58]

       В настоящее время в Украине  действует своя система законов, регулирующая делопроизводство. Эта  система неполна и потому постоянно  обновляется.

       Нормативно-правовую базу секретарской деятельности в Украине составляют следующие документы: Закон Украины «Об обращении граждан», ГОСТ 2732-94 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров АРК, местных органах исполнительной власти», утвержденная постановлением КМУ № 1153 от 17.10.1997 г. и другие.

       1.2. Классификация  секретарей 

       В настоящее время в любой организации  или на предприятии есть несколько позиций, которые занимают секретари:

       RECEPTIONIST – человек (чаще всего – девушка), работающий на телефоне. В его обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность. 

       На  этом же уровне находится должность  информатора. Только в этом случае человек  сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

       Если  человек владеет иностранным  языком, ему предусмотрена должность  OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

       Самая же высокая должность – PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае человек работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английском языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

       Эффективность труда во многом зависит от склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических особенностей людей.    

       Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой  подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой  секретарского труда. На первый взгляд, человеку  несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких  особых  знаний  не  требуется.