Повышение эффективности управления информационным обеспечением органов государственной власти

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО И  МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ  РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

ФАКУЛЬТЕТ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИМИ  ПРОЦЕССАМИ

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ

Заведующий кафедрой

д. соц. н., профессор

___________ А. Н. Ершов

ДИПЛОМНЫЙ  ПРОЕКТ

ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

Выполнил

Студент группы 1052

Р.И. Абдулхаев

" "                        20     г.

Руководитель:

к.и.н., доц. Л.М.Якубова

_____________________

"  "                         20     г.                               

  Нормоконтролер

   к.соц.н.,доц. Н.В.Волкова

______________________

"  "                         20     г.

КАЗАНЬ  2010

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………….…………………………..………....3

1 Информационное обеспечение управления как предмет исследования.……........6

1.1 Информационное обеспечение управления организацией……………..........6

1.2 Механизм информационного обеспечения управления организацией.........10

1.3 Специфика информационного обеспечения управления в госструктурах...14

2 Особенности информационного обеспечения управления в государственных

структурах……………………………………………………………………...….…..28

2.1 Характеристика Министерства культуры республики Татарстан……….....28

2.2 Анализ информационного обеспечения управления в Министерстве

Культуры Республики Татарстан……………………………………………….. 42

3 Пути повышения эффективности информационного обеспечения в

управлении Министерстве Культуры РТ…………………………………..……......53

3.1 Опыт использования информационного обеспечения управления государственными структурами в России…………………………………....….53

3.2 Программа повышения эффективности информационного обеспечения в Министерстве культуры………………………….………………………………..57

Заключение…………………………………….………………………………….…..65

Список использованных источников и литературы….……………………….........68

Приложение……………………………………………….………………………......71

ВВЕДЕНИЕ

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития требуется система своевременного и адекватного информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Хорошее информационное обеспечение- это залог успеха и средство выживания в условиях конкуренции.

Актуальность данной работы очевидна, так как именно информация является предметом деятельности управленца, без которой невозможно оценить позицию предприятия на рынке и разработать соответствующую стратегию. Исходя из этого, мы можем предпринять шаги  для повышения эффективности управления в любой сфере, ведь от того насколько правильно и эффективно сформирован процесс деятельности, зависит работа в целом.

Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные организации превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современной организации возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллек­тивам предприятий, общественным организациям, всем работаю­щим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизнен­ный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепен­ных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение матери­альных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование по­следних, в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может

использоваться многократно как коллективами, так и индивиду­альными

работниками. При этом он постоянно увеличивается и обо­гащается.

          В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обос­нованных управленческих решений. Передача информа­ции о положении и деятельности  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями осущест­вляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других техниче­ских средств связи.

Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления и управленческим процессом в целом. Оно может

рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

              Целью данной дипломного проекта является исследование информационного обеспечения управления государственных структур и повышение его эффективности.

Для государственных органов эффективное информационное обеспечение управления позволяет сокращение и удешевление Управленческого Аппарата; борьбу с коррупцией; повышение скорости Управленческих процессов и уровня управляемости.

Предметом исследования является информационное обеспечение государственных структур.

Объектом исследования является Министерство Культуры Республики Татарстан. В этой организации, так же как и во всех организациях существует информационная системы, на основе локальной вычислительной сети. Необходимо оценить уже достигнутые результаты и определить круг нерешённых задач.

Исходя, из поставленной цели дипломной работы в исследуемой организации необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач:

1.      Изучить теорию и методику информационного обеспечения управления организациями.

2.      Выявить особенности информационного обеспечения управления в Министерстве Культуры Республики Татарстан.

3.      Предложить меры по повышению эффективности информационного обеспечения управления в Министерстве.

1        ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ КАК ПРЕДМЕТ ИССЛЕДОВАНИЯ

1.1 Информационное обеспечение управления организацией

Важнейшим фактором повышения эффективности в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Информационное обеспечение можно определить как совокупность единой системы классификации, унифицированной системы документации и информационной базы, система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения информацией пользователей (потребителей) информации.

