Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айырысу есебі және аудиті

    Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айырысу есебі

Кез келген кәсіпорын үзіліссіз және ырғақты жұмыс істеп тұруы үшін оны уақтылы керекті материалдармен жабдықтап отырудың маңызы зор болып  табылады. Ұйымды материалдық-қорлармен жабдықтау экономикалық және әлеуметтік дамыту жоспарларына сәйкес жүргізіледі. Кәсіпорын өнім өндіруші ұйымдармен,сондай-ақ делдалдық ұйымдармен өзіне керекті материалдық қорлармен және техникалармен қамтамасыз ету жөнінде келісімшарттар жасасады немесе өзінің делдалдары арқылы биржадан сатып алады.

Осы жоғарыда аталған ұйымды керекті материалдармен және басқа  да құндылықтармен жабдықтайтын кәсіпорындармен  есеп айырысудың есебі «Жабдықтаушы және мерігерлермен есеп айырысу» деп  аталатын шотта жүргізіледі. Бұл  шотта есеп айырысу сомасының  деңгейіне және нысандарына қарамастан жабдықтаушылардан алынған материалдар мен қосалқы бөлшектер,олардың атқарған жұмыстары мен көрсеткен қызметтері үшін есептелінген қарыз сомалардың есебі жүргізіледі. «Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айырысу» деп аталатын шоттың кредитінде тиісті материлдық-қорлар,шығындар бойынша жабдықтаушылардың акцептелген шот-фактурасына сәйкес есептелген сомалар,ал бұл шоттың дебеті бойынша «Ақшалар» деп аталатын шотының және басқа да шоттардың кредитінен (төленген жерлеріне байланысты) оларға төленген сомалар жазылады. «Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айырысу» шоты бойынша есеп нөмірі 6-журнал-ордерде жабдықтаушы мердігерлердің әрбір шот-фактурасы бойынша бөлек жүргізіледі. Бұл журнал-ордерде жабдықтаушы медігерлердің шот-фактураларының акцептелуі,материалдық құндылықтардың,жұмыстар мен қызметтердің қабылдануы,олардың құнының төленуі жайлы мәліметтер жазылады.

Келіп түскен шот-фактураларды алдымен үлгілі түрі М-1 «Келіп түскен жүктер есебі журналына» тіркейді. Бұл журнал бойынша ұйымда материалдық  құндылықтардың уақтылы келіп түсуіне  бақылау жасалады. Журналға жазылуға тиісті мәліметтерді жабдықтау бөлімі тауар-көлік жүкқұжаттары (накладнойлары), кіріс ордерлері, материлдарды қабылдау туралы актілер негізінде кәсіпорын қоймасына материалдық құндылықтардың келіп түсуіне қарай жазып отырады. Журналға тек акцептелген шот-фактурасы ғана жазылады.

Фактураланбаған жабдықтар есебі

Кейбір жағдайларда келіп  түскен материалдық құндылықтардың құжаттары(шот-фактуралары) болмауы  мүмкін. Мұндай құндылықтарды фактураланбаған  жеткізілім деп атайды. Фактураланбаған жеткізілімдер фактураланған,яғни шот-фактуралармен бірге келген жеткізілімдер тәрізді әрбір жабдықтаушылар бойынша жеке көрсетіледі. Фактураланбаған жабдықтарды жазу үшін үлгілі түрі М-7 «Материалдарды қабылдау туралы актілер» қолданылады, олар шот-фактурамен рәсімделмеген материалдар,сондай-ақ,қабылдау кезінде артық шыққан тауарлық-материалдық құндылықтарға да жазылады. Фактураланбаған жабдықтардыңшот-фактуралары келген уақытында оларға бұрын жазылған деректер сторно етіліп нөмірі 6-журнал-ордерге шот-фактурадағы мәліметтер жазылады. Төлем жасалған, бірақ айдың аяғына дейін кәсіпорынның қоймаларына түспеген тауарлық-материалдық құндылықтардың шот-фактуралары немесе төлем талап тапсырмалары негізінде 6-журнал-ордерге әдеттегі тәртіп бойынша жазу жазылады. Айдың аяғында жолдағы материалдық құндылықтардың сомасын журнал-ордердің «Келіп түспеген жабдықтаушы қоймасындағы жүк үшін» деп аталатын арнайы бағанасында көрсетеді. Журнал-ордер бойынша жиынтықтарды шығарғаннан кейін жолдағы тауарлық-материалдық қорлардың құнын материалдық қорлар шоттарына жазады,олар материалдық жауапты адамдар есебіне жатқызылмаса да,жедел ескеріліп отырады. Сөйтіп,жолдағы тауарлық-материалдық қорлар айдың аяғында тиісті шоттарда шартты түрде есептелініп, олардың құндары жабдықтаушылар мен есеп айырысулар тұрғысында дебиторлық қарыз болып табылмайды. Келесі айдың басында жолдағы материалдардың қалдығы сторно етіледі (қызыл жазумен жазылады).

