Анализ и построение внутренней среды организации

 

Введение

 

 

Любое экономическое явление  всегда существует в определенной среде. Это можно сказать и об организациях. Изучение элементов внутренней среды  предприятия имеет большое значение для любой фирмы. Внутренняя среда  является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время  может быть источником проблем и  даже ее гибели.

В условиях рыночных отношений  особенно значимыми факторами для  успешного развития предприятий  является ее внутренняя среда. Внутренние факторы формируются самим предприятием, в первую очередь его руководством.

Совокупность внутренних элементов организации (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих ей специфическое лицо, образует ее внутреннюю среду. Такие  элементы, как существующие изначально, так и возникающие в результате управленческих решений, могут (хотя и  не полностью) контролироваться и корректироваться, а также самоорганизовываться.

Внутренняя среда фирмы  является своего рода лакмусовой бумажкой общего состояния компании. Работа с персоналом, отслеживание конфликтов между руководителями и подчиненными, корпоративные издания, совместные мероприятия, отчеты, финансовый контроль и многое другое входит в обязанности  отдела по работе с персоналом или  группы людей в составе департамента PR.

Практика показывает, что  формирование системы управления предприятием требует комплексного подхода, основанного  на координации всех процессов деятельности предприятия, так как с переходом  к рыночной системе хозяйствования перед отечественными предприятиями  встала проблема самостоятельного поиска ресурсов и источников финансирования производственной деятельности. Только при наличии полноценной, эффективной  системы управления предприятие  продолжает развиваться и двигаться  вперед.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Понятия и  основы построения внутренней  среды организации.

 

1. Понятие и сущность организации

 

Приступая к изучению внутренней среда организации, первоочередным шагом является определение понятия  организация.

Анализ экономической  литературы, посвящённой данной теме, показывает, что применение термина  организация, в современной науке  и практике настолько же обыденно, насколько и многообразно.

Он используется в оборотах, отражающих и раскрывающих самые  разнообразные области жизни.

Всё, что окружает людей, или то, что можно себе представить, так или иначе рассматривается с позиций организации.

Между тем в понимании  термина организация, можно выделить ряд самостоятельных и наиболее часто встречающихся определений, отражающих достаточно широкий спектр общепринятых представлений и применений.

Организация (от франц. organisation - устройство) - внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие частей целого, обусловленные его строением.

Термин организация (от лат. organizare - сообщать стройный вид, устраивать) интерпретируется в науке как достижение структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно самостоятельных частей в системном объекте.

Единого понимания организации  до сих пор не выработано. Однако эта дифференциация взглядов не вносит неопределенности в процесс познания организации как явления, скорее наоборот, позволяет более полно  ее изучить.

Организацию характеризует  упорядоченность частей, которые  образуют единство (целое), обратное воздействие  таково, что целое содействует  сохранению частей. Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными  границами, которое функционирует  на относительно постоянной основе для  достижения общей цели или целей.

В каждодневном бытовом употреблении под организацией, прежде и чаще всего, понимается официальное учреждение или общественная структура (предприятие, компания, институт, орган власти, представительство  и т. д.), то есть реально существующая, целенаправленно функционирующая  социальная система.

Организация определяется и  как внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее  дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная ее внутренним строением, это также совокупность процессов или действий, ведущих  к образованию и совершенствованию  взаимосвязи между частями целого, или объединение людей, совместно  реализующих некоторую программу  или цель и действующих на основе определенных процедур и правил.

Уже такой, достаточно поверхностный, первичный анализ приводит нас к  выводу о том, что исключительно  широкое и разнообразное восприятие, понимание и применение термина  организация отражает явления и  события.

Они могут представлять собой  как процесс, так и систему, иметь  субъективную, объективную и смешанную  природу, проявляться в материальных, интеллектуальных и смешанных формах

Любое экономическое явление  всегда существует в определенной среде. Это можно сказать и об организациях.

Совокупность внутренних элементов организации (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих ей специфическое лицо, образует ее внутреннюю среду.

