Совершенствование документационного обеспечения управления муниципальным образовательным учреждением (на примере МКОУ «Тевризская

МИНОБРНАУКИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

«Омский государственный  педагогический университет»

Факультет повышения квалификации и профессиональной переподготовки

Работников образования

Кафедра управления развитием  образования

                                                                                Допущена к защите

«______»___________2012 г.

Зав. кафедрой:

к.х.н.,доцент

Шелонцев Владимир

Александрович

_______________(подпись)

Совершенствование документационного обеспечения  управления муниципальным образовательным  учреждением

(на  примере МКОУ «Тевризская вечерняя (сменная)ОШ»)

Выпускная работа по специальности

080504.65-Государственное  и муниципальное управление

Выполнила: слушатель

Группы ГиМУ 11/2

Киселёва Светлана

Николаевна

_____________(подпись)

Научный руководитель:

К.П.Н., доцент

Агалакова Елена Анатольевна

_____________(подпись)

Выпускная работа защищена

«______»____________20012г.

Оценка___________________

Председатель ГАК_________

Омск 2012

                                          Оглавление

Введение__________________________________________________________ 3

I глава: Основы  документационного обеспечения  управления  муниципальным образовательным учреждением 
1.1. Документирование и документооборот как составляющие документационного обеспечения управления________________________________________________________ 10 
1.2. Основные положения документирования управленческой деятельности в  образовательном   учреждении и организации документооборота__________________________________________________ 20  
II глава. Направления совершенствования делопроизводства в МКОУ "Тевризская вечерняя (сменная)ОШ" 
2.1. Анализ документационного обеспечения управления МКОУ "Тевризская вечерняя (сменная)ОШ"_____________________________________________ 42 
2.2. Меры по совершенствованию делопроизводства в МКОУ "Тевризская вечерняя (сменная)ОШ"______________________________________________43 
Заключение________________________________________________________ 47 
Список литературы__________________________________________________51 

Введение

Управленческая  деятельность присуща всем  учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, контроль, подбор и расстановку кадров и т.д. В процессе  управления  собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность  управления  зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы.

Образовательные   учреждения  в соответствии с федеральным законом «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении  образовательного  процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности. По всему этому широкому кругу вопросов руководителем и его заместителями принимаются управленческие решения, которые фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов – управленческой документации.

Поскольку поток  информации о деятельности  образовательного   учреждения  достаточно велик, можно утверждать, что само  управление  должно быть документально обеспечено. Т.е., от качества  документационного   обеспечения   управления  зависит качество управленческой деятельности. Данным фактором и характеризуется в первую очередь актуальность  темы  настоящей аттестационной  работы. Кроме того, актуальность выбранной темы  обуславливается недостаточной проработкой проблемы  документационного   обеспечения   управления  в  образовательных   учреждениях. Решение проблемы  управления  документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы  образовательного   учреждения, обеспечивать их эффективное использование в  управлении.

Актуальность  исследования заключается в том, что организация работы с документами – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в  образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе  образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.

Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения  управления в организациях. Решение  проблемы управления документацией  в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

     Проблематика, рассматриваемая в  выпускной  работе, получила определенное освещение в научных трудах и методических пособиях по  основам  делопроизводства и документирования. Условно всю имеющуюся в настоящее время литературу можно разделить на две основные группы: теоретические исследования и  работы  практического плана.

Несмотря на то, что данная выпускная  работа  имеет прикладное значение, ряд теоретических работ имеет, безусловно, важное  значение, в первую очередь, с точки зрения постановки проблемы.

В этом смысле особый интерес представляют  работы  директора ВНИИДАД М.В.Ларина. Его исследования сочетают историчность подхода к проблемам документоведения и стремление придать  документационной  сфере новый импульс, связанный, прежде всего с использованием современных достижений в области менеджмента, информационных технологий и др. Наиболее фундаментальным трудом ученого является его монография « Управление  документацией в организациях»1. В книге рассматриваются вопросы теории и практики  управления  документацией в организациях с использованием методологии информационного менеджмента. Автором подробно исследуются вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимосвязи  управления  документацией и информационного менеджмента, рассмотрены новые информационные технологии применительно к  управлению  документацией, вопросы его автоматизации и проектирования.

Несмотря на научный характер издания,   книга  предназначена для ученых и специалистов в области  управления  документацией,   ее практическое значение для понимания  документационных  процессов в конкретной организации трудно переоценить. Она фактически ломает сложившиеся стереотипы части руководителей в отношении работы  с документами, в первую очередь «второстепенности» вопросов документирования деятельности организаций.