Жабдықтаушылар және мердігерлермен есеп айырысулар есебі жөніндегі  журналда ай аяғында «Жабдықтаушы және мердігерлермениесеп айырысу» деп  аталатын шот бойынша талданған  қалдықтар көрсетіледі. Талдамалық есептің құрылымы жабдықтаушылар және мердігерлермен есеп айырысу жөніндегі қалдықтар туралы мағлұмат алуды қамтамасыз ету үшін мына топтардан қалыптасады:

• құны төленген,бірақ  іс жүзінде алынбаған(қабылданбаған) материалдық қорлар,көрсетілген қызметтер,орындалған жұмыс бойынша есеп айырысудан;
• фактураланбай қалған жабдықтар бойынша есеп айырысудан;
• мерзімінде төленбеген  есеп айырысулардан.

Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айырысулар есебі бойынша мынадай  шоттар корреспонденциясы беріледі.

Кәсіпорынның басқа заңды  немесе жеке тұлғаларжан сатып алынған  тауарлық-материалдық қорлар үшін (қосылған құнға салық есебінсіз) акцептелген  шот-фактурасына:

Дт: 1310 «Материалдар» немесе 1330 «Тауарлар» деп аталатын шоттардың  тиістісі;

Кт: 3310 «Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айрысу» деп аталатын шот.

Ал бұл тауарлар үшін есептелген қосылған құн салығы сомасына:

Дт: 3130 «Қосылған құнға  салынған салық» деп аталатын шоты;

Кт: 3310«Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айырысу» деп аталатын шоты түріндегі  екі жақты жазу жазылады.

Жабдықтаушылардың шот фактурасының қай шоттан төленгеніне қарай:

Дт: 3310 «Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айрысу» деп аталатын шот.

Кт: 1030  «Ағымдағы банктік  шоттардағы ақша қаражаты» деп аталатын шоты түрінде бухгалтерлік жазу жазылады.

Шот-фактура бойынша кәсіпорынның жабдықтаушылрағ таураларды сатып  алу барысында төленген қосылған құнға салынған салықтың сомасы ұйымның  тауарларды (қызметтерді) сату барысында  есептелінген бюджетке төленетін қосылған құнға салынған салықтың сомасына шегерілгенде:

Дт: 3130 «Қосылған құнға  салынған салық» деп аталатын шот;

Кт:  «Орны толтырылатын қосылған құнға салынған салық» деп  аталатын шот түріндегі жазуы  жазылады.

Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айырысу шоты бойынша  жүргізілетін операциялар

Кеулімжаев Қ.К.,Құдайбергенов  Н.А. бухгалтерлік есеп теориясы және негіздері. Оқулық. – Алматы: Экономика,2006. – 384 бет. 278-283

Тауарлардың түсуін есепке алу

Тауарларды жеткізу  келісімшарттарының орындалуына бақылауды  ұйымдастыру

Халық тұтынатын тауарлардың кең және тұрақты түрлерінің болуын және халықты үзіліссіз жадбықтауды қамтамасыз ету үшін сауда мекемелері (кәсіпорындары) оларды жабдықтаушылардан қажетті мөлшерде және әр түрлі түрін сатып алуды ұйымдастырулары керек. Жабдықтаушылар болып негізінде меншіктің барлық нысанындағы заңды тұлғалар – өнеркәсіп және ауылшаруашылық кәсіпорындары және жеке тұлғалар болады. Сауда мекемелерінің (кәсіпорындарының) жабдықтаушылармен тауарларды сатып алу туралы қарым-қатынастары жеткізу келісімшарттарымен,консигнация (өткізу) туралы келісімшарттарымен,контракттармен және т.б.құқықты құжаттармен рәсімделеді.

Жеткізуде елеулі ерекшеліктер бар тауарлар бойынша келісім-шарттарды  жасаудың тәртібі Тауарларды жеткізудің ерекше келісім-шарттарымен реттеледі.

Жеткізу келісім-шарты-құқықтық құжат,сол арқылы мекеме келісілген мерзімде тауарларды қажетті мөлшерде және түр-түрімен сатып алушы мекемеге табыс етуді,ал сатып алушы мекемеге тауарларды қабылдап алып,оларды белгіленген (шартты) бағамен төлеуді міндеттенеді.

