Влияние информационных технологий на эффективность деятельности предприятия

Вопросами анализа информации с точки зрения систем управления,  теории информации занимались Н. Винер, Дж. Ф. Нейман, У. Эшби, К. Шеннон и другие.

В разработку применяемых  в настоящее время систем управления информационными потоками значительный вклад внесли отечественные исследователи  П.В. Акинин, И.Н. Герчикова, Р.С.Гиляревский, Л.Г.Кузьмин, М.Ф.Мизинцева, А.И.Михайлов, А.В.Назаров, К.В.Пономарева, И.И.Родионов, А.И.Черный, а также зарубежные ученые Б.Голдстайн, М.Х.Мескон, Г.Поппель, С.Гислэн, Ф.Хедоури и др.

Проблемы оптимизации  информационных потоков на предприятии  стали анализироваться сравнительно недавно такими исследователями  как СВ. Афанасьев, Ю.П. Ехлаков, М.П. Илюшенко, Ю.Н. Константинов, Ф.И. Перегулов, Т.В. Печникова, А.В. Печникова, М.В. Стенюков, В.П. Тарасенко, В.Н. Ярошенко и др.

Изучению проблем экономики  информации и преобразования информатики  в самостоятельную отрасль посвящены  работы О.В. Голососа, Г.Р. Громова, Г.И. Калитича, Ю.М. Капытина, A.M. Миняйло, Д.Г. Плахотной, В.Л. Томбовцева, Б.А. Чуба, Е.Г. Ясина.

Целью дипломной работы является изучение влияния информационных технологий на эффективность деятельности предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих  задач:

1. Рассмотреть характеристику и основные компоненты информационных технологий.

2. Охарактеризовать содержание информационных технологий.

3. Изучить необходимость и влияние информационных технологий на деятельность  предприятия.

4. Провести анализ влияния информационных технологий на деятельность предприятия (на примере КФ ТОО «А.П.Милланд»).

5. Рассмотреть возможные  предложения по совершенствованию  информационных технологий в  деятельности предприятия.

Методологической основой  для написания дипломной работы послужили труды отечественных  и зарубежных авторов, периодические  издания, монографии, нормативно-правовые акты.

Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.  Характеристики и основные компоненты информационных технологий

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижения поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализовываться с помощью совокупности различных средств и методов [2, с. 34].

Информация является одним  из ценнейших ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а  значит, процесс её переработки по аналогии с процессами переработки  материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо  следующее определение:

Информационная технология – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки  и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Информационная технология (далее ИТ) – это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации. Информация как объект воздействия представляет собой данные, записанные на том или ином носителе.

Цель ИТ – производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Техническими средствами производства информации является аппаратное, программное и математическое обеспечение  процесса. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового качества. Отдельно из этих средств выделяются программные  продукты и называются инструментарием, т.е. программным инструментарием  информационной технологии.

Инструментарий ИТ – один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для  персонального компьютера: текстовый  процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы  управления базами данных, электронные  записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального  назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д.

Программные средства, обеспечивающие функционирование современных ИТ, в целом подразделяются на:

- системные: текстовые  и диагностические программы;  антивирусные программы; операционные  системы; командно-файловые процессоры (оболочки).

- прикладные: системы подготовки  текстовых, табличных и др. документов; системы подготовки презентаций;  системы обработки финансово-экономической  информации; системы управления  базами данных; личные информационные  системы; системы управления проектами;  экспертные системы и системы  поддержки принятия решений; системы  интеллектуального проектирования  и совершенствования управления; прочие системы. 

ИТ можно рассматривать как элемент и функцию информационного общества, направленную на регулирование, сохранение, поддержание и совершенствование системы управления нового сетевого общества. Если на протяжении веков информация и знания передавались на основе правил и предписаний, традиций и обычаев, культурных образцов и стереотипов, то сегодня главная роль отводится технологиям. ИТ упорядочивают потоки информации на глобальном, региональном и локальном уровнях. Они играют ключевую роль в формировании техноструктуры, в повышении роли образования и активно внедряются во все сферы социально- политической и культурной жизни, включая домашний быт, развлечения и досуг. Использование единых мировых информационных систем обеспечивает внедрение ИТ в образование: формируется единое образовательное пространство, возрастает потребность человека в общении и получении доступа к общим нематериальных ресурсам, осмыслении и переработки большого объема информации.

Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта (рисунок 1) [3, с.213].

Рисунок 1. Информационная технология как аналог технологии переработки  материальных ресурсов

Информация является одним  из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными  видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс  ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее  определение.

Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель технологии материального производства - выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы.

Цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному  ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо  и для технологии переработки  информации.

Компоненты технологий для  производства продуктов

- материальных;

- информационных;

- подготовка сырья и  материалов;

- сбор данных или первичной  информации;

- производство материального  продукта;

-обработка данных и  получение результатов информации;

- сбыт производственных  продуктов потребления;

- передача результатов  информации пользователю для  принятия на ее основе решений.

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени  она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических  средств переработки информации.

В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно  повлиял как на концепцию построения и использования технологических  процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального  компьютера в информационную сферу  и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этан развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из синонимов: "новая", "компьютерная" или "современная" [4, с. 89].

Прилагательное "новая" подчеркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии. Ее внедрение  является новаторским актом в  том смысле, что она существенно  изменяет содержание различных видов  деятельности в организациях.

В понятие новой информационной технологии включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, а  именно - телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др.

Новая информационная технология - информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства.

Три основных принципа новой (компьютерной) информационной технологии:

- интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

- интегрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными  продуктами;

- гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

По-видимому, более точным следует считать все же термин новая, а не компьютерная информационная технология, поскольку он отражает в ее структуре не только технологии, основанные на использовании компьютеров, но и технологии, основанные на других технических средствах, особенно на средствах, обеспечивающих телекоммуникацию.

Реализация технологического процесса материального производства осуществляется с помощью различных  технических средств, к которым  относятся: оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т.п.

По аналогии и для информационной технологии должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программное и математическое обеспечение  этого процесса. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового качества. Выделим  отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием информационной технологии. Определим это понятие.

Инструментарий информационной технологии - один или несколько  взаимосвязанных программных продуктов  для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет  достичь поставленную пользователем  цель.

В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для  персонального компьютера: текстовый  процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы  управления базами данных, электронные  записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального  назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д.

Информационная технология тесно связана с информационными  системами, которые являются для  нее основной средой. На первый взгляд может показаться, что введенные  в учебнике определения информационной технологии и системы очень похожи между собой. Однако это не так.

Информационная технология является процессом, состоящим из четко  регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени  сложности над данными, хранящимися  в компьютерах. Основная цель информационной технологии - в результате целенаправленных действий по переработке первичной  информации получить необходимую для  пользователя информацию [5, с. 123].

Информационная система  является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические  и программные средства связи  и т.д. Основная цель информационной системы - организация хранения и  передачи информации. Информационная система представляет собой человеку -компьютерную систему обработки информации. информационный технология

Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной  на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

Таким образом, информационная технология является более емким  понятием, отражающим современное представление  о процессах преобразования информации в информационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий - управленческой и компьютерной - залог  успешной работы информационной системы.

Обобщая все вышесказанное, предлагаем несколько более узкие, нежели введенные ранее, определения  информационной системы и технологии, реализованных средствами компьютерной техники.

Информационная технология -совокупность четко определенных целенаправленных действий персонала по переработке информации на компьютере.

Информационная система - человеку- компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая компьютерную информационную технологию.

Используемые в производственной сфере такие технологические  понятия, как норма, норматив, технологический  процесс, технологическая операция и т.п., могут применяться и  в информационной технологии. Прежде чем разрабатывать эти понятия  в любой технологии, в том числе  и в информационной, всегда следует  начинать с определения цели. Затем  следует попытаться провести структурирование всех предполагаемых действий, приводящих к намеченной цели, и выбрать необходимый  программный инструментарий.

