Совершенствование системы внутрифирменного контроля на предприятии (на примере ТОО ФК «Ромат»)

Министерство образования и науки Республики Казахстан

Павлодарский государственный университет им. С. Торайгырова

Куттубаев Т.С.

Совершенствование системы внутрифирменного контроля на предприятии (на примере ТОО ФК «Ромат»)

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

специальность 050507– Менеджмент

Павлодар

                                                      2010

Министерство образования и науки Республики  Казахстан

Павлодарский государственный университет им. С. Торайгырова

Кафедра _________________________________________________

Допущена к защите

«___»_______20___г.

Заведующей кафедрой ____________ ____________

                                                                                 (подпись)                 (инициалы, фамилия)

ДИПЛОМНАЯ работа

На тему ____________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________

по специальности _____________ ______________________________

                                                                         (шифр)                                                    (наименование)

Выполнил                             ______________         _________________

Группа  ____________                                 (подпись)                                               (инициалы, фамилия)

Научный руководитель

______________                  _____________        ___________________

(должность, учёная степень)                                                  (подпись)                                          (инициалы, фамилия)

Нормоконтроль                 _____________       ____________________

                                                                                                   (подпись)                                           (инициалы, фамилия)

Павлодар

20__

Содержание

Введение

Появление рыночных отношений в Казахстане не могло не затронуть одну из наиболее значимых отраслей социальной сферы народного хозяйствования - здравоохранение. Это выразилось в возникновении в фармацевтической отрасли частного сектора и уменьшении участия государства в системе распределения лекарственных средств. Данная тенденция открыла возможность формирования на рынке широкого ассортимента лекарственных средств отечественных и зарубежных производителей, а это, в свою очередь, вызвало повышение спроса и рост объема фармацевтического рынка.

Основным преимуществом частного розничного фармацевтического сектора перед государственным является наличие возможности своевременного реагирования на потребности отечественного фармацевтического рынка и развитие спроса на лекарственные средства у населения. В условиях ненасыщенности отечественного фармацевтического рынка появление широкого ассортимента лекарственных средств отечественных и западных производителей вызвало резкое повышение спроса. Это привело к росту емкости фармацевтического рынка, которая имеет ежегодную тенденцию к увеличению.

Развитие торговых фармацевтических компаний, как любой коммерческой организации, направлено на получение прибыли, увеличение товарного оборота и их доли на рынке. Текущие тенденции развития фармацевтического рынка состоят в ужесточение конкуренции торговых фармацевтических компаний, аптечных сетей, западных дистрибьюторов. Вследствие этого возникает объективная потребность в оптимизации деятельности торговых фармацевтических компаний, направленной на совершенствование технологических процессов закупочно-сбытовой деятельности, увеличение производительности складских мощностей и повышение эффективности применения внутренних ресурсов компаний.

Актуальность темы.  Одним из основных способов достижения этих целей является формирование эффективной системы управления организацией, основанной на получении своевременной и полной информации, пригодной для принятия эффективных управленческих решений, а также наличия уверенности руководства в функционировании текущих процессов на соответствующем уровне. Из этого следует, что уровень действующего контроля в торговых фармацевтических компаниях должен обеспечивать руководство информацией о качественном исполнении поставленных задач и своевременном выявлении всех негативных факторов, способных помешать выполнению этих задач. Существующая система внутреннего контроля торговых фармацевтических компаний не способна в достаточной степени охватить деятельность организаций. Об этом свидетельствует наличие существенного уровня списания лекарственных средств из обращения по вине сотрудников, наличие рекламаций от клиентов, недостаточный ассортимент на складах. По этой причине возникает объективная потребность в качественном анализе и разработке методик внутреннего контроля, определении структуры и роли подразделений внутреннего контроля. Этим обусловлена необходимость и значимость развития системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях, направленных на повышение эффективности финансово-хозяйственной деятельности.