Жеткізу келісім-шарты тек  жазбаша түрде, қағида бойынша бір  жылға жасалады. Жабдықтаушылар мен  сатып алушылар арасында тұрақты  шаруашылық байланыс болғанда келісім-шарттарды  бірнеше жылға жасай алады,бірақ  тауарлар мөлшерін,түр-түрін,сапасы,жеткізу мерзімдері және т.б.қажетті талаптары жыл сайын міндетті түрде келісіледі. Мұндай тәртіп келісім-шарттық қарым-қатынастарды анағұрлым жеңілдетедіжәне тездетеді, сауда мекемелерінің жабдықтаушылармен шаруашылық байланыстарының нығаюына мүмкіндік туғызады.

Мұнымен бірге қысқа мерзімді,маусымды және біржолғы келісім-шарттар жасалуы мүмкін. Келісуші жақтардың жасалған келісім-шарттың күшін жаңа мерзімге ұзартуға құқықтары бар.

Жеткізу келісім-шартында жеткізуге  жататын тауарлардың мөлшері (саны) және толық түр-түрі;тауарлардың  сапасы мен жинағы (түгел болуы); келісім-шарттың күшінің жалпы мерзімі және жеткізу мерзімдері;тауарлардың бағасы; қойлатын талаптар; тауарларды тиеу, жеткізі және өткізу тәсілдері, сондай-ақ оларды  бір орталықтан  жеткізу келісім-шарттары; жабдықтаушы мен сатып алушының төлемдік және пошталық мағлұматтары (реквизиттері) көрсетілуі керек, соедай-ақ сатып алушының жүк тиеп жіберерлік деректемелері (реквизиттері); келісуші жақтар келісім-шартта қажет деп санайтын басқа талаптарды қарастырады. Келісім-шарттың мазмұнының ең қажетті жері ондаңы келіскен жақтардың біреуінің талаптарды орындалмаған немесе тиісті дәрежеде атқарылмағаны үшін тұрақсыздық айыбы, өсімдер немесе айыппұл төлеу түріндегі белгіленген жазалау шараларының бар болуы.

Айыптық жазалау шаралары жабдықтаушыларға тиеп жіберу мерзімін бұзғаны, сапасыз тауарларды жеткізгені, жинақсыздығы (түгел болмауы), тауарлар мен ыдыстарды таңбалаудың жоқтығы немесе тиісті дәрежеде таңбаламаған, сондай-ақ тауарларды тиісті дәрежеде емес ыдыстарда немесе буып-түйілмей жеткізілгені және т.б.жағдайлар үшін қолданылады.

Өз кезегінде жабдықтаушылар да өздерінің сатып алушыларына есеп айырысу құжаттарын (төлем талаптар-тапсырмалар) акцептеуді (төлеуді) кідірткені және тауарлар мен ыдыстарды уақтылы қабылдап алмағаны үшін айыптық жазалау шараларын-қолдана алады. Бұдан басқа кінәлі жақтан тұрақсыздық айыбымен (өсімдермен,айыппұлмен) шығындардың өтелмеген бөлігін өндіріп ала алады.

Атап айту керек,өсімдер,айыппұлдар және тұрақсыздық айып төлеу, сондай-ақ шығындардың орнын толтыру келісім-шарттың  талаптарын бұзған жақты оны орындаудан босатпайды. Мұның мәні, келісім-шарттың міндеттері барлық жағдайда орындалуға тиіс.

Кейде іс жүзінде мекемелердің (кәсіпорындардың) басшылары жабдықтаушылармен қатынастарын бұзғылары келмей, оларға  тек моральдық шаралармен ықпал жасауға тырысады да, ұқыпсыз жабдықтаушыларға жеткізу келісім-шартымен келісілген айыптық шараларды қолдана алатын өздерінің құқықтарын пайдаланбайды.

Атап айту керек, келісім-шартты орындамау немесе оны бұзу келіскен екі жаққа да зиян (залал) әкеледі: сатып алушы мекемелерде халықтың төлей аларлық сұранысын қанағаттандыруға  және тауар айналымымның көлемінің кемуіне байланысты қиындықтар туындайды, бұл тауарларды сатудан түсетін түсімнің (пайданың) азюына, сауда шығындарының өсуіне және қаржылық жағдайдың нашарлауына әкеледі; жабдықтаушы мекеме өсімдер, айыппұлдар және тұрақсыздық айыптарын төлей отырып, жоспарланбаған зияндардың пайда болуына жол береді де, сондай-ақ қаржылық нәтижелерін нашарлатады, төмендетеді.

