МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                                        ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

                                             ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

                                        ВЫСШЕГО ПРФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

                    ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

                                ФАКУЛЬТЕТ ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ  НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 
 

                        ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА 
 

                                             Студентки 5 курса

                                УЧЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ОТДЕЛА ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ ООО «СЕРВИСНАЯ ТРАНСПОРТНАЯ КОМПАНИЯ» г.НОЯБРЬСК 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                        Ноябрьск 2007 

                                                     СОДЕРЖАНИЕ 

                 ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….3                                                                                                                                                                                                                                                                                    

     ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «СЕРВИСНАЯ ТРАНСПОРТНАЯ КОМПАНИЯ»

1. Законодательная и нормативно – методическая регламентация деятельности общества и кадровой службы …………………………..16
2. Структура, основные виды деятельности и функции общества ...…...25
3. Задачи и функции отдела по работе с персоналом…………………....31

    ГЛАВА  2. СОСТАВЛЕНИЕ И ХАРАКТЕРИСТИКА УЧЕТНОЙ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

                 2.1 Порядок заполнения первичной учетной документации…………….36

                 2.2 Состав и оформление журналов и книг по учету кадров…………….50

                 2.3 Практика оформления личного  дела, ведения трудовых книжек работников………………………………………………………………54

     ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ОТДЕЛЕ

                 3.1 Автоматизация кадрового учета……………………………………….66

                 3.2 Проектирование инструкции по кадровому делопроизводству и табеля форм документов………………………………………………..70

                 ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………...…....80

                 СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ..….………………………...82

                 ПРИЛОЖЕНИЯ                                                                                    

Введение

            Руководитель организации, нанимая сотрудников для определенных должностных обязанностей, должен знать, что все действия, связанные с их приемом, переводом, увольнением, поощрением и прочим, необходимо фиксировать в специальных документах, называемых кадровой документацией или документацией по личному составу. Иначе будет нарушено российское законодательство, так как Трудовой кодекс Российской Федерации предписывает кадровым службам заключать трудовые договоры, оформлять прием на работу приказом (распоряжением), вести трудовые книжки, выдавать справки о работе и заработной плате.      

     Документирование  процесса трудовой деятельности сотрудников  организации – важная часть деятельности этой организации, так как кадровая документация является основанием для начисления им пенсии, поскольку в ней фиксируется трудовой стаж и размер заработной платы. В результате документирования создаются организационные, учетные, информационно – справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Поэтому все кадровые документы должны обладать юридической силой¹ – по своему составу, правилами составления, оформления, хранения, нормативам, рекомендациям, существующим в РФ. Для своевременного и правильного выполнения этих процедур представляется наиболее целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними за счет создания комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству: Табеля форм документов, Альбома форм документов, Графика документооборота кадровой службы, Инструкции по кадровому делопроизводству².       

     При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которое всегда сопровождается предоставлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы.

       При отсутствии четко установленного  порядка работы с документами руководство предприятия не сможет принимать юридически и организационно выверенные решения, в результате чего предприятие рано или поздно утратит свои позиции на рынке.

     Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не  отвлекались от главных производственных целей предприятия. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

      Актуальность выбранной темы обуславливается тем, что слабо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе всей организации. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят к ошибкам в оплате труда сотрудников, в оплате больничных листов, в подготовке документов для предоставления в государственные социальные органы.

     Объектом  данного исследования является отдел по работе с персоналом ООО «СТК».

     Предметом исследования данной дипломной работы является учетная документация отдела по работе с персоналом Общества с ограниченной ответственностью «Сервисная транспортная компания» (далее ООО «СТК») с момента создания Общества 01.09.2003 по настоящее время.

          Цель настоящей работы – провести анализ оформления учетной документации документирования трудовых правоотношений работников с работодателями, чтобы избежать негативных последствий в будущем, как для работников, так и для работодателей.

          В процессе выполнения  квалификационной  работы необходимо решить следующие  задачи:

- выявить  организационную структуру  ООО «Сервисная транспортная компания»;

-  изучить функции, задачи, основные виды деятельности  ООО «Сервисная транспортная компания»;

 - проанализировать нормативно-правовую базу деятельности отдела по рабо-те с персоналом в обществе;

-  дать характеристику учетной кадровой документации;

-  показать все особенности оформления учетных документов;

   - разработать проекты табеля унифицированных  форм документов и ин-струкции по кадровой службе ООО «СТК»

   При  написании  данной  работы  были  использованы  законодательные  акты, нормативно – правовая  документация,  регламентирующая  деятельность организации:

      - Законы Российской Федерации;

      - Подзаконные акты;

      - Нормативно-методические документы;

      - Организационно - правовые документы ООО «СТК».

