Совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения деятельности органов местного самоуправления (на примере администр

министерство  образования и  науки российской федерации

федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

Дальневосточная академия государственной  службы 

Факультет государственного и  муниципального управления

Специальность 080504.65 «Государственное и муниципальное  
 
 
 

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ (НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ  МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ХАБАРОВСКИЙ РАЙОН» ХАБАРОВСКОГО КРАЯ) 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ 

      Актуальность  темы исследования. Информатизация территориального управления занимает в настоящее время одно из ведущих направлений региональной политики. Отдавая предпочтение важным и первостепенным задачам разграничения полномочий федерального, регионального управления и местного самоуправления, эффективным экономическим механизмам их конкретной реализации, следует отметить, что своевременная и качественная информационная поддержка этих процессов – залог успешного решения проблемы в целом при рациональном их использовании.

     Информация  не может действовать только для  себя, развиваясь, как самостоятельная система. Являясь подсистемой государственного управления, она должна обслуживать его потребности, быть доступной для оперативного воспроизводства средствами компьютерной обработки информации, так как, это важнейший фактор социального развития общества.

     Совершенствование  информационного обеспечения управления позволит решить следующие задачи:

     - существенно поднять эффективность  оперативного управления;

     - оперативно получать реальные  оценки состояния дел руководящим  составом на текущий момент;

     - структурировать и анализировать  полученные данные;

     - обеспечить своевременную передачу  административно-управленческой информации  между управленческими структурами  и подразделениями;

     - получать необходимую отчетную информацию аналитического характера;

     - постоянно контролировать взаимодействие  между подразделениями; 

     - организовать эффективную систему документооборота внутри различных служб;

     - осуществлять оперативное взаимодействие  с внешними структурами; 

     - вести единые централизованные корпоративные базы данных, электронные архивы и т.д.

      В последнее время в связи с  реформированием системы государственного устройства и управления России особое внимание уделяется необходимости принятия квалифицированных решений на всех уровнях государственного управления и повышения эффективности и качества работы органов государственной власти, непосредственно работающих с субъектами территорий – физическими и юридическими лицами. Эта проблема важна как на уровне субъектов федерации, так и на муниципальном уровне.

      Все эти задачи могут успешно решаться благодаря реализации программ информатизации территорий, то есть программ комплексного внедрения автоматизированных информационных систем в органах государственной власти и местного самоуправления на территории.

      Информация  изначально выступает как обязательный элемент управленческой деятельности. От своевременности ее получения, полноты и достоверности зависит не только успех, но и выживаемость любого предприятия или организации, причем в рыночных условиях роль данного фактора стократно возрастает. Сегодня компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения воспользоваться ею.

      Переход России к рыночной экономике потребовал новых подходов к управлению: на первый план вышли экономические, рыночные критерии эффективности, повысились требования к гибкости. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе.

    Состояние научной разработанности темы исследования. В настоящее время российский рынок в достаточной мере заполнен литературой по выбранной тематике, имеющей теоретический и рекомендательный характер. Методологические основы формирования политики информационного обеспечения нашли отражение в работах Титаренко Г.А., Гедримовича Г.В., Година В.В., Корнеева И.К., Клепцова М.Я., Шокина Ю.И., Федотова А.М.и ряда других авторов.

    Основные теоретические аспекты этой проблемы исследованы в монографиях Анисимова С.А., Петрова А.В.¹, Берга А.И., Черняка Ю.И.², Василенко Л.А.³

    Практические  аспекты информационного обеспечения рассматриваются в журналах: «Информационные ресурсы России», «Наука и информационное общество», «Проблемы теории и практики управления» и других.

    Однако  большое количество работ по этому  вопросу не дает оснований для  вывода об исчерпанности темы, избранной для дипломного проекта.

     Цель  дипломного проекта состоит в разработке концепции совершенствования системы информационно–аналитического обеспечения администрации муниципального образования «Хабаровский район»– первого и наиболее важного этапа работ по совершенствованию этой системы.

      Исходя  из поставленной цели проводимого исследования, необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач, позволяющих построить информационную систему на основе реально существующих и взаимодействующих процессов всех структурных подразделений.

    Задачами  исследования являются:

     - анализ теоретико-методологических основ создания информационных систем, поддерживающих административно-управленческую деятельность органов муниципальной власти;

     - изучение современных взглядов на проблему создания и совершенствования систем информационно-аналитического обеспечения органов власти и местного самоуправления;

     - анализ современного состояния нормативно–правовой базы информатизации муниципальных образований в Российской Федерации;

      - анализ современного состояния системы информационно-аналитического обеспечения;

      - разработка концепции совершенствования системы информационно–аналитического обеспечения администрации муниципального образования «Хабаровский район».

