Система подбора и отбора кадров СоЦ упРавл 4000

    Министерство  культуры Российской Федерации

    Кемеровская государственная академия культуры и искусств 

    Культурологический  факультет

    Кафедра управления и экономики социально  культурной сферы   
 

УДК   

ББК   

МЕНЕДЖМЕНТ  

СИСТЕМА ПОДБОРА И ОТБОРА КАДРОВ В УЧРЕЖДЕНИИ 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА  
 
 

    Кемерово 

    2005

    Содержание

Введение             3

Глава 1. Теоретические  аспекты системы отбора и подбора  кадров   6

1.1 Основные принципы  и содержания системы отбора  и подбора кадров 6

1.2 Виды и методы системы отбора и подбора кадров учреждения   22

Глава 2. Общее  состояние деятельности системы  отбора и подбора кадров  33

2.1 Анализ деятельности  по системе отбора и подбора  кадров   33

2.2 Рекомендации  по отбору и подбору кадров        43

Заключение            50

Список литературы           54

Приложение            57

ВВЕДЕНИЕ

     Основной  задачей при найме на работу персонала  является удовлетворение спроса на работников в качественном и количественном отношении. Найму работника предшествует четкое представление о функциях, которые он будет исполнять, задачах и должностных обязанностях, правах и взаимодействии в организации. Исходя из заранее сформулированных требований, выбирают подходящих людей на конкретную должность, и соответствию качеств претендентов требованиям предается большое значение.

     Чтобы определить критерии отбора персонала, следует ясно сформулировать качества работника, необходимые для соответствующего вида деятельности. Критерии следует формировать так, чтобы они всесторонне характеризовали работника: опыт, здоровье и личностные характеристики. «Эталонные» уровни требований по каждому критерию разрабатываются исходя из характеристик работников, хорошо справляющихся со своими обязанностями.

      При подборе сравниваются деловые и другие качества работника с требованиями рабочего места. При этом преследуются две цели: формирование активно действующих трудовых коллективов в рамках структурных подразделений и создание условий для профессионального роста каждого работника.

    От  того, насколько эффективно поставлена работа по отбору персонала, в значительной степени зависит качество людских ресурсов, их вклад в достижение целей организации и качество производимой продукции или предоставляемых услуг.

    В наше время разработано множество  надежных и эффективных технологий отбора персонала. Современный уровень развития науки позволяет использовать самые разные методы поиска нужных специалистов и применять сложные многоступенчатые системы отбора, охватывающие все стороны личности.

    Актуальность  исследования подбора и отбора кадров на современном этапе заключается в том, что с переходом к рыночной экономике стало невозможным использовать старые методы поиска и отбора персонала, которые использовались в административной системе. Такой подход стал неэффективным с точки зрения обеспечения потребностей в квалифицированной рабочей силе. Персонал является мотором любой организации, и ошибки при подборе и отборе кадров - особенно когда речь идет об отборе кандидатов на руководящие должности - обходятся слишком дорого. Потери организации от ошибочных решений, аварий, брака – это только часть тех расходов, которые приходится нести в результате неудовлетворительной работы по отбору новых кадров.

    Методологическую  основу работы составили труды Веснина  В.Р., Герчиковой И.Н., Кравченко А.И., Магуры М.И. и Курбатовой М.Б., Травина В.В. и Дятлова В.А., Тюриной И.О., Кибанова А.Я., Шуванова Р.И. и Щекина Г.В. Занимаясь разработкой теории управления они предлагают различные формы и методы совершенствования процедуры подбора и отбора персонала. В  работе также были использованы материалы из книг Иванцевича Дж. и Лобанова А.А. , Мескона М.Х. , Кибанова А..Я., Спивак В.А., Кравченко К.А.,  Шкатулла В.И. и др. авторов.

    Цель  данной работы –  предложение рекомендаций по отбору и подбору персонала на примере Центра социального обслуживания населения.

    В соответствии с названной целью  выдвинуты следующие задачи:

    - изучение теоретических и методологических  основ процесса подбора и отбора персонала в рамках системного подхода;

    - выявление особенностей и специфики поиска и отбора персонала;

    - разработка рекомендаций по отбору  и подбору персонала.