Келісім-шарт тәртібі келісім-шарт жасаған жақтарды оны орындау  барысына қолма-қол есеп жүргізу  арқылы келісім-шарттың барлық міндеттерін  қатал сақтауды және орындауды, сондай-ақ  солармен байланысты барлық шаруашылық операцияларын белгілі бір жүйелікпен есепке алуды міндеттейді. Бұл үшін ірі сауда мекемесінің сауда немесе жоспарлау бөлімінде,кішігірім кәсіпорындарда бухгалтерияда ерекше журналдарда хронологиялық ретпен жеткізу келісім-шарттарын міндетті тіркеу жүргізіледі, сонан соң әрбір жабдықтаушы мен сатып алушыға арнайы карточка ашылады да, онда келісім-шарттың номері, күні және негізгі талаптары, тауарлардың саны, мөлшері, көлемі, сапасы, толық жайылған ассортименті, жинағы (түгел болуы) және т.б.көрсетіледі.

Кейін түскен немесе сатылған тауарларды рәсімдеген ілеспе құжаттардың (мысалы, шот-фактуралар, шоттар, тауар-көлік  құжаттары және т.б.) келіп түсу барысында  карточкаға әрбір жабдықтаушыдан түскен немесе әрбір сатып алушыға тиеп жіберілген тауарлардың саны мен  сомасы,олардың келісім-шарттың  талаптарына сәйкестігі туралы және ілеспе құжаттардың номерін жазу арқылы жеткізу келісім-шарттың  орындалу барысы туралы белгі жасалады.

Бухгалтерлік есепті компьютерлендіргенде журнал мен карточкасының көрсетілген нысандары жоғарыда аталған тауарлық құжаттар негізінде соларға ұқсас машинограмма түрінде автоматты жүйеде жасалады.

Келісім-шарттың талаптары  бұзылғаны анықталғанда, мысалы, жеткізудің жекелеген мерзімдерін немесе тауарлардың  керек емес түрлерін, сапасыз тауарлар жеткізілгенле және т.б.қолма-қол  жүргізілген есептің мәліметтері  негізінде сауда бөлімі немесе бухгалтерия  белгіленген тәртіп бойынша талаптар (арыздар) рәсімдейді де, жеткізу келісім-шарттарының  талаптарынан туындайтын  айыппұл, өсімдер және тұрақсыздық айыбын төлету талаптарымен өздерінің міндеттерін  орындамаған жабдықтаушыларға жібереді. Атап айту керек, келісім-шартты бұзғаны  үшін талаптарды келісім-шарттың барлық күші бар мерзім өткенде емес, оны орындаудың жекелеген мерзімдерінің аяқталуына қарай уақтылы қоюлары керек.

Жабдықтаушылармен жасалған келісім-шарттардың орындалуының көрсетілген  есебінен басқа мекеменің сауда  бөлімі немесе бухгалтериясы сатып  алушылардың қанағаттандырылмаған сұранысының есебін арнайы Сатып алушылардың сұраныстарын орындалу есебінің журналында немесе арнайы карточкада жүргізеді. Келісім-шарттардың талаптарының бұзылу себептерін жою шараларын қолдану мақсатында журналдың немесе карточканың мәліметтерін сауда мекемесінің басшысы немесе сауда бөлімі сараптап қарайды. Қолданылған шаралар туралы жазбаша жауапты сатып алушыға талаптарды алғаннан кейін келісім-шартпен белгіленген мерзімнен кешіктірмей жіберулері керек.

Әрбір шарттың орындалуын уақтылы және дәл есепке алу және бақылауды күшейту үшін бас бухгалтерлер құжат айналымын тек солай  ұйымдастырулары қажет, түскен немесе сатылған тауарлардың келісім-шарттың  талаптарына сәйкестігін тексеру үшін түскен және тиеп жіберген (босатылған) тауарлардың барлық ілеспе құжаттары шаруашылық келісім- шарттардың орындалуының есебін жүргізетін қызметкерге тез түсуі керек. Бұл түскен тауарлардың жеткізу мерзімі бұзылған, сапасыз немесе түрі келісілмеген болса, олардың шотын төлеуден уақтылы бас тартуға мүмкіндік туғызады.

Сауда мекемесінде жабдықтаушылармен  және сатып алушылармен жасалған тауарлады жеткізу келісім-шарттарының  қолма-қол есебін дұрыс ұйымдастыру  келісім-шарттық тәртіпті нығайтады,келісім-шарт жасаған жақтардың өзара материалдық  жауапкершіліктерін күшейтеді және өнеркәсіп орындарына жоғары сапалы және кең түрлі тауарларды шығаруға және оларды белгіленген мерзімде жеткізуге белсенді ықпал жасайды.

