Анализ факторов внутренней среды ГБОУ СПО «МГКБИТ»

Введение

В современных условиях при высоких темпах научно-технического прогресса большое внимание уделяется повышению качества услуг во всех отраслях народного хозяйства. При этом указывается на необходимость активно внедрять комплексную систему управления качеством продукции (услуг).

Под качеством понимается совокупность ее свойств, обеспечивающих пригодность для удовлетворения конкретных потребностей, соответствующих назначению услуги.

Высокие показатели хозяйственно-экономического состояния учреждения могут быть обеспечены только в том случае, если услуги обладают свойствами, отвечающими потребностям и вкусам покупателя. Поэтому качество услуг - актуальная экономическая проблема.

Актуальность темы работы состоит в том, что одним из важнейших факторов роста учреждения является улучшение качества предлагаемых услуг. Повышение качества предлагаемых услуг расценивается в настоящее время, как решающее условие её конкурентоспособности на внутреннем и внешнем рынках.

Также, актуальность темы определяет то, что качество предлагаемых услуг относится к числу важнейших критериев функционирования учреждения в условиях относительно насыщенного рынка и преобладающей неценовой конкуренции. Повышение технического уровня и качества услуг определяет темпы научно-технического прогресса и рост эффективности в целом.

Цель работы - совершенствование системы менеджмента качества на ГБОУ СПО «МГКБИТ».

Предмет - система управления данного учреждения.

Объектом исследования является - ГБОУ СПО «МГКБИТ».

Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:

-выяснить роль и значение  повышения качества для учреждения;

-представить общую характеристику  ГБОУ СПО «МГКБИТ»;

-рассмотреть организационную  структуру учреждения;

-провести анализ факторов внутренней и внешней среды учреждения;

-провести SWOT-анализ;

-сформировать практические  рекомендации по совершенствованию  системы менеджмента качества  на ГБОУ СПО «МГКБИТ».

В процессе работы использовались учебно-методические пособия, периодические издания, интернет источники, документация  
ГБОУ СПО «МГКБИТ».

Проведенные исследования позволят повысить организационный уровень работы ГБОУ СПО «МГКБИТ».

1. Характеристика организации.

Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Московский государственный колледж книжного бизнеса и информационных технологий», далее Колледж, является государственным образовательным учреждением среднего профессионального образования и имеет организационно-правовую форму – государственное образовательное учреждение.

Место нахождения Колледжа и его почтовый адрес: РФ, 125130,  
г. Москва, ул. Зои и Александра Космодемьянских, дом 19.

Устав Колледжа утвержден приказом Министерства Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций и зарегистрирован в Московской регистрационной палате.

Колледж осуществляет подготовку кадров по специальностям СПО базового и повышенного уровней, повышение квалификации специалистов в рамках реализуемых направлений подготовки.

Учредителем Колледжа является Департамент образования города Москвы.

Колледж имеет лицензию, выданную Департаментом образования города Москвы, Свидетельство о государственной аккредитации, выдано Департаментом образования города Москвы с Приложениями перечня аккредитованных образовательных программ.

Организационно-правовая структура и нормативная правовая документация, разработанная Колледжем, отвечает направлениям деятельности и статусу учебного заведения и позволяет выполнять требования государственных образовательных стандартов среднего профессионального образования базового и повышенного уровней для подготовки специалистов для потребительского рынка и услуг города Москвы.

Управление Колледжем осуществляется в соответствии с требованиями Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 (ред. от 21.12.2009) "Об образовании", Типового положения об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении), утвержденного постановлением Правительства РФ от 18 июля 2008 г. № 543, нормативными актами Министерства образования и науки РФ, Департамента образования города Москвы, действующим Уставом Колледжа.

Непосредственное управление Колледжем осуществляет директор колледжа, назначаемый Учредителем.

2. Ресурсы ГБОУ СПО «МГКБИТ»

Знания являются важным элементом такого ресурса, как труд, его оценивают с качественной стороны и обращают внимание на квалификацию работников, которая зависит, прежде всего, от полученного ими образования (знаний). Знания (прежде всего технологические) обеспечивают повышение уровня использования оборудования, т.е. реального капитала. Наконец, они (особенно управленческие знания) позволяют предпринимателям организовать производство товаров и услуг наиболее рационально.

