Теоретические основы управления адаптацией персонала в организации

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Адаптация персонала  в организации является необходимым  звеном кадрового менеджмента. Становясь работником конкретного предприятия, новичок оказывается перед необходимостью принять организационные требования: режим труда и отдыха, положения, должностные инструкции, приказы, распоряжения администрации. Он принимает совокупность социально-экономических условий, предоставляемых ему предприятием. Он вынужден по-новому оценить свои взгляды, привычки, соотносить их с принятыми в коллективе нормами и правилами поведения, закрепленными традициями, выработать соответствующую линию поведения.

Важность мероприятий по адаптации работников в нашей стране недостаточно серьезно воспринимается кадровыми службами и многие государственные предприятия и коммерческие организации не имеют даже базовых программ адаптации. Между тем, текущие сложные экономические условия работы предприятий сопровождаются значительным высвобождением и, следовательно, перераспределением рабочей силы, увеличением числа работников, вынужденных либо осваивать новые профессии, либо менять свое рабочее место и коллектив и важность проблемы адаптации еще больше возрастает.

Внедрение системы управления адаптацией на предприятиях представляет собой сложную задачу, от которой зависит решение важных задач для предприятия. Такие, как уменьшение стартовых издержек, уменьшение текучести кадров; более быстрое достижение рабочих показателей; вхождение работника в рабочий коллектив, в его неформальную структуру и ощущение себя членом команды; снижение тревожности и неуверенности, испытываемых новым работником.

Система адаптации призвана решать вышеперечисленные проблемы. В связи с этим является актуальным определение сущности адаптации, описание ее как системы, определение направлений, этапов, изучение показателей оценки состояния работы по адаптации, разработка программ адаптации на конкретном предприятии.

Проблема  адаптации персонала на предприятии  и ее влияние на эффективность  работы персонала в различных  аспектах рассматривалась в научных  публикациях Архиповой Н.И., Базаровой Т.Ю., Волиной В.А., Дятловой В.А., Ереминой Б.Л., Игнатьева А.В., Кибанова А.Я., Коханова Е. Ф., Маслова Е.В., Мескона М.Х., Самыгина С.И., Травина В.В., Хедоури Ф., и других авторов.

Цель дипломной работы заключается в разработке путей совершенствования системы адаптации персонала на предприятии.

В рамках поставленной цели ставятся следующие задачи:

1. Изучение литературы и обобщение данных по теме.

2. Изучение системы управления  персоналом в Пермском филиале ОАО «ТГК-9» «ТЭЦ-9».

3. Анализ системы адаптации  персонала в Пермском филиале  ОАО «ТГК-9», «ТЭЦ-9».

4. Выявление проблем  в системе адаптации персонала

5. Разработка мероприятий  по совершенствованию системы  адаптации предприятия и расчет  экономического эффекта от внедрения.

Объектом  дипломной работы является Пермский филиал ОАО «ТГК-9» «ТЭЦ-9».

Предметом дипломной работы является система адаптации персонала в Пермском филиале ОАО «ТГК-9» «ТЭЦ-9».

В работе задействованы такие методы исследования, как: методы анализа статистических данных, математические методы, аналитических группировок данных отраженных в таблицах, графических изображений, социальные исследования.

Научная новизна исследования заключается в том, что впервые  на предприятии ОАО «ТГК-9» «ТЭЦ-9» разработан системный подход к адаптации персонала. Практическая значимость заключается в использовании результатов исследования в деятельности предприятия, что подтверждено актом внедрения (Приложение 1)

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ АДАПТАЦИЕЙ ПЕРСОНАЛА В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие и сущность адаптации

Адаптация работника  в организации представляет собой многосторонний процесс его приспособления к содержанию и условиям трудовой деятельности, к непосредственной социальной среде, совершенствования деловых и личных качеств работника. Это процесс, который требует как от работника, так и от коллектива взаимной активности и заинтересованности друг в друге¹.

