Анализ АИС и управленческих систем

Министерство  образования  и науки РФ

Филиал  Федерального государственного бюджетного                    образовательного учреждения

 Высшего профессионального  образования

«Кузбасский Государственный  Технический

Университет имени Т.Ф. Горбачёва»

в г. Междуреченске

Контрольная  работа

 По дисциплине:  Информационные системы

 Тема: Анализ АИС и управленческих систем

 Содержание

Введение…………………………………………………………………….…..3-4

1. Изучение потоков информации.………………………………….....5-8
2. Структура и содержание информационного обеспечения………9-12
3. Внутримашинное информационное обеспечение……………….13-15
4. АИС в бухгалтерском учете………………………………...…….16-19

Список литературы……………………………………………………………..24

Введение

 
        Автоматизированная информационная система (АИС) – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. 
Автоматизация — это замена физического и умственного труда человека работой технических средств, обеспечивающих выполнение работ с заданной производительностью и качеством без вмешательства человека, за которым остаются функции наблюдения и подготовки технических средств к эксплуатации. 
        Информация — сведения об объектах, явлениях, событиях, процессах окружающего мира, передаваемые устным, письменным или другим способом и уменьшающие неопределенность знаний о них. Эти знания отражают действительность в сознании (мышлении) человека. С середины XX в. информация становится общенаучным понятием, включающим обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. 
Информация должна быть достоверной, полной, адекватной, т. е. определенного уровня соответствия, краткой, ясно и понятно выраженной, своевременной и ценной. 
        «Система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач.

Добавление к понятию  «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой  области. Они помогают анализировать  проблемы и создавать новые продукты. 
Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. 
        Автоматизированная информационная система - это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированную подготовку, поиск и обработку информации в рамках интегрированных сетевых, компьютерных и коммуникационных технологий для оптимизации экономической и другой деятельности в различных сферах управления.

1. Изучение потоков информации.

Информационный  поток — группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов. Например, поток информации, характеризующей выпуск продукции, поток информации о подетально-пооперационных нормах расхода материалов.

Потоки информации, реализующие  различные функции управления, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных и характеризуются  различными моментами. Так, выделяют внутренние и внешние потоки информации. 

Внутренние потоки циркулируют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальную связь отражают потоки информации, передаваемые с высшего уровня управления на низшие. К ним относится информация о конкретных плановых заданиях на определенный период, новых стратегических целях, об изменении приоритетов, правил, инструкций и стандартов. Горизонтальные связи отражают обмен информацией между различными подразделениями, и связывают равноправные элементы организации, обеспечивая их координацию.

Внутренние потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и обратной связи. Потоки информации, циркулирующие от управляющей системы  к управляемой и реализующие  функции планирования, контроля и  регулирования, называют прямой связью (нисходящей).

Потоки обратной связи  формируются в основном во время  выполнения производственно-хозяйственных  функций и передаются от управляемой  системы к управляющей. С их помощью  руководств узнает о положении дел  на предприятии, о результатах принятых решений, о возникших трудностях и проблемах.

Внутренние потоки содержат сведения о ходе производственного  процесса, состоянии оборудования, технологии, выполнении различных хозяйственных  операций. Часть из них носит распорядительный, часть — осведомительный характер.

Внешние потоки обеспечивают обмен информацией с внешней средой. Внешними пользователями информации являются различные организации, заинтересованные в получении результатной информации о финансовом положении дел на предприятии. К ним относятся вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, поставщики и потребители товаров фирмы. Средства обмена информацией с внешними организациями разнообразны: отчетность, реклама, выставки продукции, социологические опросы, справки, а также различные сведения.

Документооборот, охватывая  всю деятельность предприятия, является фундаментом для структуризации и рационального управления объектом.

Движение документов —  создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив —  должно соответствовать схеме функционирования предприятия и отражать его управленческую иерархию.

Таким образом, при разработке системы документооборота еще на, этапах предпроектного обследовании и  построения функциональных; моделей  выстраивается логика и проверяется  целостность важнейших элементов  функционирования предприятия —  его структура и производственно-технологический  цикл. Без этого невозможна дальнейшая работа по построению эффективно работающей ИС.