Степень изученности проблемы. Вопросы организации системы внутреннего контроля и методики его проведения рассматривались в трудах ведущих ученых и практиков: Андреева В.Д., Афанасьева В.Г., Альгина А.П, Бурцева В.В., Бархатова А.П., Барышникова Н.П., Богомолова А.М., Вознесенского Э.А., Голошапова Н.А., Данилевского Ю.А., Мельник М.В., Островского О.М., Овсийчук М.Ф., Подольского В.И., Палия В.Ф., Суйца В.П., Шеремета А.Д., западных специалистов и институтов, занимающихся проблемами внутреннего контроля: Адамс Р., Робертсон Д.К., Института внутренних аудиторов (Institute of Internal auditors, IIA), Комитета спонсорских организаций Комиссии Тредуэя (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, COSO), Главного департамента бухгалтерского учета США (Unities States General Accounting Office, GAO) и др.

Однако в этих работах не нашли достаточного рассмотрения вопросы формирования системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях. Несовершенство имеющихся систем, возросшая практическая значимость и полезность разработок методик внутреннего контроля определили выбор темы, цели и задачи исследования.

Цель и задачи исследования. Цель исследования состоит в изучении системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях и зарубежного опыта организации системы внутреннего контроля, разработок методик контроля по хранению и сбыту лекарственных товаров.

Для достижения указанных целей были поставлены и решены следующие задачи:

- изучены тенденции развития фармацевтического рынка и определены показатели эффективности финансово-хозяйственной деятельности торговой фармацевтической компании;

- обобщены теоретические положения, определяющие роль системы внутреннего контроля в управлении организацией, уточнены выполняемые ею задачи;

- определены объекты контроля, субъекты и их контрольные функции, учитывающие особенности торговли лекарственными товарами;

- определено информационное обеспечение внутреннего контроля, основой которого является управленческий учет;

- предложены информационные технологии, включающие программные продукты, которые учитывают особенности торговых фармацевтических компаний и позволяют организовать получение оперативной информации о контролируемом объекте и принимать эффективные управленческие решения;

- разработаны методики внутрихозяйственного контроля хранения запасов, сбыта;

- уточнена роль службы внутреннего аудита и ее взаимодействие с субъектами контроля других подразделений;

- разработаны отчеты о состоянии внутреннего контроля в подразделениях и формы рабочих документов по результатам внутреннего аудита.

Предметом исследования является организация и методика внутреннего контроля торговых фармацевтических компаний. Объектом дипломной работы является ТОО ФК «Ромат».

Теоретическая и методологическая основа работы. Теоретическую основу работы составили труды ведущих казахстанских, российских и зарубежных ученых по проблемам теории и методологии системы внутреннего контроля, аудита, управленческого учета, финансового менеджмента, организации автоматизированных систем управления. Исследование базируется на законодательных и нормативных документах Республики Казахстан, материалах статистического наблюдения, материалах торговой фармацевтической компании «Ромат».

Информационной основой исследования послужили общенаучные принципы, заключающиеся в изучении экономических закономерностей и явлений развития и взаимосвязи. Исследование проводилось с применением следующих методов и приемов научного познания: анализа, синтеза, дедукции, индукции, метода группировок, аналитических сравнений, исследования абсолютных и относительных величин.

Научная новизна исследования заключается в разработке комплексной методики внутрихозяйственного контроля, включающей контроль на этапе хранения и сбыта лекарственных товаров.

В ходе исследования получены следующие наиболее значимые результаты, представляющие научную новизну:

- определено влияние отраслевых особенностей деятельности торговых фармацевтических компаний на формирование среды контроля, что позволило предложить направления организации системы внутреннего контроля в ТОО ФК «Ромат»;

- предложено использовать информационные технологии, включающие программные продукты, позволяющие получать оперативную информацию о контроле в ТОО ФК «Ромат» и принимать эффективные управленческие решения;

- рекомендованы методические подходы построения системы управленческого учета, позволяющие сформировать элементы внутреннего контроля на уровне отдельных центров и отделов ТОО ФК «Ромат»;