    Объектом  являются отдел кадров Центра социального  обслуживания населения, а также кандидаты на вакантные должности.

    Предметом исследования выступает система  подбора и отбора персонала на предприятии.

    Основная  гипотеза сформулирована следующим  образом: невозможность организации  выйти на новый уровень эффективности  деятельности связана с несовершенством кадровой политики, отсутствием знаний по методике подбора и отбора персонала.

    В ходе исследования использовался метод анкетирования - это позволило более четко определить ситуацию и существующие недостатки в сфере управления персоналом. Проведенный анализ выявил ряд проблем в организации деятельности кадровой службы и в системе отбора персонала в целом. Данное исследование будет интересно для студентов, преподавателей и работников кадровых служб, заинтересованных проблемами эффективного управления персоналом в рыночных условиях России.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ

ОТБОРА  И ПОДБОРА КАДРОВ 

1.1 Основные принципы и содержания системы отбора и подбора кадров 

       Теория  систем впервые была применена в точных науках и в технике. Применение теории систем в управлении в конце 50-х гг явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход, это способ мышления по отношению к организации и управлению.[13, с.85] Чтобы осознать, как системных подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно понять организацию, и более эффективно достичь целей, необходимо определить что такое система.

       Система – это, некоторая целостность, состоящая  из взаимосвязи взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. [13, с.92]

       Существует два основных типа систем:

       - открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Все организации являются открытыми системами.

       - закрытые системы имеют жесткие,  фиксированные границы, ее действия относительно независимых от среды и окружающей системы (например часы).

       По  мнению В.А. Спивак, системный подход – это направление в методологии научного познания и социальной практики, в основе которого лежит понимание объектов как систем. [20, с.215] Специфика системного подхода определяется тем, что он ориентирует исследование на раскрытие целостности объекта и обеспечивающих ее механизмов, на выявление многообразных типов связей сложного объекта и сведение их в единую теоретическую картину. Система это – совокупность элементов, взаимосвязанных между собой таким образом, что возникает определенная целостность, единство. Системный подход основан на здравом смысле и на том, что системы проявляются буквально во всем, что нас окружает, и в нас самих, что познание закономерностей в действиях или свойствах систем для прогнозирования их поведения – исключительно сложный и трудоемкий процесс, не всегда дающий однозначный результат. К настоящему времени выделено очень много не только типов, но и типологий систем, выявлено большое количество их свойств, но процесс познания не близок к завершению. Поэтому и прогнозирование поведения систем остается вероятностным по своей сути: чем больше мы знаем о системе, тем более высока вероятность нашего прогноза, но она никогда не бывает на 100%. Рассмотрим некоторые наиболее общие свойства систем, которые присущи также системам типа личности и коллектива:

       - целостность – свойства целого (всей системы) принципиально  не могут быть сведены к  сумме свойств ее элементов;  у системы есть собственные  свойства, которых нет ни у одного из ее элементов;

       - структурность – поведение системы обусловлено не столько свойствами ее элементов, сколько свойствами ее структуры, тем, как элементы расположены и взаимодействуют в системе;

       - взаимозависимость  системы и  среды – система вычленяется  из среды, формируется и проявляет свои свойства во взаимодействии со средой.

       - автономность – система обладает определенной «живучестью», может приспосабливаться к изменениям внешней среды.

       - иерархичность – взаимодействие  элементов системы может быть  представлено в виде иерархии связей; характер и особенности связей  элементов системы имеют не менее важное системообразующее значение, чем сами элементы. Каждый компонент системы, в свою очередь, может быть представлен как иерархическая система, а сама система – как компонент более крупной системы. Выделение системы из окружающей среды определяется задачами исследования и точной зрения исследователя.

       - уникальность – неповторимость  некоторых свойств, качеств, элементов,  наблюдаемая в каждой большой  и сложной системе. 

       - множественность описаний – в силу принципиальной сложности каждой системы ее познание требует всестороннего рассмотрения (зачастую эти стороны изучают разные науки), построения множества разных моделей, каждая из которых описывает лишь определенную сторону системы.