Вновь поступивший на работу сотрудник  включается в систему внутриорганизационных  отношений, занимая в ней одновременно несколько позиций. Каждой позиции  соответствует совокупность требований, норм, правил поведения, определяющих социальную роль человека в коллективе как работника, коллеги, подчиненного, руководителя, члена коллективного органа управления, общественной организации и т.п. От человека, занимающего каждую из названных позиций, ожидается соответствующее ей поведение. Поступая на работу в ту или иную организацию, человек имеет определенные цели, потребности, нормы поведения. В соответствии с ними сотрудник предъявляет определенные требования к организации: к условиям труда и его мотивации.

Процесс взаимного приспособления, или трудовой адаптации, сотрудника и организации будет тем успешнее, чем в большей степени нормы и ценности коллектива являются или становятся нормами и ценностями отдельного сотрудника, чем быстрее и лучше он принимает, усваивает свои социальные роли в коллективе.

Важнейшими компонентами адаптации работника являются с  одной стороны - согласования самооценок и притязаний работника с его возможностями и с другой  – реальностью производственной среды, в которой он адаптируется. Здесь возможны противоречия, от глубины и разрешимости которых зависит успешность адаптации.

Преимущества успешной адаптации новых работников:

- быстрое достижение необходимых рабочих показателей, приемлемых для организации – работодателя.

• уменьшение стартовых издержек. До тех пор, пока новый работник работает менее эффективно, чем опытные сотрудники, его работа требует от организации более высоких затрат. Эффективная адаптация уменьшает эти стартовые затраты.
• снижение издержек по поиску нового персонала.
• быстрое вхождение работника в рабочий коллектив, в его неформальную структуру и ощущение себя членом команды.
• снижение тревожности и неуверенности работника, которые в данном случае означают боязнь провалов в работе и неполную ориентацию в рабочей ситуации. Это нормальный страх перед новым и неизвестным.
• сокращение текучести кадров среди новых работников. Если работники не смогли своевременно освоиться в организации, то они могут отреагировать на это увольнением.
• экономия времени непосредственного руководителя и рядовых работников. Работник, который недостаточно адаптировался к работе в организации, требует значительно больше времени на помощь в процессе выполнения возложенных на него обязанностей.
• положительное отношение новых работников к организации, к своему подразделению и к порученному делу. Эти факторы влияют на удовлетворенность работой, что является непременным условием высоких рабочих показателей.

Успешность адаптации  зависит от целого ряда условий, а именно:

• объективность деловой оценки персонала (как при отборе, так и в процессе трудовой адаптации работников);
• качественный уровень работы по профессиональной ориентации потенциальных сотрудников;
• отработанность организационного механизма управления процессом адаптации;
• престиж и привлекательность профессии, работы по определенной специальности именно в данной организации;
• особенности организации труда, реализующие мотивационные установки сотрудника;
• наличие отработанной системы внедрения новшеств;
• гибкость системы обучения персонала, действующей внутри организации;
• особенности социально-психологического климата, сложившегося в коллективе;
• личностные свойства адаптируемого сотрудника, связанные с его психологическими чертами, возрастом, семейным положением².

Классификация адаптации:

1. По отношениям субъект-объект:

• активная — когда индивид стремится воздействовать на среду с тем, чтобы изменить ее (в том числе и те нормы, ценности, формы взаимодействия и деятельности, которые он должен освоить);

• пассивная — когда он не стремится к такому воздействию и изменению.

2. По воздействию на работника:

• прогрессивная — благоприятно воздействующая на работника;
• регрессивная — пассивная адаптации к среде с отрицательным содержанием (например, с низкой трудовой дисциплиной).

3. По уровню:

          -        первичная, то есть приспособление молодых сотрудников, не

 имеющих опыта профессиональной деятельности;

• вторичная, то есть приспособление сотрудников, имеющих опыт профессиональной деятельности³.
• адаптация работника к понижению в должности.

