Совершенствование системы контроля персонала на примере ООО «ТРОЙКА»

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное  государственное  образовательное учреждение среднего  профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный колледж физической культуры и спорта, экономики и технологии»

Фрейберг Евгений Вадимович

Выпускная квалификационная работа

ТЕМА: «Совершенствование системы контроля персонала на примере ООО «ТРОЙКА»»

Специальность: 080501 «Менеджмент»

451 группа

Руководитель

Н.В Гронская

Санкт-Петербург 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПЕРСОНАЛА………………………………………..

1. Понятие и цели контроля……………………………………………..
2. Сущность контроля и его виды……………………………….
3. Cистема контроля персонала на предприятии…………………….
4. Организация контроля персонала………………………
5. Технология контроля персонала………………………….

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПОКАЗАТЕЛЕЙ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПЕРСОНАЛА……………………………….

2.1 Краткая характеристика  ООО «ТРОЙКА»…………………….

2.1.1 Организационная структура ООО «ТРОЙКА»…………………

2.2 Анализ системы контроля на ООО «ТРОЙКА»………………….

2.4 Основные направления совершенствования системы контроля на предприятии…………………………………………………………..

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время, система  контроля персонала на предприятии  играет одну из важных ролей достижения успеха организации, поставленных передней целей и задач.    

Контроль - это процесс  обеспечения достижения целей организации  путем постоянного наблюдения за ее деятельностью и устранение отклонений, которые при этом возникают. Контроль как функция управления состоит  в наблюдении за процессами, которые  происходят в контролируемом объекте, сопоставимости его параметров с  заданной программой функционирования, в выявлении отклонений, в принятии и организации выполнения соответствующих  решений. К основным принципам контроля относятся: своевременность, непрерывность, гласность, всеобщность, эффективность. Кроме того, целесообразно создавать  организационные и социально-психологические  предпосылки для уменьшения нужд в контроле. Задачи управления персоналом, формирования и качественного улучшения  его состава можно решать только при наличии совершенной системы  информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные и информационные показатели и постоянно  совершенствуется.

Контроль выполняет также  важную воспитательную функцию; приобщая людей к управлению производством, он воспитывает у работников предприятий  потребность неукоснительного соблюдения законности и четкого исполнения своих обязанностей. Контроль, являясь  важным средством в борьбе с бесхозяйственностью, учит соблюдать дисциплину, воспитывает  сознательное отношение к труду  и собственности предприятия. 

Тема Выпускной Классификационной  Работы:  «Совершенствование система  контроля персонала на предприятии»

Актуальность темы исследования - это степень ее важности в данный момент и в данной ситуации для  решения данных проблемы, вопроса  или задачи. На основание выше сказанного можно сформулировать актуальность данной темы.

Тема актуальна потому, что отсутствие системы контроля персонала на предприятии может  привести не только к убыткам и  серьёзным корпоративным скандалам, но и к полному его банкротству.

От доказательства актуальности выбранной темы целесообразно перейти  к формированию цели работы.

В общем виде цель и задачи должны уточнить направления, по которым  пойдет доказательство гипотезы.

Цель исследования - это  конечный результат, которого хотел  бы достичь исследователь при  завершении своей работы

Цель работы – разобрать  основные направления совершенствования  системы контроля персонала на предприятии.

Задача исследования - это  выбор путей и средств для  достижения цели в соответствии с  выдвинутой гипотезой. Задачи лучше  всего формулировать в виде утверждения  того, что необходимо сделать, чтобы  цель была достигнута.

 На основании поставленной  цели нужно будет решить следующие  задачи:

- изучить процесс контроля  и выбор вариантов средств  контроля;

- провести анализ системы  контроля персонала на ООО  «ТРОЙКА»;

- дать рекомендации по усовершенствованию системы контроля персонала на предприятии; 

Объектом изучения в данной работе будет выступать контроль деятельности предприятия как функция  менеджмента.