       Как упоминалось выше, «система» состоит из определённых элементов. Система управления персоналом не является исключением.

       Система управления персоналом организации  начинается с найма персонала. Наем на работу – это ряд действий, направленных на привлечение кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией. [8, с. 46]

     Основной  задачей при найме на работу персонала  является удовлетворение спроса на работников в качественном и количественном отношении.  При этом следует ответить на вопрос: где и когда потребуются работники?

     Найму работника предшествует четкое представление  о функциях, которые он будет исполнять, задачах и должностных обязанностях, правах и взаимодействии в организации. Исходя из заранее сформулированных требований, выбирают подходящих людей на конкретную должность, и соответствию качеств претендентов требованиям предается большое значение.

      Когда организации необходимо принять  новых работников, появляются два  вопроса:

     - где искать потенциальных работников;

     - как известить будущих работников об имеющихся рабочих местах?

Есть  два возможных источника найма:

     - внешний (из людей, до этого  никак не связанных с организацией);

     - внутренний (из работников организации).[6, с. 94]

     Преимущества  и недостатки внешних и внутренних источников привлечения персонала приведены в таблице 1.1. 
 

Таблица 1.1 - Преимущества и недостатки внешних  и внутренних источников привлечения  персонала [7, с. 29]  

Продолжение таблицы 1.1 

     В ряде отечественных организаций  разработаны специальные анкеты претендента на должность специалиста. Работники кадровых служб давно ощущали потребность в более обоснованных и надежных процедурах. Повышение эффективности и надежности отбора связывается с последовательным проведением проверки деловых и личных качеств кандидата, основанной на взаимодополняющих методах их выявления и источниках информации. Осуществляется поэтапный отбор кандидатур, отсеивая тех кандидатов, которые обнаружили явное несоответствие предъявляемым требованиям. Одновременно применяют по возможности объективную оценку фактических знаний и степени владения кандидатом необходимыми производственными навыками.

     Таким образом, формируется сложная многоступенчатая система проведения отбора человеческих ресурсов. Системный подход к процессу подбора и отбора персонала может быть реализован при рассмотрении компонентов обеспечения этого процесса. Но сначала рассмотрим историю становления отбора и подбора кадров.

    Сегодня ценность «человеческих ресурсов» признается всеми. Но так было не всегда. Формирование целостной системы поиска и отбора персонала имеет долгую и сложную историю.

    Весь  период становления системы отбора и подбора кадров можно условно  разделить на три основные этапа:[30, с. 39-42]

• Донаучный;
• Классический;
• Современный.

    Донаучный этап начинается еще 4-5 тысяч лет назад в период формирования рабовладельческих государств на Древнем Востоке (Шумера, Египет, Аркада). Например,  в Египте существовала школа чиновников, готовившая элитную касту государственных служащих. В эту школу был строжайший, целенаправленный отбор по многим критериям. Умственные способности, физическое развитие, культурный уровень и многое другое, влияли на зачисление в эту школу.

    Начало  классическому этапу положила великая индустриальная революция XVIII -ХIX веков, которая стимулировала развитие европейского капитализма. Замена малопроизводительного ручного труда властью пара и машин повлекла за собой изменения условий работы, общественных форм разделения труда и т.д. Новый тип служащего, босс, руководитель, который теперь не обязательно является собственником, как это было в прошлом, становится могучим посредником в новой фабричной системе. Со всеми этими изменениями растет разрыв между рабочими и собственниками, хозяевами. Возникла острая необходимость в отдельной структуре организации, которая могла бы стать связующим звеном между противоборствующими сторонами. И такие структуры (отделы, службы), призванные заниматься вопросами персонала, вскоре появились.

    Первым, кто решил научно обосновать проблему подбора и отбора кадров, были американский ученый Парсонс и известный немецкий психолог Мюнстерберг. [30, с. 39-42]

    Но  кардинальные изменения в системе  подбора и отбора персонала стали  возможны только к 20-м годам двадцатого века. В эти годы широко распространяется учение Тейлора о научной организации труда. В сфере кадровой политики Тейлор особое внимание уделял созданию специальной системы поиска и отбора персонала, а также оценке деятельности руководителя соответственно занимаемой должности. Наиболее развитые державы (США. Германия, Франция и т. д.) использовали систему Тейлора, а также активно разрабатывали свои собственные системы отбора кадров.

