Анализ деятельности организации. 2

Министерство образования и науки РФ

федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Рыбинский государственный  авиационный технический университет

имени П.А. Соловьева»

 

Факультет заочного обучения

Кафедра «Организация производства и управление качеством»

 

 

 

Курсовая работа

 

по дисциплине «Всеобщее управление качеством»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

	Студент:_______________________Целых Н.В. Группа: ЗКП-11 Преподаватель:________________Киселев Э.В.
	Оценка  _________________________________ Подпись преподавателя____________________________ Дата ____________________________________

 

 

 

 

 

Рыбинск 2013

                                                                

                                                 

 

Задание

на курсовую работу по дисциплине

«Всеобщее управление качеством»

 

Студентке группы ЗКП-11 Целых Н.В.

«Провести анализ деятельности организации».

 

 

 

Исходные данные:

1. Вид деятельности – обработка входящей корреспонденции в службе делопроизводства войсковой части.
2. Существующий бизнес - процесс.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание расчетно – пояснительной записки:

Реферат.                                                                                                                                               

1. Анализ существующей системы организации работы службы делопроизводства……………………………………………………………...4-13

1.1 Организационная структура отдела делопроизводства

1.2 Требования нормативных документов к организации работы службы несекретного делопроизводства войсковой части                                                                                                                 

1.3 Описание существующего технологического процесса.               

2. Графическая схема бизнес – процесса………………………………..14                                                                                                                                

3. Табличное описание процессов……………………………………15-16                                                          

4. Цепочка качества……………………………………………………….17                                                                                

5. Матрица взаимосвязи………………………………………………18-22                                                                         

6. Описание процесса проверки правильности оформления документа……………………………………………………………………….23                                              

7. Графическая диаграмма хода процесса………………………………24                                                                                            

Общие выводы по работе………………………………………………...25                                                                                                                                                                                    

Список использованных источников……………………………………26                                                                  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 1. Анализ существующей системы организации работы службы делопроизводства.

1. Организационная структура отдела делопроизводства

         Рассмотрим организационную структуру конкретного отдела делопроизводства (рисунок 1).

 

 

 

 

Рис. 1 ‒ Организационная структура отдела делопроизводства

 

Начальник отдела делопроизводства непосредственно подчиняется командиру войсковой части или его заместителю, распределяет обязанности между своими подчинёнными и контролирует их работу, составляет доклады руководству, присутствует на совещаниях и т.д. Также в обязанности начальника отдела входит контроль исполнения служебных документов и ведение справочной работы. В целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:

• контроль над исполнением документов по существу поставленных вопросов;
• контроль сроков исполнения документов.

Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения.

Для этого предназначен журнал контроля над исполнением служебных документов, в который вносятся все данные об исполнителях, сроках и результатах (текущих и конечных) исполнения документа. Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах.

1.2 Требования нормативных  документов к организации работы  службы несекретного делопроизводства  войсковой части.                                                                                                                

Документационное обеспечение управления или делопроизводство представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. Для правильной организации документационного обеспечения в войсковой части разработана собственная инструкция по делопроизводству, документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

   Нормативную базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

Основными нормативными документами по организации делопроизводства в войсковых частях являются:

1.  Приказ МО РФ № 170 от 1999г.

2. Временная инструкция по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации от 2005 г.

3. Внутренняя инструкция по организации  несекретного делопроизводства  в войсковой части.

4.  ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.3 Описание существующего  технологического процесса

Технологический процесс организации работы в отделе делопроизводства представляет собой комплекс взаимосвязанных операций, в которых участвуют сотрудники отдела делопроизводства, командир или его заместитель и исполнители.  Структура технологического процесса, последовательность выполнения различных операций определены внутренней инструкцией по организации работы отдела делопроизводства.

Вся работа по регистрации служебных документов в отделе ведётся рукописным образом с использованием различных журналов, предусмотренных инструкцией по делопроизводству в ВС РФ.

 Рассмотрим общую схему технологического процесса (рисунок 2).

 

                       

                       

                       

                       

 

 

 

 

 

 

 

 

                      Рис. 2 ‒  Схема технологического процесса

Таким образом, технологический процесс в отделе можно разделить на следующие этапы:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
• предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения;
• рациональное движение документов внутри организации;
• обработка исполненных и отправляемых документов.

         Основными задачами организации делопроизводства являются:

• организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
• создание документов (документирование деятельности);
• обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства. Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного в службе делопроизводства разрабатывается два основных внутренних документа:

• инструкция по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
• номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учёта документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

         Рассмотрим схему технологического процесса обработки поступающей корреспонденции в отделе делопроизводства (рисунок 3).

