Внедрение подсистемы учёта основных средств на предприятии

 

ВВЕДЕНИЕ

   В дипломной работе разбирается и демонстрируется технология внедрения SAP в строительной компании ЗАО «Натали». Особое внимание уделено  внедрению подсистемы учета основных средств.

  В настоящее время совершенствование корпоративного управления становится ключевой стратегической задачей развития и жизнедеятельности любого предприятия. В силу того, что практически все экстенсивные способы совершенствования управления исчерпаны, единственным способом выживания в конкурентной борьбе остаются интенсивные способы улучшения управления. Одним из таких способов является информатизация корпоративного управления за счет внедрения информационных технологий, в том числе систем класса ERP.

    Основная цель внедрения ERP-системы — организация эффективного управления предприятием, опирающегося на стратегию его развития — важнейшая и то же время весьма непростая задача. Для ее реализации нужна единая интегрированная платформа, охватывающая все бизнес-процессы предприятия и сочетающая в себе новейшие управленческие и информационные технологии. Именно такую платформу представляет собой совокупность продуктов и технологий компании SAP AG, ядром которой является система SAP ERP. Сегодня, в большинстве ведущих компаний мира ERP-системы либо уже внедрены, либо находятся на стадии внедрения. В России ситуация несколько иная. Конечно, и здесь есть успешные ERP-проекты, и число их достаточно велико. Растет число предприятий, причем не только крупных, но и относящихся к категории среднего и малого бизнеса, руководители которых понимают необходимость совершенствования корпоративного управления. Но в целом следует признать, что российский рынок ERP-систем находится еще в процессе своего становления. Общеизвестны масштабность и сложность реализации ERP-технологий на практике. При этом часто компании, принявшие решение о внедрении ERP-системы, слабо представляют, какие проблемы им предстоит решить и с какими трудностями придется столкнуться. Внедрение ERP в большинстве случаев сопряжено с необходимостью значительной перестройки бизнес-процессов, изменением культуры работы руководителей и специалистов на всех уровнях управления и даже кардинальной смены методов ведения бизнеса. Надо отметить, что проект по внедрению ERP-системы должен рассматриваться как стратегическая инвестиция предприятия. Участие руководителей в нем, причем не только на этапе принятия решения о запуске проекта, но и на всех последующих — обязательное условие успеха. Именно руководители предприятия становятся ключевыми пользователями информации, получаемой из системы, именно их поддержка необходима для придания проекту соответствующего статуса, без которого проект обречен на неудачу. Следует подчеркнуть, что автоматизация учетных задач и оперативного управления предприятием, сама по себе, как правило, не дает большого экономического эффекта. В ERP-проектах инвестиции начинают приносить реальную отдачу в том случае, когда информацией, которая обрабатывается на транзакционном уровне, начинают пользоваться управленцы. Именно поэтому так важно, используя технологии хранилищ данных, перейти к управленческому анализу учетной информации, к созданию систем планирования и контроля фактических данных. Это, быть может, одно из фундаментальных направлений внедрения ERP.

 

Глава 1. Предпроектное обследование

 1.1 Описание предприятия  ЗАО «Натали»