Информационное обеспечение ИС является средством для решения следующих задач:

-однозначного и экономичного представления информации в системе (на основе кодирования объектов);

-организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами (на основе классификации объектов);

-организации взаимодействия пользователей с системой (на основе экранных форм ввода-вывода данных);

-обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной системы документации).

Информационное обеспечение ИС включает два комплекса:

1.                  внемашинное информационное обеспечение (классификаторы технико-экономической информации, документы, методические инструктивные материалы)

2.                  внутримашинное информационное обеспечение (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структуры информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

К информационному обеспечению предъявляются следующие общие требования:

-информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта; для кодирования информации должны использоваться принятые у заказчика классификаторы;

- для кодирования входной и выходной информации, которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;

- должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;

- формы документов должны отвечать требованиям корпоративных стандартов заказчика (или унифицированной системы документации);

- структура документов и экранных форм должна соответствовать характеристиками терминалов на рабочих местах конечных пользователей;

- графики формирования и содержание информационных сообщений, а также используемые аббревиатуры должны быть общеприняты в этой предметной области и согласованы с заказчиком;

- в ИС должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы, защиты от несанкционированного доступа.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления. В конечном итоге роль информации в организационном управлении постоянно возрастает, что связано с измене­ниями социально- экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий. [2, c. 95]

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (см. рис.1).

Рисунок. 1. Процесс передачи и получения информации.

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка  и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того, к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым  наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня).

Менеджмент в полной мере использует объективную и свое­временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе­мую и распространяемую с помощью современных научных мето­дов и технических средств. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходи­мые выводы и результативно воплощать в управленческих реше­ниях. Отсюда необходимость присутствия информационной состав­ляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенци­альных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаи­мосвязи. [3, c. 34]

Суть информации составляют только те данные, которые умень­шают

неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор­мация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознан­ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю­щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти­мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Состав, содержание и качество информации, которая прив­лекается к руководителю имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления.

Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные в организации и т.д.

Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специаль­ных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяй­ственно-правовые документы и т.д.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информа­ции предъявляются определенные требования:

-         краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

-         удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

-         точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений,

оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, об­работки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной инфор­мации. [6, c. 83]

1.2       Механизм информационного обеспечения управления организацией

Механизм информационного обеспечения управления включает в себя:

1) обеспечение фактическими данными управленческих структур;

2) использование информационных данных для автоматизированных систем управления;

3) использование информации для обеспечения деятельности различных потребителей (организаций, ученых, художников, писателей, журналистов и т. д.).

Обеспечение информацией управленческих структур (государства, корпораций, организаций), производится прежде всего за счет организаций, специально занимающихся сбором данных (государственные органы статистики, научные центры различного типа). Большую роль в информационном обеспечении управленческих структур играют средства массовой информации, которые не только представляют большой массив информации, но и формируют на ее основе общественное мнение, воздействующее на управленческие решения.

Вторым важным направлением информационного обеспечения является формирование информационных данных для автоматической системы управления (АСУ). Вводимая в систему АСУ информация является необходимым элементом всей системы, без которой невозможно математическое, техническое, организационно-правовое ее функционирование. Информация, вводимая в систему, ее предмашинная обработка - основа современных автоматизированных информационных систем.

Третье направление информационного обеспечения связано с удовлетворением информационных запросов потребителей самого разнообразного типа: как организаций, учреждений, так и отдельных лиц. В этом случае в качестве информационного обеспечения выступают не только статистические данные, данные социологических опросов, данные архивов и пр. официальных учреждений, но и такие типы информации, как книжные и журнальные публикации, научные отчеты, диссертации и пр. Наиболее распространенной формой этого типа информационного обеспечения являются библиотеки, а в современных условиях все большее значение приобретают службы и центры анализа информации (например в России -Всероссийский институт научной и технической информации, Всероссийский научно-технический информационный центр и др. информационные службы). [7, c. 108]

Среди новейших информационных технологий, используемых в целях совершенствования управленческой деятельности и повышения ее эффективности, значительная роль принадлежит автоматизации офисных операций. Она представляет собой результат применения современных достижений в области технологии производства и использования микросхем, а также разработки продуктов и в сфере телекоммуникаций. Наиболее распространенные технологии офисной автоматизации - это текстовые редакторы, электронная почта, факсимильная связь, автоматизированные рабочие места и технологические возможности проведения телеконференций. Возьмем к примеру, текстовый процессор. Он сокращает время, необходимое для черновой подготовки, редактирования, копирования и распечатки текста; распространения и сортировки по файлам текстов материалов. Текстовый процессор совершает обработку текстов; подключаясь к нескольким дисплеям и принтерам, рассредоточенным по всему учреждению, создает возможность доступа к тексту всех сотрудников учреждения.

