Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом

Содержание

Введение

В настоящее время  серьезное внимание уделяется корпоративному (локальному) законодательству, так как организации расширяются, обрастают дочерними компаниями, следовательно, собственник нанимает руководящий персонал и хочет контролировать его деятельность. Для этого необходимы определенные регламенты (документы, закрепляющие как в определенной ситуации должен поступить нанятый руководящий персонал).

Бизнес все больше выходит из тени, и организации показывают в  учете полученную прибыль. Учредители (участники) организации желают участвовать в распределении прибыли. Вопросы созыва общего собрания, увеличения или уменьшения капитала, распределения прибыли, передачи доли, выхода из общества должны быть закреплены в нормативных документах организации для того, чтобы не возникало споров между участниками организаций или в случае возникновения спора, он протекал  безболезненно в рамках принятых документов. 

Необходимо выделить так же, что сотрудники становятся более грамотными и больше разбираются в своих правах, а, следовательно, требуют их исполнения от работодателя. И в данном случае создание локальных нормативных актов о труде поможет избежать споров, если в данном акте вопросы труда и иных связанных с ним отношений будут четко урегулированы.

Помимо этого, бухгалтерское  и налоговое законодательство требует  в определенных случаях наличия нормативных документов организации, таких как, например: учетная политика, ценовая политика, положение по оплате труда и премированию и т.д.

Учитывая вышеизложенное, актуальность выбранной темы определяется растущей необходимостью фиксации основных процессов и процедур деятельности компании в локальных нормативных актах, тем более что возможности локального нормотворчества значительно расширились за счет изменений, произошедших в федеральном законодательстве.

Объектом изучения в настоящей работе является кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом.

Предметом исследования являются возможности совершенствования системы кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия с использованием системы локальных нормативных актов.

Целью данной работы является изучение кадрового и документационного оборота на примере системы локальных нормативных актов.

Исходя из заявленной цели для выполнения работы был определен  следующий круг задач:

1. проанализировать место локальных нормативных актов в системе управления персоналом, определить состав и виды ЛНА
2. проанализировать возможности регламентации деятельности сотрудников развивающейся компании, используя в качестве примера данные ООО «Лидер-М»
3. проанализировать процесс разработки регламента работы персонала компании на примере  рамочного документа «Кадровый учет и отчетность»

Структура работы включает в себя введение, три главы, заключение и список литературы

Во введении определена актуальность выбранной для дипломного исследования темы, определена цели и задачи работы.

В первой главе рассмотрены  теоретические основы и место  ЛНА в системе права и системе управления персоналом.

Во второй главе рассмотрены  особенности регламентации деятельности сотрудников рассматриваемой компании.

В третьей главе рассмотрен процесс разработки ЛНА и рассмотрен состав и структура документа  «Кадровый учет и отчетность»

В заключении подведены основные итоги работы.

ГЛАВА 1 КАДРОВОЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1.1. Роль  документооборота в системе управления  персонала

На сегодняшнем этапе  развития экономики окончательно оформилась смена приоритетов относительно важности ресурсов предприятия. Одним из самых важных ресурсов предприятия становится человеческий, который приобретает основополагающее значение в хозяйственной деятельности некоторых отраслей экономики.

Одним из основных мотивирующих факторов для персонала предприятия является четкое закрепление прав и обязанностей сотрудников, системы бонусов и вознаграждений, рамок ответственности персонала. К этому же обязывает и изменение Трудового кодекса Российской федерации, в который было внесено свыше 300 поправок, регламентирующих и упорядочивающих взаимоотношения работников и работодателей. 

В этой связи документационное и кадровое обеспечение системы  управления персоналом приобретает  огромное значение в вопросах эффективной  деятельности службы управления персоналом.

Здесь необходимо определить следующие моменты, имеющее важное значение для логического построения настоящей дипломной работы:

Кадровое обеспечение системы управления персонала представляет собой планомерную и целенаправленную работу с персоналом кадровой службы, включающую в себя найм грамотных специалистов, подготовку и переподготовку их для соответствия изменяющимся условиям и другую необходимую деятельность. Этот аспект необходим для построения сбалансированной системы управления персоналом, которая будет вестись силами этих сотрудников.