На рисунке 2 технологический процесс переработки информации представлен в виде иерархической структуры по уровням:

- 1-й уровень - этапы, где реализуются сравнительно длительные технологические процессы, состоящие из операций и действий последующих уровней.

- 2-й уровень - операции, в результате выполнения которых будет создан конкретный объект в выбранной на 1-м уровне программной среде.

- 3-й уровень - действия - совокупность стандартных для каждой программной среды приемов работы, приводящих к выполнению поставленной в соответствующей операции цели. Каждое действие изменяет содержание экрана.

Рисунок 2. Представление  информационной технологии в виде иерархической структуры

Необходимо понимать, что  освоение информационной технологии и  дальнейшее ее использование должны свестись к тому, что вы должны сначала  хорошо овладеть набором элементарных операций, число которых ограничено. Из этого ограниченного числа  элементарных операций в разных комбинациях  составляется действие, а из действий, также в разных комбинациях, составляются операции, которые определяют тот  или иной технологический этап. Совокупность технологических этапов образует технологический  процесс (технологию).

2.  Содержание информационных технологий

Понятие технологии включает комплекс научных и инженерных знаний, воплощенных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способов их соединения для создания продукта или услуги. В таком понимании  термин «технология» с компьютеризацией и машинизацией всех сфер [6, с. 56].

Информационные технологии содержат:

1. определенные наборы материальных средств (носители информации, средства оценки ее состояния, обработки, передачи и т.д.);
2. способы взаимодействия материальных средств;
3. совокупность определенных методов организации работы специалистов.

Информационные технологии решения большого числа разных задач  включают процедуры, которые могут  быть сгруппированы по функционально-временным стадиям:

- сбор и регистрация информации;

- передача ее к месту обработки;

- машинное кодирование данных;

- хранение;

- поиск;

- вычислительная обработка;

- тиражирование информации;

- использование информации, т.е. принятие решений.

Как правило, информация подвергается всем процедурам преобразования, но в  ряде случаев некоторые процедуры  могут отсутствовать. Последовательность выполнения процедур также бывает различной, а некоторые из них могут повторяться.

Процедура сбора и регистрации информации осуществляется по-разному на различных объектах. Сначала информацию собирают, затем ее фиксируют.

Запись в первичные  документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедура сбора  и регистрации остается пока наиболее трудоемкой. В условиях автоматизации  управления особое внимание придается  использованию технических средств сбора и регистрации информации, ее накопления и передачи по каналам связи в ЭВМ с целью формирования первичного документа.

Передача информации может осуществляться дистанционно посредством каналов связи, что сокращает время передачи данных. Для дистанционной передачи информации по каналам связи необходимы специальные технические средства. Некоторые технические средства сбора и регистрации автоматически собирают информацию с датчиков, установленных на рабочих местах, и передают ее в ЭВМ.

Машинное кодирование  информации – это процедура представления информации на машинных носителях в кодах, принятых в ЭВМ. В процессе записи информации на носители возникает наибольшее количество ошибок, что объясняется трудоемкостью данной операции.

Обработка информации на компьютере производится, как правило, централизовано.

При обработке информации на ЭВМ выполняются арифметические и логические операции. Арифметические операции обработки данных в ЭВМ  включают все виды математических действий, обусловленных программой. Логические операции обеспечивают соответствующее  упорядочение данных в массивах (первичных, промежуточных, постоянных, переменных), подлежащих дальнейшей арифметической обработке. Значительное место в  логических операциях занимают различные  виды сортировки: упорядочение, распределение, подбор, выборка, объединение.

Хранение и накопление информации вызвано необходимостью ее многократного использования и комплектации первичных данных до их обработки. Хранение осуществляется на машинных носителях в виде информационных массивов [7, с. 45].

Поиск данных – это выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или замене.

Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования.