Российская компания «Натали» начала активную деятельность в строительном бизнесе Российской Федерации в 2003 году, с освоения частного сегмента строительного рынка Подмосковья. В настоящее время «Натали» выполняет полный комплекс проектных, строительных и отделочных работ «под ключ». Основной вид деятельности компании — генподряд. Мы уважаем и ценим наших Заказчиков, и несём ответственность за высокое качество наших услуг. Поэтому на каждой стадии строительного производства мы осуществляем строжайший контроль качества выполняемых нами работ. Строительная компания ЗАО «Натали» осуществляет полный комплекс строительных услуг, от проекта до фактического воплощения архитектурно-дизайнерского замысла, а также продажу квартир. Специалисты строительной компании имеют большой опыт работы. Производство работ ведется на высоком техническом уровне с применением современных технологий, что обеспечивает высокое качество работ, полное соответствие с российским и международными стандартами.  Качеству работ в нашей строительной организации уделяется особое внимание, что позволяет производить затем отделку квартир новостроек "под ключ" без каких-либо технологических сложностей и с минимально возможными затратами времени. ЗАО «Натали» активно занимается инвестиционной деятельностью в Москве и Московской области, продажей квартир в новостройках. Строительная компания постоянно расширяет круг Заказчиков и готова активно работать с заинтересованными инвестиционными и строительными организациями как по организации строительства новостроек в Москве и Подмосковье. В ближайшее время строительная компания ЗАО «Натали» начнёт работы на новых объектах и продажу новостроек Москвы и Подмосковья, выведет на рынок новые предложения по продаже квартир в новостройках. Гарантом эффективности нашей работы является глубокое знание профильного рынка, высокая квалификация персонала, отработанные механизмы взаимодействия с отраслевыми партнерами и поставщикам. Клиентами компании являются крупные российские и международные корпорации, торговые и производственные предприятия малого, среднего и крупного бизнеса. Проекты, реализуемые компанией, являются современными и технологичными. Специалистами ЗАО «Натали» разработаны и активно внедряются программы максимально эффективного взаимодействия с клиентами, целью которых является: предложение только оптимальных и лучших решений, использование передовых технологий строительства, высокая и профессиональная скорость работы, максимально выгодные цены за услуги высокого качества. Основная цель компании – постоянное увеличение объемов строительства качественного жилья, отвечающего современным строительным нормам и потребностям потенциальных покупателей. Сохраняя при этом низкую стоимость квартир. Принцип компании – постоянное стремление к выходу на новые уровни технического и делового развития. Мобильность и маневренность человеческих и технологических ресурсов, а также гибкая финансовая система позволяет выполнять работы высокой сложности, оперативно решать возникающие производственные вопросы, сдавая в эксплуатацию объекты высокого качества.

 

1.2Организационная  структура ЗАО «Натали».

Организационная структура компании «Натали» состоит из отделов, служб, а также участков, которые непосредственно отвечают за реализацию разных видов строительства. Руководство компании состоит из Генерального директора и его заместителей по производству, экономике, по общим вопросам и главного инженера. Отделы компании: технический, производственный, отдел труда и заработной платы, планово-договорной отдел,

 

 

Рис. 1. Организационная структура предприятия ЗАО «Натали».

1.3   IT-ландшафт предприятия ЗАО «Натали».

1.        Windows 7[www.Microsoft.com]: операционная система семейства Windows NT, следующая за Windows Vista. В линейке Windows NT система имеет номер версии 6.1 (Windows 2000 — 5.0, Windows XP — 5.1, Windows Server 2003 — 5.2, Windows Vista и Windows Server 2008 — 6.0). Серверной версией является Windows Server 2008 R2, версией для интегрированных систем (построенных из компонентов Windows) — Windows Embedded Standard 2011 (Quebec),[1] мобильной — Windows Embedded Compact 2011 (Chelan, Windows CE 7.0).
2.        AutoCAD: двух- и трёхмерная система автоматизированного проектирования и черчения, разработанная компанией Autodesk. Первая версия системы была выпущена в 1982 году. AutoCAD и специализированные приложения на его основе нашли широкое применение в машиностроении, строительстве, архитектуре и других отраслях промышленности. Программа выпускается на 18 языках. Уровень локализации варьируется от полной адаптации до перевода только справочной документации. Русскоязычная версия локализована полностью, включая интерфейс командной строки и всю документацию, кроме руководства по программированию.
3.       Крипто-Про CSP: программа для работы с ЭЦП, участия в электронных торгах, криптографическая утилита (вспомогательная программа) — так называемых криптопровайдеров. Они используются во многих программах российских разработчиков для генерации ЭЦП, работы с сертификатами, организации структуры PKI и т.д.
4.       Microsoft Word: (часто — MS Word, WinWord или просто Word) — текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office. Первая версия была написана Ричардом Броди (Richard Brodie) для IBM PC, использующих DOS, в 1983 году. Позднее выпускались версии для Apple Macintosh (1984), SCO UNIX и Microsoft Windows (1989).
5.       Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel[1]) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.
6.      Microsoft Office Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