Документационное  обеспечение системы управления персоналом следует описать более подробно.

Документационное обеспечение  системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) – это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и  учетного   характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или  получение  извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.

Часть кадрового делопроизводства, непосредственно связанная с  созданием названных документов в соответствии с установленными  требованиями,  называется  документированием. Вопросы движения и учета документов  (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации  долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное  хранение) относятся к архивному делу.

Основными делопроизводственными  функциями системы управления персоналом являются:

• своевременная обработка поступающей кадровой документации;
• регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;
• разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;
• доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;
• контроль за исполнением требований документов;
• размножение документов по кадровым вопросам и др.

Требования  к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которую представляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных  актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания,  технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В дальнейшем соответствующе положения, требования, правила,   оговоренными законодательными и нормативными актами, методическими документами,  будут  реализовываться со ссылкой на них.

В системе управления персоналом организации, предприятия  обращаются  следующие  виды документации:

• организационно-кадровая документация – устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции,  стандарты предприятия) о выполнения  отдельных видов работ (например, инструкция по кадровому делопроизводству), должностные инструкции;
• организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида:

а) распорядительная документация – приказы, постановления,  распоряжения,  указания, решения;

б) информационно-справочная документация –  письма, телеграммы,    факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки;

• документация по личному составу – приказы (распоряжения) по  кадрам,  трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии,  резюме, рекомендации, заявления, характеристики, трудовые  книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны, разного рода справки и т. д.

Кроме того, в  системе управления персоналом обращается плановая,   отчетно-статистическая документация, документация по социальному  обеспечению.  В структурных подразделениях организации  разрабатывается и   используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персоналом. В связи с большим и зачастую  неоправданным  разнообразием используемых в системе управления персоналом документов отдельные их виды (например, учетные формы) подверглись унификации, требования к оформлению других видов, в частности к оформлению организационно-распорядительной документации, - стандартизированы.¹

Особым видом  документов в системе управления персоналом выступают локальные  нормативные акты предприятия, которые по праву занимают особое место в формировании эффективной системы управления персоналом. Для целей настоящей дипломной работы необходимо подробно проанализировать этот вид документов и его место в системе управления персоналом предприятия.

Создание внутренних документов осуществляется самой организацией в соответствии с принципами и правилами, имеющимися в законодательстве, с учетом собственного понимания путей и способов достижения легитимных целей своей деятельности.

Для целей настоящей  дипломной работы определим, что локальные нормативные акты -  юридические документы, содержащие нормы трудового права, регулирующие трудовые и иные, связанные с ними отношения, принятые работодателем в установленном порядке в пределах своей компетенции в соответствии с действующим законодательством, коллективными договорами и соглашениями, в целях развития и конкретизации общих правил применительно к специфике соответствующей организации.2

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия. Документация по личному составу всегда "привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до "встречи' с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой "встрече" путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с работниками. 3

Локальное нормотворчество  субъектов предпринимательства  не является новеллой рыночного этапа  развития российской экономики. Убедительными  примерами тому служат утверждавшиеся в период плановой социалистической экономики в государственных предприятиях правила внутреннего трудового распорядка, принимаемые ими Положения об оплате труда. Наличие указанных документов на предприятиях и в организациях было требованием действующего союзного законодательства; их разработка происходила на основании принятых уполномоченными органами типовых стандартных форм. Творческое начало при создании этих документов было в значительной степени ограничено.

Законы Российской Федерации "О  предприятиях и предпринимательской  деятельности", "О собственности в РСФСР" и другие нормативные акты, утвержденные в период начала рыночных преобразований, расширили полномочия субъектов предпринимательской деятельности по принятию локальных актов, регулирующих производственно-хозяйственные, трудовые, организационные и иные отношения. В настоящий момент в силу демократизации российского законодательства, проявляющейся, в частности, в расширении применения дозволительного метода правового регулирования, возможности организаций в создании собственных нормативных актов, регулирующих различные сферы их внутренней деятельности, существенно расширились.