Отдельные аспекты проблем документоведения раскрываются М.В.Лариным в различных статьях и публикациях. В этой связи нельзя не упомянуть его работу «Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность»2, в которой дан развернутый анализ государственного влияния на сферу делопроизводства. Основные положения статьи перекликаются с указанной монографией автора. Однако в ней содержатся интересные подходы по законодательному закреплению норм ДОУ в соответствующем правовом акте. По мнению ученого «предлагаемый закон, определяющий основные требования к документам, системам документации и регулирующий правоотношения в сфере документообразования, документирования и документооборота, … должен преследовать основные цели:

1) определить  государственную политику в области документообразования, документирования и документооборота, направленную на их упрощение, унификацию и информатизацию;

2) обеспечить  повышение эффективности  работы  органов  управления  организаций  за счет достижения большей  оперативности документирования и обоснованности принятия управленческих решений;

3) обеспечить  сокращение числа форм, видов  и количества документов, объемов   работ  с документами и стоимости  сбора, хранения, распространения  и использования документированной  информации, повышение полезности документированной информации»3.

При этом М.В.Ларин  настаивает на том, что сегодня «нуждаются в урегулировании вопросы документирования деятельности всех без исключения организаций, участвующих в социально-экономической  и общественной жизни государства, и вопросы социальной защищенности граждан посредством обязательного документирования их трудовой деятельности работодателями»4.

Представляется, что такой подход действительно  позволит сделать закон базовым  в регламентации  основ   управления  документацией.

Эта же проблема получила развитие в статье того же автора «К вопросу о разработке концепции  федерального закона «О  документационном   обеспечении   управления »5. В  ней автор настаивает на том, что  «в условиях формирования правового государства и гражданского общества, развития системы государственного  управления, широкомасштабной информатизации государственного  управления  остро встает вопрос об упорядочении правовых норм в области документирования и  документационного   обеспечения  деятельности органов государственного  управления  и организаций различного типа»6. М.В.Ларин подробно останавливается на сфере применения будущего закона, предлагает его структуру. По его мнению «закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией и документацией между организациями, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации документооборота»7. Вместе с тем, в данной публикации обойден вниманием социальный аспект  документационной  деятельности в стране. В социально ориентированном государстве он должен быть обязательно учтен в законотворческой деятельности.

Проблема разработки специального закона о ДОУ не раз  поднималась на страницах журнала «Делопроизводство»8.

В последние  годы вообще наблюдается тенденция  увеличения теоретических исследований в области  документационного   обеспечения   управления . Многие публикации журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем  работы  с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологическим проблемам, правовому обеспечению документирования деятельности управленческого аппарата, влиянию новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблемам электронных документов.9

В целом они  также представляют большую ценность и могут рассматриваться как  добротный исследовательский материал для последующей аналитико-синтетической переработки.

Нельзя не упомянуть  и о повышенном интересе к проблемам  документирования со стороны архивоведов. Ими немало сделано для понимания  процессов формирования и развития систем документации, терминосистемы документоведения10.

В настоящее  время отмечается появление значительного  количества методических пособий и  руководств  для работников делопроизводства. Как правило, основное их содержание – интерпретация в доступном  для практической  работы  виде базовых нормативных правовых документов в области ДОУ в сочетании с накопленным опытом в данной сфере.

Они подробно раскрывают вопросы составления и оформления организационно- распорядительной, справочно-информационной, бухгалтерской, кадровой и др. документации11. Несмотря на то, что изложенные здесь материалы касаются требований  ГОСТа,  который в связи с принятием новых Правил делопроизводства не действует, их отличает высокая степень информативности, наглядности, что с практической точки зрения чрезвычайно важно для работников делопроизводственных служб. Представляют интерес они и с точки зрения методики организации  работы  по документированию. К тому же литературы, основанной на новых правилах документирования пока еще не появилось.

Вместе с  тем  в ряде  работ  содержатся ценные наблюдения и мысли относительно создания общеучрежденческих систем документирования, комплексного применения компьютерных технологий. В этом ряду следует выделить  работы  Т.В.Кузнецовой12.

Проблема изучения нового российского законодательства, затрагивающего  документационную  сферу, была поднята Т.В.Кузнецовой в статье «Отражение вопросов документирования в законодательных актах Российской Федерации»13. В ней автор подробно с позиции документоведения анализирует конституционные  основы  и систему законодательных и нормативных правовых актов, в которых нашли отражение вопросы документирования информации. Кроме того, Т.В.Кузнецовой затрагивается и проблема разработки в нашей стране закона о документации (о документе и документировании деятельности физических и юридических лиц), целью которого является установление правовой  основы  документирования действий и отношений физических и юридических лиц14.

Специальных исследований по документированию деятельности  образовательных   учреждений  не выявлено.

Целью выпускной работы является изучение и анализ документационного обеспечения МКОУ «Тевризская вечерняя (сменная)ОШ» и разработка мер по его совершенствованию.

Объект - документационное обеспечение управления  муниципальным казённым  образовательным учреждением.

   Предмет – содержание управленческой деятельности по документированию и организации документооборота в вечерней (сменной )школе.          

 Для достижения  цели последовательно должны  быть решены следующие задачи:

-изучение и анализ научно-педагогической литературы, нормативно-правовых документов по проблеме организации делопроизводства в образовательном учреждении;

- выявить состояние  организации делопроизводства в   МКОУ «Тевризская вечерняя (сменная)ОШ»

-проанализировать основные управленческие документы, организацию оперативного и архивного хранения документов;                                                                                   -разработать основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности МКОУ

Источниковая  база. К числу нормативных источников, использовавшихся при написании  дипломной работы относятся: Гражданский  кодекс Российской Федерации[17], регулирующий общие принципы документационного  обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации[46]; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[47], определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»[48]; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[9]; Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов[32].