Предметом исследования будет  эффективность системы контроля персонала на предприятии.

В работе будет использоваться методы исследования анализ, сравнения

 На основании сформированной  цели и задач  работа будет  содержать следующие  разделы:

ГЛАВА 1. «Теоретические основы системы контроля персонала» описаны сущность и виды контроля персонала, система контроля на предприятии, а так же организация и технология контроля персонала.

ГЛАВА 2. «Анализ показателей совершенствования системы контроля персонала» показана организационная структура, представлена краткая характеристика предприятия, а так же анализ системы контроля персонала на предприятии.

На основании анализа полученных результатов даны рекомендации по совершенствованию системы контроля на предприятии

В заключение сделаны обобщающие выоды по результатом проделанной работы.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ПЕРСОНАЛА

1.1. Понятие и цели контроля

Слово «контроль» как и  слово «власть» рождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. – в  общем, всё то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе  личности. Вследствие такого устойчивого  восприятия, контроль относится к  числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего  неправильно. Если спросить, что означает контроль для менеджера, то чаще всего  люди ответят вам, – это то, что  позволяет удерживать работника  в определённых рамках. В принципе – это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении  подчинения чему-то. Однако сводить  контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и  заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, – означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль – это процесс  обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит  из установки стандартов, измерения  фактически достигнутых результатов  и проведения корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и  задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы  организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже  сами по себе цели, планы и структура  организации определяют её направление  деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Руководство предприятия, разрабатывая эффективную систему внутреннего  контроля, учитывает самые различные  обстоятельства, в том числе те обстоятельства, которые входят в  задачу аудитора по оценке системы  внутреннего контроля предприятия. Управленческий учет требует различной  информации о всех сторонах планирования. Бухгалтерский учет, о котором  аудитор представляет заключение руководству  предприятия, ограничен правовыми  рамками законов и положений, содержащих требования о целях, системе, методах, сроках и формах бухгалтерской  отчетности предприятия. При разработке эффективной системы внутреннего  контроля руководство предприятия, как правило, преследует следующие  цели:

1.  Обеспечение надежной  информацией для успешного руководства  предприятием и принятием эффективных  управленческих решений. Например: при появлении фактов уменьшения  спроса на производимую продукцию  необходимо своевременно обеспечить  руководство информацией о причинах  падения спроса для принятия  управленческих решений о способах  учета пожеланий покупателей  и координации деятельности в  целях снижения расходов.

2.  Обеспечение сохранности  активов, документов и регистров  предприятия. Материальные активы  предприятия должны быть защищены  надежной системой контроля в  целях предупреждения их хищения,  использования в неподобающих  целях или случайного уничтожения.  Серьёзной защиты и контроля  требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные  документы (договора и контракты)  и регистры бухгалтерского учета  (Главная книга и журналы). В  связи с развитием компьютерных  систем требуют должных мер  к обеспечению сохранности объемы  информации, хранящиеся на компьютерных  носителях.

3.  Обеспечение эффективности  хозяйственной деятельности в  целях избежания непроизвольных  затрат во всех областях хозяйственной  деятельности, а также для предотвращения  неэффективного использования всех  прочих ресурсов. (Иногда затраты  на выполнение задач, указанных  в первых двух пунктах в  цифровом выражении превышают  ту возможную прибыль, которая  может быть получена в результате  проведения предлагаемых мероприятий). Следовательно, на первый взгляд, мероприятия, указанные в пунктах  1,2 могут казаться неэффективными. Но отказ от выполнения мероприятий  по обеспечению надежной информацией  и сохранности активов и регистров  может привести к непоправимым  потерям. При утрате или хищении  заинтересованными лицами данных  о количестве и ценах поставляемого  сырья возможно снижение конкурентоспособности  производимой продукции.

4.  Обеспечение соответствия  предписанным учетным принципам.  Система внутреннего контроля  должна обеспечить необходимую  степень уверенности в том,  что должностные лица и работники  предприятия следуют требованиям  и правилам.