Непрерывные изменения внутренней среды организации с особой остротой ставят вопрос о своевременной адаптации  и корректировке, маневрировании ресурсами. Исполнение данной функции носит  весьма ответственный характер, так  как это одна из форм проявления механизмов саморегулирования и  самосохранения системы. Масштабы координационных  усилий соответствуют деформационным потребностям. Наибольший уровень сложности  принадлежит тем мероприятиям, которые  касаются качественного преобразования всей системы.

Но следует помнить, что  в управлении эти переменные никогда  не должны рассматриваться отдельно. Никто не будет отрицать, что задачи организации влияют на выработку  целей. Точно так и все остальные  внутренние переменные взаимосвязаны  и влияют друг на друга.

Этот рисунок представляет собой модель, показывающую взаимоотношения  внутренних переменных: целей, структуры, задач, технологии и людей. Но нужно  не забывать, что организация - открытая система. И поэтому эта схема  не может быть адекватной полной моделью  переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на нем показаны только внутренние переменные. Правильнее рассматривать этот рисунок как  модель внутренних социотехнических подсистем организации. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

Чтобы определить стратегию  поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство  должно иметь углубленное представление  о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях развития и месте, занимаемом в ней  организацией. При этом внутренняя среда и внешнее окружение  изучается стратегическим управлением  в первую очередь для того, чтобы  вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать  при определении своих целей  при их достижении.

Управление организацией является одним из основных видов  всей совокупности управления. Представляет собой способ воздействия на процесс  производства, каких - либо благ или  услуг с целью его упорядочения на основе объективных законов развития производства.

Управление в организации  является взаимоотношением между руководителем  и подчиненным ему персоналом, направленное на достижение результатов  деятельности организации. Управление соединяет все человеческие и  материальные ресурсы с целью  выполнения задач, стоящих перед  организацией.

Эффективность работы предприятия  существенно зависит от организационной  формы, выбранной для управления им. Поэтому организационная структура  должна соответствовать конкретному  объекту управления (предприятию), его  целям и условиям, в которых  осуществляется функционирование объекта  и управление им.

В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Без развития методов проектирования структур управления Затруднено дальнейшее совершенствование управления и  повышение эффективности производства, так как:

Во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать  старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям  рыночных отношений, создают опасность  деформации самих задач управления;

Во-вторых, в сферу хозяйственности  управления техническими системами. Комплексный  подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был  подменён работой по внедрению и  использованию автоматизированных систем управления;

В-третьих, создание структуры  должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

В-четвёртых, проектирование сложнейшего механизма - механизма  управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.

При разработки принципов и методики проектирование структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Оно, прежде всего, включает систему целей и их распределение между различными звеньями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Внутренняя среда организации и ее переменные

 

Изучение внутренней среды  организации является важным и значимым условием, определения внутренних возможностей и потенциала, на которые фирма  может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет  также лучше уяснить цели и  задачи организации.

Менеджер формирует и  изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду предприятия, представляющую собой ограниченное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого  он должен уметь выделять и знать  их.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри компании, которые в основном, являются результатом управленческих решений. В то же время есть факторы, не зависящие  от руководства компании [4]. Например, монотонность и принудительный ритм работы на конвейерах крупнейших современных  компаний не могут быть преодолены руководством без угрозы банкротства  ввиду резкого снижения эффективности  производства.

Внутренняя среда каждой организации формируется под  воздействием переменных, оказывающих  непосредственное влияние на осуществляемые здесь процессы. Именно они предопределяют структуру предприятия, необходимые  ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты  внутренней среды.

Все выше перечисленное составляет среду, в которой осуществляется функционирование фирмы. Среда воздействует на это функционирование. Для эффективного управления фирмой нужно понимать действие факторов среды, уметь не только определять влияние на организацию множества факторов, но и предвидеть это влияние. Факторы среды принято называть переменными. Эти факторы действуют как внутри организации, так и вне ее.

Основными переменными, которые  требуют внимания руководства, являются (рисунок 2): цели; структура; задачи; технология; люди.

Цель - это конкретное конечное состояние или желаемый результат, к которому стремится группа людей, работающих вместе.