      Объектом  исследования является администрации муниципального образования «Хабаровский район», предметом исследования – информационно-аналитическое обеспечение ее деятельности.

      Хронологические рамки исследования: охватывают период 2005 – 2008гг., в течение которых осуществлялась работа по совершенствованию информационного администрации муниципального образования «Хабаровский район».

      При подготовке данной работы теоретико-методологической и источниковой базой выпускной квалификационной работы послужили:

     - Конституция Российской Федерации, Федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства Российской Федерации, которые регламентируют общие положения информационного обеспечения управления;

     - литература и периодические издания.

      В методическом плане – дипломный  проект опирается на различные аналитические  и методические материалы.

      Рассматриваемая тема дипломного проекта потребовала применения разнообразных методов исследования: метод анализа документов, метод сравнения, метод исторического анализа, синтез полученной информации, методы описательный и сравнительный, метод анализа документов.

     Практическая  значимость проекта заключается в том, что выводы и рекомендации, содержащиеся в предлагаемом проекте, могут быть использованы в процессе дальнейшего развития взаимодействия органов местного самоуправления между собой, с другими органами власти.

     Структурно  проект состоит из введения, четырёх глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложения.

      В первой главе речь идет о современном  развитии информационных систем в управлении, их роль в информационной поддержке  принятия решений служащих, нормативно-правовой базе организации и функционирования автоматизированных информационных систем

      Во  второй главе речь идет о нормативно-правовом регулировании в сфере информатизации, государственной информационной политике.

      В третьей главе проведен анализ функционирования системы информационного обеспечения администрации муниципального образования «Хабаровский район».

      В четвертой главе сформулированы предложения и методические рекомендации по совершенствованию системы информационного обеспечения администрации муниципального образования «Хабаровский район».

1 СИСТЕМА ИНФОРМАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ 

   УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Информационное обеспечение, его состав и роль в управлении

     Информация  – совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы (объекта управления), используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений⁴.

               Рисунок 1.1 – Глобальная цель информатизации 

     Государственные учреждения обычно получают огромный объем данных по каждому проекту или отдельному лицу, и эти данные должны храниться, организовываться, анализироваться и обмениваться для того, чтобы приносить пользу. Поиск оборудования, анализ тенденций изменения, анализ времени реакции, обмен знаниями становятся основной принятия  решений Правительства будущего.

      Информация  – это данные, несущие в себе новизну и полезность⁵.

      Информация  – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают существующую в отношении него степень неопределенности, неполноту знаний, воспроизводимые путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.

      Из  этого определения следует, что:

      - информация – это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;

      - информация существует вне ее создателя, это отчужденное от ее создателя знание, знание, отражающее действительность в мышлении человека;

      - информация стала сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;

      - сообщение может быть записано на материальном носителе (т.е. оно является формой передачи информации);

      - сообщение доступно для воспроизведения без участия автора, оно передается в каналы общественной коммуникации⁶.

      При рассмотрении информации используют следующие  показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

      Объем символьной информации измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке подобной информации используют качественные показатели: информация избыточна, требуемого объема, информация недостаточна.

      Достоверность информации – это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна.

      Ценность  информации может рассматриваться  с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат.

      Насыщенность  информации – это соотношение  полезной и фоновой информации. Фоновая  информация необходима для лучшего  восприятия полезной информации через улучшение эмоционального настроя, настройки внимания, подчеркивания ценности⁷.

      Открытость  информации характеризует возможность  ее предоставления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих, но с условием ее сохранения в тайне от работников других предприятий.

      Эффективность деятельности предприятия, организации, органа власти определяется правильностью  принимаемых управленческих решений. Отсутствие при этом необходимой информации оказывается главной причиной ошибок менеджеров.

      Управленческую  информацию можно классифицировать по различным признакам:

     - по характеру управленческого  реагирования (требующая срочных  решений, предназначенная для  будущих решений);

     - по форме представления (документированная, устная; компьютерная и т.д.);

     - по времени появления (текущая,  суточная, месячная, годовая и т.  д.);

     - по области распространения (секретная,  внутренняя, внешняя);

     - по функциональной принадлежности (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая и т. д.);

     - по принадлежности к объекту  (агрегат, участок, цех, предприятие  и т.д.);

     - по роли в управленческом процессе (первичная, производная, итоговая и т.д.)⁸.