Принятие решения, как правило, осуществляется специалистом без применения технических средств, но на основе тщательного анализа информации, полученной с помощью компьютера.

Процедура принятия решения  осложняется тем, что специалисту  приходится искать из множества допустимых решений наиболее приемлемое, сводящее к минимуму потери ресурсов (временных, трудовых, материальных и т.д.). Благодаря  применению ЭВМ повышается степень  аналитичности обрабатываемых сведений, а также обеспечивается постепенный переход к автоматизации выработки оптимальных решений в процессе диалога пользователя с вычислительной системой. Математическая теория принятия решений строится на основе теории игр исследования операций.

Функционирование информационных технологий можно представить в  виде последовательности этапов, выполнение которых осуществляется технологиями, находящимися выше базового уровня.

Базовые информационные технологии, находящиеся на нижнем уровне иерархии технологий информационной системы, как правило, состоят из этапов, процедур, операций и действий, каждая из которых содержит операции или действия.

Имеются следующие типовые  процедуры:

1. Процедура получения исходных данных, состоящая из операций: сбора, регистрации, ввода и контроля, электронной передачей данных.

2. Процедура обработки данных, содержащая логические (поиск, группировка, сортировка) и вычислительные операции.

3. Процедура передачи и потребления результатов решения задачи, содержащая операции: контроль правильности результатов, передача их пользователю, архивирование и ксерокопирование.

Сбор и регистрация  информации. Сбор осуществляется либо автоматически с датчиков информации, встроенных в технологическую линию или контрольно-измерительные приборы, либо вручную путем фиксации результатов какой-либо деятельности на бумажных документах или технических средствах.

Передача информации. Передача выполняется в том случае, если существует потребность во взаимодействии между территориально удаленными пользователями. Над сообщением, посылаемым источником информации выполняется три процедуры: преобразование в соответствующую форму, кодирование и модуляция. Приемная сторона также выполняет три процедуры: демодуляция, декодирование, преобразование сообщения в первичную форму.

Процедура передачи информации между структурными подразделениями  предприятия и сторонними организациями  базируется на электронном документообороте. Под электронным документооборотом будет пониматься движение электронных документов от аппарата управления к объекту управления и обратно, а также из внешней среды.

Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки  документов, момента их получения  или передачи на другое место или  сдачи в архив. Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот. Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

1. Хранение электронных  документов в архиве.

Носители электронных  документов характеризуются двумя  параметрами:

- стоимостью хранения 1 мегабайта  информации;

- скоростью доступа к  информации.

Задача заключается в  выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска  документов.

Существуют два типа поиска:

1. Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значениями в документах, находящихся в архиве. Примерами атрибутов могут служить: код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д. 

2. Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известного документа  используется атрибутивный тип, для  неизвестного - полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация и передача  документов.

Маршрутизация сообщений - в системе электронного документооборота - это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое.

Известны:

1. Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается:

- контроль доставки документа;

- контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);

- мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

4. Система электронной почты.

Операция ввода и контроля относится к наиболее трудоемким, так как она, в большинстве случаев, сопряжена с ручными действиями. Процесс ввода документов возможен двумя способами:

- ручной ввод;

- автоматизированный ввод.

При вводе возможны ошибки, которые выявляются различными методами контроля. Среди многочисленных методов контроля, базирующихся на естественной избыточности. Наиболее распространенными среди которых являются [8, с. 167] :

- лексический;

- арифметический;

- логический;

- синтаксический;

- контроль по модулю;

- контроль с помощью справочника.

Обработка данных - бывает логическая (сортировка, группировку, поиск), либо вычислительная.

Вычислительные операции.

Специфика экономических  расчетов состоит в выполнении в  подавляющих случаях арифметических операций.

Операция сортировки.

Операция поиска.

В соответствии с классификацией информационных систем, приведенной  в разделе, их условно можно разделить  на документальные и фактографические.

В документальных системах осуществляется поиск документов в соответствии с  ПОЗ – поисковым образом запроса среди документов, описанных в форме ПОД – поисковым образом документа.