Жабдықтаушылардың ілеспе құжаттары, олардың түрлері  және міндеттері

Сауда мекемелері (кәсіпорындары) тауарларды басқа қалалық және бір  қалалық жабдықтаушылардан алады. Басқа қалалық жабдықтаушылар таауарларды  теміржол,су,әуе және автомобиль көліктерімен жөнелтеді, ал бір қалалық жабдықтаушылар тауарларды автомобиль көлігімен орталықтандырылып тасып беру түрінде жеткізеді. Мұнымен қатар, сауда мекемесінің менеджерлері (экспедиторлары) тауарларды тікелей жабдықтаушылардың базалары мен қоймаларынан алып, оларды өз автокөлігімен әкеле алады.

Сауда мекемелеріне (кәсіпорындарына) тауарларды жабдықтаушылардың жөнелтуі тиісті ілеспе тауарлық, есеп айырысу және көліктік құжаттарымен рәсімделеді.

Тауарлық деп, жөнелтілген тауарлардың санын және сапасын растайтын және тауарларды жабдықтаушыдан соңғы алушыға дейінгі барлық жүріс жолында қоса жүретін құжаттарды атайды. Оларға шот-фактуралар, тауар-көлік құжаттары, спецификация, жүк түбіртегі және т.б.жатады.

Есеп айырысу  – бұл жіберілген тауарлар үшін есеп айырысуға негіз болатын құжаттар, оларды жүк берушілер банкіге тапсырады. Мұндай құжаттарға жеткізу келісім-шартымен келісілген есеп айырысу нысандарына байланысты төлем талап-тапсырмасы немесе төлем тапсырмасы жатады.

Көліктік – бұл тасылған жүктер мен көлік ұйымдарымен есеп айырысуға арналған құжаттар.

Тауарларды тасуға пайдаланатын көліктердің түрлеріне байланысты мынандай көліктік құжаттар қолданылады:

• темір жол құжаты – темір жол  көлігімен тасығанда;
• тауар-көлік құжаты – автомобиль көлігімен тасығанда, екі бөлімнен тұрады: тауарлық және көліктік;
• коносамент – тауарды су көлігімен тасығанда;
• авиа құжаты – тауарларды әуе көлігімен тасығанда.

Сауда мекемелеріне (кәсіпорындарына) тауарларды жеткізу көбінесе теміржол,су және жабдықтаушының немесе сауда  мекемесінің (кәсіпорнының) автомобиль көлдігімен жүргізіледі,сондықтан  негізгі тауар құжаттарына шот, шот-фактура, тауар-көлік құжат, коносамент жатады.

Шот-фактура тауарларды теміржол немесе су көлігімен жеткізгенде  жазылады, тауар-көлік құжаты тауарларды автомобиль көлігімен тасымалдауда пайдаланылады.

Жабдықтаушылардан түскен шот-фактураларды есепке алу үшін Шот-фактураларды тіркеу журналы арналған, ол әрбір есеп беру мерзіміне жүргізіледі.

Егер сатып алушыға  жіберілетін тауарлардың тізімі үлкен болса, жабжықтаушы төрт дана шот-фактура толтырады: біріншісі  жабдықтаушыда қалады, екіншісі тауарды  алушыға арналады, үшінші-төртінші даналар банкіге табыс ету  үшін есеп айырысу құжаттарына тіркеледі.

Жабдықтаушылардың тиеп жіберген тауарларына толтырылған шот-фактураларға қоса тіркелетін өте маңызды және өте қажет құжат болып көлік  құжаттары саналады.

Тауарларды теміржол немесе су көлігімен жібергенде көлік мекемелері тиісті темір жол құжаты немесе коносомент толтырады да, ол негізгі көліктік (тасымал) құжат ретінде жүкпен бірге  барлық жүріс жолында жөнелтілген  теміржол бекеттерінен белгіленген  бекетке дейін ере жүреді де, оны  жүк алушыға жүкпен бірге береді. Тауарды тасымалдауға қабылданғанын  растауға теміржол бекеті жабдықтаушыға  көлік түбіртегін береді.

Тауарларды автомобиль көлігімен  жібергенде жабдықтаушы төрт-бес  дана тауар –көлік құжатын толтырады: біріншісі жабдықтаушыда қалады, екінші тауарды алушыға (сатып алушыға) арналған, үшіншісі жабдықтаушылардың  тауарларын тасып шығаруға рұқсат қағаз  ретінде пайдаланады да, өткізу бюросына табыс етіледі, тауарды алушының (сатып алушының ) қолымен және мөрімен  расталған төртінші-бесінші даналары автокөлік кәсіпорнына өткізіледі: біреуі көлік үшін есеп айырысуға  арналған,басқасы орындалған жұмыстың көлемін растау үшін жол жүру парағына тіркеледі.

