Внедрение систем автоматизированного кадрового учета

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  образовательное учреждение

среднего профессионального  образования

«Красноярский колледж радиоэлектроники, экономики и управления»

            

 

 

Работа допущена к защите Зам.директора по УР _____________ Н.Ю.Орина «__» _____________ 2011г

 

 

 

 

 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Тема: «Внедрение систем автоматизированного кадрового учета»

 

 

 

 

            Отделение  очное

            Специальность 080501 менеджмент

            Студент_______________Е.А.Воробьева

            Руководитель__________Н.Н. Суворова

            Нормоконтроль_________В.Д. Гуленцова

 

 

 

 

 

Красноярск, 2011

Содержание

Введение
Раздел 1  Автоматизированные системы управления персоналом
1.1 Назначение автоматизированных  систем управления персоналом
1.2  Классификация автоматизированных  систем управления персоналом
1.3 Задачи, решаемые с помощью  автоматизированных систем управления
1.3.1 Обеспечение бизнеса  кадрами
1.3.2  Инструмент набора  персонала
1.3.3 Анкетирование и оценка
1.3.4 Учет затрат на привлечение  персонала
1.3.5 Управление компетенциями,  аттестациями и обучением
1.3.6 Управление финансовой  мотивацией персонала
1.3.7 Планирование занятости  работников
1.3.8 Регламентированный кадровый  учет
1.3.9  Штатное расписание  организаций
1.3.10 Кадровый учет  организаций
1.3.11 Воинский учет
Раздел 2 Анализ эффективности   внедрения информационной системы «Кадры»
2.1. Основные цели внедрения системы
2.2. Основные функции системы
2.2.1 Ведение штатного расписания
2.2.2 Ведение личных карточек  работников
2.2.3 Ведение базы данных по командировкам
2.2.4 Ведение приказов по личному составу
2.2.5 Формирование отчетов, справок, выходных форм
2.2.6 Поиск личных карточек и карточек командировок
2.2.7 Ведение табеля
2.2.8 Права доступа
2.2.9 Общие результаты проекта
2.4. Экономическая целесообразность  финансовых затрат
2.5 Анализ затрат времени  на кадровые операции
Заключение
Список используемых источников
Приложение А «Положение об отделе кадров»
Приложение Б «Приказы по личному составу»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность темы дипломной работы в том, что в XXI веке бизнес без  средств автоматизации представить  практически невозможно. Можно смело  говорить о том, что без современных  технологий автоматизации не только идти вперёд, но и удержатся на прежнем  месте в конкурентной борьбе практически  невозможно.

Автоматизация позволяет увеличить продажи, эффективность  работы, снизить затраты на человеческий труд, освободить персонал от выполнения рутинных задач, тем самым сосредоточившись на основных бизнес-процессах работать более продуктивно, вовремя реагировать  на изменения и эффективнее планировать  дальнейшие действия.

Вряд ли кто не согласится с известным  всем изречением: «Кадры решают все!». Успешность любого бизнеса зависит, не в последнюю очередь, от квалификации персонала предприятия, его умения и желания продуктивно работать. Следовательно, вопросы продуманного управления персоналом должны занимать одно из ключевых мест в общей стратегии  развития предприятия. Важная роль в  оптимизации управления сотрудниками любого предприятия принадлежит  автоматизированным системам управления персоналом (так называемым Human Resource systems). В своей деятельности компании вынуждены нанимать работников, как  на временной, так и постоянной основе, вести документацию на каждого из них, поддерживая ее в виде, соответствующем  как внутренним, так и внешним (кодекса законов о труде) требованиями. Любая автоматизированная система  управления персоналом предоставляет  всем заинтересованным лицам (руководству, менеджерам, самим работникам, наконец, государственным чиновникам) мгновенный доступ ко всей необходимой информации. 
До поры поддерживать эту систему удавалось при помощи простых, но разрозненных средств, начиная от папок на файловой системе и электронной

 

почты и заканчивая специализированными приложениями. При этом вся «бизнес-логика» содержалась в головах людей, которые и служили своего рода справочно-поисковой системой для остальных сотрудников, всегда зная, где найти нужный документ или у кого еще спросить. Но настает момент, когда ни один человек уже не в состоянии удержать в голове все взаимосвязи и всю логику организации информации. Поэтому возникает потребность в системе, которая могла бы эту проблему решить.

Цель  исследования — показать эффективность внедрения и использования системы автоматизированного кадрового учета на  предприятии ООО «ДеПлис»

Задачи исследования:

• изучение литературы информационных ресурсов;
• знакомство с работой кадровой службы на предприятии;
• изучение процессов автоматизации, внедрения информационных систем;
• изучение возможностей автоматизированной информационной системы «КАДРЫ»;
• проведение анализа  эффективности  внедрения  систем автоматизированного кадрового учета.