         Методическую базу исследования  составили: Государственная система  документационного обеспечения  управления, которая устанавливает  единые требования к документирования  и организации работы с документами; Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[11], а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98[11], в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[13]. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Требования, определяющие общие принципы управления документацией в организациях.

             Важнейшими нормативными документами,  используемыми в делопроизводстве школьных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации «Об образовании», «Типовое положение оо образовательном учреждении», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ»[41], Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений[40] и др.

Цель и задачи выпускной  работы  обусловили выбор ее структуры. Она состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

В первой главе данной работы даются основы документационного обеспечения управления в муниципальном образовательном учреждении.

Во второй главе  выпускной работы дается общая характеристика объекта исследования, проводится анализ документационного обеспечения деятельности, разработаны меры совершенствования документационного обеспечения управления МКОУ «Тевризская вечерняя (сменная) ОШ»

В заключении даны основные выводы и предложения.

Какие методы использовали

I глава: Основы документационного обеспечения управления  муниципальным образовательным учреждением

 
1.1. Документирование  и документооборот как составляющие  документационного обеспечения  управления 
Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

      Документирование – это процесс  создания и оформления документа.  Государственный стандарт [3; с. 108] определяет  документирование как «запись  информации на различных носителях  по установленным правилам».

     В  течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась, а в 1980-е гг. уступила место персональным компьютерам, которые стали широко использоваться для создания документов.

     В  настоящее время практически  все компьютеры имеют программное  обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

     Документирование  в аппарате управления может  осуществляться на естественном  языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках  с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов (например, заявления, объяснительные записки) создается обычно рукописным способом [2; с. 210].

     Во  многих случаях документирование  является обязательным, предписывается  законами и актами государственного  управления.

     Так,  Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов; безопасность Российской Федерации».

     Организация  работы с документами – это  обеспечение движения документов  в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения» [3; с. 112-113].

     Документооборотом  стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входят:

прием и первичная  обработка документов;

их предварительное  рассмотрение, распределение и регистрация;

информационно-справочная работа;

исполнение  документов; контроль исполнения документов;

их отправка;

систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

     Любое  управленческое решение всегда  базируется на информации по  рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».

     Информация  – это сведения о лицах,  предметах, фактах, событиях, явлениях  и процессах независимо от  формы их представления.

     В  каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику, поэтому она разделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком [2; С. 213].

     Наиболее  существенны два требования к  управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной  и, во-вторых, достаточной для  принятия наилучшего решения.  Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме.

     Полнота  информации выражается ее объемом,  который должен быть достаточным  для управления и отражать  все стороны вопроса. Недостаточная  информация, в которой отсутствует  ряд фактов, приводит к принятию малообоснованных, неверных или ошибочных управленческих решений.

     Документы  используются в различных областях  деятельности, отраслях знаний, сферах  жизни и являются объектом  исследования многих научных  дисциплин. Поэтому содержание  понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

     Документ  – согласно Федеральному закону  «Об информации, информатизации  и защите информации» – это  зафиксированная на материальном  носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [6; с. 189].

 Документооборот  и его этапы

    Движение  документов в организации с  момента их создания или получения  до завершения исполнения или  отправки называется документооборотом.  Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

     Вся  документация учреждения делится  на три документопотока: 

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

     Каждый  из документопотоков имеет свою  особенность относительно состава,  количества, обработки и движения.

     Количество  документов всех потоков за  год составит объем документооборота  учреждения. Величина документооборота  нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.  В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы [4; с. 142]:

прием и первичная  обработка документов; предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение  документов и отправка.

Прием и первичная  обработка документов

       Документы могут быть получены  по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

       Ошибочно полученная корреспонденция  возвращается отправителю или  пересылается адресату. После вскрытия  конвертов проверяется правильность  вложения документа и его целостность, т.е. наличие всех страниц и всех приложений. Для факса проверяется также общее количество полученных страниц, соответствие их количества, указанному на первом листе факса и

их читаемость. В случае неполного получения  факсимильного сообщения или  плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

     Если  документы поступили по почте,  вскрываются все конверты, за  исключением имеющих надпись  «лично». Конверты после вскрытия  уничтожаются, за исключением писем  частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты, в которые были вложены документы, поступившие с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, который подписывают два сотрудника организации (фирмы) и работник почты.

     На  всех входящих документах должна  быть проставлена отметка о  поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших в организацию документов.

     Отметка  о поступлении обычно проставляется  в виде штампа от руки или  электрическим штемпелевателем  [5; с. 181].

Например:                                                                                   АО «ЭРА»

Входящий номер 125

04.08.2001

____________

(Подпись) 

     Документ, полученный по факсу, уже имеет  дату получения. Учитывая, что  факс, как правило, выводится на  светочувствительную бумагу, с важных  документов снимают ксерокопии.