Внутреннее распределение экономических и иных ресурсов. Уполномоченные структуры образования распределяют средства между регионами, отдельными подсистемами и учреждениями, видами деятельности, должностями. В итоге обеспечиваются ресурсами такие направления должности, которые ориентированы и на «внеобразовательное» пространство (раньше - материальная помощь учащимся, их семьям, подшефным, благоустройство площадок, организация отдыха и т.п., теперь - поддержание коммерческих, исследовательских, конструкторских и других структур). Это распределение подчас усиливает социальное неравенство, закрепляет отстаивание групп из-за того, что некоторые подсистемы образования недополучают ресурсы.

Ресурсы образовательной системы - это всё то, что непосредственно участвует в образовательном процессе: трудовые ресурсы образования, информационные ресурсы (учебники, пособия, компьютерные программы и иные средства обучения), педагогические технологии и ноу-хау, капитальные ресурсы (наличие помещений для обучения, обеспеченность, учебными пособиями, компьютерами и пр.) То, согласно эти ресурсы отвечают современным требованиям, уровню технического и технологического развития общества, говорит об их возможностях повлиять на качество образовательного процесса. Именно ресурсы и их качественные характеристики в значительной степени определяются результат образования.

Ресурсы колледжа можно подразделить:

- явные (хорошая репутация, давняя история, традиция);

- неявные (материально-техническая база, педагогические кадры, финансы, нормативно-правовое обеспечение). В целом ресурсы характеризуются четырьмя составляющими:

1. Характер учебного заведения;

2. Стадия его жизненного  цикла;

3. Потенциальные возможности  для адаптации;

4. Явные ресурсы и рыночные активы.

3. Миссия ГБОУ СПО «МГКБИТ»

Миссия ГБОУ СПО «МГКБИТ» сегодня определена социальным заказом, возможностями педагогического коллектива и материально-технической базой учреждения: сохранение и преумножение интеллектуального потенциала страны, развитие способности учащихся к самореализации, самоактуализации, самосовершенствованию на основе духовных, нравственных, гражданских идеалов в процессе активной социально значимой деятельности.

4. Анализ факторов внешней среды ГБОУ СПО «МГКБИТ»

Рассмотрим подробнее и проанализируем факторы внешней среды ГБОУ СПО «МГКБИТ».

1. Министерство  образования (политика).

Возможности: совершенствование нормативно-правовой базы общеобразовательного учреждения, модернизация Российского образования, придание образовательным услугам приоритетных начал, принятие Закона о форме финансирования образовательных учреждений (бюджетные, казенные, автономные).

Угрозы: растущее противоречие между высокими требованиями министерства образования по выполнению федерального учебного плана и постоянно снижающимся исходным потенциалом ребёнка; повсеместное введение единого государственного экзамена, внедрение профильного обучения на старшей ступени образования.

2. Экономические  факторы.

Возможности: расширение платных образовательных услуг, растущий уровень спонсорской помощи образовательному учреждению, введение подушевого финансирования..

Угрозы: уровень инфляции, низкая платежёспособность родителей, непродуманная инвестиционная политика в области образования, дальнейшее развитие экономического кризиса.

3. Социальная среда.

Возможности: наметилась тенденция к демографическому росту.

Угрозы: общее ухудшение социальной ситуации в стране, рост безработицы, увеличение числа социально-незащищенных семей, рост алкоголизма, наркомании; отсутствие традиций и нравственных ценностей в  семьях.

4 Технологический  процесс.

Возможности: дальнейшее продвижение в колледже информационно-коммуникативных технологий, повсеместное использование Интернет-ресурсов, информатизация учебно-воспитательного процесса делает колледж конкурентоспособной.

Угрозы: интенсивный поток информации, постоянно усложняющийся научно-методический комплекс мероприятий в колледже влияет на и так довольно слабое здоровье детей.