Электронная почта, используемая для коммуникационных взаимодействий, помогает избежать телефонной "некомпетентности", когда один из участников коммуникации отсутствует на месте. В этом заключено важное преимущество, если учесть, что только около одной трети телефонных звонков действительно приводят к контакту с требуемым абонентом. Кроме того, электронная почта дает возможность менеджерам извлекать предназначенные для них сообщения в удобное для них время. Кстати, у менеджеров появляется возможность тиражировать и направлять одно и то же сообщение сразу многим заинтересованным лицам.

Факсимильные аппараты работают как фотокопировальные машины, но используют широкомасштабные телекоммуникационные сети. Документы с их помощью могут передаваться в своем оригинальном виде и быстрее, чем другим способом, причем обычно с меньшими затратами. [8, c. 76]

Автоматизированные рабочие места, разрабатываемые на основе микрокомпьютерной и телекоммуникационной технологии, дают возможность менеджерам получить доступ к СУБД, к текстовым редакторам, экспертным системам, электронной почте. Они существенно сокращают объем рутинных, повторяющихся и утомительных операций, высвобождая значительную часть времени специалиста, занимающегося управленческой деятельностью, для более важных дел.

Проведение телеконференций основано на использовании телекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь. Все это обеспечивает возможность личного общения на значительном расстоянии, экономит время и деньги, обычно затрачиваемые при переездах, а необходимые для управленческой деятельности коммуникационные взаимодействия освобождаются от каких бы то ни было географически-пространственных ограничений.

Однако применение современных информационных технологий создает не только обширное пространство новых возможностей для повышения эффективности управленческой деятельности, но и ряд новых, не существовавших ранее проблем. Одна из наиболее острых среди них - компьютерная грамотность или, в более широком и существенном смысле, - грамотность управленческих кадров в области современных информационных технологий. Такая грамотность предполагает наличие у руководителей и менеджеров глубокого понимания, что такое компьютеры, как они работают и как соотносятся с повседневными рабочими функциями; умение использовать их в повседневной деятельности, подсказав другим сотрудникам, где и как они могут применяться. Компьютерная грамотность управленческого персонала включает в себя также понимание того, как эффективно пользоваться информационными технологиями, как и любыми другими ресурсами социальной организации или системы - финансовыми, материально-техническими и людскими. [9, c. 104]

Менеджеры не должны питать иллюзий, будто повышение эффективности управленческой деятельности просто следует за применением информационных технологий подобно тому, как весна следует за зимой, а лето - за весной. Им необходимо оценивать различные варианты и возможности предполагаемого применения той или иной информационной технологии или комплекса таких технологии с точки зрения интересов и целей соответствующей организации или системы в целом. Следовательно, и в области применения современных технологий в практике управленческой деятельности необходимо компетентное и энергичное руководство.

1.3 Специфика информационного обеспечения управления в госструктурах

Важнейшая характеристика государства - это уровень его информационного обеспечения, оказывающего существенное влияние на все процессы социально-экономического развития общества. Многолетний опыт работы по совершенствованию государственного управления подтверждает, что информационное обеспечение следует рассматривать как одно из стратегических направлений повышения эффективности деятельности на всех уровнях: государственном, отраслевом, региональном, международном и других. Не только информационные ресурсы отдельных стран, но и мировые информационные ресурсы стали предметом производства, купли-продажи. Информация выступает важнейшим компонентом, обеспечивающим полноценную жизнедеятельность как ее конечных пользователей-граждан, так и государства в целом, что отражает мировые тенденции развития от индустриального общества к информационному. Это объективно потребовало решения такой общегосударственной проблемы, как формирование Единого информационного пространства и обеспечение на этой основе эффективного устойчивого управления страной при продвижении к регулируемому рынку и, как следствие, - создание условий для интеграции России в мировое экономическое и правовое пространство.