- разработаны контрольные функции субъектов контроля на этапах продвижения лекарственных товаров: закупок, хранения и сбыта, что позволяет повысить качество и надежность системы внутреннего контроля;

- предложено совершенствование функций службы внутреннего контроля и аудита, направленных на координацию взаимодействия субъектов контроля в подразделениях ТОО ФК «Ромат»;

- разработана методика по контролю за хранением лекарственных средств на складах, позволяющая исключить риски товара с малым сроком годности, ускорить их оборачиваемость и увеличить потоки поступления денежных средств;

- разработана методика контроля за сбытом лекарственных средств и товаров медицинского назначения, направленная на увеличение рентабельности продаж, усиление финансового положения фармацевтической компании;

- предложены отчеты о результатах контрольной деятельности, рабочие документы внутреннего контролера-аудитора, позволяющие формировать объективную оценку выявленных нарушений и разработки мероприятий по их устранению.

Теоретическая значимость исследования заключается в дополнении концептуальных основ организации системы внутреннего контроля с учетом особенностей фармацевтической отрасли.

Практическая значимость результатов исследования определяется тем, что использование разработанных предложений и рекомендаций, методов оптимизации внутрихозяйственной деятельности и организации функций взаимодействия, действующих контрольных подразделений, позволяют сформировать эффективное реагирование системы внутреннего контроля на негативное проявление внешних и внутренних факторов. Это, в свою очередь, будет способствовать повышению эффективности финансово-хозяйственной деятельности ТОО ФК «Ромат».

Объем и структура дипломной работы. Поставленные цели и задачи, отраженные в исследовании, определили структуру, логику и содержание работы. Дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения, содержит приложения и графическую часть, список использованной литературы.

Во введении определена и обоснована актуальность выбранной темы, сформулированы основные цели и задачи исследования, раскрыта научная новизна и практическая значимость проведенной работы.

В первой главе «Теоретические основы контроля на предприятии» даны понятия сущности контроля, описаны его виды, исследован зарубежный опыт торговых фармацевтических компаний. Определены основные показатели эффективности компании на казахстанском фармацевтическом рынке и сформулированы ключевые направления развития отрасли на перспективу. Исследовано становление системы внутреннего контроля в ТОО ФК «Ромат» и сформулированы основные принципы и задачи действенного внутреннего контроля.

Во второй главе «Анализ системы внутреннего контроля ТОО ФК «Ромат» раскрыта проблематика влияния степени автоматизации бизнес-процессов на систему внутреннего контроля фирмы, исследовано влияние управленческого учета на информационное обеспечение внутреннего контроля и сформулированы основные контрольные мероприятия, отражающие эффективность деятельности отдельных бизнес-процессов и их взаимосвязь.

В третьей главе «Проблемы и перспективы развития предприятия» разработаны методики внутрихозяйственного контроля, отражающие поэтапное выполнение контрольных процедур при реализации лекарственных средств и хранении товарного запаса на складах. Сформулированы основные задачи и функции контрольных подразделений, определено их взаимодействие и разработаны формы документального сопровождения контрольной деятельности.

В заключении определены и сформулированы основные выводы по результатам дипломной работы.

1    Теоретические основы контроля на предприятии

1.1 Понятие, сущность, виды контроля

В настоящее время существует несколько определений понятия контроля и подходов к рассмотрению проблемы хозяйственного контроля. Сложность нахождения универсального определения контроля связана с многообразием его форм и масштабов. Контроль – процесс наблюдения и проверки производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий, осуществляемый соответствующими субъектами управления с целью выявления отклонений от установленных параметров этой деятельности, устранения и предупреждения отрицательных явлений и тенденций. Афанасьев В.Г. предлагает следующее понимание контроля: «Контроль - это труд по наблюдению и проверке соответствия процесса функционирования объекта принятым управленческим решениям - законам, планам, нормам, стандартам, правилам, приказам и и.д., выявлению результатов воздействия субъекта на объект, допущенных отклонений от требований управленческих решений, от принципов организации и регулирования» [1, С.57].