5. Анализ факторов внутренней среды ГБОУ СПО «МГКБИТ»

Анализ непосредственного окружения (микроокуружения) колледжа

Покупатели

Так как колледж осуществляет свою деятельность в сфере образования и науки, то его деятельность в основном касается оказания образовательных услуг, поэтому можно судить, что фактически покупателями этих образовательных услуг становятся семьи, дети (родители).

Характеристика покупателей колледжа:

- Географическое  местоположение

Покупатели образовательных услуг в основном являются жителями города Москвы, но есть и приезжие семьи, которые также пользуются образовательными услугами, оказываемые колледжем;

- Демографические  характеристики (возраст, образование, сфера деятельности и т. д.)

Если затрагивать возраст детей, которые получаю образовательные услуги, то этот возраст составляет от 15 - до 25 лет, то есть колледж предоставляет среднее профессиональное образование. Наиболее важным критерием выбора колледжа является его местонахождение, то есть услугами пользуются люди, которые проживают вблизи расположения колледжа, но конечно еще влияет высокий уровень образования, предоставляемый данным учреждением, его статус.

- Социально-психологические  характеристики

Так как данное образовательное учреждение предоставляет свои услуги детям, то к показателям социально-психологической направленности относятся стиль поведения, вкусы, привычки, то есть каждый ребенок, обучающийся в образовательном учреждении имеет свои привычки, свои возможности и способности, то есть выделяют как одаренных детей, так и неуспевающих детей, детей со средними способностями и детей, которые уделяют особое внимание к конкретному предмету. То есть при обучении детей стараются учитывать индивидуальные способности каждого ребенка. Кроме этого в организации существует социально - психологическая служба, которая занимается выявлением социально не защищенных детей, не адаптированных детей к обучению и предоставлением им помощи.

- Отношение покупателя  к продукту (отношение родителей  к тому как выбранное ими учебное заведение оказывает образовательные услуги их детям)

Как уже отмечалось основой выбора данного учебного заведения является удобное месторасположение, высокий уровень оказания образовательных услуг и высококвалифицированный опытный персонал, его статус.

Конечно при анализе покупателя, следует упомянуть и то, что если по каким либо причинам отношение покупателей смениться к данной организации, то спрос на предоставляемые услуги измениться в худшую строну, уменьшится уровень заработной платы, появиться текучесть кадров, поэтому задача руководства еженедельно проводить анализы проделанной работы, составлять стратегические планы на краткосрочный и долгосрочный период, разрабатывать и поддерживать благоприятную обстановку в коллективе, стимулировать деятельность сотрудников колледжа.

Поставщики

При анализе поставщика следует отметить, что основными организациями, которым подчиняется ГБОУ СПО «МГКБИТ» является Департамент образования города Москвы, Учебно-методический центр по профессиональному образованию, ГУ Дирекция по эксплуатации, движению и учету основных фондов, Управа Войковского района, поэтому в соответствии с издаваемыми ими документами происходит выполнение заказов и поставок на реализацию деятельности преподавательского процесса. Также заказы на поставку осуществляются в сфере административно-хозяйственной части, питательного процесса.

Конкуренты

Естественно, затрагивая вопрос конкурентов, то можно сказать, что в образовательной сфере, конкуренция тоже имеет место быть. В настоящее время образовательная сфера славиться такими чертами как развитие и целенаправленное усовершенствование образовательных услуг и количество учебных заведений вырастает с каждым годом, но если затрагивать только Войковский район города Москвы, делаем следующий вывод о том, что прибегая к статистическим данным, на территории данного округа располагается 14 общеобразовательных учреждений каждый из которых имеет свои особенности. Но так как колледж имеет положительные оценки как от покупателей образовательных услуг, так и от местных властей, поэтому на одну линию деятельности ГБОУ СПО «МГКБИТ», можно поставить колледж предпринимательства №11, колледж сферы услуг №10.

Рынок рабочей силы

Анализ рынка рабочей силы направлен на то, чтобы выявить его потенциальные возможности в обеспечении организации кадрами, необходимыми для решения ею своих задач.