Указанная тенденция  российского законодательства закономерна, поскольку отличие рыночной экономики  от административной проходит не только по уровню господства той или иной формы собственности, но и по степени свободы усмотрения субъектов предпринимательской деятельности, заложенной в правовых нормах.

Диспозитивные нормы  действующего законодательства и иных правовых актов позволяют коммерческим организациям в пределах законных средств урегулировать отношения по своему усмотрению, в рамках дозволенного конкретизировать права и обязанности свои и субъектов, вступающих с ними в отношения, детализировать содержание правоотношений. Разновидностью диспозитивных норм являются, в частности, альтернативные нормы, предоставляющие предпринимателям возможность выбрать один из обозначенных в законодательстве и иных правовых актах вариантов решения (поведения), факультативные нормы, позволяющие при определенных условиях отступить от главного варианта поведения, выбирая второстепенный (запасной). По методу правового регулирования современные специалисты в области теории права выделяют также рекомендательные нормы,⁴ которые устанавливают варианты желательного, с точки зрения законодателя, способа урегулирования общественных отношений, для обеспечения реализации которых субъекты предпринимательской деятельности проводят соответствующие их компетенции действия с учетом собственных возможностей и резервов. При усилившейся тенденции развития корпоративного законодательства и демократизации трудового законодательства в современной юридической литературе пока отсутствует глубокое исследование правовой природы и сущности локальных актов юридических лиц и их места в структуре правового регулирования деятельности организации, иногда отсутствует и само упоминание о них как об одной из форм (источников) позитивного права. Там, где локальные акты упоминаются в перечне форм (источников) права они выделяются в отдельную группу по субъекту правотворчества и понимаются как нормативные акты, регулирующие отношения внутри какой-либо организации, предприятия, учреждения. "Локальные акты издаются администрацией для решения своих внутренних вопросов. Они распространяют свое действие только на членов данного конкретного коллектива людей. Локальные акты касаются, например, дисциплины труда, его организации, взаимоотношений между различными подразделениями"5. Такие "скромные" определения локальных нормативных актов в современных учебниках по теории права и их места в системе источников правового регулирования деятельности коммерческих организаций отражают неисследованность данной проблемы, придавая ее рассмотрению еще большую актуальность.

Положительными новеллами  Трудового кодекса РФ является, на наш взгляд, признание локальных нормативных актов частью системы трудового законодательства (в широком смысле как совокупности правовых актов, содержащих нормы трудового права) — ст. 5 ТК РФ, а также признание за работодателем права в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативно-правовыми актами, коллективным договором и соглашениями принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права — ст. ст. 8, 22 ТК РФ.

Важно отметить, что Трудовой кодекс РФ, в отличие от ранее действующего КЗоТа РФ, уже не относит коллективный договор к локальным нормативным актам организации, выделяя его наряду с трудовыми договорами и соглашениями, в отдельную группу источников трудовых норм, принятых в договорном порядке (ст.9 ТК РФ).

Возможности урегулирования трудовых отношений коллективным договором  значительно расширены: Трудовым кодексом предусмотрено принятие в организациях Правил внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), также установлено, что  для коммерческих организаций системы заработной платы, размеры тарифных ставок, окладов, различного вида выплат устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций. Здесь, конечно, имеются в виду традиционно принимаемые в организациях Положения об оплате труда или о мотивации персонала.

Независимо от организационно-правовой формы в коммерческих организациях целесообразно иметь иные Положения, обеспечивающие социально-трудовую сферу  и развитие персонала организации - об обучении, об адаптации, об аттестации, о социальных гарантиях и льготах персонала; Положения, обеспечивающие деятельность структурных подразделений организации - о порядке создания, реорганизации и ликвидации филиалов (представительств), о внутреннем коммерческом расчете; Положения, регулирующие выполнение тех или иных функций, распространяемых на все или многие подразделения организации - о договорно-правовой, о претензионно-исковой работе и пр. При отсутствии указанных выше документов деятельность коммерческой организации в определенных сферах не будет эффективной.