В основе деятельности предприятия  лежит документированность всех управленческих процессов. Начало работ  по новой тематике, изготовление той  или иной продукции, перемещение  персонала все начинается с подготовки документов: приказов, договоров, служебных  записок, писем.

Документ, как правило, возникает  в ходе выполнения каких-то производственных процессов в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении  могут участвовать различные  исполнители многих подразделений. Например, изменение должностного оклада сотрудника происходит в соответствии с приказом о его перемещении по должностной лестнице. Значит, модуль автоматизации бухгалтерии должен «видеть» приказ, созданный в системе управления персоналом, для расчета новой заработной платы сотруднику.

Должностное лицо занимает в структуре организации вполне определенное место, и соответственно этому месту определяются его  права доступа к тем или  иным документам и функциям, в частности, в автоматизированной системе документооборота. Изменение его служебного положения  инициируется появлением приказа о  его перемещении в системе  документооборота, что должно быть отражено в системе управления персоналом, а затем «отработано» системой документооборота — статус и права данного сотрудника при доступе к документам и  функциям должны быть приведены в  соответствие с его новой ролью.

Таким образом, для интеграции всех подсистем ИС в единый комплекс необходимым условием является доступ подсистем к нужным документам или  их частям. Неважно, на каком производственном участке предприятия начинается работа с документом — он должен быть «виден» тем модулям информационной системы, которым это необходимо для реализации своих производственных функций. На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.

Программа «1С: Электронный  документооборот» предназначается  для автоматизации движения в  организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа  позволяет разработать шаблоны  документов и установить правила  их заполнения пользователями, формализовать  жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и  выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем  месте, автоматизировать большую часть  рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести , хранилище документов и обрабатывать их.

Программой «1С: Электронная  почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с  документами в базу данных.

Технический прогресс в области  средств вычислительной техники  и передачи данных, организация вычислительных сетей в настоящее время позволяют  существенно изменить подход к автоматизации  потоков информации и документопотоку.

Прежде всего, следует отметить значительную роль ПК в формировании первичных документов, самой трудоемкой операции в процессе обработки информации.

Стало традиционным явлением, когда при использовании проектов компьютерной обработки экономических  задач на предприятиях (организациях, фирмах, банках) с помощью ПК формируются  платежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера, накладные, счета-фактуры  и другие первичные документы.

Использование вычислительных сетей приводит к значительному  изменению и документооборота. Так, система «клиент — банк» изменяет способы общения пользователя с  банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и  не выходя из своего офиса. Наличие  ноутбуков позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически  в любом месте, где есть телефонная связь.

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной  почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность  управления.

2. Структура и содержание информационного обеспечения. 
        Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. 
        Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений, предоставление информационных ресурсов в распоряжение какого-либо объекта или субъекта.  
         ИО предприятия представляет собой информационную модель данного объекта. Для создания ИО нужно ясное понимание целей и задач, функций системы управления; совершение системы документооборота; выявление движения информации от момента ее возникновения и до ее использования на различных уровнях управления; наличие и использование классификации и кодирования информации; создание массивов информации на машинных носителях; владение методологией создания информационных моделей. 
        При организации ИО используется системный подход, обеспечивающий создание единой информационной базы; разработку типовой схемы обмена данными между различными уровнями системы и внутри каждого уровня; организацию единой схемы ведения и хранения информации; обеспечение решаемых задач исходными данными. 
        Основными функциями ИО являются: 
1) наблюдение за ходом производственно-хозяйственной деятельности,  
2) выявление и регистрация состояния управляемых параметров и их отклонение от заданных режимов;  
3) подготовка к обработке первичных документов, отражающих состояние управляемых объектов;  
4) обеспечение автоматизированной обработки данных;  
5) осуществление прямой и обратной связи между объектами и субъектами управления. 
      На государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях создаются унифицированные системы документации. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования: к унифицированным системам документации; к унифицированным формам документов различных уровней управления; к составу и структуре реквизитов и показателей; к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов. 
       Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков: 
1) чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки; 
2) одни и те же показатели часто дублируются в разных документах; 
3) работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач; 
4) имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др. 
         Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения. 
         Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. 
          В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника - от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу. 
         Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает: 
- исключение дублирующей и неиспользуемой информации; 
- классификацию и рациональное представление информации. 
       При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется. 
       Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов: 
       1-й этап - обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью: 
- понять специфику и структуру ее деятельности; 
- построить схему информационных потоков; 
- проанализировать существующую систему документооборота; 
- определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение. 
       2-й этап - построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных. 
     Для создания информационного обеспечения необходимо                              -ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

-выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

- совершенствование системы документооборота; 
- наличие и использование системы классификации и кодирования;

- владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

-создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения. 
         Информационное обеспечение автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного и внутримашинного ИО.

