Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом (на примере ООО «Лолита»)

Уважаемый председатель выпускной квалификационной комиссии, уважаемые члены комиссии!

На защиту представлен дипломный проект на тему: «Совершенствование системы документационного  обеспечения управления персоналом на примере ООО «Лолита».

Актуальность  темы дипломного проекта определена тем, что в последнее время  огромное значение приобретает решение  многоаспектной проблемы документационного  обеспечения управления (ДОУ), при  помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или  упорядоченный характер.

Актуальность  темы дипломного проекта определила ее цель, задачи и структуру исследования.

Целью дипломного проекта является исследование теоретических основ системы документационного обеспечения управления персоналом и разработка рекомендаций  по ее совершенствованию в ООО «Лолита».

Задачи исследования представлены на 2 стр. презентации.

Объект исследования – организация документационного обеспечения управления персоналом в ООО «Лолита».

Предмет исследования - система документационного обеспечения управления персоналом.

В первой главе  рассмотрены теоретические основы совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом, раскрыты основные понятия, определена структура и место документационного обеспечения в системе управления персоналом.

 ДОУ и его важнейшие составляющие представлены на Рис. 1 презентации.

Так же рассмотрена  методика оценки состояния и совершенствования  системы документационного обеспечения управления персоналом.

Во второй главе дипломного проекта проведено  исследование предпринимательской  деятельности  ООО «Лолита» на самарском  рынке, основным направлением деятельности которого является производство хлебобулочных и кондитерских изделий длительного хранения.

Организационная структура ООО «Лолита» представлена на Рис. 2. презентации.

В результате ознакомления с учредительскими документами ООО «Лолита», была установлена его организационно-правовая форма, рассмотрена отраслевая принадлежность и основные виды деятельности предприятия, его внутреннее и внешнее окружение.

Структура персонала  и его основные характеристики представлены в таблице 1 и на рис. 3-5 Презентации.

Основные  показатели финансового состояния, представленные на рис. 6 и в таблице 2 показали, что финансовое состояние  ООО «Лолита» характеризуется как  неустойчивое.

Коэффициенты, характеризующие финансовую устойчивость,  показывают ухудшение финансового  состояния ООО «Лолита». Если в 2007 году ООО «Лолита» по результатам  экономической деятельности находилось в абсолютно устойчивом состоянии, то 2008 и 2009 годы характеризуются кризисно неустойчивым финансовым состоянием. Анализ ликвидности баланса позволяет подтвердить финансовую неустойчивость анализируемой организации и ее зависимость от внешних источников финансирования.

Основные  конкуренты ООО «Лолита» и распределение самарского рынка кондитерских изделий между ними представлено на рис. 7 презентации.

Данные рис. 8 характеризуют структуру  выручки по основным потребителям ООО «Лолита». Наибольшую долю в структуре выручки у сети магазинов «Любимый» и ООО «Продукты».

Оценка  состояния системы документационного  обеспечения  управления персоналом ООО «Лолита» показала, что наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), 21,73% документов – исходящие, остальные 30,15% - входящие документы. Объем документооборота незначительный, но наблюдается тенденция роста документооборота (таблица 4, рис. 11-12 презентации).

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится: среди исходящих – на справки  о работе и заработной плате, среди  входящих -  медицинские заключения (санитарные книжки) – рис. 13 Презентации. Данное распределение входящих документов понятно, основные работники ООО «Лолита» ежеквартально должны проходить медицинские осмотры, так как занимаются производством пищевых продуктов.

Исследование  системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Лолита» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документовов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу, в который должны входить положение о функциональной службе ДОУ и должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства. А для улучшения организации хранения большого объема информации и доступа к ней необходимо внедрение системы электронного документооборота.

Поэтому автором проекта были представлены программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ООО «Лолита» (таблица 5 Презентации).

После внедрения  программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом,  ожидается рост производительности труда сотрудников,  уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того,  в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит: 252,22 тыс. руб.

Таким образом, информационная система, предусматривающая  автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в  целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а  также использование элементов  электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно  иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Лолита» в целом.

Благодарю за внимание!