5.  Обеспечение выполнения  требований федеральных законов  и иных правовых актов Российской  Федерации и местных органов  власти при осуществлении финансово-хозяйственных  операций.

Контроль – одна из функций  управления, без которой не могут  быть реализованы в полной мере все  другие функции. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки  для внесения корректив в запланированные  показатели развития, как отдельных  подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним  из главных инструментов выработки  политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование предприятия  и достижение им намеченных целей, как  в долгосрочной перспективе, так  и в вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений, сравнение их с  плановыми показателями, выявление  отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых  для достижения намеченных целей. В  связи с этим контроль рассматривается  не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций  развития. Наличие отклонений в одном  из звеньев может потребовать  принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного  подразделения. Важной функцией внутреннего  контроля является разработка стандартной  системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление  функции контроля опирается в  первую очередь на организацию системы  учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

1.2. Сущность контроля и его виды

Сущность контроля в условиях организации. Практически все исследователи  организаций считают, что контроль за поведением членов организации —  одна из важнейших функций управления. Контроль можно определить как деятельность, направленную на обнаружение и ликвидацию отклонений от принятых целей и норм (технологических, поведенческих и  др.) организации. На практике контроль проводится в два этапа:

• оценка существующего объекта и сравнение его с эталоном (например, с нормативным или плановым показателем);
• применение санкций, направленных на приведение контролируемого объекта в состояние, близкое или совпадающее с нормативным или планируемым.

Современные исследования в  области управленческого контроля в организациях базируются на системном  подходе. При этом изучается контроль внутри организации и внешний контроль, осуществляемый по отношению к основным подсистемам организации. Американский исследователь организаций Р. Эдвардс разработал типологию управленческого контроля, в соответствии с которой выделяются следующие виды контроля:

В зависимости от того, в  какой момент процесса выполнения задания  осуществляется контроль, выделяют 3 вида контроля (Табл.1):

• предварительный
• текущий
• заключительный ¹

В зависимости от характера  задания могут использоваться как  все виды контроля, так и не все. Например, если сотрудник выполняет  определенную работу постоянно и  хорошо с ней справляется, можно  использовать только заключительный контроль. Если же задание новое и руководитель не уверен, хорошо ли сотрудник справиться с задачей, то лучше использовать все виды контроля.

Таб. 1 Типовая организация видов контроля в организации

Осуществление контроля в  любой организации должно базироваться на определенных принципах.

Выделим несколько наиболее существенных принципов контроля, соблюдение которых обеспечивает его эффективность.

1. Контроль должен быть регулярным, он должен быть неотвратим как возмездие. Если подчиненный видит, что его контролируют от случая к случаю, он чаще надеется на авось, на то, что начальник забудет о задании и отчитываться не придется. Довольно распространенная поговорка «не спешите выполнять задание, возможно, его еще отменят» как раз и рассчитана на это.

Руководитель отдела постоянно  контролировал процесс обзвона  потенциальных клиентов, в итоге  все сотрудники выполняли норму  обзвона и аккуратно заполняли  форму. В то же время руководитель не всегда контролировал процесс оформления документов, в итоге этому уделялось меньше внимания и нередко «всплывали» ошибки.

2. Прозрачность контроля. Подчиненный должен точно знать параметры контроля, т.е. что именно подлежит проверке, за что нужно отчитаться. Тогда он будет стремиться соответствовать этим параметрам. Если параметры определены, подчиненный будет лишен возможности оправдать невыполнение задания наивным «а я не знал».

3. Единоначалие в области контроля. Важно, чтобы один параметр работы контролировал только один руководитель. Если одного исполнителя по одному и тому же вопросу контролируют два и более вышестоящих сотрудников, то весьма вероятна ситуация манипулирования руководителями, ссылки на другого руководителя в оправдании невыполнения задания.