3.Внутримашинное информационное обеспечение.

Внутримашинное ИО содержит массивы данных на машинных носителях  и программу организации доступа  к этим данным. 
Внутримашинное ИО - это совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам. ИО формирует информационную среду. 
        Совокупность информации по какому-либо объекту называется информационной базой. Информационная база присуща любому объекту независимо от уровня управленческой техники. Она делится на подсистемы, массивы, показатели, реквизиты.  
        Под массивом понимается структурная единица информации, представляющая набор данных, относящихся к одной задаче (подсистеме), организационная подборка сведений о каком-либо объекте или процессе либо о ряде однородных объектов или процессов называется массивом информации. 
        Информационная база, записанная на машинные носители информации и используемая для решения задач на ЭВМ, называется базой данных. 
       Информационная база - основа внутримашинного ИО. Это совокупность всех данных, подлежащих накоплению, хранению, поиску, преобразованию, выдаче в установленном порядке, а также использования для организации общения человека с ЭВМ. 
       Требования при формировании массивов в ИБ:  
- полное отражение состояния объекта;  
- включение расчетных данных из первичных массивов;  
- рациональное построение базы;  
- минимизация времени на поиск данных, использование эффективных технических носителей;  
- обеспечение надежности хранения;  
- обеспечение своевременности обновления и наращивания массивов. 
 
Классификация массивов. 
1) По отношению к системе управления: входные (содержат исходные данные, а также запросы на решение задач), выходные (содержат результаты машинной обработки данных, предназначенных для дальнейшего использования), внутренние (создаются и используются внутри автоматизированных информационных систем). 
2) По содержанию: базисные (содержат данные для решения задач); служебные (для управления процедурами обработки данных и повышения качества результативной информации (справочники, каталоги). 
3) По длительности использования:

• постоянные (содержат неизменные данные),
• условно-постоянные (записывается информация, которая продолжительный период остается неизменной),
• переменные (включаются постоянно изменяющиеся данные).

Условно-постоянные подразделяются на группы: 
-нормативные (нормы затрат материальных и трудовых ресурсов); 
-справочно-табличные (справочные данные по персоналу, счетам); 
-расценочные (цены на материалы, готовую продукцию, расценки); 
-постоянно-учетные (данные о состоянии отдельных ресурсов); 
-регламентирующие (данные об обязанностях персонала). 
        Переменные массивы организуются в виде оперативных, накапливаемых, промежуточных, результативных массивов.        Информационная база может быть создана либо как множество файлов, каждый из которых отражает множество управленческих документов, либо как база данных. При создании базы данных файлы организуются специальным образом (они не являются независимыми). 
       Организационная структура банка данных включает базу данных, систему его управления, архив, систему управления архивом, библиотеку программ и администратора БД. 
      База данных представляет собой управляемую совокупность данных, являющихся исходной информацией для решения задач АСУ и принятия управляющих решений. 
База данных может включать информацию для всех задач, решаемых в АСУ, или для групп задач. 
      Система управления базой данных представляет собой совокупность языковых и программных средств, обеспечивающих формирование и введение массивов данных. 
      Обработка и выдача необходимой информации для коллектива пользователей или задач управления реализуется посредством программ управления информационной базой. Система управления банком данных включает манипулятор и набор сервисных программ и существует для организации взаимодействия между программами, контроля и защиты данных. 
       Администратор занимается управлением и координацией работ банка данных, принимает решения при сбоях, обслуживает пользователей и т.д. 
Одним из важнейших банков данных АС является нормативно-справочная база данных, включающая все применяемые данные справочников, ценников и других нормативных документов, необходимых для решения задач. Нормативно-справочная база создается или для комплексов задач, или системы в целом.

4. АИС в бухгалтерском учете.