     Трудовой   Кодекс  РФ   регулирует   трудовые   правоотношения.  Для   любой  кадровой службы, в том числе и для КС «СТК»  Трудовой  Кодекс, является основным законом,  которым руководствуется работодатель.  В  ТК  установлена  обязательность применения ряда  правовых  актов: коллективный  договор,  соглашение, правила  внутреннего трудового распорядка,  а  также таких  документов,  как  трудовой договор, трудовая книжка, график отпусков, заявление работника, приказы работодателя о приеме, увольнении, переводе, отпуске, поощрении и другие.  ООО  «СТК»   находится  в районе  Крайнего Севера, то трудовые  отношения регулируются статьями  главы  50  Трудового Кодекса  РФ «Труд лиц, работающих в районах Крайнего  Севера и приравненных к ним местностях».  Эта глава закрепляет основные права  и гарантии лицам, работающим в РКС – это  районный коэффициент  и процентная  надбавка к заработной плате, сокращенная рабочая неделя, дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск, компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа  к месту использования отпуска и обратно, а также компенсация расходов, связанных с переездом³.

       Современные законы содержат  определения, касающиеся информации  и ее документирования. Особую  важность в этом отношении  представляет Федеральный закон  от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах  с ограниченной ответственностью»⁴. Закон устанавливает обязательность хранения документов общества по месту нахождения его исполнительного органа, обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями  и рекомендациями архивных органов.

      Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании»⁵, принятый Государственной Думой Российской Федерации от 15 декабря 2002 года, регулирует  отношения, возникающие при разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, процессам производства, оценке соответствия.

        Федеральный закон от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации ( с изм. и доп. от 28   июля 1998  г.)⁶. Его положение конкретизируется в других законах применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт.

         Особую важность представляет  Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»⁷. Настоящий закон - создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

        Федеральный закон  от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».⁸ Данный правовой акт обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

       Закон Российской Федерации от 01 июня 2005 года «О государственном языке Российской Федерации» уточняет, что в случае использования других языков тексты на русском языке и языках других народов Российской Федерации должны быть идентичны по содержанию и техническому оформлению.

        Федеральный закон от 17.12.2001 № 173-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», ФЗ от 25.07.2002 №116-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», ФЗ от 01.04.19996 №27-ФЗ «Об индивидуальном учете в системе государственного пенсионного страхования»⁹. В соответствии с этими тремя законами в Российской Федерации устанавливаются и выплачиваются пенсии по  государственному пенсионному обеспечению и трудовые пенсии. Создана система персонифицированного учета Пенсионного фонда РФ, обеспечивающая в будущем возможность определения размера пенсии в зависимости от трудового вклада каждого конкретного человека. Разработаны и внедрены все основные технологические процессы персонифицированного учета. Введено новое понятие «страховой стаж», установлен порядок назначения, выплаты, перерасчета и доставки трудовых  пенсий, порядок сохранения и преобразования  ранее приобретенных прав и другое.

    Ведение и хранение трудовых книжек в ООО  «СТК» осуществляется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 22510.

      Для написания квалификационной работы был задействован комплекс федеральных нормативно – методических материалов  по документационному обеспечению. В их числе Государственная система документационного обеспечения управления.¹¹  Этот документ  представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

       Типовая инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной власти¹² способствует решению технологических задач документирования.   Настоящий стандарт  устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

      В  выпускной квалификационной работе  был использован ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ¹³- настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

       Оказался весьма полезен и   ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы  документации. Основные положения», из которого были почерпнуты  основные понятия об унифицированных  системах документации. Использование  стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству. 

       ГОСТ 6.10.2-75 «Унифицированные системы документации. Термины и определения»¹⁴ был использован для применения стандартных терминов организационно-распорядительной документации.

      Альбом унифицированных форм первичной учетной документации включает в себя состав и виды кадровой документации, нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с кадровой документацией, документальное оформление кадровых решений руководства, оформление основных кадровых документов, хранение и уничтожение кадровой документации

       В ходе выполнения данной работы были использованы материалы текущего архива  Общества, а именно учетные документы для проведения исследования.

       В процессе работы автор опирался  на значительный круг локальных  делопроизводственных данных.  При  написании настоящей работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, кандидата исторических наук С.Л. Кузнецова.

       В книге «Делопроизводство: образцы,  документы. Организация и технология работы. Более 120 документов»¹⁵ подготовленной ведущими преподавателями кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления В.В. Галаховым, И.К.Корнеевым и другими под редакцией И.К.Корнеева и В.А.Кудряева, затронуты вопросы эффективной организации современного делопроизводства, в том числе рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения кадровой документации, раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, а также приведены рекомендации по подготовке текстовых и табличных документов с учетом возможностей компьютерных технологий.

            В пособии Л.В.Санкиной «Справочник  по кадровому делопроизводству»¹⁶ рассматривается современная правовая и нормативная база, регламентирующая работу кадровых служб, также классифицированы по группам нармативно-методические документы. Изложены правила заполнения унифицированных форм и  т.д.