Компании, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, в основном, на создании определённых товаров и  услуг в рамках специфических  ограничений - по затратам и прибыли. Например, для того, чтобы получить желаемую прибыль, руководство компании должно сформулировать цели в таких  областях деятельности компании, как:

-Доля рынка;

-Разработка нового ассортимента  товаров или услуг;

-Качество услуг;

-Подготовка и расстановка  руководителей;

-Социальная ответственность.

Последняя цель относится, в  основном, к некоммерческим организациям. Лежащие в основе этой цели этические  понятия и нормы являются скорее философией конкретных организаций, чем  следствием их природы как коммерческих и некоммерческих организаций.

Цели подразделений должны быть направлены на конкретный вклад  в цели компании в целом, а не вступать в противоречие с целями других подразделений. Среди целей отдельных подразделений могут быть, например, уменьшение кредитных потерь (цель финансового подразделения), сокращение количества жалоб (подразделение маркетинга) и т.д.

 

Структура компании - это  логические взаимоотношения уровней  управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая  позволяет наиболее эффективно достигать  целей компании. Основным моментом в структуре компании является специализированное разделение труда, т.е. закрепление  конкретной работы за специалистами. Примером специализированного разделения труда  может служить разделение управленческого  труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству и т.д. Задача - это предписанная работа, серия  работ или часть работы, которая  должна быть выполнена заранее установленным  способом и в заранее установленные  сроки.

Руководитель должен твёрдо знать, что с технической точки  зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности.

Задачи компании традиционно  делятся на три категории [2]:

1. Работа с людьми;

2. Работа с предметами;

3. Работа с информацией. 

Выполнение любой задачи связано с работой с людьми. Время решения той или иной задачи зависит от её принадлежности к той или иной категории.

Технология - это процесс  преобразования экономических ресурсов (люди, физические материалы и информация) в искомые продукты и услуги. Технологии тесно связаны с задачами, поскольку  выполнение любой задачи требует  использования той или иной технологии.

Современная наука о менеджменте  предлагает следующую классификацию  технологий, отражающую взаимоотношения  между содержанием задач и  технологий [12]:

1) по Джоан Вудворд:

1. Единичное мелкосерийное  или индивидуальное производство, где изготавливается только одно  или малая серия одинаковых  изделий, в том числе и производимых  по индивидуальным заказам.

2. Массовое или крупносерийное  производство применяется при  производстве большого количества  идентичных или очень похожих  изделий. Такой тип производства  характеризуется механизацией, использованием  унифицированных деталей и конвейерным  способом сборки. Почти все потребительские  товары изготавливаются на основе  этого типа технологий.

3. Непрерывное производство  использует автоматизированное  оборудование, работающее круглые  сутки для непрерывного производства  одинакового по своим характеристикам  продукта в больших объёмах.  Примерами могут служить энергетические  отрасли.

2) по Джеймсу Томпсону:

1. Многозвенные технологии  характеризуются серией взаимозависимых  задач, которые должны выполняться  в строгой последовательности.

2. Посреднические технологии  характеризуются встречами групп  людей, которые являются или  хотят быть взаимозависимыми. Например, клиенты и покупатели, вкладчики  банка и его заёмщики, различные  бюро (по трудоустройству, знакомств  и т.д.).

3. Интенсивная технология  характеризуется применением специальных  приёмов, навыков или услуг,  чтобы произвести определённые  изменения в конкретном материале,  поступающем в производство. Например, монтаж фильма, медицинские операции, химическая и термическая обработка  металлов и др.

 

Между всеми перечисленными типами технологий существует взаимосвязь, например, интенсивные технологии эквивалентны индивидуальным, посреднические - занимают промежуточное место между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства. Следовательно, никакой тип технологий не может считаться „лучшим”, каждый имеет свои преимущества и лучшим образом соответствует выполнению определённых задач и достижения конкретных целей.

Рассмотрим переменную «Люди». Существует три основных аспекта  человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению [5]:

1. Поведение отдельных  людей;

2. Поведение людей в  группах;

3. Характер поведения  руководителя, функционирование менеджера  в роли лидера и его влияние  на поведение отдельных людей  и групп.