В корпоративном законодательстве, обеспечивающем правовое регулирование  хозяйственных обществ и товариществ, значение локального нормотворчества  существенно возрастает. В ГК РФ и Законах о хозяйственных  обществах содержится большое количество диапозитивных норм и определяющее значение в правовом регулировании тех или иных отношений в этом случае имеет усмотрение самой коммерческой организации в лице компетентных органов управления.

Устав хозяйственного общества, имеющий статус учредительного документа, при отсутствии развитой системы локального нормотворчества не сможет обеспечить адекватное правовое регулирование деятельности общества. Во-первых, излишняя детализация устава неудобна для его пользователей, к числу которых относятся не только сами акционеры (участники), но также и государственные органы и организации, банки и другие кредитные организации, контрагенты по договорам: поставщики, потребители и пр. Во-вторых, законодательство предусматривает определенный правовой режим принятия и государственной регистрации изменений учредительных документов. Необходимость внесения изменений в устав потребует, как правило, созыва общего собрания, которое квалифицированным большинством должно принять соответствующее решение. Внесение изменений в учредительные документы, в отличие от внутренних документов, требует государственной регистрации, которая хотя и осуществляется теперь в упрощенном порядке, но все равно влечет за собой организационные и материальные затраты.⁶

Чтобы освободить себя от ненужных проблем, на наш взгляд, не следует перегружать устав излишней детализацией, большим количеством процедурных норм; оптимальным представляется разработка системы локальных нормативных актов хозяйственного общества. Обеспечивая упорядоченность всей деятельности хозяйственного общества — управленческой, производственно-хозяйственной, финансовой, социальной, развития персонала и пр., локальное нормотворчество становится механизмом организации корпоративного управления. При этом следует внимательно относиться к положениям федеральных законов о хозяйственных обществах о возможности свободы усмотрения общества и способе ее выражения: если в законодательстве содержится право хозяйственного общества урегулировать какой-либо вопрос только в уставе общества, то этот вопрос должен быть "прописан" именно в уставе, а не во внутренних документах.

Принимаемые хозяйственными обществами не противоречащие законодательству внутренние документы имеют обязательную силу для таких групп субъектов  отношений, как органы управления общества, акционеры (участники), структурные подразделения, администрация, работники. Внутренние документы организации, принятые в соответствии с законодательством, должны иметь обязательную силу и для судов общей юрисдикции, арбитражных судов, в частности, при рассмотрении любых споров, вытекающих из внутренней деятельности общества, например, из взаимоотношений органов управления и акционеров (участников), администрации и работников.

Пока хозяйственным  обществом не разработана система локальных нормативных актов, правомерность и защищенность его деятельности находится под вопросом. Всякая неполнота, недостаточная детализация, непроработанность процедур может повлечь за собой негативные последствия в виде отмены решений органов управления общества, признания сделок недействительными и пр. К сожалению, понимание этого обстоятельства приходит, как правило, в критических обстоятельствах или конфликтных ситуациях. Помня об этом, необходимо заблаговременно создать адекватную систему внутреннего регулирования деятельности организации.

Можно предположить, что  адекватность системы локального нормотворчества  определяется, на наш взгляд, ее непротиворечивостью, последовательностью, самодостаточностью, распространением на все сферы деятельности организации, учетом и соблюдением прав и законных интересов как субъектов правотворчества, так и его адресатов.

Одной из значимых причин разработки и применения внутренних документов является обеспечение баланса  интересов различных субъектов, принимающих участие в деятельности организации.

Существенное значение для эффективности правового  регулирования имеет как организация  процесса локального нормотворчества  — привлечение всех заинтересованных лиц для разработки документов и  учет их мнения, так и практика применения имеющихся правовых норм. "Некачественные", противоречивые правовые нормы или нормы, не содержащие механизма реализации, создают ситуацию, когда в процессе их применения субъекты соответствующих отношений вынужденно нарушают существующие предписания. В результате этого у персонала организации может формироваться негативная установка на игнорирование нормативных документов.