В работе Бенедиктовой В.И. дается определение контроля как «комплексного изучения различных аспектов деятельности предприятий: экономической эффективности и законности осуществляемых хозяйственных операций, достоверности учетной и отчетной информации о хозяйственных и финансовых действиях при сопоставлении с фактическим состоянием объектов контроля» [1, С.58].

Таким образом, можно сделать вывод, что контроль представляет собой одну из функций управления, выступая в процессе управления как элемент обратной связи, поскольку по его результатам формируется активное управленческое воздействие и производится корректировка ранее принятых решений и планов. Процесс контроля предполагает выполнение следующих этапов:

- формирование набора контрольных показателей;

- формирование нормальных (плановых) величин для контрольных показателей;

- определение фактических величин контрольных показателей;

- расчет величин и анализ отклонений фактических величин от нормальных (включающий, в том числе, анализ причин возникновения отклонений и прогнозирование последствий отклонений);

- выработка корректирующих мер.

Объектами контроля могут быть человеческие, материальные, нематериальные и информационные ресурсы организации; средства и системы информатизации; технические средства и системы охраны и защиты ресурсов; управленческие решения; процессы, происходящие в организации; результаты ее функционирования. По классификации выделяются следующие группы объектов контроля: структурные единицы, ресурсы (материальные, производственные мощности, трудовые, финансовые, информационные и др.), экономические процессы и показатели деятельности хозяйствующего субъекта.

Показатели являются измерительной базой контроля. С их помощью осуществляется контроль и других категорий объектов управления. Процесс - любая деятельность организации, использующая ресурсы организации и приводящая к изменению их величины и состояния. В качестве основных процессов, являющихся объектами контроля, выделены циклы деятельности организации - циклы снабжения, производства и реализации. Кроме этих основных процессов объектами контроля являются также процессы управления и развития, например, планирования, учета и формирования отчетности, разработки новых продуктов и способов их продажи, создания внеоборотных активов, инвестиционного финансирования.

Основными условиями в которых функционируют хозяйствующие субъекты, являются внешние правила, устанавливаемые государством, и внутренние правила, в установлении которых проявляется самостоятельность хозяйствующих субъектов. Поэтому контрольные функции могут осуществляться как государственными органами и аудиторскими организациями (внешний контроль), так и органами и сотрудниками самого хозяйствующего субъекта (внутренний контроль).

И.А. Белобжецкий считает, что «бухгалтерский внутрихозяйственный контроль как одна из функций управления представляет собой систему наблюдения и проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия, его внутрипроизводственных и других структурных подразделений с целью объективной оценки экономической обоснованности, финансовой результативности и законности принятых управленческих решений и результатов их выполнения, а также с целью выявления отклонений от требований этих решений, устранения неблагоприятных хозяйственных ситуаций и информирования о них собственникам, администрации, совету (правлению) предприятия руководителям его структурных подразделений» [1, С.58].

Внутренний контроль определяется как система мер, организованных руководством и осуществляемых с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

В западной экономической литературе внутренний контроль (internal control) рассматривается как «комплекс бухгалтерского и управленческого контроля, который помогает обеспечить соответствие решений, принятых в организации , их реализации на практике. Различают бухгалтерский контроль (accounting control) и административный контроль (administrative control). Бухгалтерский контроль охватывает методы и способы, относящиеся к обеспечению сохранности ценностей, проверке достоверности бухгалтерских документов. Он помогает избежать инвентаризационных ошибок, мошенничества и других нарушений. Административный контроль включает набор инструкций (например, должностных), а также совокупность методов и способов, которые помогают управлению, планированию и контролю за хозяйственной деятельностью организации» [2, С.89].