Менеджеры любого уровня занимаются вопросам поведения людей как  отдельных личностей, как групп  и как людей, выступающих в  роли лидеров. Аспектами индивидуального поведения, которые имеют наибольшее значение для руководителя, являются: способности, одарённость, отношения, потребности, ценности, ожидания, восприятие. Среда, которую создаёт руководство, часто имеет большое значение и влияние на поведение работника. Следовательно, руководители должны стараться сделать эту среду способствующей достижению целей компании.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определённой степени влияет на все другие. Совершенствование одной переменной, например, такой как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения отрицательно сказываются на другой переменной, например, людях.

Одним из подходов к группировке  факторов внутренней среды может  быть определение их через те или  иные стороны общих характеристик, параметров - это наличие общих  целей, преобразование ресурсов, зависимость  организации от внешней среды, разделение труда, образование подразделений, необходимость и наличие управляющего органа.»

В этом смысле данные факторы  можно сгруппировать следующим  образом (таблица 1.).

Таблица 1 - Группировка факторов внутренней среды организации

 

Критерий классификации                                    Наименование фактора 

 

1. Наличие общих целей                                                 Цели, совместные ценности 

2. Преобразование ресурсов                                           Персонал, технология, финансовая                                             

                                                    система, информационная система, бизнес-процесс 

3. Зависимость организации  от внешней среды                      Стиль организации, стратеги 

4. Разделение труда                                                          Навыки персонала, задачи 

5. Образование подразделений                                        Структура 

6. Необходимость и наличие  управляющего органа           Власть 

7. Прочие                                                                             Культура организации

внутренний среда управление

Анализ таблицы 1 позволяет  сделать вывод, что исследователи  делают акцент в основном на один критерий - преобразование ресурсов. Это связано  с тем, что организация и создается  для преобразования ресурсов в конечный результат. Кроме того, необходимо отметить определенную взаимосвязь и взаимообусловленность  факторов, что не позволяет каждый из них жестко отнести только к  одной группе. Показанная в табл. 1. группировка факторов внутренней среды основана на системном и  ситуационном подходах и характеристике организации как единого целого, имеющего свои общие со всеми организациями  специфические черты.

Кроме этой классификации  можно использовать деление факторов на объективные и субъективные, основываясь  на том, что организация представляет собой социотехническую систему. К группе объективных факторов внутренней среды относятся структура, цели, задачи, технология, финансовая система, информационная система, стратегия, бизнес-процессы, а также персонал и др. К группе субъективных факторов, определяемых характеристиками и отношениями людей в организации, - совместные ценности, стиль организации, навыки персонала, власть, культура организации и др. Помимо этого, рассматривая организацию как преобразующую систему, можно разделить все факторы на три группы: входа (ресурсы); выхода (результаты); процесса преобразования (производство). Предложенная классификация факторов не является единственно возможной, хотя на данный момент времени другой классификации авторы не имеют. Классификация, если она принята исследователем как верная, служит основанием к выделению и оценке полноты предлагаемой системы факторов, поэтому она достаточно важна в теоретическом и практическом смысле.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Анализ внутренней среды, как исходный процесс управления

 

Анализ среды, очень важный для выработки стратегии организации, очень сложный процесс, требующий  внимательного отслеживания происходящих в среде процессов, оценки факторов и установления связи между факторами  и теми сильными и слабыми сторонами, а также возможностями и угрозами. Очевидно, что, не зная среды, организация  не сможет существовать. Организация  изучает среду, чтобы обеспечить себе успешное продвижение к своим  целям.

Анализ среды обычно считается  исходным процессом стратегического  управления, так как он обеспечивает базу для определения миссии и  целей фирмы и для выработки  стратегий поведения, позволяющих  фирме выполнить миссию и достичь  своих целей. Анализ среды предполагает изучение трех ее частей:

       - макроокружения;

       - непосредственного окружения;

       - внутренней среды.

Анализ внутренней среды  вскрывает те внутренние возможности  и тот потенциал, на который может  рассчитывать предприятие в конкурентной борьбе в процессе достижения своих  целей, а также позволяет более  верно сформулировать миссию и лучше  уяснить цели организации. Исключительно  важно всегда помнить, что организация  не только производит продукцию для  окружения, но и обеспечивает возможность  существования своим работникам, предоставляя им работу, возможность  участия в прибылях, создавая для  них социальные условия и т.п.