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                               

                          Рис. 3 ‒ Схема технологического процесса обработки            документов службой делопроизводства войсковой части 

Рассмотрим подробнее этапы технологического процесса.

Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии, соответствие номеров на пакетах с номером письма. Ошибочно доставленные письма возвращаются отправителю. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел.

Регистрация входящих документов

Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением тех, что внесены в особый список. Примерный перечень нерегистрируемых документов:

• печатные издания (журналы, газеты, брошюры);
• копии информационных документов и рекламные материалы;
• поздравления;
• приглашения;
• прейскуранты. 

Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов используются следующие правила:

• регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на обратной стороне документа в левом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в журнал регистрации входящих служебных документов; отметка должна содержать порядковый номер, дату и количество листов. 
• каждому документу следует присваивать уникальный номер путем добавления принятого в организации префикса для каждой группы документов (например, к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т. д.).
• необходимо соблюдать принцип однократности регистрации (например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришёл оригинал письма; в этом случае на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации).
• регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (по электронной почте, по обычной почте и т. д.).

Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение

Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю. В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции (на самом документе), из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и сроки исполнения. После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передаются под роспись в журнале регистрации входящих документов. 

Исполнение документов

Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на исполнителя. Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело.

Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

• разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
• определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
• оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

• наличие необходимых виз согласования;
• подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;
• использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;
• наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;
• правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.

При выявлении неправильного оформления документ возвращается исполнителю на доработку, при правильном оформлении – документ регистрируется и отправляется адресату.

Регистрация исходящих документов и их отправка

Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства. Исключение делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

При регистрации исходящих служебных документов соблюдаются следующие требования:

• документ регистрируется только после того, как он был подписан имеющим на это право лицом, т.к. существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
• однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учёт.

Регистрационный исходящий номер и дата проставляются в угловом штампе организации в левом верхнем углу документа, делается соответствующая запись в журнале учёта исходящих служебных документов, письма конвертуются и отправляются адресатам, как правило, через почтовое отделение.

 

2. Графи-

ческая

схема

бизнес - процесса

 

 

 

 

                                                                 

                                                                

 

 

 

 

             

 

 

 

 

 

 

 

3. Табличное описание  процессов

    Таблица 1

№ п/п	Процесс	Руководитель процесса	Входы процесса	Управление	Ресурсы процесса	Выходы процесса
1.	Рассмотрение документа руководителем	Руководитель	Входящий зарегистрированный документ	Инструкция по делопроизводству	Канцелярские принадлежности; печать	Документ с резолюцией
2.	Передача документа исполнителю (ям) и его исполнение	Делопроизводитель	Документ с резолюцией	Инструкция по делопроизводству, образец исполнения документа	Журнал приёма-передачи документа на (с) исполнение (я); офисная техника; исполнитель	Исполненный документ
3.	Возврат подписанного и исполненного документа	Исполнитель	Исполненный документ	Сроки исполнения документов в соответствии с резолюцией руководителя	Журнал приёма-передачи документа на (с) исполнение (я)	Возвращённый документ
4.	Проверка правильности оформления документа	Делопроизво- дитель	Возвращённый документ	Инструкция по делопроизводству, образец исполнения документа	Использование органо-лептических средств контроля, делопроизводитель	Документ, готовый к отправке
5.	Разработка должностных инструкций	Руководитель или его заместители	Потребность в определении обязанностей сотрудников	Типовые должностные инструкции; Трудовой Кодекс РФ	Офисная техника, канцелярские принадлежности	Разработанные должностные инструкции
6.	Разработка образцов исполнения документов	Делопроизво- дитель	Потребность в правильном и чётком исполнении документов	Инструкция по делопроизводству	Офисная техника, канцелярские принадлежности	Разработанные образцы документов
7.	Разработка внутренних документов	Начальник службы делопроиз- водства	Требования руководителя	Инструкция по делопроизводству, указания руководителя по исполнению документов	Офисная техника, канцелярские принадлежности	Разработанные внутренние инструкции
8.	Контроль над исполнением документа	Делопроизво-дитель	Потребность в соблюдении сроков исполнения документов	Инструкция по делопроизводству, внутренние инструкции	Журнал контроля над исполнением документов, резолюция руководителя	Документ, исполненный в срок
9.	Консультирование исполнителей	Делопроизво-дитель	Потребность в правильном и чётком исполнении документов	Инструкция по делопроизводству, образец исполнения документа	Образец исполнения документа, указание на ошибки, делопроизводитель	Правильно исполненный документ
10.	Обеспечение работоспособности офисной техники	Начальник АХО	Потребность в ремонте и обслуживании офисной техники	Заявка на ремонт и обслуживание офисной техники, договор на ремонт и обслуживание	Технические паспорта офисной техники, технический работник и его способности	Обеспеченность работоспособности офисной техники