 

7.     1С Бухгалтерия: это собирательное название бухгалтерских продуктов фирмы «1C». На самом деле, это название относится лишь к некоторым конфигурациям на платформе 1С:Предприятие версий 7.7 и 8. Программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии. Это (одновременно) и технологическая платформа, и пользовательский режим работы. Технологическая платформа предоставляет объекты (данных и метаданных) и механизмы управления объектами. Объекты (данные и метаданные) описываются в виде конфигураций. При автоматизации какой-либо деятельности составляется своя конфигурация объектов, которая и представляет собой законченное прикладное решение. Конфигурация создаётся в специальном режиме работы программного продукта под названием «Конфигуратор», затем запускается режим работы под названием «1С:Предприятие», в котором пользователь получает доступ к основным функциям, реализованным в данном прикладном решении (конфигурации).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                     

 

 

 

 

                                                                      

Рис.2 Схема работы ИС на предприятии ЗАО «Натали».

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 Обзор проблемы  на предприятии

В строительной компании «Натали» был проведен анализ бизнес-процессов, на основании которого, были выявлены слабые стороны компании в процессе учета основных средств. На данный момент в нашей компании управление основными средствами осуществляется при помощи программного продукта от фирмы «1С» - «1С Бухгалтерия». На данном этапе предприятие ЗАО «Натали» значительно расширило свои возможности в строительном бизнесе,  за много лет работы в данной сфере компания вышла на международный уровень.  В связи с этим, учет основных средств является более трудоемким процессом, так как данное ПС не охватывает все бизнес-процессы, связанные с постановкой на учет основных средств, расчётом амортизации,  расчётом аренды основных средств.

Проблемы компании:

1. Не предусмотрено операции по расчету аренды основных средств, из-за чего приходится производить расчет в программе Microsoft Excel, что значительно усложняет и замедляет процесс работы на предприятии.
2. Нельзя производить ручной расчет амортизации необходимого нам основного средства.
3. Не даёт возможности сразу увидеть ежемесячную сумму амортизации до конца срока эксплуатации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

На этапе анализа текущей ситуации были определены ключевые бизнес пользователи

Таблица 1. Ключевые бизнес пользователи в процессе учета основных средств на предприятии ЗАО «Натали».

Должность	Отдел	Что делает	В какой системе
Сотрудник (Профессиональный пользователь)	Бухгалтерия	Основные функции	1С
Бухгалтер по учету основных средств	Бухгалтерия	Все операции по учету основных средств	1С
Бухгалтер по расчетам с поставщиками	Бухгалтерия	Занимается счетами НКС и авансовыми платежами	1С
Бухгалтер по Главной Книге	Бухгалтерия	Открытие и закрытие периода	1С

 

1.5 Схема бизнес- процесса УОС в компании «Натали» как есть сейчас.

 

 

 

Рис. 2.1 Схема процесса УОС как есть.

Бухгалтер по учету основных средств выполняет следующие функции:

• Поступление на предприятие основного средства (приобретение)
• Зачисление ОС на баланс (ввод в эксплуатацию)
• Улучшение (модернизация, модификация реконструкция и т.п.)
• Начисление амортизации
• Перемещение
• Ликвидация основного средства вследствие его продажи или списания.

 

1.6  Цели внедрения информационной  системы на предприятие 

  Компания «Натали» входит в лидирующую десятку компаний на строительном рынке РФ, после многолетней работы, компания хочет закрепиться на международном уровне и работать с иностранными заказчиками по всему миру. Однако для работы на таком уровне, требуется бесперебойная чёткая система управления, которая будет всецело обеспечивать и поддерживать работу компании на протяжении всего времени работы. Основными целями внедрения ИС на предприятии, являются все факторы, которые будут полностью поддерживать бизнес процессы на предприятии.

 

Глобальные цели:

1. Повысить управляемость, эффективность и прибыльность бизнеса.
2. Обеспечить всех оперативной, полной и достоверной информацией.
3. Обеспечить технологическую основу для развития бизнеса.
4. Зарекомендовать себя на международной арене.