Одну производственную компанию возглавляли два руководителя, два  собственника. Оба имели одинаковые полномочия и давали распоряжения одним  и тем же исполнителям. В итоге  наиболее «ушлые» исполнители не только умудрялись не выполнять ничьих поручений, но и стравливали руководителей  между собой. Пока собственники выясняли отношения, сотрудники занимались своими личными делами.

4. Четкость постановки задачи облегчает контроль. Более того, чем детальнее стандартизирована и регламентирована деятельность, тем проще осуществлять контроль.

В одном отделе компании контроль осуществлялся по формочке, которую заполняли исполнители. От них требовалось только внести свои показатели в соответствующие  графы. Весь отчет занимал несколько  минут. В другом отделе той же компании руководитель требовал с подчиненных  отчет в свободной форме. В итоге сотрудники корпели над отчетами по несколько часов, расписывая в красках свои достижения. Руководитель также тратил немало времени, изучая творения подчиненных. Хуже всего было то, что он часто не мог сравнить успехи сотрудников между собой, так как каждый из них писал отчет по-своему. Более того, те, что имел лучшие литературные способности, чаще всего оценивались лучше других, независимо от реальных результатов своей работы.

5. Более важные задания нужно более тщательно контролировать. То, что подлежит более пристальному и детальному контролю, подчиненными воспринимается как более важное, и соответственно они уделяют выполнению данных заданий больше внимания.

6. Документальное сопровождение контроля. Контроль лучше осуществлять по письменным отчетам. Как уже упоминалось, отчеты лучше составлять по определенной форме, а не в свободном виде. Идеально, если отчет составлен на основе плана, тогда сразу понятно, что из запланированного выполнено, в каком объеме, в какие сроки.²

Без контроля в управлении не обойтись. Однако, чтобы контроль действительно приносил ощутимые результаты, нужно приложить немало усилий. Построение системы контроля в организации  задача сложная, комплексная. На ее решение  у организаций обычно уходит не один год. Чтобы исправить все ошибки в системе контроля требуется  не только время, но и терпение, а  иногда и мужество. Но усилия окупаются: действующая система контроля предупреждает  возникновение кризисов, обеспечивает полное владение ситуацией, а в случае успехов мобилизует на новые достижения.

1.3. Система контроля в организации

Контроль – это обязательный этап процесса управления и ни один руководитель не может без него обойтись. На первый взгляд, контролировать довольно просто, однако руководители часто сталкиваются с различными проблемами, которые снижают эффективность контроля. На деле это выливается в невыполненные поручения, нарушенные сроки, «забытые» дела и т.д. Если контроль поставлен грамотно, организация легче достигает своих целей, если в системе контроля есть прорехи, то проблемы неизбежны. Функция контроля, прежде всего, направлена на повышение управляемости организацией. Управляемость представляет собой соотношение поставленных задач к выполненным. Если все поставленные задачи выполнены точно и в срок, то управляемость равна 100%. В жизни такое случается крайне редко. Тем не менее, существуют способы приблизиться к заветному идеалу. И то, каким образом организована система контроля в организации, напрямую влияет и на исполнительскую дисциплину и на повышение доли выполненных поручений, и в целом на достижение целей.

При освещении данного  вопроса необходимо выявить общие аспекты, каким образом организовать систему контроля в любой организации, чтобы она повышала управляемость компанией, а также рассмотреть какие инструменты контроля эффективны в различных ситуациях, с какими типичными трудностями сталкиваются руководители, осуществляя контроль и как их преодолевать.

Для начала определим: в чем состоит суть контроля как функции управления

Напомним, что процесс  управления состоит из 4 основных этапов:

• планирование
• организация
• мотивация
• контроль

Основные этапы управления(Рис.)