4. По отношению сотрудника к организации:

• Конформизм. Полное принятие ценностей и норм организации, готовность подчиняться правилам игры. Такие работники составляют в коллективе основную массу.
• Мимикрия. Соблюдение второстепенных норм при неприятии основных характерно для потенциальной группы риска, члены которой готовы в любой момент расстаться с фирмой.
• Адаптивный индивидуализм. Согласие с основными нормами и ценностями организации при неприятии второстепенных. Сотрудник сохраняет некую индивидуальность, но неплохо работает в коллективе.
• Отрицание. Сотрудник выражает активное несогласие с ценностями фирмы, его ожидания находятся в непримиримом противоречии с реальностью. Как правило, он увольняется.

5. По направлениям:

           -  Производственная;

           -  Внепроизводственная.

Последний критерий определяет подклассификацию: (рис. 1.1)⁴:

1) Профессиональная адаптация заключается в активном освоении профессии, ее тонкостей, специфики, необходимых навыков, приемов, способов принятия решений для начала в стандартных ситуациях. Она начинается с того, что после выяснения опыта, знаний и характера нового работника для него определяют наиболее приемлемую форму подготовки, например, направляют на курсы или прикрепляют наставника.

Рисунок 1.1- Виды адаптации и факторы на нее влияющие

Сложность профессиональной адаптации зависит от широты и  разнообразия деятельности, интереса к ней, содержания труда, влияния профессиональной среды, индивидуально-психологических свойств личности.

2) В процессе психофизиологической адаптации происходит освоение совокупности всех условий, оказывающих различное психофизиологическое воздействие на работника во время труда. К этим условиям относятся: физические и психические нагрузки, уровень монотонности труда, санитарно – гигиенические нормы производственной обстановки, ритм труда, удобство рабочего места, внешние факторы воздействия (шум, освещенность, вибрация и другие).

3) В процессе социально-психологической адаптации происходит включение работника в систему взаимоотношений коллектива с его традициями, нормами жизни, ценностными ориентациями. В ходе такой адаптации сотрудник получает информацию о системе деловых и личных взаимоотношений в коллективе и отдельных формальных и неформальных группах, о социальных позициях отдельных членов группы. Эту информацию он воспринимает, соотнося ее со своим прошлым социальным опытом, со своими ценностными ориентациями. При принятии сотрудником групповых норм происходит процесс идентификации личности с коллективом.

4) В процессе организационно – административной адаптации работник знакомится с особенностями организационного механизма управления, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре. У сотрудника формируется понимание собственной роли в общем производственном процессе. Еще одна важная и специфическая сторону организационной адаптации – подготовленность сотрудника к восприятию и реализации нововведений (технического или организационного характера).

5) Экономическая адаптация позволяет работнику ознакомиться с экономическим механизмом управления организацией, системой экономических стимулов и мотивов, адаптироваться к новым условиям оплаты своего труда и различных выплат.

6) В процессе санитарно – гигиенической адаптации работник осваивается с новыми требованиями трудовой, производственной и технологической дисциплины, правилами трудового распорядка. Он привыкает готовить рабочее место к трудовому процессу в условиях производства, придерживаясь гигиенических и санитарных норм, требований техники безопасности и сохранения здоровья.

Несмотря на различие между видами адаптации, все они находятся в постоянном взаимодействии, поэтому процесс управления требует наличия единой системы инструментов воздействия, обеспечивающих быстроту и успешность адаптации⁵.

Как одну из классификаций  адаптации персонала в организации  можно выделить экспресс – адаптацию.

Экспресс-адаптация работника во временном контексте — это относительно непродолжительный этап начальной стадии его деятельности на предприятии. В зависимости от обстоятельств, обусловливающих особенности функционирования предприятия в условиях кризиса, продолжительность этого этапа может колебаться от трех до шести месяцев.

Указанный временной  интервал может быть дополнительно  разделен на под этапы первичной (для вновь принятых) и вторичной (для принятых и перемещенных работников предприятия) адаптации.