Методы исследования: теоретические, практические, аналитические.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РАЗДЕЛ 1 АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

 

С появлением первых средств автоматизации  были разработаны и первые программы  учета и управления персоналом, число  которых как в России, так и  в других странах мира исчисляется  сейчас сотнями. Если говорить о России, то каждое уважающее себя предприятие  или организация, имевшие собственный  отдел АСУ, еще в 1980-е гг. пользовались программами учета персонала  собственной разработки. Эти программы  опирались на различные аппаратные платформы (начиная от мэйнфреймов  и заканчивая ПК) и инструментальные средства (начиная от PL-1 и заканчивая Clipper и FoxPro). С появлением новых, более  совершенных, аппаратных и инструментальных средств, данные программы модифицировались и расширяли свою функциональность (особенно быстро это происходило  на Западе). При этом, если на начальном  этапе развития HR-систем можно было говорить лишь о локальных программах управления персоналом, то уже с  появлением первых ERP-систем модули управления персоналом были органично интегрированы  в них, а некоторые, наиболее удачные  разработки, продолжили свое распространение  и автономно (не потеряв при этом возможности интегрироваться с ERP-системами).

 

1.1 Назначение автоматизированных систем управления персоналом

 

Современные автоматизированные системы  управления персоналом предназначены  для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала  кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую  роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры  по персоналу при помощи таких  систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией  по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение  сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность  работникам бухгалтерии точно и  оперативно начислять зарплату, формировать  бухгалтерские отчеты, относить затраты  на себестоимость. И это лишь некоторые  из функций современных автоматизированных систем управления персоналом

 

1.2 Классификация автоматизированных систем управления персоналом

 

Существующие в настоящее время  на рынке автоматизированные системы  управления персоналом (не учитывая до сих пор эксплуатируемые на ряде предприятий локальные АРМ от многочисленных разработчиков) по их функциональной направленности можно разделить  на следующие основные группы:

1. Многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;
2. Экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;
3. Программы расчета зарплаты;
4. Комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

С помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества претендента на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия. Такие программы позволяют достаточно эффективно (с формальной точки зрения) отбирать перспективных специалистов. Подобные системы достаточно дороги, их имеет смысл использовать только для крупных предприятий при наличии на них большого количества вакансий. Эти системы не позволяют автоматизировать рутинные повседневные операции персонала кадровых служб. Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования HR-систем является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием. Автоматизация HR-функций является наиболее трудной с технологической точки зрения, так как в данном случае автоматизированная система должна работать с трудно формализуемыми или вообще неформализуемыми параметрами, часть из которых вообще имеет прямое отношение к психологии. В «профиле компетенций сотрудника», кроме традиционных для учета параметров (таких как уровень образования, специальность, опыт работы) учитываются такие показатели, как адаптивность, лидерские качества, способность работать в коллективе, открытость мышления и аналогичные, «посчитать» которые просто невозможно, в силу субъективного характера их трактовки. Здесь одну из главных ролей играет методология управления трудовыми ресурсами. По большому счету, HRM-системы как раз и являются инструментом реализации той или иной методологии.

В настоящее время принято выделять три уровня автоматизации управления персоналом компании: автоматизация  расчета зарплаты, автоматизация  кадрового учета и автоматизация  управления трудовыми ресурсами (рисунок 1). Эти уровни соответствуют этапам информатизации управления персоналом и отражают ее хронологический порядок. Действительно, автоматизация сначала затронула рутинные и наиболее трудоемкие операции, в первую очередь, расчет зарплаты, начислений и удержаний, а также соответствующих налоговых выплат. В то же время, указанные операции хорошо поддаются автоматизации, так как, во-первых, являются вычислительными, а, во-вторых, четко регламентированы, что позволяет легко их алгоритмизировать.

Рисунок 1 - Уровни автоматизации управления трудовыми ресурсами

 

Автоматизация первого уровня естественным образом вызвала переход ко второму, так как без него необходимо было постоянно заносить в систему  данные кадрового учета, что вызывало дополнительные трудозатраты, а, кроме  того, дублировало «бумажный» кадровый учет. Таким образом, ведение штатного расписания, учет кадров, кадровый документооборот, табельный учет и подобные функции  также были автоматизированы. В силу того, что в данном случае автоматизировались уже бизнес-процессы, системы автоматизации  кадрового учета были в организационном  плане сложнее, чем «расчетные»  системы.

В зависимости от реализации того или  иного уровня автоматизации можно  достаточно условно классифицировать и непосредственно HRM-системы. Так, существуют решения, направленные исключительно  на автоматизацию расчета зарплаты. Их принято называть системами первого  уровня. Более развитие системы позволяют  рассчитывать зарплату, формировать  и вести штатное расписание, отражать движение кадров и т. д. Они относятся к системам второго уровня. Наиболее комплексные решения позволяют проводить аттестацию сотрудников, составлять «портреты» специалистов, разрабатывать индивидуальные программы их обучения и служебного продвижения и т. д. Это системы третьего уровня.