 

Локальные цели:

1. создание фундамента для интенсивного развития компании в условиях текущей и прогнозируемой конкурентной среды;
2. обеспечение прозрачности управления компанией;
3. снижение трудозатрат на выполняемые вручную до создания системы операции по расчету вводу данных в разные системы;
4. повышение эффективности процесса  учета основных средств;
5. улучшение управления материальными запасами;
6. снижение вероятности допущения ошибок в вводе первичных документов;
7. упрощение и более оперативный ввод данных в единую систему;
8. повышение эффективности деятельности сотрудников компании;
9. сократить время получения управленческой и корпоративной отчётности.

1.6.1 Повышение инвестиционной привлекательности  предприятия

Помимо повышения общей культуры управления, ERP-система помогает предприятию в построении взаимоотношений с потенциальными партнерами, инвесторами и аудиторами. Известно, что держателям кредитных ресурсов выгодно, чтобы инвестиции в каком-то объеме тратились на технологии, позволяющие прояснить ситуацию на предприятии, помочь получить достоверную финансовую и аналитическую отчетность.

Наличие ERP-системы мирового класса существенно повышает рейтинг компании в глазах потенциальных инвесторов, способствует его позиционированию как открытого хозяйствующего субъекта, практика управления которого соответствует международным стандартам. Таким образом, при внедрении ERP-системы в целом увеличивается ликвидность предприятия за счет изменения структуры его активов. Это основные элементы, определяющие прямой экономический эффект от внедрения ERP-системы.

 

Глава 2 Концепция проекта.

2.1Описание выбора  ИС. Обзор рынка КИС.

 

Компания SAP является лидером на рынке ERP-систем, занимая бо-

лее трети его объема. SAP представляет на IT-рынке решение SAP Business

Suite, включающее передовые практические методы на основе отраслевых

приложений, а также набор базовых приложений SAP Business Suite. Реше-

ние «Управление взаимоотношениями с поставщиками» (SAP SRM) ориен-

тировано на оптимизацию бизнес-процессов и снижение совокупных затрат,

связанных с материально-техническим снабжением и закупкой услуг пред-

приятиями любого масштаба.

 

Рис.3 Круговая диаграмма российского рынка ERP-систем в процентном соотношении. 1. SAP. 2. Oracle. 3. Microsoft. 4. 1C. 5. Axapta. 6. BAAN. 7. Galaktika. 8. Другие.

 

Таблица 2. Сравнительная характеристика ERP-систем.

 

Характеристика ERP-системы	Фактор важности	SAP ERP	Oracle	BaaN	1С
		Рейтинг оценка	Рейтинг оценка	Рейтинг оценка	Рейтинг оценка
Всеобъемлющая функциональность	9	5	4	3	3
Масштабируемость	8	5	4	4	3
Легкость использования	8	5	5	3	4
Централизованная база данных	10	5	5	4	4
Сервисное обслуживание и поддержка	8	5	4	3	4
Обучение навыкам, программы обучения	7	5	4	3	3
Возможности интерфейсов для работы с EDI, штрих-кодами и др. устройствами	5	5	5	3	3
Электронная документация и контекстуальная справка	7	5	5	4	4
Управление и надежность	9	5	4	3	3
Результативность операций	8	5	5	4	4
Безопасность и авторизация	7	5	4	3	3
Базовая лицензия	4	4	4	5	5
Консультирование при внедрении	5	5	5	5	5
Итоговая оценка		491	433	326	354

 

2.1 Подробная информация  о компании  SAP.

