Совершенствование закупочной деятельности на примере ООО «КБЕ»

3

Содержание

 

Введение

1. Сущность закупочной  деятельности промышленных предприятий

1.1 Содержание процесса  снабжения

1.2 Организация и планирование  процесса снабжения. Определение метода закупок

1.3 Информационное обеспечение  закупочной деятельности промышленного предприятия

1.4 Поиск и выбор  поставщиков

2. Анализ закупочной  деятельности на предприятии  ООО «КБЕ»

2.1 Организационная структура  и описание вида деятельности предприятия ООО «КБЕ»

2.2 Оценка степени использования  логистики и информационного  обеспечения в управлении материальными потоками на предприятии ООО «КБЕ»

2.3 Организация закупок  и формы связей предприятия  с поставщиками и посредниками

2.4 Анализ показателей  эффективности закупочной деятельности ООО «КБЕ»

3. Совершенствование  закупочной деятельности ООО «КБЕ» на принципах логистики

Заключение

Список используемой литературы

 

 

Введение

 

Актуальность совершенствования  закупок заключается в том, что эффективное построение закупочной деятельности является одним из основных условий успешной работы предприятия. Развитие рыночных отношений определяет новые условия ее организации. Инфляция, неплатежи и другие кризисные явления вынуждают предприятия изменять свою политику по отношению к снабжению, искать новых, более надежных поставщиков, более дешевое, но одновременно и качественное сырье и материалы, изучать проблему эффективности их использования. Поэтому для предприятия все возможные способы построения рациональной закупочной деятельности, включающей в себя закупки, поставку материалов и сырья, складирование, запуск этих средств в производство, приобретают все большую значимость.

Изучение проблемы эффективного построения закупочной деятельности предприятия значительно расширяет возможности совершенствования снабжения с позиций рационального использования поставщиков, складских помещений, информационного обеспечения и других составляющих.

Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «КБЕ».

Предметом исследования является закупочная деятельность ООО  «КБЕ».

Целью курсовой работы является разработка направлений по совершенствованию закупочной деятельности промышленного предприятия ООО «КБЕ», на основе анализа работы поставщиков и качества сотрудничества с ними, информационного обеспечения, используемого при закупке, правильной организации и планирования снабжения сырья и материалов, необходимых для производства.

Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:

• раскрыть функциональную роль закупочной деятельности в производственном процессе предприятия;
• рассмотреть методы закупок (преимущества и недостатки каждого из них), а так же сформировать возможные варианты корректного выбора определенного метода или группы методов для эффективной работы предприятия;
• проанализировать степень использования логистики и информационного обеспечения в управлении материальными потоками на предприятии ООО «КБЕ»;
• проанализировать процесс управления закупочной деятельностью ООО «КБЕ»;
• разработать предложения по совершенствованию закупочной деятельности ООО «КБЕ».

Информационную базу работы составляют: учебники отечественных и зарубежных специалистов в области логистики снабжения, логистики и управления цепями поставок, а так же пособия, посвященные информационным системам и технологиям, так же связанным с логистикой.

В работе рассматривается основной круг вопросов по закупочной деятельности промышленного предприятия в современных условиях. В ней изложены теоретические основы логистики снабжения; кратко охарактеризовано информационное обеспечение закупочной деятельности предприятия; сформированы сущность, цель, функции и роль закупок в рыночной экономике.

 

 

1. Сущность закупочной  деятельности промышленных предприятий

 

1.1 Содержание  процесса снабжения

 

Закупочная логистика  – управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. [3, с. 163]

Но в данном контексте  хотелось бы выделить само определение  закупок и закупочной деятельности.

Приведенное ниже определение  рассматривает закупочную деятельность с точки зрения ее целей, а именно, как «получение материалов требуемого качества в требуемом количестве из требуемого источника, доставляемых в требуемое место и по требуемой цене».[5, с. 5]

В более широком смысле закупочная деятельность – это процесс, выполняемый организационной единицей, которая в качестве функций отвечает за получение материалов требуемого качества в требуемом количестве в требуемое время и по требуемой цене, и за управление поставщиками, тем самым внося свой вклад в конкурентное преимущество предприятия и реализацию корпоративной стратегии. [5, с. 8]

Закупки – это процесс получения необходимого по качеству и количеству сырья в нужное время в нужном месте от надежного поставщика с хорошим сервисом и по выгодной цене.

Хотелось бы отметить, что закупочная деятельность более  широкое понятие, чем закупки.

Любое предприятие, как  производственное, так и торговое, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного  потребления.