    Во  многих американских компаниях образовывались «отделы установки личного состава», целями которых были привлечение  рабочей силы, отбор, начальная установка, выдвижение, воспитание и обучение, здоровье рабочих, техника безопасности и санитарии, улучшение быта, методы изучения персонала.

    Германское  правительство повсеместно привлекало психологов к подбору в армию  и на предприятия. В начале 1920-х годов в Германии был проведен глобальный опрос руководителей фирм. Цель опроса - выявления критериев детального описания конкретных профессий. Для облегчения и систематизации получаемых от руководителей фирм и рабочих ответов, Институтом Прикладной  Психологии в Берлине была разработана анкета, содержащая 151 вопрос. На основании тысяч ответов на эти вопросы, со стороны представителей различных профессий удалось создать ряд «профессиональных психограмм» (напр., машиниста, наборщика, вагоновожатого, конторщика, телефонистки и т.д.) в виде со6рания карточек (картотеки) в алфавитном порядке профессий. [30, с. 39-42]

    Россия  также активно использовала открытия психотехники. Большая часть промышленных предприятий начала пользоваться методиками работы с персоналом, разработанными в недрах одной из девяти лабораторий ЦИТа.

    Современный этап. Переломным моментом в работе кадровых служб - перенос опыта подбора и отбора кадров из промышленности во все сферы экономики - можно считать создание в конце 1950-х - начале 1960-х гг. «теории качеств» (первоначально разрабатывалась для управленцев). Представители этого направления К. Бирд, С.Джиб, Олпорт, шли по пути поиска необходимых для лидера личностных качеств, таких как «энергичность», «воля», «решительность», «оперативность» и т.д. В их исследованиях фигурировало множество качеств, необходимых, с точки зрения исследователей, для успешного выполнения управленческих функций. Среди них такие как умение предвидеть, быстрая реакция, выдержка, терпение, способность привлекать внимание, такт, но, прежде всего энергия, ум и характер.

    Наиболее  слабой и уязвимой стороной новой  теории стала ее основная идея, согласно которой управляющий должен обладать всеми добродетелями и ни одним пороком. К. Бирд, обобщив 20 исследований, указал 79 качеств необходимых для лидера. В те годы исследования на эту тему росли как грибы, и часто доходило до абсурда, когда результаты одних исследований противоречили результатам других. Как считал Олпорт, из 17 000 определений, используемых в английском языке для описания индивидуума, почти каждое может быть использовано для характеристики лидера. Через несколько лет С.Джиб сделал вывод о том, что многочисленные исследования симптомо-комплексов лидерства не состоятельны ввиду того, что разнообразные ситуации требуют проявления различных, часто противоположных качеств от человека, призванного управлять. Ошибкой являлось так же то, что эти списки представляли собой набор прилагательных или существительных которыми фактически подменялись искомые качества. Чем длиннее оказывался перечень, тем менее надежным оказывался итоговый результат оценки. К тому же отсутствовала процедура перевода первичных оценок в стандартизированные статистические. [30, с. 41]

    В Советской России в 1960-х гг. также  начался новый виток развития систем подбора и отбора персонала. Этот процесс связан с появлением и бурным ростом заводской (прикладной) социологии. Ее создавали главным образом академические социологи. Первоначально заводская социология получила статус в службах социального развития на крупных предприятиях, где бок о бок трудились социологи, психологи и экономисты. Позже возникли службы (бюро, сектора, отделы и лаборатории) при отраслях, регионах, городах.

    К концу 80-х годов, в связи с глобальным реформированием российского общества, заводские службы стали исчезать. Функции в области подбора персонала перешли к новым отделам кадров и рекрутинговым агентствам. [30, с. 42]

     В настоящее время большая часть  современных и эффективных систем подбора  и отбора (оценка, аттестация) персонала разрабатываются и применяются специализированными фирмами: кадровыми центрами и рекрутинговыми агентствами.