      Э.Н.Давыдова, А.Е.Рыбаков Делопроизводство¹⁷, в книге излагают требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их возникновения вплоть до передачи в архив или уничтожения. Впервые в руководстве получили отражение особенности работы с документами в организациях различных форм собственности. М.В.Стенюков Документы. Делопроизводство¹⁸, данное издание является практическим пособием по организации современного делопроизводства. В нем собраны основные правила и нормы по составлению документов в соответствии со стандартами и инструкциями Российской Федерации по делопроизводству. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы¹⁹, в книге подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и деловой внешней переписки, приведены примеры; Делопроизводство/ под ред. Е.Н.Басовская, Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др., здесь раскрыты способы и методы оптимизации документооборота. Приведены рекомендации по подготовке текстовых и табличных документов с учетом возможностей компьютерных технологий

       Значительную помощь в написании  работы оказало пособие С.Л.Кузнецова «Делопроизводство на компьютере»,²⁰ в котором рассматриваются принципы и правила организации делопроизводства на базе компьютерных систем  и компьютеризованных технологий: составление, оформление, прием-передача документов, их регистрация, контроль за исполнением, организация справочной работы, хранение документов в электронной форме. Специальный раздел посвящен выбору оборудования при создании компьютеризованного офиса.

       В ходе выполнения квалификационной работы   автором  были использованы и другие работы Т.В. Кузнецовой,²¹ в которых изложены требования к составлению служебных документов,  а также «Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере» группы авторов Л.В.Павлюк,  Т.И. Киселевой, Н.И. Воробьева.

       В практическом пособии А.В.  Пшенко и Л.А. Дорониной «Делопроизводство.  Практическое пособие»²², описываются состав и правила оформления  основных управленческих документов, представлены образцы их составления; расcматриваются процессы документирования управленческой деятельности; принципы организации работы  с документами,  наиболее рациональные технологии ведения делопроизводства; подробно освещаются вопросы практической работы с управленческой документацией, подготовки документов  и дел к их длительному хранению или к уничтожению.

       Представляет определенный интерес  справочник М.Ю. Рогожина  «Деловые  документы в примерах и образцах»²³. Это первый сборник типовых документов предприятия с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003. В книге изложены организационные основы работы с документами, даются подробные  пояснения и комментарии по всем приведенным видам документов.

       Представляет интерес статья-обзор   В.И.Андреевой «О сложных вопросах документирования трудовых правоотношений»²⁴, в которой автор концентрирует наше внимание на тех проблемах, которые стоят сегодня перед работниками и работодателями и отражаются особенности производственной деятельности организации.

       Статья Л.В.Санкиной «Порядок  оформления документов. Требования нового стандарта»²⁵ посвящена содержательной части текста документации, этапам согласования документа, придания ему юридической силы. Приведены примеры оформления документа.

       Статья Л.М.Вяловой «Первичный  учет кадров»²⁶ описывает как заполнять унифицированные формы. Подробно описывает оформление реквизитов, которые присутствуют на всех формах учетных документов по кадрам.

       В статье В.И.Андреевой «Трудовая  книжка: сведения о работе»²⁷ рассматривается как следует заполнять «Сведения о работе» трудовой книжки, выделив две ситуации: когда трудовая книжка работника оформляется впервые и когда записи в ней продолжаются.

       Статья В.В.Митрофановой «Штатное  расписание»²⁸ посвящена разработке, утверждению, внесению изменений в штатное расписание, унифицированной форме.

       Грамотно организованное кадровое  делопроизводство начинается с  классификации документов по  назначению и принципам их  подготовки и оформления. Поэтому  данная дипломная работа состоит  из трех глав, в которых рассматриваются различные виды документов, особенности их подготовки и оформления: 1-ая  глава знакомит с характеристикой организации, анализирует направление деятельности, изучение нормативно – методических и организационных документов ООО «СТК». Во 2-ой главе рассматриваются и изучаются; системы документации, основные виды учетной документации, составление и оформление в  данном учреждение. В 3-ей главе разработка нормативного документа по делопроизводству, а именно инструкции по кадровой службе, табеля унифицированных форм документов.

      В приложениях представлены образцы  некоторых видов документов.

      В дипломной работе применялись основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложенные в ГОСТ Р 6.30-2003;

      Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ)²⁹ – это общегосударственная инструкция по кадровой службе, она является нормативно-методической базой обеспечения грамотного управления организацией (учреждением); типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ; 

При написании  дипломной работы применялись и  организационно-правовые документы, регламентирующие деятельность ООО «СТК» – это  устав  организации, штатное расписание и должностные инструкции работников.

      В ООО «СТК» отсутствует инструкция по кадровой службе, поэтому при ее составлении главным материалом была Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти³⁰, она разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

        Для   решения  поставленных   задач  были    применены    научные  методы,  назовем  некоторые  из  них:

      Метод   предпроектного  обследования,   который   в   рамках данной   работы включает  в  себя  изучение   документов  организации  -   это   организационные, распорядительные, методические документы, изучение  самой организации, ее истории, орг. структуры, основных видов деятельности;

      Сравнительный    метод  -  сравнивается   фактическое   положение  с  тем,  как должно  быть.

     Аналитический метод - вытекает  из метода предпроектного обследования и сравнительного.

     Проблемный метод  -  нацелен  на  выявление  главной  проблемы  и  поиск  ее решения, в данном случае проблема – это оформление учетной документации в отделе.

   Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях кадровое делопроизводство.