Решения первого уровня зачастую представляют собой предварительно настроенный, так называемый «коробочный» продукт. Но их низкая функциональность и невозможность  дальнейшей настройки существенно  ограничивают круг потенциальных пользователей. Системы второго уровня сегодня  все чаще подходят очень близко к  решениям третьего уровня, и провести четкую грань между ними все сложнее. Это связано с тем, что, как  отмечают многие эксперты и игроки рынка, в последние годы заказчики  проявляют все большее внимание именно к управленческому функционалу HRM-системы.

Системы третьего уровня, как правило, уже не являются самостоятельными, а входят в качестве специализированного  модуля в системы комплексной  автоматизации предприятий (ERP-системы). В то же время, существуют и отдельные HRM-системы третьего уровня, обладающие возможностями интеграции с целым  рядом популярных ERP-систем.

В настоящее время, в силу упомянутого  выше факта приближения систем второго  к системам третьего уровня, возможно, корректнее говорить не об уровне HRM-системы, а полноте ее функционального  наполнения. С этой точки зрения можно классифицировать существующие сегодня продукты на: «учетно-расчетные» системы (которые также можно  подразделить на «расчетные», «учетные»  и собственно «учетно-расчетные» системы), HRM-системы с неполной функциональностью  и полнофункциональные HRM-системы.

Согласно материалам Forrester Research, современные  интегрированные HRM-системы содержат шесть основных функциональных блоков, неравномерно распределенных по трем технологическим уровням (рисунок 2, рисунок 3, рисунок 4). Эту структуру можно представить следующим образом:

Рисунок 2 – «Пользовательский» уровень HRM-системы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3 – «Операционный» уровень HRM-системы

 

Рисунок 4 – «Стратегический» уровень HRM-системы

 

В настоящее время «операционный» и «пользовательский» уровни хорошо проработаны практически во всех представленных на мировом рынке  решениях. Основное же технологическое  развитие наблюдается на «стратегическом» уровне, который реализовывают как  поставщики комплексных решений HCM/HRM, так и разработчики специализированных решений. При этом технологическими лидерами вовсе не всегда являются финансовые лидеры рынка.

 

1.3 Задачи, решаемые с помощью автоматизированных систем

управления персоналом.

 

Персонал — это наиболее ценный ресурс любого предприятия. От грамотного управления персоналом во многом зависит  эффективность работы предприятия  в целом. Квалифицированные, инициативные и лояльные работники способны существенно  повысить эффективность работы предприятия.

Управление данными  о сотнях и тысячах работников, проведение мероприятий по подбору  и обучению персонала, оценки квалификации производственного и управленческого  состава, требует применения программных  продуктов, позволяющих эффективно планировать и осуществлять кадровую политику предприятия.

Управление персоналом не сводится к ведению личных дел  работников и сбору соответствующих  данных. Для успеха бизнеса необходим  современный подход к отбору персонала, разработка системы мотивации и  оценки деятельности работников. Требуется  регулярный анализ с целью выявления  общих тенденций и рационального  использования полученных результатов.

Прикладное решение  является автоматизированным инструментом кадровой политики предприятия. Решение  помогает оценивать профессиональную отдачу каждого работника, выявлять наиболее перспективных людей, рационально  расставлять кадры,  устанавливать эффективное стимулирование и справедливую систему оплаты труда.

Прикладное решение  автоматизирует следующие направления  деятельности по управлению персоналом:

1. планирование потребностей в персонале;
2. планирование занятости и графика отпусков работников;
3. решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка;
4. кадровый учет и анализ кадрового состава;
5. анализ уровня и причин текучести кадров;
6. ведение регламентированного документооборота.

Автоматизация управления персоналом полезна всем работникам предприятия:

1. Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.
2. Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, возможность формировать гибкие отчеты о работниках с различными условиями отбора и сортировки.
3. Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

 

1.3.1 Обеспечение бизнеса  кадрами

 

Подсистема управления персоналом облегчает процесс подбора кадров и одновременно способствует повышению  качества этого процесса за счет автоматизации  и документирования операций по подбору  и оценке кандидатов на работу в  организации (рисунок 5).

Рисунок 5 – Процесс подбора персонала с помощью автоматизированных систем управления

 

В рамках подсистемы выполняются  следующие функции:

1. хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах;
2. хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатом, от резюме до результатов анкетирования;
3. планирование встреч с кандидатами и регистрация принятых решений вплоть до принятия на работу.

 

1.3.2 Инструмент набора  персонала

 

С помощью специального инструмента  — менеджера контактов — можно  осуществить весь цикл набора кадров от появления новой вакансии до приема на работу.