Необходимость в первичной адаптации обусловлена тем, что новый работник не знаком ни с общими условиями деятельности (функционирования) предприятия, ни с их особенностями. Планируемый итог первичной адаптации — осознанное понимание работником предприятия поведенческих (профессиональных, социальных и иных) правил, норм, ценностей и взглядов, образующих в своей совокупности корпоративную культуру предприятия.

Логическим продолжением этапа первичной адаптации служит адаптация вторичная, направленная на то, чтобы на основе сформированного ранее у работника восприятия побудить ею к осознанному приобщению к корпоративной культуре предприятия.

Успех экспресс-адаптации  персонала предприятия зависит  преимущественно от двух обстоятельств. Во-первых, он предопределяется способностью (готовностью и мотивированностью) работника к адаптации. Во-вторых, успех экспресс-адаптации обусловлен готовностью руководства предприятия к организации соответствующих мероприятий.

Срок, отводимый на экспресс-адаптацию, очень короток и единственной гарантией качественной и своевременной экспресс-адаптации выступает ее надлежащая организация.

Условно процесс адаптации  можно разделить на четыре этапа:

Этап 1. Оценка уровня подготовленности, новичка необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным. Однако следует помнить, что даже в этих случаях в организации возможны непривычные для него варианты решения уже известных ему задач.

Этап 2. Ориентация — практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. К этой работе привлекаются как непосредственные руководители новичков, так и сотрудники служб по управлению персоналом. Обычно программа ориентации включает ряд небольших лекций, экскурсии, практикумы. Пример распределения обязанностей приведен в таблице 1.1

Этап 3. Действенная адаптация. Заключается в приспособлении новичка к своему статусу и включением в межличностные отношения с коллегами. Здесь необходимо дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации. При этом важно оказывать максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.

Этап 4. Функционирование. Этим этапом завершается процесс  адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной

Таблица 1.1 - Распределение обязанностей по ориентации⁶.

работе. Как правило, при  спонтанном развитии процесса адаптации  этот этап наступает после 1-1,5 лет работы. Если же процесс адаптации регулировать, то этап эффективного функционирования может наступить уже через несколько месяцев. Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организации привлекается большое количество персонала⁷.

1.2 Система управления адаптацией персонала

Система адаптации представляет собой комплекс необходимых действий для новых сотрудников любого уровня. Вместе с тем процесс адаптации  сотрудника индивидуален как с точки зрения его личностных качеств, так и с точки зрения его опыта работы. Адаптация молодых специалистов, новичков с опытом работы и вновь приступивших к работе руководителей протекает неодинаково.

Специфическими социальными  и возрастными особенностями  молодых специалистов являются:

• труд исполнительский и менее творческий;
• начинают трудовую деятельность с нижних ступеней иерархии.
• отличаются рациональностью поступков и меньшей степенью внушаемости, но, имеют меньший стаж работы;
• обладают мобильностью, передовыми знаниями и профессиональной подготовкой, этим представляют для организации особую ценность.

К числу основных факторов, влияющих на адаптацию молодых специалистов, относятся:

• соответствие работы полученной в вузе специальности;
• возможность разнообразить труд специалиста;
• создание условий для творчества и профессионального продвижения;
• внедрение научной организации труда на рабочем месте;
• микроклимат в коллективе;
• социально – бытовое обеспечение;
• организация свободного времени.

Процесс адаптации можно  считать завершенным тогда, когда производственным успехам молодого специалиста сопутствуют хорошие отношения в производственном коллективе. Критерием оценки такой адаптации служит чувство удовлетворенности работой. В этом случае различные производственные помехи не будут влиять на ритмичность выполняемой работы, что само по себе – гарантия стабилизации кадров.

Перед приходом нового работника, необходимо:

1)   Подготовить и оборудовать рабочее место.

2) Официально проинформировать коллег о фамилии, образовании, предыдущей деятельности и будущих обязанностях нового работника.

3)  Подготовить все документы, для вручения при приветствии: описание рабочего места, план организации, список всех руководителей высшего и среднего звена, список ближайших сотрудников.

4) Подготовить для ознакомления тезисы с задачами организации и основными принципами его управления.