Р.Адаме в работе отмечает, что «администрация экономического субъекта обязана обеспечить существование такой системы внутреннего контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы: а) в финансовую отчетность было включено все, что должно быть включено, не включено ничего из того, что не должно быть включено, и все, что должно быть включено, было в точности определено, классифицировано, оценено и зарегистрировано; б) программы, контролирующие функционирование учетной системы (первичные документы, их анализ и разноска по счетам), не могли быть сфальсифицированны; в) средства предприятия не могли быть незаконно присвоены или неэффективно использованы; г) политика управления в области планирования, долгосрочного прогнозирования и т.д. была согласованной; д) все отклонения от планов своевременно выявлялись, анализировались, виновные несли ответственность; е) финансовая информация передавалась наиболее эффективным образом в целях ее оптимального использования уполномоченными лицами; ж) финансовая отчетность давала верное и объективное представление о финансовом состоянии организации» [3, С.16].

Специалисты по теории контроля, начиная с Фабио Беста (1845-1923 гг.), классифицируют контроль «по времени его проведения на предварительный, текущий и последующий» [3, С.16]. Предварительный контроль осуществляется до начала хозяйственной операции на стадии принятия управленческого решения, текущий контроль производится в процессе совершения операции, последующий контроль представляет собой контрольные действия после ее завершения.

В той или иной мере в каждой организации имеет место внутренний контроль, выступающий как система мер, обеспечивающих ее нормальную работу, соблюдение действующего законодательства, сохранность активов, достижение плановых показателей.

В отличие от внешнего контроля, являющегося обычно последующим, внутренний контроль присутствует в организации и действует непрерывно, поэтому он в значительной степени является предварительным и текущим.

Под контрольной средой понимается осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутрифирменного контроля. Контрольная среда включает в себя:

- стиль и основные принципы управления данным экономическим субъекгом;

- организационную структуру экономического субъекта;

- распределение ответственности и полномочий;

- осуществляемую кадровую политику;

- порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;

- порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности

- для внутренних целей;

- соответствие хозяйственной деятельности экономического субъекта в целом

- требованиям действующего законодательства.

За организацию и функционирование системы внутреннего контроля несет ответственность руководство предприятия. В экономическом субъекте в соответствии с его учредительными документами или правилами внутреннего распорядка может быть назначен ревизор, создана ревизионная комиссия или организован отдел внутреннего аудита, которым может быть передана часть функций по поддержанию системы внутреннего контроля.

Анализ показал, что в системе внутреннего контроля организаций имеются существенные недостатки, в число которых входят:

- совмещение одним и тем же сотрудником обязанностей по санкционированию, выполнению и учету отдельных операций;

- контроль не распространяется на действия администраторов высокого ранга, поэтому часто потери возникают не из-за общей слабости системы контроля, а в результате неправильных действий администрации;

- отсутствие лимитов полномочий сотрудников;

- отсутствие четкого разделения обязанностей между подразделениями предприятия, в результате чего имеет место как дублирование функций, так и их невыполнение;

- отсутствие ротации обязанностей учетных работников, работа одних сотрудников не контролируется другими;

- большинство контрольных функций возложено на сотрудников бухгалтерии, на предприятиях не создаются службы внутреннего аудита, ревизионные службы и т. п.;

- конкретные методики или процедуры контроля формально определены во внутренних документах предприятия, однако на практике они не выполняются.

Следствием этих недостатков является низкая эффективность хозяйствования, использование отдельными лицами служебного положения в личных целях, осуществление рискованных инвестиций, невыполнение договорных обязательств, криминализация деятельности отдельных предприятий.

Таким образом, система контроля предполагает слаженную работу всех подразделений и структур предприятия, отслеживает недостатки и дефекты в работе структурных подразделений с целью повышения качества продукции и предоставляемых услуг.

1.2 Система внутрифирменного контроля предприятия

Система внутреннего контроля организуется руководством предпри­ятия. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля. Независимый аудит проводится независимым аудито­ром, формы, и виды контрольных действий также определяются аудито­ром. Ревизия проводится штатным ревизором какого-либо ведом­ства, формы, и виды контрольных действий также определяются этим ве­домством.