     Очень часто подбор кадров отождествляют  с процессом отбора кадров, что неправомерно с точки зрения русского языка. Отбор — это выделение кого-либо из общего числа. Отсюда и выражения: “отбор кандидатов на вакантную должность”,  “отбор сотрудников для продвижения по службе” и т.п. При подборе же сравниваются деловые и другие качества работника с требованиями рабочего места. [6, с. 87]

     Теперь  рассмотрим более подробно принципы и содержание системы отбора кадров на предприятии.

     Отбор кадров - это система мероприятий, обеспечивающая формирование необходимого для данного предприятия (фирмы) состава кадров, включая как количественные, так и качественные параметры. Рассмотрим основные принципы построения системы отбора кадров.

     Создание  в организации эффективной системы  отбора новых работников требует, чтобы  эта система позволяла гарантированно добиваться требуемых результатов, то есть с высокой степенью вероятности предсказывать профессиональную успешность кандидатов, давая возможность отбирать наиболее перспективных работников.

     Эффективная система поиска и отбора персонала  должна отвечать всем требования, предъявляемым  к персонал-технологиям. Под технологией понимается стандартизированный метод достижения заранее определенных результатов с использованием необходимых для этого ресурсов. Персонал – технологии должны максимально полно учитывать психологическую и социальную природу процессов, подлежащих регуляции и управлению, определяющие поведение человека в организации, таких как мотивация, ценности, установки, групповые нормы, психологический климат и особенности организационной культуры, сложившейся в организации.

     Для того, чтобы обеспечить высокую эффективность работы по конкретному направлению, персонал – технологии должны отвечать ряду требований:

1. Наличие четких целей, увязанных с целями организации или соответствующих подразделений. Например, такая стратегическая цель как освоение нового вида услуг для социального обслуживания населения, требует постановки увязанных с ней целей и для конкретных направлений работы с персоналом. Отбор новых сотрудников часто направлен на кадровое обеспечение стремления организаций выйти на новый уровень эффективности. При этом на первый план выходит использование такие методов и критериев, которые позволяют более эффективно отбирать работников, отвечающих требованиям организации.
2. Обеспеченность ресурсами. Исполнители должны располагать необходимыми ресурсами, и для них должны быть созданы условия, позволяющие наилучшим образом достигать поставленные перед ними цели.
3. Наличие эффективных методов и процедур. Работа по достижению поставленных целей реализуется в соответствии с отработанными методами, процедурами, и регламентирующими документами (положениями, инструкциями и др.). Эти методы, процедуры и документы обеспечивают высокую надежность достижения заданных результатов. Организация отбора новых работников, только тогда дает высокие результаты, когда при этом используются стандартизированные и хорошо отработанные методы и процедуры, а вся организация работы осуществляется на основе регламента и условий, зафиксированных в соответствующих документах, утвержденных руководством. Процесс отбора должен регламентироваться положением об отборе, утвержденным руководителем организации. Положение не только фиксирует цели отбора, но и определяет тот круг задач, которые должны быть решены для их достижения. В противном случае отбор каждого нового работника будет каждый раз решаться как новая задача, и ошибки будут обычным явлением.
4. Организационное оформление. Для практической реализация персонал – технологий должна быть предусмотрена соответствующая организационная поддержка: назначены ответственные, определены подразделения и должностные лица, выполняющие основной объем работы в рамках данной персонал – технологии, порядок работы и отчетности.
5. Неотъемлемой частью персонал – технологий должна быть методическая оценка их эффективности. Важнейшим ресурсом повышения эффективности работы по каждому из направлений работы, является, с одной стороны, выявление факторов, мешающих работе по данному направлению, снижающих ее эффективность, а с другой – определение неиспользованных или недостаточно использованных возможностей. Процесс отбора только тогда становится персонал – технологией, когда мы можем подтвердить совершенно четко, что установленные цели гарантированно достигаются с помощью выработанных процедур и методов отбора.
6. Конечный результат, получаемый в итоге практической реализации персонал – технологий, должен поддаваться качественной (удовлетворенность новых работников) или количественной оценке (количество отобранных работников). 
7. Развитие и совершенствование персонал – технологий осуществляется на основе установленной практики внесения корректив в соответствии с результатами оценки эффективности работы.