Компания SAP является ведущим производителем стандартного прикладного программного обеспечения, предназначенного для промышленных предприятий. По заявлению SAP, в мире насчитывается более 10,000 клиентов SAP и более 19,000 успешных инсталляций продуктов SAP. По всему миру с системами SAP работает более 1 миллиона пользователей. Согласно любому стандарту эти цифры впечатляют, прекрасно характеризуя дальновидность компании, а также значительную роль компании на стремительно развивающемся, благодаря появлению Интернета, рынке информационных технологий. Двумя основными разработками компании SAP являются программные продукты, именуемые R/2 и R/3. Система R/2 функционирует на мейнфреймах таких производителей, как IBM, Siemens и т.д. Система R/3, которая является вариантом предыдущей версии системы клиент-сервер, анонсирована в 1992 году. Однако, после внесения ряда усовершенствований в версии 3.0 и 3.1, она стала ведущим продуктом компании, прибыли от которого составляют львиную долю общего годового дохода SAP.

Феноменальный успех SAP состоит в том, что системы SAP, при всей своей универсальности, могут быть легко адаптированы в соответствии с конкретными потребностями компании. Предприятия предпочитают готовые пакеты программ — такие, как SAP, вследствие их гибкости и возможности реконфигурации с целью удовлетворения большинства требований любой организации в какой бы то ни было отрасли. Система SAP может быть развернута на различных аппаратных платформах с сохранением всей своей обширной и интегрированной функциональности, гибкос ти в соответствии индивидуальным и специфичным требованиям компании, и обеспечении независимости от конкретных технологий, применяемых компании.

SAP реализует процессно-ориентированный (process-oriented) подход предприятию. Знаменательно, что SAP с самого начала концентрировала свое внимание на разработке программного обеспечения для предприятия, интегрирующего все производственные процессы в масштабе предприятия. Кроме того, такая интеграция должна была явиться результатом применения обработки данных в режиме реального времени, нежели обработки в пакетном режиме, доминирующей ранее. Также, компания довольно рано взяла на вооружение многоуровневую структуру архитектуры приложений в качестве фундаментального принципа проектирования, с помощью которого можно реализовать наследуемую гибкость и открытость системы.

На каждом этапе своей истории SAP принимала смелые решения, применяя новейшие идеи и технологии в качестве основных стратегий для разработки своих продуктов, даже если такие концепции еще не успели зарекомендовать себя на рынке. Например, с самого начала была принята концепция централизованной базы данных предприятия, как и идея внесения обновлений в эту централизованную базу данных в режиме реального времени. Компания признала истинность того факта, что графический пользовательский интерфейс (Graphical User Interface, GUI) стал в фокусе внимания задачи обеспечения взаимодействия между системой и пользователями задолго до того, как это стало возможным благодаря новейшему оборудованию и технологиям без необходимости жертвовать таким критическим свойством системы как масштабируемость. Немаловажными пунктами в планах разработки и усовершенствования программных продуктов SAP являются такие аспекты, как интернационализация продуктов, например, поддержка мультивалютности. С самых первых версий, архитектура систем SAP подразумевала возможность поддержки множества языков.

SAP представляет собой  одно из лучших системных ERP-решений, представленных на рынке на  сегодняшний день, наряду с немногочисленной  группой других программ подобного рода. За последние несколько лет характеристики систем, носящих имя ERP (Enterprise Resources Planning — планирование ресурсов предприятия) приобрели довольно ясные очертания.

2.2 Модули, иcпользуемые при интеграции с SAP.

Среди зарубежных систем автоматизированного управления SAP ERP вызывает сегодня, пожалуй, наибольший интерес. Наличие более 12 тыс. инсталляций в мире (в СНГ - около 100) делает систему ERP одной из самых распространенных ERP программ. Технологические особенности, заложенные в систему изначально и достижения последнего времени вывели ее в число лидеров среди интегрированных систем управления.

Система ERP состоит из набора прикладных модулей (рис. 1), которые поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в масштабе реального времени.

Финансы (FI). Модуль предназначен для организации основной бухгалтерской отчетности, отчетности по дебиторам, кредиторам и вспомогательной бухгалтерии. Он включает в себя: Главную книгу, Бухгалтерию дебиторов, Бухгалтерию кредиторов, Финансовое управление, Специальный регистр, Консолидацию и Информационную систему учета и отчетности.