В колледже хорошо отработана система взаимодействия с центром занятости Войковского района и не только, а именно в части трудоустройства студентов в летние месяцы года на практику. Желательно коллективу колледжа, а точнее научно-методической службе разработать проект по изучению рынка рабочей силы, то есть создать соглашение с центром занятости населения и осуществить набор молодых специалистов, также разработать стратегический план для дальнейшего обучения этих специалистов и принять все меры для расширения штатного расписания.

Если в колледже будет работать коллектив, имеющий все возрастные категории, то образуется некая цепочка взаимодействия молодого поколения и старшего, поэтому увеличиться и престиж колледжа, а соответственно и количество студентов, групп.

Основанная характеристика колледжа

Внутренняя среда организации - представляет собой те составляющие, которые плотно касаются деятельности школы. К таким составляющим отнесли:

- Основные фонды;

- Сотрудники;

- Финансы;

- Материалы;

- Информация;

- Цель

Теперь произведем характеристику каждого из пунктов.

Основные фонды - это совокупность средств труда, та часть производственных фондов, которые участвуют в процессе производства длительное время (не менее одного года) применяются в нескольких производственных циклах, постепенно изнашиваются и переносят свою стоимость на продукт по частям в течение всего срока службы, не теряя при этом своей натуральной формы, то есть которые непосредственно участвуют в производственном процессе (машины, оборудования, станки) или создают условия для производственного процесса (производственные здания, трубопроводы и т.д.) длительное время, сохраняя при этом сою натуральную форму.

Относительно колледжа, к основным фондам отнесли: здание школы, имеющие 29 кабинетов, спортивный зал, библиотечный книжный фонд, столовая, игровая площадка, котельная, здание склада для товаров административно-хозяйственного применения. Ответственным лицом за состоянием основных фондов является заместитель директора по административно-хозяйственной части.

Сотрудники - то есть совокупность всех работников данной организации, выполняющие определенные действия и функции для достижения поставленных целей.

По статистическим данным коллектив колледжа состоит из 37 штатных преподавателей, включая внутренних совместителей и 12 преподавателей внешних совместителей. Все педагогические работники имеют высшее образование и квалификационные категории. Пять педагогических работников имеют ученую степень кандидата наук.

В данной организации переподготовку прошли 16 преподавателей, и в соответствии с законодательством раз в 5 лет выявляют работников колледжа, которым необходимо пройти курсы повышения квалификации и определить работников, которые должны идти на аттестацию.

Финансы - Экономическая категория, отражающая отношения в процессе создания и использования фондов денежных средств.

Финансирование деятельности осуществляется через Департамент образования города Москвы, Центральную бухгалтерию № 4 города Москвы.

Информация - это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний и являющуюся объектом сбора, переработки, анализа и хранения.

На любом предприятии существует постоянный круговорот информации, без нее не существует ни одна организация, информация бывает как внешней, так и внутренней, то есть та информация, которая поступает из контактирующих органов - имеет название входящей, а та которую организация передает во внешнюю среду - имеет название исходящей информации. Конкретно в колледже существуют пакеты документов как входящей информации, так и исходящей. К входящей информации относятся постановления, распоряжения, указы Департамента образования города Москвы, Учебно-методического центра по профессиональному образованию, ГУ Дирекции по эксплуатации, движению и учету основных фондов, Управы Войковского района, письма с отдела внутренних дел, по поводу неблагополучных детей, письма с бухгалтерии и т.д., а в исходящие отнесли - заявки Администрации, запросы в различные организации города при возникновении неопределенной ситуации (больницы), информация, ведомости оценок, ЕГЭ, письма и т.д.

Следовательно, только на основе информации и документооборота организация может существовать и руководство организации может принимать правильные и точные решения.

Цель - это совокупность определенных действий, которые организация совершает коллективно для достижения определенного результата.

Целями ГБОУ СПО «МГКБИТ», являются:

1. Формирование и развитие  адаптивной системы, управления  колледжем в режиме развития нововведений;

2. Формирование базового  уровня образования, на основе  государственных образовательных  стандартов: общей культуры личности, ее социальной ориентированности, мобильности, способности адаптироваться  и успешно функционировать.