Единое информационное пространство Российской Федерации должно представлять собой систему организационно и методически увязанных, синхронизированных во времени национальных информационных ресурсов всех видов собственности в области социально-экономической, правовой, научно-технической, банковской, экологической и другой информации. Совершенствование процессов управления на такой базовой основе - это комплексная многогранная научная проблема, решать которую следует поэтапно, привлекая научные коллективы специалистов по системному анализу, исследованию операций, ученых, занятых теорией, организацией систем и внедрением новых информационных технологий. Теперь уже ни у кого не вызывает сомнений, что без применения новейших достижений информатики, радиоэлектроники, связи, вычислительной и телекоммуникационной техники    невозможно    эффективно    управлять    государством,    его  экономикой. [8, c. 95]

В нашей стране истоки информатизации в ее планово-координационном виде восходят к 50-м годам двадцатого столетия, в 60-70-е годы информатизацией в том или ином объеме были охвачены все уровни управленческих структур исполнительной власти. Начиная с 1989 года информатизация интенсивно внедряется в органах представительной власти, прежде всего в Верховном Совете СССР. Привлекались специализированные научные организации для создания локальных и распределенных баз данных, автоматизированной системы голосования, внедрения средств коллективного отображения информации, спутниковой электронной почты, средств удаленного доступа к внешним информационным ресурсам, в том числе и зарубежным. Уже в это время формировалась концепция и методология информатизации государственно-правовой сферы, разработки и внедрения новых информационных технологий законопроектной работы, взаимодействия центральных и региональных органов представительной власти. С образованием двухпалатного Федерального Собрания - Совета Федерации и Государственной Думы - сразу же началась информатизация государственно-правовой сферы их деятельности.

Создание, внедрение, использование и развитие возможностей автоматизированных систем информационного обеспечения потребовало участия в этих процессах как собственно специалистов в области совершенствования государственного управления на базе применения информатики и телекоммуникаций, так и конечных пользователей этих систем практически всех отраслей народного хозяйства, непосредственно формирующих информационные потребности. Необходимо отметить, что вся эта работа осуществлялась поэтапно, как "снизу вверх", так и "сверху вниз". Кроме того, на эти процессы существенное влияние оказал переход общества от командно-административной системы к регулируемой рыночной экономике.

Начиная с 1993 года значительно активизируются усилия государства в этом направлении: в сферу информатизации включается все большее количество организационных структур всех трех ветвей власти.

Объективности ради надо отметить, что нынешние достижения исследований и разработок в этой области в значительной мере базируются на многолетнем отечественном опыте.

Работы по информационному обеспечению органов государственной власти ведутся как федеральными структурами, так и субъектами Федерации и органами местного самоуправления. Разработан ряд законодательных и других нормативных актов, практически регулирующих отношения в информационной сфере общества. [10, c. 38]

Следует отметить, например, что регулированию отношений, связанных с информационным обеспечением деятельности российского парламента, посвящен ряд федеральных законов, нормативных правовых актов и публикаций. Если говорить о Госдуме и Совете Федерации, то на концептуальном уровне можно выделить следующие основные тенденции развития в этой сфере:

1.           формирование единого информационного пространства всех органов - участников законодательного процесса Российской Федерации;

2.           массовое внедрение новых информационных технологий в законодательную деятельность на базе разработки и поэтапного внедрения информационно-коммуникационных систем Совета Федерации, Государственной Думы и других органов власти Российской Федерации;

3.            проведение комплексных информационно-аналитических исследований для повышения обоснованности и согласованности принимаемых законов и других решений;

4.            оперативное информационное обслуживание парламента с применением ситуационных центров и других средств быстрого реагирования на возникающие в стране и за ее пределами кризисных ситуаций;

5.            обучение парламентариев, их помощников и работников структурных подразделений аппарата новым информационным технологиям с целью резкого повышения их профессионального уровня и эффективности работы.