Контроллинг (CO). Модуль обеспечивает учет затрат и прибыли предприятия и включает в себя: Учет затрат по местам их возникновения (центры затрат), Учет затрат по заказам, Учет затрат по проектам, Калькуляцию затрат, Контроль прибыльности (результатов), Контроль мест возникновения прибыли (центров прибыли), Учет выработки, Контроллинг деятельности предприятия.

Управление основными средствами (AM). Модуль предназначен для учета основных средств и управления ими. Ключевые элементы модуля: Техническое управление основными средствами, Техобслуживание и ремонт оборудования, Контроллинг инвестиций и продажа активов, Традиционный бухучет основных средств, Замена основных средств и амортизация, Управление инвестициями.

Управление проектами (PS). Прикладной модуль PS поддерживает планирование, управление и мониторинг долгосрочных проектов с высоким уровнем сложности. Ключевые элементы прикладного модуля PS: Контроль финансовых средств и ресурсов, Контроль качества, Управление временными данными, Информационная система управления проектами, Общие модули.

Производственное планирование (PP). Модуль используется для организации планирования и контроля производственной деятельности предприятия. Ключевые элементы прикладного модуля: Спецификации (BOM), Технологические карты, Рабочие центры (места), Планирование сбыта (SOP), Производственное планирование (MPS), Планирование потребности в материалах (MRP), Управление производством (SFC), Производственные заказы, Калькуляция затрат на изделие, Учет затрат по процессам, Серийное производство, Канбан (Just in time), Планирование непрерывного производства.

Управление материальными потоками (MM). Модуль поддерживает функции снабжения и управления запасами, используемые в различных хозяйственных операциях. Ключевые элементы: Закупка материалов, Управление запасами, Управление складами, Контроль счетов, Оценка запасов материала, Аттестация поставщика, Обработка работ и услуг, Информационная система закупок и информационная система управления запасами.

Сбыт (SD). Модуль решает задачи распределения, продаж, поставок и выставления счетов. Ключевые элементы: Предпродажная поддержка, Обработка запросов, Обработка предложений, Обработка заказов, Обработка поставок, Выставление счетов (фактурирование), Информационная система сбыта.

Управление качеством (QM). Этот модуль включает в себя информационную систему и систему управления качеством. Он обеспечивает поддержку планирования качества, проверку и контроль качества при производстве и закупках. Ключевые элементы: Проверка качества, Планирование качества, Информационная система контроля качества (QMIS).

Техобслуживание и ремонт оборудования (PM). Модуль помогает учитывать затраты и планировать ресурсы на техобслуживание и ремонт. Ключевые элементы: Незапланированный ремонт, Управление сервисом, Планово-профилактический ремонт, Ведение спецификаций, Информационная система техобслуживания и ремонта.

Управление персоналом (HR). Полностью интегрированная система для планирования и управления работой персонала. Ключевые элементы: Администрирование персонала, Расчет зарплаты, Управление временными данными, Расчет командировочных расходов, Льготы, Набор новых сотрудников, Планирование и повышение квалификации персонала, Использование рабочей силы, Управление семинарами, Организационный менеджмент, Информационная система персонала.

Управление информационными потоками (WF). Эта часть системы связывает интегрированные прикладные модули с общими для всех приложений технологиями, сервисными средствами и инструментами. Управление потоком операций (workflow) автоматизирует хозяйственные процессы в соответствии с заранее определенными процедурами и правилами. Модуль включает многофункциональную офисную систему с встроенной электронной почтой, систему управления документами, универсальный классификатор и систему интеграции с САПР. Когда происходит определенное событие, запускается соответствующий процесс, и диспетчер потока операций инициирует единицу потока операций (Workflow Item). Данные и документы объединяются и обрабатываются на каждом шаге в соответствии с определенной логикой.

Отраслевые решения (IS). Объединяет прикладные модули SAP ERP и дополнительную функциональность, специфичную для отрасли. Сегодня имеются отраслевые решения для промышленности: авиационной и космической, оборонной, автомобильной, нефтяной и газовой, химической, фармацевтической, машиностроительной, товаров народного потребления, электронной и непроизводственной сферы: банки, страхование, государственные органы, телекоммуникации, коммунальное хозяйство, здравоохранение, розничная торговля.