Тауарлардың бірнеше партиясын  әртүрлі сатып алушыларға бір  автокөлікте жеткізсе, жабдықтаушы  тауар-көлік құжаттарын тауарлардың  әрбір партиясына және әрбір тауар  алушыға жеке-жеке жазады.

Тауардың түрі және оның ерекшеліктеріне байланысты шот-фактураға  немесе тауар-көлік құжатына жабдықтаушы басқа бірнеше құжаттар тіркейді, бір бөлігі жіберілген тауарлардың массасын (салмағын) немесе санын (буып-түю жазба қағазы (ярлык), киптік карталар, өлшеу қағазы және басқалар), басқа бөлігі-тауарлардың сапасын және жинағын (түгел болуы)(сапалық куәліктері,сәйкестік сертификаты, азық-түліктің сапалық жай-күйін сипаттайтын лабораториялық саралау нәтижесі туралы анықтама, техникалық құжат, техникалық бақылау бөлімінің куәлігі) растайды.

Қазақстан Республикасының  «Стандарттау және сертификаттау туралы» Заңына сәйкес тізімі Республика Үкіметі бекіткен халық  тұтынатын тауарларды сертификаттау жүргізіледі. Өнімдерді сертификаттау сертификаттайтын арнаулы ұйымдар жүргізеді және сәйкестік сертификатын берерде олар немесе олардың тапсыруы бойынша әзірлеуші (жабдықтаушы) өнімдерді және ыдыстарды сәйкестік белгімен таңбалайды.

Ыдыстарда тиеп жіберетін  азық-түлік тауарларына жабдықтаушы  ілеспе құжаттары ретінде сертификаттау  қағазын жазып тіркейді,онда әрбір  орынның (бөшкенің,жәшіктің және т.б.) таза салмағы, ыдыстың салмағы, барлық салмағы  көрсетіледі. Шот-фактураға немесе тауар-көлік құжатқа тіркелетін жоғарыда қаралған құжаттар жабдықтаушының қоймасында тауарларды босату кезінде  жазылған тауарлық құжаттар болып табылады.

Тауарлық және көліктік құжатына тіркелетін негізіндежабдықтаушының  бухгалтериясы сатып алушы сауда  мекемесінің (кәсіпорнының) атына есеп айырысу құжаты банк ұйымдары және барлық есеп айырысуға қатысатын  жақтар (олардың саны басқа қалалық  немесе бір қалалық есеп айырысудан, жабдықтаушы мен сатып алушыға  бір немесе бінеше банк ұйымдары қызмет етуіне байланысты) үшін қажетті белгіленген  данада төлем талап-тапсырма жазады да, оны жабдықтаушыға қызмет ететін банк ұйымына инкассоға өткізеді.

Инкассо деп жабдықтаушының банкіге берген тапсырмасы – сатып  алушыларға төлеу құжаттарын ұсыну  және солар бойынша тиісті соманы жабдықтаушының шотына түсіру деп түсінеді. Төлем  талап-тапсырмасында, оның нысанымен  қарастырылған міндетті есеп айырысу мағлұматтарынан басқа, төлеудің жалпы сомасы көрсетіледі, оған тіркелген жабдықтаушылар мен сатып алушылар арасындағы есеп айырысу үшін қажетті тауарларды тиеп жіберуі,күні, тауарлық құжаттың номері, көлік түрі және басқа да мағлұматтарды растайтын шот-фактуралардың, тауар көлік құжаттардың және басқа тауарлық құжаттарының номері мен күніне сілтеме жасалады. Жеке бір жағдайда сатып лушыға тиеп жіберетін тауарлар  мен ыдыстар тізімі үлкен болмаса, төлем талап-тапсырма есеп айырысу құжаты, сондай-ақ тауарлық құжат ретінде пайдалануға болады да, онда тиеп жіберілген тауарлар мен ыдыстардың атауы, тізбе номері, артикулы, саны келісілген бағасы, қосылған құн салығы, баж салығы, көлік шығындары және жалпы төлеу сомасы көрсетіледі.

Жабдықтаушының банкісі  қабылдаған төлем талап-тапсырмаларын  сатып алушының банкісіне жібереді, ал соңғысы бұл туралы сатып алушыға  хабарлайды. Жабдықтаушының тауарлық құжаттарының бір бөлігі пошта арқылы жіберіледі.

Төлем құжаттарын акцепттеу және тауарлардың түсуіне  бақылауды ұйымдастыру

Төлем құжаттарын уақтылы  акцепттеу және тауарлардың толық  кеіп түсуіне, сондай-ақ оларды материалды жауапты тұлғалардың дұрыс қабылдап алуын мұқият бақылауды қамтамасыз ету тауарлық операциялардың есебінің негізгі міндеттерінің бірі болады.