Естественно, образовательное учреждение самой главной своей целью считает - обучение и воспитание студентов, подготовка студентов к взрослому миру, передача им своих знаний и умений.

6. SWOT-анализ

7. Структура управления  ГБОУ СПО «МГКБИТ»

Структура управляющей системы колледжа предоставлена четырьмя уровнями управления.

Первый уровень - директор колледжа, назначаемый государственным органом или выбранный коллективом; руководители совета колледжа, ученического комитета, общественных объединений. Этот уровень определяет стратегические направления развития колледжа.

Второй уровень - заместители директора колледжа, педагог-психолог, социальный педагог, помощник директора колледжа по административно-хозяйственной части, а также органы и объединения, участвующие в самоуправлении.

Третий уровень - преподаватели, классные руководители, выполняющие управленческие функции по отношению к студентам и родителям, детским объединениям, кружкам в системе внеучебной деятельности. К этому уровню могут быть отнесены и педагоги, взаимодействующие с органами общественного управления и самоуправления, с учреждениями дополнительного образования.

Четвертый уровень - учащиеся классного и общешкольного ученического самоуправления. Выделение данного уровня подчеркивает субъект - субъектный характер отношений между преподавателями и студентами. Студент, является объект взаимодействия, в то же время выступает и субъектом своего развития.

Из приведенной иерархической схемы взаимодействия видно, что каждый нижестоящий уровень субъекта управления является одновременно и объектом управления по отношению к вышестоящему уровню.

Управление учебным заведением осуществляют директора и его заместители, функциональные обязанности, порядок назначения или избрания которых определяется уставом колледжа. Первостепенная роль в управлении учебно-воспитательным процессом принадлежит директору колледжа, которая, как правило, имеет опыт педагогической работы не менее трех лет, обладает необходимыми организаторскими способностями. Функциональные обязанности директора должны быть направлены на качественное управление, чтобы достичь высоких результатов

В самом общем виде функциональные обязанности директора колледжа определены во «Временном положении о государственных общеобразовательных учебных заведениях», на основании которого каждого общеобразовательное учебное заведение разрабатывает свой устав.

8. Рекомендации  по совершенствованию системы  менеджмента качества ГБОУ СПО «МГКБИТ»

1 Повышения эффективности  системы менеджмента качества  посредством обучения персонала

В связи с текучестью кадров, появлением молодых и новых специалистов нужно проводить мотивационную политику, чтобы у сотрудников колледжа был стимул работать в данном учреждении.

Рекомендации:

1. Организовать обучение  Персонала как внутри , так и  вне его.

2. Планировать специализированное  необходимое по всем категориям  работников обучение, изучив предложения  об учебе со стороны ВУЗов  и фирм.

3. Вести регулярные записи  о результатах обучения, вносить  их в информационный "Банк данных".

4. Провести в два этапа  обучения персонала по качеству, ознакомив с требованиями СК.

5. Предусмотреть меры  стимулирования обучения Персонала.

6. Разработать План карьерного  роста сотрудников, зависящего от  их квалификации, опыта и качества  работы.

2. Рекомендации  по совершенствованию менеджмента  качества маркетинговой службы.

Отдел Маркетинга, проводит недостаточную работу по поиску Заказчика и продвижению услуг анализу рынка. Не проводится анкетирование потребителей, изучение их требований к продукции.

Рекомендации:

На предприятии необходимо разработать и установить систему обратной связи с потребителем в виде:

– анкет;

– телефонной и факсимильной связи;

– жалоб, претензий.

Анкеты от потребителя должны обрабатываться отделом маркетинга. Информация доводится до всех заинтересованных лиц.

Претензии поступают директору, они должны расследоваться и анализироваться причины несоответствий. Анализ претензий должен доводиться до всех заинтересованных подразделений, которые производят корректирующие и предупреждающие действия.

3. Рекомендации по совершенствованию менеджмента качества учебно-методической службы.