Процесс приобретения материальных ресурсов (товаров) в государственном секторе и в производственной деятельности обычно называют снабжением, в розничной торговле и складском хозяйстве - закупками. Часто этот же процесс определяют как «логистика на входе» или «внутренняя логистика».

В зарубежной логистической  науке и практике также нет единого подхода к терминологии исследуемой области. В частности, Д. Дж. Бауэрсокс и Д. Дж. Клосс указывают: «Снабжение включает закупки и организацию внешних поставок материалов, производственных компонентов и/или готовых продуктов от поставщика на производственные или сборочные предприятия, склады промышленных и торговых предприятий или в розничные магазины». [1, с. 233]

Стандартное определение  общих целей функции закупок  таково, что предприятие должно получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по свои обязательствам, с хорошим сервисом и по выгодной цене.

В соответствии с этим можно выделить следующие функции  закупок:

1. Необходимость обеспечения непрерывного потока сырья, поставок комплектующих и предоставления услуг, необходимых для работы предприятия. Дефицит сырья и комплектующих может привести к остановке производства и соответственно к большим накладным расходам − росту эксплуатационных затрат в связи с постоянными расходами и неспособностью удовлетворять требования клиентов к срокам доставки продукции.
2. Сведение расходов, связанных с запасами, к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готовой продукции является создание и хранение крупных запасов этих ресурсов и продукции. Запасы предполагают использование капитала, который нельзя еще куда-либо инвестировать. Ежегодно стоимость текущего запаса может составлять 20-50 % общей стоимости активов.
3. Поддержание и повышение качества. Производство продукции или предоставление услуг должно отвечать принятым требованиям, что ведет к росту производственных расходов до значительного уровня.
4. Поиск компетентных и надежных поставщиков. Успех функции закупок зависит от способности находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность.
5. Соблюдение принципа «цена-качество» в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.
6. Повышение конкурентоспособности. Компания будет конкурентоспособной, если сможет контролировать все расходы, связанные с закупками, и временные параметры с тем, чтобы избежать неприбыльной деятельности, либо деятельности, требующей дополнительного времени и т. д. Для этого необходима оптимизация размеров затрат, изменения в программе распределения, внедрение достижений технического прогресса и т. п.
7. Достижение гармоничных отношений, эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями компании. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками компании: отделом технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной разработки и т. д.
8. Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими. Состав целей закупочной логистики зависит от специализации компании (промышленная, торговая, сервисная), степени развития и/или сложности производства, отрасли экономики, в которой функционирует компания, конкурентоспособности.

Основные вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения предприятия предметами труда, традиционны и определяются логистикой снабжения:

• что закупить;
• сколько закупить;
• у кого закупить;
• на каких условиях закупить.

Кроме того, необходимо выполнить  работы:

• заключить договор;
• проконтролировать исполнение договора;
• организовать доставку;
• организовать складирование.

К традиционному перечню  логистика добавляет свои вопросы:

• как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками;
• как системно увязать закупки с производством и сбытом [3, с.167]

Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области  задач и характер выполняемых работ.

Можно рассмотреть задачи и работы, относящиеся к закупочной логистике.

1. Определение потребности в материальных ресурсах. В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполнять расчет потребности в материальных ресурсах. Далее разрабатываются планы-графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и/или номенклатурные группы.
2. Исследование рынка закупок. Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретный рынок.
3. Выбор поставщиков. Включает поиск информации о поставщиках, создание банка данных о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками.
4. Осуществление закупок. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, т.е. заключением контракта. Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного контроля.
5. Контроль поставок. Одной из самых значимых задач контроля поставок является контроль поставки, т.е. учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.
6. Подготовка бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют следующие виды затрат:
• затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;
• затраты на грузопереработку;
• затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;
• затраты на приемку и проверку материальных ресурсов;
• затраты на поиск информации о потенциальных поставщиках.
7. Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Это специфическая задача закупочной логистики, решаемая, как было отмечено выше, посредством организации системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии. [4, с. 193]

Выявление задач, целей  и функций закупочной деятельности позволяет более точно и правильно организовать и спланировать снабжение на предприятии.

 

1.2 Организация  и планирование процесса снабжения. Определение метода закупок

 

Организация процесса снабжения предусматривает:

• создание инфраструктуры процесса;
• создание организационной структуры управления снабжением.

Рассмотрим каждую из этих составляющих.