Тауардың уақтылы келіп  түсуіне, төлем құжаттарын акцептеуге (төлеуге кеісуіне) және төлеуге,сондай-ақ материалдық жауапты тұлғалардың  келіп түскен тауарларды толық қабылдап алуына колма-қолдық бақылау жасау  үшін сауда мекемесінің (кәсіпорнының) бухгалтериясы арнайы Түсетін жүктердің есепке алу журналын жүргізеді. Бұл журналда алынған жабдықтаушылардың шот-фактуралары немесе тауар-көлік құжаты хронологиялық тәртіппен жазылады және ілеспе құжаттарының сауда мекемесіне (кәсіпорнына) түскен күннен бастап тауарларды қоймаға қабылдап алған күнге дейін жабдықтаушының тиеп жіберген тауарлардың әрбір партиясына қолма-қолдық бақылау жасалады. Журналға жазу сызықтық-позициялық әдіспен жүргізіледі. Сауда мекемесіне (кәсіпорнына) келіп түскен ілеспе тауарлық құжаттары (шот-фактура, тауар-көлік құжаты және басқалар) тіркелгеннен кейін сауда бөліміне немесе өкілетті тұлғаға тексеруге тапсырылады, онда бұл жеткізудің келісім-шарттың талаптарына (мерзімі,тауарлардың саны,түр-түрі, сапасы,жинағы) сәйкестігі тауарлар мен ыдыстарға белгіленген (шартты) бағалар, қосымша құн салығы, баж салығы, және т.б.сақталғандығы тексеріледі. Содан кейін бухгалтерия құжаттарды мәні бойынша, арифметикалық есептеулер мен жиынтығын есептеулердің дұрыстығын тексереді де, жабдықтаушылардың төлем талап-тапсырмасын акцепттеу туралы мәселелерді (шотты төлеуге келісім беру, жарым-жартылай акцепттеу немесе төлеуден толық бас тарту) шешу үшін сауда мекемесінің бастығына немесе оның орынбасарына береді.

Бухгалтерия келіп түскен төлем талап-тапсырмаларды дер  кезінде акцепттеуге қатал бақылау  жасауға міндетті, өйткені есеп айырысу  құжаттарын акцепттеу тәртібін бұзу жабдықтаушыларға айыптық шараларды  төлеуге, жабдықтаушыларға арыз ұсынатын мерзімдерді өткізіп алуға және борышкерлер берешегінің пайда  болуына, сауда мекемесінің (кәсіпорнының) қаржылық жағдайының нашарлауына әкелуә мүмкін.

Сауда мекемесі(кәсіпорны) қажетті  жағдайда төлем талап-тапсырмасын  төлеуден толық немесе жартылай алдын-ала, не кейін бас тартуға құқығы бар.

Төлем талап-тапсырманы төлеуден толық бас тарту мынандай жағдайларда: жеткізу немесе келісім-шарттың талаптарын бұзғанда; шотты төлеуге қайталап ұсынғанда; тапсырыс берілмеген тауарлар үшін төлеуге ұсынылған шотты; жабдықтаушының тиеп жіберген тауарларын басқа сатып алушылардың адресіне (мекен-жайына) жіберу; жабдықтаушының тауарларды тиісті емес адреске тиеп жібергенде және т.б.болуы мүмкін.

Төлем талап-тапсырманы төлеуден жартылай бас тарту мынадай жағдайларда орын алуы мүмкін: тауарды келісім-шартта қарастырылған көлемнен көп тиеп жібергенде; тауарлардың шартты бағаларын артық көрсеткенде; шот-фактурада немесе тауар-көлік құжатында арифметикалық қателердің болуы; тиеп жіберген тауарлардың ішінде бұрын жартылай төленген тауарлар болғанда және т.б.жағдайларда.

Екі жағдайда да төлеуден бас  тарту тиісті түрде ділелді болуы  керек, және бас тарту себептері  банкке және жабдықтаушыға хабарланады.

Төлем талап-тапсырмаларды  төлеуден бас тарту дәлелді болмаған жағдайда сатып алушы төлеуші  ретінде сот шешімі бойынша жабдықтаушының алдында материалдық жауапты болады. Жабдықтаушы сатып алушыдан тек талап төле-тапсырма сомасын ғана емес, сондай-ақ сот шығындарын және тіпті айыппұл өндіріп алады. Сонымен қатар, сатып алушы мерзімін өткізіп алған ірбір күніне уақытында төленбеген сомадан белгіленген мөлшерде өсім төлейді. Бұдан басқа, төлем талап-тапсырмаларды төлеуден дәлелсіз бас тарту өндірістен тұтынушыға тиеп жіберген (тіпті келіп түскен) тауарлардың қозғалысының ойламаған жерде тұрып қалуына әкеледі, бұл осы тауарлар бойынша тауар оралымының көлеміне әсер етеді. Мұның бәрі сауда мекемелеріне (кәсіпорындарына) жабдықтаушылардан келіп түскен ілеспе құжаттарды мұқият және жан-жақты тексерудің қажеттілігін дәлелдейді.