        Внутренняя среда анализируется по следующим направлениям:

- кадры предприятия, их  потенциал, квалификация, интересы  и т.п.;

- организация управления;

- производство, включающее  организационные, операционные и  технико-технологические характеристики, научные исследования и разработки;

- финансы фирмы;

- маркетинг;

- организационная культура.

Применяемый для анализа  среды метод СВОТ (англ.SWOT) - сила (strength), слабость (weakness), возможности (opportunities) и угрозы (threats) - является широко признанным подходом, позволяющим провести совместное изучение внешней и внутренней среды. Применяя метод СВОТ, удается установить линии связи между силой и слабостью, которые присущи организации, и внешними угрозами и возможностями. Методология СВОТ предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, и после этого установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации.

Рассмотрим набор характеристик, заключение по которым должно позволить  составить список слабых и сильных  сторон организации, а также список угроз и возможностей для нее, заключенных во внешней среде

        Сильные стороны:

- выдающаяся компетентность;

- адекватные финансовые  ресурсы;

- высокая квалификация;

- изобретательный стратег  в функциональных сферах деятельности  организации;

- возможность получения  экономии от роста объема производства;

- подходящая технология;

- преимущества в области  издержек;

- наличие инновационных  способностей и возможности их  реализации;

- проверенный временем  менеджмент.

Слабые стороны:

- нет ясных стратегических  направлений;

- устаревшее оборудование;

- более низкая прибыльность  потому, что...;

-недостаток управленческого  таланта и глубины владения  проблемами;

-отсутствие некоторых  типов ключевой квалификации  и компетентности;

-плохое отслеживание  процесса выполнения стратегии;

- очень узкая производственная  линия;

- неспособность финансировать  необходимые изменения в стратегии.

Возможности:

- расширение производственной  линии;

- увеличение разнообразия  во взаимосвязанных продуктах;

-добавление сопутствующих  продуктов;

- вертикальная интеграция;

- возможность перейти  в группу с лучшей стратегией;

Угрозы:

- неблагоприятная политика  правительства;

- рецессия и затухание  делового цикла;

- возрастание силы торга  у поставщиков;

- изменение потребностей  и вкуса покупателей;

- неблагоприятные демографические  изменения [1;c. 207].

Организация может дополнить  каждую из четырех частей списка теми характеристиками внутренней среды, которые  отражают конкретную ситуацию, в которой  она находится. После того как  конкретный список слабых и сильных  сторон организации, а также угроз  и возможностей составлен, наступает  этап установления связей между ними.

Изучение внутренней среды  направлено на уяснение того, как: сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается  в конкурентной борьбе и которую  она должна стремиться расширять  и укреплять. Слабые стороны - это  предмет пристального внимания со стороны  руководства, которое должно делать все возможное, чтобы избавиться от них.

Таким образом, можно сделать  вывод о том, что анализ внутренней среды это очень важный для  выработки стратегии организации  и очень сложный процесс, требующий  внимательного отслеживания происходящих в среде процессов, оценки факторов и установления связи между факторами  и теми сильными и слабыми сторонами  организации, а также возможностями  и угрозами. Очевидно, что, не зная среды, организация не сможет существовать.

 

 

 

 

Заключение

 

Таким образом, анализ внутренней среды позволяет оценить сильные  и слабые стороны самого предприятия. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов предприятия, состояние которых определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает предприятие. Кадровый срез внутренней среды охватывает взаимодействие руководителей и рабочих, найм, обучение и продвижение кадров, оценка результатов труда и стимулирование и т.п. Организационный срез включает в себя коммуникационные процессы, организационные структуры, нормы, правила, иерархию поведения. В производственный срез входят изготовление продукта, снабжение, обслуживание технического парка, осуществление исследований и разработок. Маркетинг охватывает процессы, связанные с реализацией продукции. Финансовый срез включает процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств на предприятии.