Для обеспечения эффективного применения многие внутренние документы  организации, касающиеся правового  регулирования социально-трудовой сферы, целесообразно принимать после широкого обсуждения в трудовых коллективах, профсоюзной организации. Ряд локальных нормативных актов в соответствии с требованиями действующего законодательства должен быть принят с учетом мнения или согласован с представительным органом работников. К числу таких документов, в частности, относятся Правила внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, об аттестации персонала, о подготовке персонала. Перечень документов, принимаемых с учетом мнения представительного органа работников, может быть расширен по усмотрению самой организации, в рамках развития социального партнерства.

Важно отметить, что Трудовой кодекс РФ содержит отдельную статью 372, регулирующую порядок учета мнения выборного профсоюзного органа, представляющего интересы работников организации при принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.

Таким образом, эффективность  системы локального нормотворчества  определяется целым рядом обстоятельств, в том числе заинтересованностью, квалификацией, активностью лиц, осуществляющих разработку и обеспечивающих применение внутренних документов в организации. Работа конкретного субъекта предпринимательской деятельности над созданием собственной системы локальных нормативных актов и ее совершенствование является длительным процессом, по существу не заканчивающимся никогда, требующим в пределах предоставленной законодательством свободы усмотрения, творческого подхода и новаторства.

Все выше изложенное позволяет  нам определить место локальных нормативных актов коммерческой организации в иерархии других нормативных актов, т. е. включить их в систему правового регулирования предпринимательской деятельности и обозначить их существенные черты.

Внутренние документы  или локальные нормативные акты:

— основаны на законодательстве и иных правовых актах и не могут  противоречить им;

— обеспечивают исполнение законодательства и иных правовых актов;

— принимаются в рамках диспозитивного дозволения и не в  противоречие законодательному императивному запрету;

— принимаются компетентными  органами управления коммерческой организации  в установленном порядке и  не нуждаются в утверждении или  одобрении какими-либо иными, в том  числе органами государственного управления, если для определенных организационно-правовых форм в части правового регулирования соответствующих отношений не предусмотрено иное (например, для государственных и муниципальных унитарных предприятий в ряде случаев необходимо согласование с собственником имущества);

• распространяются на всех субъектов, участвующих во внутренних отношениях организации: органы управления, акционеры (участники), работники, администрация, структурные подразделения;
• в ряде случаев (в основном это касается социально-трудовой сферы и вопросов социального партнерства) принимаются с учетом мнения или по согласованию с представительными органами работников;
• учитываются судебными и иными правоохранительными органами при рассмотрении споров, вытекающих из внутренней деятельности организации.

Локальные нормативные  акты организации могут определять правовой статус органов управления, должностных лиц и структурных подразделений общества, порядок взаимоотношений между ними, правовой режим уставного капитала, вопросы распоряжения имуществом, распределения прибыли общества, управления персоналом, образования и использования фондов и резервов, и иные вопросы организации и деятельности компании.

1.2. Оптимизация  кадрового и документационного  обеспечения в системе управления  персоналом предприятия

В рамках рассмотрения заявленной темы необходимо сделать следующее предположение, касающееся оптимизации кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия: по настоящему эффективно система управления персоналом функционирует только тогда, когда каждый ее элемент функционирует на основании четкой регламентированной последовательности действий  («принцип разумного бюрократизма»). И здесь важное значение для системы управления персоналом приобретает система локальных нормативных актов,  которую в этом контексте можно рассматривать как элемент документационного обеспечения системы управления персоналом, направленного на регламентацию исполнения своих непосредственных обязанностей персоналом предприятия, регламентацию обеспечения предприятия человеческими ресурсами и других аспектов деятельности организации.

Подтверждая высказанную  идею, рассмотрим основные цели системы  локальных нормативных актов  в рамках обеспечения системы  управления персоналом:

• эффективное руководство и управление персоналом;
• заинтересованность сотрудников в продолжительной и продуктивной работе в компании;
• эффективное распределение финансовых ресурсов;
• интерактивное владение ситуацией (ежедневное отслеживание затрат, доходов и экономии средств, прогнозирование возможных расходов и не только на содержание персонала).

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

- определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);

- заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190ТКРФ);

- работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

- при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);

- очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ).

ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

- об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);

- об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);7

- о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.