Төлем талап-тапсырманы акцепттегенде (төлеуге келіскенде) оған арнайы белгі  жасалады. Төлеуге жататын шот-фактураларды немесе тауар-көлік құжаттары жабдықтаушылармен жасалған жеткізу келісім-шарттарының орындалуын есепке алу карточкасына тиісті жазу жасауға негіз болады, содан кейін бухгалтерияға қайтарылады да, тауарларды қабылдап алу үшін аталған құжаттарды босатушы менеджерге (экспедиторға) және материалдық жауапты тұлғаларға (қойма немесе дүкен меңгерушісіне) қолхат алып тапсырады.

Келіп түскен тауарларды материалдық  дауапты тұлғалардың толық қабылдап алып және олардың есеп бергеннен  кейін бухгалтер бірден жоғарыда аталған келіп түскен жүктерді есепке алу журналына құндылықтардың қоймаға  келіп түскен және қабылдап алған  күні, қойманың және құжаттың номерлері,шот-

Тауарларды жабдықтаушының қоймасында қабылдап алу және оларды жеткізуді құжаттық рәсімдеу

Сауда мекемесінің (кәсіпорнының) тауарларды жергілікті жабдықтаушыдан қабылдап алу тәртібі оларды кімнің  жеткізгеніне және қандай түрде ыдыста (буып-түюлі) немесе ыдыссыз (шешулі ашық) жеткізілгеніне байланысты.

Егер тауарларды сауда  мекемесінің (кәсіпорнының) менеджері(экспедиторы) немесе автокөлік жүргізушісі жеткізетін болса, тауарларды жергілікті жабдықтаушылардан сандық және сапалық қабылдап алуды олардың қоймасында жүргізеді, ал егер тауарлар жабдықтаушының көлігімен жеткізілсе, онда оларды сауда мекемесінің (кәсіпорнының) қоймасында (дүкенінде) қабылдап алады.

Тауарларды жабдықтаушының қоймасынан алу үшін сауда мекемесінің (кәсіпорнының) өкілі (менеджер, экспедитор) сенімхат және оның жеке басын мақұлдайтын  құжатты көрсетуге міндетті. Жабдықтаушы  тауарларды босатқанда сенімхатты алып қояды да,менеджерге барлық қажетті  ілеспе құжаттарды (шот-фактуралар, тауар-көлік  құжаттары, сәйкестік сертификаты  және т.б.) береді, ол тауарларды қабылдап алуды олардың саны және сапасының  ілеспе құжаттарының мәліметтеріне  сәйкестігін тексеру арқылыжүргізеді. Мұнда ыдыстағы тауарларды және фабрикалық буып-түюлі тауарларды менеджер (экспедитор) олардың құрамын өлшемей және санамай, оларды орын саны мен жалпы  салмағы (массасы) бойынша қабылдап алуға тиіс. Мұндай жағдайда ыдыстың түзулігін, таңбалануын, буып-түю жағдайын, бумалар мен пломбалардың бүтіндігі мен түзулігін жан-жақты тексеру керек.

Ыдыстағы тауарларды қабылдап алуды жабдықтаушылардың ілеспе құжаттарына «Тауар нақты тексерусіз жалпы салмағы (массасы)және орын саны бойынша қабылданды» және «Тауар нақты тексерусіз жабдықтаушының құжаттарына сәйкес сапасы бойынша қабылданды» деген жазулармен рәсімдеп, тауарларды өткізген және қабылдаған адамдардың қолымен расталуы керек. Бұл белгілер келешекте қоймада(дүкенде) тауарлардың жетіспеушілік, сапасының және жиынтығының (түгел болу) сәйкессіздік фактілердің белгілі болған жағдайда  тауарларды ілеспе құжаттары мен қойған қолдарына сәйкес сапасы бойынша қабылданғаны туралы мәліметтерін жабдықтаушының дауласу мүмкіндігінен айырады. Мұндай жағдайда тауарларды түр-түрі мен саны, таза (нетто) салмағы бойынша сандық тексеру енді сауда мекемесінің (кәсіпорнының) қоймасында немесе дүкенде жүргізіледі.