1. Инфраструктура снабжения включает подразделения складского, транспортного, заготовительного хозяйств. На отдельных предприятиях могут быть также подразделения по переработке отходов производства и тарного хозяйства.
2. В основу определения организационной структуры управления снабжением должны быть положены принципы, которые обеспечивают все функции управления совокупностью подразделений. Это, прежде всего, малозвенность в управлении, гибкость, эффективная система связи, принцип единоначалия и четкое разграничение функций.

Существует 2 основных варианта организации снабжения, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем:

• централизованная;
• децентрализованная.

Как именно организовано снабжение, зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.

Если организация подходит к процессу закупок с позиции  децентрализации, то служащие отделов  будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела (рис. 1).

Преимущества такого подхода:

1. пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто-либо другой;
2. возможность более быстрого удовлетворения потребности в материальных ресурсах.

Недостатки децентрализованных закупок:

1. решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом;
2. недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения;
3. ни одно подразделение не может быть достаточно большим для того, чтобы проводить функциональный анализ в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование, управление запасом, анализ закупок и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1 Децентрализованная форма организации управления снабжением

 

Как видно, задачи «что закупать» и «сколько закупать» решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи «у кого закупать»  и «на каких условиях закупать»  решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т.е. заключаются договоры, контролируется их исполнение. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Для осуществления централизованных закупок обычно организуется один отдел  снабжения, сосредоточивающий все  функции снабжения организации, что позволяет получить определенные выгоды:

1. объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что дает возможность получить скидки за большой заказ;
2. координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
3. устранение дублирования операций и ненужных приемов;
4. наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставление им необходимой информации и услуг;
5. концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля (рис. 2).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2 Централизованная форма организации управления снабжением

 

Данный вариант предполагает сосредоточение всех функций снабжения в одних руках. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Для того чтобы правильно  организовать процесс снабжения  на предприятии, необходимо знать методы планирования снабжения, из которых можно выбрать конкретный метод или группу методов для внедрения на предприятие и эффективного использования в дальнейшем.

Методы планирования снабжения на предприятии включает следующие основные системы: MRP I, MRP II, JIT, CIM, ERP и др.

MRP I («планирование потребностей в материалах») – система, состоящая из ряда логистически связанных процедур, правил и требований, синхронизированных во времени для каждой единицы компонентов, необходимых для выполнения графика производства.

Цели данной системы:

• удовлетворение потребностей в материалах, компонентах и комплектующих для планирования производства;
• планирование производственных операций, расписаний доставок, закупочных операций.

Система MRP I начинает свою работу с определения, сколько конечной продукции и в какие сроки необходимо произвести. Затем система определяет время и необходимые объемы материальных ресурсов для удовлетворения потребностей производственного расписания.

На выходе система дает набор документов, в том числе схемы доставки материальных ресурсов по подразделениям, объемы и сроки поставок. Таким образом, MRP I запланировано «проталкивает» материальные ресурсы по подразделениям.

MRP II («планирование ресурсов производства») – это замкнутая система, относящаяся к детальному планированию производства, к финансовому планированию себестоимости материалов и производственных затрат, а также к моделированию хода производства. Эта система отличается от MRP I гибкостью планирования, обеспечивающих лучшую организацию поставок и лучшую реакцию на изменение спроса. Важное место в MRP II занимают блоки прогнозирования спроса, размещения заказов и управление запасами. [10, с. 33]

В результате использования  данной системы сокращаются материальные ресурсы на складе, решаются задачи оптимизации материальных потоков и другие положительные эффекты.

JIT (концепция «точно в срок») характеризуется минимальными запасами, короткими логистическими цепями, взаимоотношением по закупкам с небольшим количеством надежных поставщиков и перевозчиков. [10, с. 36]

CIM (концепция «компьютеризированного интегрированного производства») – предполагает интеграцию всех подсистем системы управления (управление снабжением, проектированием и подготовкой производства, транспортно-складскими системами и т.д.) [10, с. 37]

ERP («планирование ресурсов предприятия») – включает в себя усовершенствование планирования и составление расписаний, окончательное планирование ресурсов, управление данными об изделии и т.д. Главная задача ERP-системы – добиться оптимизации (по времени и ресурсам) перечисленных процессов. [10, с. 38]

Когда сформирована и  выбрана форма организации и планирования снабжения, руководство предприятия принимают решение о выборе метода закупок.

Выбор метода закупок  зависит:

• от сложности конечного продукта;
• от состава комплектующих изделий и материалов.

Можно рассмотреть наиболее часто используемые методы.

1. Закупка товара одной  партией. Метод предполагает поставку  товаров большой партией за  один раз (оптовые закупки).

Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

Недостатки: большая потребность  в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.

Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается  экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

Недостатки: вероятность  заказа избыточного количества; необходимость  оплаты всего количества, определенного  в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные)  закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

• полный перечень товаров;
• количество товара, имеющегося на складе;
• требуемое количество товаров.

Преимущества: ускорение  оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4. Получение товара  по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

• количество не устанавливается, а определяется приблизительно;
• поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
• оплачивается только поставленное количество товара;
• по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке  определенного количества; ускорение  оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5. Закупка товара с  немедленной сдачей. Сфера применения  этого метода − покупка нечасто  используемых товаров, когда невозможно  получать их по мере необходимости.  Товар заказывается тогда, когда  он требуется, и вывозится со  складов поставщиков.

Недостаток этого метода − в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

Организация и планирование снабжение, а так же выбор метода закупок не возможны без сопутствующего информационного обеспечения закупочной деятельности предприятия.

 

1.3 Информационное  обеспечение закупочной деятельности  промышленного предприятия

 

В совершенствовании деятельности промышленного предприятия, с информационно-логистической точки зрения, важнейшее значение имеет управление закупочной деятельностью. А чтобы данное управление было эффективным, необходимо бесперебойное продвижение информационных потоков, корректность их содержания и структуры, своевременность и т.п. Другими словами, успешное управление закупочной деятельностью на предприятии зависит от наличия в соответствующих организационных ячейках и на всех уровнях управления точной и оперативной информации.

В конце 60-х гг. XX в., американскими экономистами было предложено рассмотреть в комплексе производственные, снабженческие и сбытовые подразделения. Такой подход и применение вычислительной техники впервые позволили оперативно корректировать плановые задания в процессе производства (при изменении потребностей, корректирования заказов, нехватке ресурсов, отказах оборудования). [10, с. 32]

Стремительное развитие (особенно в последние годы) информационных технологий создало основы для создания и применения эффективных информационных систем. Современные решения базируются на компьютерных технологиях накопления, обработки, передачи и представления данных.

Информационное обеспечение  закупочной деятельности на предприятия  представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу  информации и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления закупочной деятельностью. [9, с. 182]

Информационное обеспечение  не возможно без информационных систем.

Информационные системы – это комбинация взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают и хранят исходные данные и распределяют информацию так, чтобы с ее помощью принимать решения, контролировать их выполнение и координировать деятельность предприятия. Информационные системы построены на основе инфраструктур информационных технологий, включающих компьютеры и программное обеспечение. [6, с. 122]

Технологии информационных систем могут дать предприятию следующие  основные преимущества:

1. Снижение затрат и повышение эффективности за счет упрощения процессов закупок и высвобождения времени сотрудников службы закупок, в результате чего они могут заниматься работой, добавляющей более высокую ценность.
2. Быстрый и более легкий доступ к наиболее важным данным в режиме реального времени помогает принимать обоснованные решения.
3. Благодаря сокращению времени на административную и тактическую деятельность в процессе поставок работники могут уделять больше времени стратегическим инициативам и более сфокусированной работе с важными поставщиками и основными проектами по поставкам.
4. В масштабах всего предприятия, системы позволяют контролировать расходы. [6, с.125]

Переход с ручных систем на автоматизированные повышает точность информации. Вследствие чего могут  быть снижены запасы (например, резервный  запас), сокращение случаев дефицитов, снижение затрат на ускорение выполнения заказов и т.д.

Все информационные системы  основаны на электронном обмене данными (EDI) – это вариант, облегчающий проведение документации в стандартизированной электронной форме, осуществляемой непосредственно между компьютерным приложением в одной организации и аналогичным приложением в другой. [5, с. 53]

Использование информационных систем приводит к автоматизации  закупочной деятельности, что представлено на рисунке 3. [7, с. 130]

 

 

 

 

 

 

Рис. 3 Схема автоматизированной системы закупок

 

На российских и зарубежных предприятиях для информационного обеспечения  закупочной деятельности используются следующие основные программные комплексы:

1. «Галактика». Комплексная информационная система (КИС) «Галактика» предназначена для автоматизации всего спектра финансово-хозяйственной деятельности средних и крупных предприятий. Основные ее блоки: «Контур логистики», «Контур управления производством», «Финансовый контур» и др. В состав «Контура логистики» входят следующие модули: «Управление снабжением», «Управление договорами», «Складской учет», «Управление сбытом», «Поставщики, получатели». [10, с. 95]