Изменения в управлении экономикой, переход к рыночным отношениям оказывают  значительное влияние на организацию  и ведение бухгалтерского учета. Значительным изменениям подвергается информационная система бухгалтерского учета и традиционные формы организации  ее компьютерной обработки. От бухгалтера требуется знание объективной оценки финансового состояния предприятия, овладение методами финансового  анализа.

Овладение новыми методами немыслимо без совершенствования  информационной системы и использования  современных персональных компьютеров  ― необходимого инструмента в  работе бухгалтера. Значительную роль в процессе управления организацией играет бухгалтерский учет, где сосредоточено около 60% всей информации.

 Информационная подсистема бухгалтерского учета традиционно включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности.

 Новые версии программных  продуктов по бухгалтерскому  учету объединяют информацию  комплексов различных участков  учета. Так, например, в типовых  проектах учета труда и заработной  платы одновременно предусмотрена  выписка платежных документов  по платежам в фонды (платежные  поручения по оплате подоходного  налога, отчислениям в пенсионный  фонд, медицинское страхование, начисление  в фонд занятости). Выполнение  такой машинной программы объединяет  два комплекса учетных задач  — учет труда и заработной  платы и финансово-расчетные операции. Аналогичные примеры можно привести  и в комплексах задач по  учету материальных ценностей,  учету готовой продукции и  др.

В процессе учета наличия  и движения материальных ценностей  задействованы специалисты трех подразделений: складов, бухгалтерии  и отдела материально-технического снабжения. Программный комплекс включает три части: модуль кладовщика (склад), модуль бухгалтерии и модуль экономиста материально-технического снабжения.

-Программный модуль кладовщика обеспечивает ведение картотеки склада, регистрацию прихода-расхода материальных ценностей;

-Программный модуль бухгалтера — заполнение документов по движению материальных ценностей в части данных бухгалтерского учета, контроль операций по движению материалов, учет движения материалов в количественном и суммовом выражении, финансовые расчеты.

 - Программный модуль экономист материально-технического снабжения ведет номенклатуру материальных ценностей, банк коммерческих предложений, формирование документов по движению материальных ценностей и др.

Модуль «склад» позволяет вести учет движения товаров на складе, составление книги покупок, выписывать счета, автоматически формировать проводки и передавать их бухгалтеру.

Комплексы бухгалтерских  задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета; внешние  связи — взаимодействие с другими  подразделениями, реализующими иные функции  управления, а также с внешними организациями.

Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой  методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, где каждая хозяйственная  операция отражается дважды: в кредите  одного счета и дебете другого. Информационные связи комплекса учетных задач  позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ.

На первой фазе производятся первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы, составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.).

Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета.

Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета: отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка ― Главная книга — Баланс».

Особо следует остановиться на информационных связях бухгалтерского учета с внешними организациями. В основном, эта связь заключается  в получении нормативных и  методических материалов, а также  передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим  административным органам, налоговой  инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др.                                                           Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПЭВМ; решаются вопросы о передаче информации в эти организации на магнитных носителях и по каналам связи.

Для связи с банками  предусматривается межмашинный  обмен информацией по системе  «Клиент — банк».

Банк, который обслуживает  расчетный счет организации, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным  счетом прямо из офиса. Программа  «Клиент ― банк» позволяет  создавать платежные поручения, передавать их в банк по модему, а  также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения  защиты информации используется электронная  подпись, без которой передаваемые документы недействительны, а также  специальная система шифрования информации. Система крайне удобна, экономит время и позволяет получать информацию о приходе денег на расчетный счет от различных клиентов и таким образом существенно ускорить их обслуживание. Кроме того, система «Клиент — банк» избавляет организации от поездок в банк для осуществления платежей.

К информационному обеспечению  бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых  отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных  правовых норм. Пополнение информации происходит по Общероссийской сети распространения  правовой информации.

Список литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник /Под ред. проф. Г.А. Титоренко.-М.: 
2. Автоматизированные информационные системы в экономике.                             В. Н. Ясенев  2007г
3. Информационные системы в экономике: В 2-х ч. Практика использования: Учеб. пособие. Автор: Карминский A.M., Черников Б.В. Издательство: М.: Финансы и статистика Год: 2006 
4. Информационные системы и технологии в экономике В. Н. Ясенев Издательство: Юнити-Дана Год: 2008