Инструмент реализован как  специализированное рабочее место  менеджера по персоналу и совмещает  в себе следующие функции:

1. ввод новых кандидатов;
2. учет кандидатов как физических лиц;
3. доступ к контактной информации кандидатов;
4. учет решений по кандидатам;
5. регистрация приема на работу;
6. планирование и регистрация контактов с кандидатами на работу;
7. переписка по электронной почте.

 

1.3.3 Анкетирование и оценка

 

Специальная подсистема анкетирования  предназначена для документирования и автоматизации процессов анкетирования  и опросов.

Подсистема анкетирования  обеспечивает:

1. формирование анкет или опросов;
2. рассылку анкет/опросов по электронной почте;
3. загрузку и анализ полученных данных.

Подсистема позволяет  создавать и хранить типовые  наборы вопросов, используемых при  анкетировании/опросах работников или кандидатов на работу.

Эти механизмы дают возможность  организовать сбор анкетных данных при  подборе персонала, осуществлять опросы, исследовать удовлетворенность  работников.

 

1.3.4 Учет затрат на привлечение  персонала 

 

Эффективность работы по обеспечению  бизнеса кадрами также подлежит оценке руководителем предприятия. При привлечении персонала расходуются денежные средства на оплату размещения объявлений или услуги кадровых агентств.

Сам процесс привлечения  кандидата имеет для предприятия  некоторую стоимость, явную или  нет. Есть задача управления этой стоимостью, для ее решения используется система  учета затрат на привлечение персонала. Затраты на привлечение персонала можно проанализировать с помощью соответствующего отчета. Отчет позволяет оценить эффективность затрат на набор персонала и в частности на привлечение кандидатов. Принцип работы отчета заключен в расчете себестоимости привлечения одного кандидата или набора одного работника. Отчет предоставляет возможность выбрать список источников для расчета себестоимости привлечения одного кандидата или себестоимости набора одного работника.

 

1.3.5 Управление компетенциями,  аттестациями и обучением

 

Компетенции.

Для оценки персонала все  чаще применяются критерии оценки, формализованные и единые для  всего предприятия. Такие критерии обычно называют компетенциями.

В помощь менеджеру по персоналу  разработан глоссарий компетенций. Он состоит из трех разделов и насчитывает  более десяти компетенций. Глоссарий  может использоваться для формализации критериев оценки.

Специальная подсистема управления компетенциями позволяет:

1. моделировать компетенции и формализовать оценки компетенций;
2. создавать список должностных компетенций;
3. проводить аттестацию работников по компетенциям.

Аттестации.

С целью проверки компетенции  работников и рационального распределения  кадров на предприятии могут периодически проводиться специальные мероприятия  — аттестации. Для управления аттестациями работников в состав конфигурации включен  специальный инструмент.

В едином интерфейсе реализована  возможность проводить следующие  работы:

1. контролировать оценки работников;
2. назначать аттестации;
3. контролировать проведение аттестаций;
4. анализировать оценки компетенций.

Обучение.

Обучение работников —  это составная часть задачи по обеспечению необходимой квалификации персонала. Конфигурация помогает организовать работу по обучению персонала, разделяя ее на следующие элементы:

1. выявление потребностей в обучении;
2. составление учебных планов;
3. организация обучения;
4. оценка результативности обучения.

Предполагается, что в  интересах планирования обучение персонала  можно классифицировать следующим  образом:

1. регулярное обучение в соответствии с долгосрочной программой повышения квалификации персонала;
2. разовое (ситуативное) обучение как реакция на единичные или внеплановые изменения организационных процессов на предприятии.

На планирование разных видов  обучения ориентированы разные документы  конфигурации.

Предусматривается регистрация  факта прохождения обучения персонала  документом "Прохождение курсов обучения".

Сводные данные по планам обучения, затратам на учебные курсы, их результативности можно получить с помощью отчетов  конфигурации.

 

1.3.5 Управление финансовой  мотивацией персонала 

 

Для управления мотивацией менеджеров и рядовых работников предприятия устанавливается зависимость  уровня их дохода от результатов труда.

Специальная подсистема управления мотивацией позволяет подобрать  прозрачную и эффективную схему  финансовой мотивации для любой  должности.

Подсистема управления мотивацией позволяет:

1. Формировать схемы оплаты труда с неограниченным количеством поощрений и взысканий.
2. Вводить линейную и нелинейную зависимость размера поощрения/взыскания от результатов работы.
3. Вводить привычные названия для результатов работы.

В подсистему входят:

1. справочник показателей схем мотивации;
2. универсальный набор способов расчета (формул для расчета);
3. план видов расчета, позволяющие создавать разнообразные комбинации способов расчета и показателей схем мотивации;
4. интерфейс для пошаговой разработки / изменения схем мотивации.

Важным элементом подсистемы управления мотивацией является набор  используемых показателей.