5)   Определить и письменно зафиксировать его полномочия.

6)   Подготовить первую задачу для включения новичка в работу.

7) Определить сотрудника, который познакомит новичка с традициями предприятия.

Новый сотрудник в первую очередь заинтересован в том, чтобы его как можно быстрее ввели в курс дела, так же необходимо сказать о возможностях повышения квалификации. Если организация проявляет интерес к углублению и совершенствованию его знаний и навыков, он, в свою очередь, старается оправдать ожидания руководства. Когда сотрудник хорошо проинструктирован, он будет испытывать доверие к руководителю, организации, усвоит их требования, будет комфортно себя чувствовать, эффективно и с желанием работать.

Особенно сложна адаптация руководителей. Это происходит, прежде всего, из-за несоответствия их уровня и уровня новых подчиненных. Если руководитель будет на голову выше коллектива, последний не сможет воспринимать его требований.

Стратегий адаптации может быть несколько:

- Выжидательная. Состоит в постепенном вхождении в ситуацию и в работу. Характеризуется повышенной осторожностью, детальным выяснением работы предшественника, обшей ситуации, знакомства с нереализованными проектами и лишь после этого началом активных действий (обычно не ранее чем через 100 дней).

-Критическая. Исходит из оценки всего предшествующего как неудовлетворительного и попытки сразу привести все в норму. Эта стратегия,

как правило, приводит к  быстрому провалу.

-Традиционная. Перенимается техника, приемы и действия предшествующего руководителя.

          - Рациональная. Основывается на отборе нескольких направлений деятельности с целью решить основные проблемы и улучшить положение дел в течение 4-6 недель. Она может принести новичку успех, показать его умелое руководство. Постепенно подчиненные привыкают работать по-новому, добиваться поставленных им конкретных целей. Подчиненные и вышестоящие руководители имеют свои интересы в отношении нового сотрудника. Поэтому перемены не должны быть резкими, создавать опасность нарушения работы других подразделений. В связи с этим заинтересованным лицам сразу же рекомендуется дать понять, что их интересы при всех преобразованиях будут учтены, но с практическими действиями не следует спешить. Также возникают сложности, в том, что подчиненные будут сравнивать нового руководителя с предшественником, поэтому он должен хорошо ориентироваться во внутренних взаимоотношениях и опираться на ключевые фигуры, чтобы добиться успеха.

Адаптация работников на производстве, эффективное управление этим процессом требуют большой организации. Поэтому на предприятиях должны работать специализированные службы адаптации кадров. Структурное закрепление функций управления адаптацией может проходить по разным направлениям:

1. Выделение соответствующего подразделения в структуре системы управления персоналом. Чаще всего функции по управлению адаптацией входят в состав подразделения по обучению персонала.
2. Распределение специалистов, занимающихся управлением адаптацией, по производственным подразделениям предприятия при сокращении, координации их деятельности со стороны службы управления персоналом.
3. Развитие наставничества.

Главная цель этих подразделений, служб – сделать процесс адаптации  работников к предприятию как  можно более коротким и безболезненным. В осуществлении процесса адаптации непосредственное участие принимают линейные руководители.

Рисунок 1.2 - Цели и задачи системы управления адаптацией персонала в организации⁸

Рисунок 1.3 - Направления деятельности подразделения по управления адаптацией персонала

При организации научно обоснованной системы управления адаптацией исходят из целей и задач, представленных на рисунке 1.2.

Важнейшие направления  деятельности подразделения по управлению адаптацией персонала в организации приведены на рисунке 1.3.

В обязанности менеджера по персоналу  входят:

1. Ознакомление с организацией, характеристика, условия найма, оплата труда.
2. Представление руководителю, непосредственному начальнику, инструктору по обучению.
3. Организация экскурсии по рабочим местам.
4. Разъяснение условий работы, ознакомление с функциями (совместно с руководителем).
5. Организация обучения (совместно с отделом обучения).
6. Введение в коллектив, представление сотрудников (совместно с руководителем).