То есть контроль представляет собой заключительную стадию процесса управления. Другими словами суть управления состоит в том, чтобы, проанализировав ситуацию определить цели и задачи, составить план их выполнения, продумать, как организовать выполнение задачи, обеспечив исполнителей необходимыми ресурсами, настроить  исполнителей на выполнение задачи и  проконтролировать ее исполнение, при  необходимости внести коррективы в  полученные результаты и учесть их в будущем. На первый взгляд выглядит просто. Однако, подводные рифы подстерегают руководителя практически на каждом шагу.³

Процесс контроля состоит из нескольких этапов:

• установка стандартов,
• оценка достигнутых результатов,
• проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Стандарты - это конкретные цели, выполнение которых поддается измерению.

Стандарты, используемые для  контроля, неразрывно связывают его  с процессом планирования. То есть для того, чтобы что-то проконтролировать, нужно сначала поставить задачу и задать критерии ее успешного выполнения.

Например, чтобы проконтролировать хорошо или плохо сотрудник подготовил коммерческое предложение для клиента необходимо сначала установить стандарт данного коммерческого предложения, как по форме (шрифты, заголовки, поля и т.д.), так и по содержанию (структура документа, наличие обязательных разделов, доступность изложения, четкая аргументация и т.д.). Если этого не сделано, то любые замечания руководителя могут быть восприняты сотрудником как придирки. Если же и руководитель, и исполнитель четко знают, какой результат должен быть на выходе, то собственно процесс контроля сильно упрощается.

Таким образом, суть контроля состоит в том, чтобы проверить выполнено или нет задание (цель, задача, план, работа), в полном ли объеме, в нужные ли сроки и насколько качественно.

1.4. Организация контроля персонала

Наряду с контролем  за величиной товарных запасов, за движением денежных средств и за другими аспектами функционирования предприятия необходимо также найти оптимальные методы контроля за работой персонала.

Для неодушевленных предметов, машин или денег легко купить или создать отлаженную систему  контроля. Можно даже использовать компьютерную версию. Контролировать работу персонала — совсем другое дело.

Сущность контроля сводится к следующим шагам:

• определение и установление производственных или служебных нормативов;
• оценка выполненной работы;
• сравнение выполненной работы с установленными нормативами;
• внесение соответствующих изменений в случае необходимости.

В чем же заключается главная трудность при контроле за работой сотрудников?

Многое зависит от особенностей предприятия и от того, работают ли сотрудники вместе, проводя большую часть времени друг с другом или изолированно, п олагаясь в основном на собственную инициативу.

Могут возникнуть проблемы уже на стадии определения и установления производственных или служебных нормативов.

Оценить выполненную работу гораздо труднее. Различные методики проверки выполненной работы опираются  на определение важнейших параметров работы сотрудника, которые в принципе поддаются измерению.   Следующая проблема может возникнуть в связи с необходимостью внесения изменений в текущую работу. Можно отложить неприятный разговор, связанный с неудовлетворительной работой сотрудника, до тех пор, пока не появятся неопровержимые «убийственные» аргументы. После этого сотрудник, как правило, забывает о том, что именно он делал неправильно, зато прекрасно помнит, как и в какой форме  его отчитали. Если нужно сделать замечание, необходимо руководствоваться следующими простыми правилами:

• не откладывать такой разговор в долгий ящик;
• делать это с глазу на глаз;
• обратить особое внимание на реакцию сотрудника и на то, насколько она отличается от ожидаемой;
• выслушать объяснения провинившегося сотрудника;
• договориться о дальнейших действиях;
• расставаться друзьями, а не заклятыми врагами.

В процессе контроля если обнаруживаетсятя, что сотрудник заслуживает похвалы, можно руководствоваться следующимися правилами:

• поговорить с ним без промедлений;
• объяснить сотруднику, что именно он сделал правильно;
• пожелать ему и в дальнейшем действовать в том же духе.

1.5. Технология контроля персонала

Технология контроля имеет  три самостоятельных этапа: (Рис.1)

1. установление критериев и стандартов
2. сопоставление с ними реальных результатов
3. осуществление корректирующих действий

Все этапы чётко различимы. Они свойственны контролю в любой  системе управления.