      Управленческая  информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

      Управленческие  информационные системы последовательно  реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

      Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем (интеграции), что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации.

      Развитие  систем телекоммуникаций позволяет  объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую интегрированную систему информации.

      Цель информационных систем – производство нужной для предприятия, организации, органа власти информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления.

      В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

      - персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации. Кроме того, на него возлагаются задачи по обеспечению функционирования и развития информационной системы;

      - пользователей информационной системы  – потребителей информации;

      - процедуры технологии функционирования информационной системы;

      - техническую составляющую информационной  системы в виде оборудования;

      - программное обеспечение (программные  средства – операционные системы,  системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение, автоматизированные системы управления и т.п.).

      Все процессы преобразования информации в  информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий.

      Информационная  технология – совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, накопление, хранение, актуализацию, поиск и распространение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности⁹.

      Каждая  из перечисленных в определении  информационной технологии фаз преобразования и использования информации реализуется  с помощью специфической технологии. Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

      Цель  любой информационной технологии –  получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации¹⁰.

      Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации – высший, средний и низший.

      Каждый  из них характеризуется собственным  набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления обеспечивается стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т.п. Средний уровень – уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т. п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, производится оперативный контроль и учет и т.п.

      Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции выполняются в разном объеме на разных уровнях управления (в части стратегии, тактики и оперативных действий организации), вплоть до того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления¹¹.

      Информационное  обеспечение – одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы управления¹².

      Поскольку речь идет об информационном обеспечении  управленческой деятельности, необходимо отметить, что в рамках любой организации информация для управления используется в двух видах, как показано на рисунке 1.2: она либо оформлена как документ (план, отчет, приказ, заявка и т.д.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.д.) 

Рисунок 1.2 – Информационные ресурсы организации 

      Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от служащего, вынужден осуществлять свои функции, основываясь  лишь на доступной ему информации об объекте управления. Осуществление  таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.

      На  рисунке 1.3 представлена схема информационной среды управленческой деятельности.

Рисунок 1.3 – Информационная среда управленческой деятельности 

      В организационно-экономической сфере циркулирует огромная по объему, разнообразию и динамике обновления информация. Для управления этой информацией необходимо использовать:

     - общероссийский классификатор управленческой  документации ОК 011-93;

     - межгосударственные стандарты и  государственные стандарты Российской Федерации группы Т54 "Система планово-экономической, учетной, статистической, товаросопроводительной, потребительской, транспортной, банковской и других видов документации";

     - межгосударственные стандарты и  государственные стандарты Российской Федерации группы Т55 "Система административно-управленческой документации, документооборота, организации архивного дела";

     - межгосударственные стандарты и  государственные стандарты Российской Федерации класса Т6 "Система классификации, кодирования и технико-экономической информации".

      Системы документации (в соответствии с ОКУД), используемые в учреждениях, организациях, предприятиях в процессе их деятельности, приведены ниже:

      - унифицированная система организационно-распорядительной  документации;

      - унифицированная система банковской  документации;

      - унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

      - унифицированная система отчетно-статистической  документации;

      - унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

      - унифицированная система документации  по труду;

      - унифицированная система документации  Пенсионного фонда Российской Федерации;

      - унифицированная система внешнеторговой  документации.

      Другим  видом информации, постоянно используемым в учреждениях, организациях, предприятиях в процессе их деятельности, является правовая информация.

      Правовая  информация – весь массив правовых актов, а также тесно связанных с ними справочных, нормативно-технических и научных материалов, охватывающих все сферы правовой деятельности. Структура правовой информации следующая:

     - официальная правовая информация;

     - информация индивидуально-правового характера, имеющая юридическое значение (договоры, сделки, жалобы, заявления граждан, имеющие юридический характер);

     - неофициальная правовая информация (материалы статистики по правовым вопросам, научные и научно-популярные материалы по вопросам права, материалы учета и систематизации законодательства, образцы деловых бумаг, материалы обсуждения и подготовки принятия законов и иных нормативно-правовых актов, комментарии законодательства).

      Официальная правовая информация в свою очередь  подразделяется на нормативную правовую информацию и иную официальную правовую информацию (акты общего характера, акты официального разъяснения, правоприменительные акты).