 

 

 

 

4.   Цепочка качества

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    

 

 

 

 

 

 

5. Матрица взаимосвязи                                                                                                                              Таблица 2

 

 

Требова-ния потреби-теля	Показатель	Важность для потреби-теля	Процессы в ходе деятельности
			Рассмотре- ние документа руководи-телем	Пере-дача доку-мента исполнителю (ям) и его исполнение	Возврат подписанного и исполненного доку-мента	Проверка правиль-ности оформ-ления доку- мента	Разра-ботка долж-ност- ных инстру-кций	Разра-ботка образ-цов исполнения доку-ментов	Разра-ботка внутрен-них норма-тивных доку-ментов	Контроль над исполнением доку-мента	Консультиро- вание исполнителей	Обеспечение работоспособности офис-ной техники
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
1.Выпол-нение сроков исполне-ния  доку-мента		9	3	3	0	0	0	0	0	9	1	0
2.Грамот-ность письменной речи доку-мента		7	1	0	0	9	0	1	0	0	1	1
3.Оформление в соответ-ствии с норма-тивными доку-ментами		8	0	1	0	9	3	9	9	0	3	0
4.Соблюдение офици-ально-делового стиля письма		5	3	3	0	3	0	0	1	0	1	0
5.Нали-чие всех необхо-димых рекви-зитов доку-мента		6	3	1	0	9	0	3	3	1	3	1
6.Нали-чие контроль-ного экземп-ляра доку-мента		1	0	1	0	0	0	0	3	0	1	1
7.Нали- чие подписи должно-стного лица		10	0	0	9	9	0	3	3	0	1	0
8.Нали-чие грифа утверж-дения		2	0	3	0	3	0	9	3	0	3	0
9.Нали чие печати органи-зации		3	0	0	9	9	0	3	3	0	1	0
10.Нали- чие адресата и (или) расчёта рассылки		4	3	1	0	9	0	3	3	0	9	0
Критичность процесса			79	67	117	273	24	166	155	87	118	14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Расчёты:

 

Процесс 1:   9*3+7*1+5*3+6*3+4*3 = 79;

Процесс 2:   9*3+8*1+5*3+6*1+1*1+2*3+4*1 = 67;

Процесс 3:    10*9+3*9 = 117;

Процесс 4:    7*9+8*9+5*3+6*9+10*9+2*3+3*9+4*9 = 273;

Процесс 5:    8*3 = 24;

Процесс 6:    7*1+8*9+6*3+10*3+2*9+3*3+4*3 = 166;

Процесс 7:   8*9+5*1+6*3+1*3+10*3+2*3+3*3+4*3 = 155;

Процесс 8:   9*9+6*1 = 87;

Процесс 9:    9*1+7*1+8*3+5*1+6*3+10*1+2*3+3*1+4*9 = 118;

Процесс 10:  1*7+1*6+1*1 = 14.

 

 

Максимальная критичность 273 – процесс «проверка правильности оформления документа».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.Описание  процесса

Рассмотрим процесс с максимальной критичностью – процесс проверки правильности оформления документа.

Правильность исполнения документа является одним из главных подпроцессов исполнения документов в организации, который регламентируется нормативными документами, перечисленными выше. При неверном исполнении документа последний возвращается исполнителю на доработку в соответствии с указанием ошибок делопроизводителем.

Назначение данного процесса строго регламентируется инструкцией по делопроизводству, внутренней инструкцией по исполнению документов и личными указаниями руководителя. Исполненный документ должен строго соответствовать официально-деловому стилю, исполнен в соответствии с правилами русского языка, выполнен в срок, иметь все необходимые реквизиты, печать и подпись должностного лица.

Осуществление контроля данного процесса производится, в первую очередь, руководителем или должностным лицом при подписании документа, а затем делопроизводителем при возврате документа в службу делопроизводства. Делопроизводитель при возврате документа должен проверить в присутствии исполнителя:

− наличие необходимых реквизитов письма;

− наличие подписи должностного лица и печати (при необходимости);

− адресование документа;

− характер отправления (в устной форме: простое, заказное и т.д.).

 

 

 

 

 

 

7. Графическая диаграмма хода процесса проверки правильности оформления документа

Участники                 процесса       Работы     процесса	Руководитель	Делопроизво-дитель	Начальник отдела делопроизводства
Проверить выполнение             Проверить наличие подписи должностного лица и печати                                    3. Проверить  наличие адресата (или расчёта  рассылки)