Аттестация персонала

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  автономное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Российский государственный  профессионально-педагогический университет»

 

Институт экономики  и управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

 

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

 

«Управление персоналом»

 

 

На тему: «Аттестация  персонала»

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студентка гр. Мг-216С АУ

Кутергина Анастасия  Анатольевна

                                                                   Проверил: Фадеева Татьяна Ивановна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2012

 

Содержание:

 

Введение.

Аттестация персонала - кадровые мероприятия, призванные оценить  соответствие уровня труда, качеств  и потенциала личности требованиям  выполняемой деятельности. Главное  ее назначение - не контроль исполнения (хотя это тоже очень важно), а  выявление резервов повышения уровня отдачи работника.

Функции распределяются между линейными руководителями (менеджерами) и менеджерами по персоналу (кадровыми службами), что иллюстрирует табл.1

 

Таблица 1

Линейные руководители

Кадровые службы

1. Консультируют по выделению существенных параметров оценки 2. Участвуют в аттестационных  процедурах в качестве экспертов,  готовят индивидуальные оценочные  материалы (анкеты, характеристики, рекомендации) для аттестуемых. Участвуют  в работе аттестационных комиссий

1. Основываясь на корпоративной политике, разрабатывают общие принципы оценки персонала 2. Разрабатывают нормативные  и методические материалы 3. Организуют аттестационные  процедуры 4. Обучают линейных  менеджеров эффективной работе  в рамках аттестационных процедур  и собеседований 5. Контролируют реализацию  аттестационных процедур 6. Обрабатывают и анализируют  данные 7. Осуществляют хранение  и использование кадровой информации (в частности, для формирования  резерва и планирования карьеры)

 

Таким образом, в проведении аттестации принимают участие не только сотрудники кадровых служб, но и линейные руководители.

Эффективному сбору  информации, особенно по оценке труда, может способствовать привлечение  в качестве экспертов всех работников подразделения, в котором проходит аттестация, и работников, непосредственно взаимодействующих с данным подразделением.

 

Понятие аттестации.

Основой продвижения  сотрудника по служебной лестнице часто  является аттестация - специальная  комплексная оценка их сильных и  слабых сторон (знаний, навыков, умений, черт характера, влияющих на достижение цели), степени их соответствия требованиям должности (при этом нельзя смешивать качества и сведения о них, содержащиеся в документах, например, дипломе), деятельности (сложности и производительности труда) и ее результативности (вклада и вклада в общие результаты подразделения и организации в целом). Оценка проводится с целью определения соответствия работника должности.

Оценка в рамках аттестации может быть относящейся к работнику  в целом или локальной, касающейся только одной его функции; пролонгированной - за длительный период времени и экспрессивной, нацеленной на текущую деятельность. На пролонгированную оценку влияют прежние события, на экспрессивную - в основном эмоции.

Объектом аттестации могут быть также отдельные подразделения (прежде всего управленческие) и их элементы, в частности структура штатов, организация, сложность и условия труда, их влияние на подчиненных и результаты деятельности. Сюда же можно отнести аттестацию рабочего места - комплексную оценку его соответствия прогрессивным техническим, технологическим и организационным решениям, требованиям охраны труда, нормативам и стандартам. Основные задачи такой аттестации: рационализация, улучшение условий труда, ликвидация неэффективных или излишних рабочих мест.

Выделяют следующие  виды аттестации: итоговую, промежуточную  и специальную (по особым обстоятельствам).

При итоговой аттестации делается полная и разносторонняя оценка производственной деятельности работника  за весь период.

Это - оценка прошлого, без которой нельзя понять настоящее и судить о готовности людей к будущему. Но самые блестящие прошлые успехи - не гарантия хорошей работы, так как все меняется и поэтому необходимо оценивать личные качества. Это позволяет предвидеть поведение человека в сложных ситуациях и дополнить оценку итогов, на которые могут влиять в том числе и независимые внешние факторы. Обычно итоговая аттестация проводится раз в три - пять лет.

Промежуточная аттестация проводится через сравнительно короткие периоды, и каждая последующая должна базироваться на результатах предыдущей.

Регулярные аттестации как основа продвижения и вознаграждения целесообразны там, где труд носит  индивидуальный характер. Но при этом нужно иметь в виду, что угроза снижения квалификационной категории в результате аттестации может иметь и обратный эффект.

Специальная аттестация в связи с особыми обстоятельствами, например направлением на учебу, утверждением в новой должности, проводится перед  принятием соответствующего решения.

Наряду с традиционной аттестацией в практике управления персоналом может иметь место  самооценка (самоаттестация) путем  письменных ответов аттестуемых  на вопросы специальных анкет. Испытуемые сами дают оценку выполнению своих  служебных и профессиональных обязанностей, достигнутым результатам, производственной дисциплине и проч., что позволяет узнать, какие требования предъявляют к себе работники. Однако самооценка весьма субъективна (может иметь место излишняя скромность или, наоборот, желание покрасоваться).

В соответствии с принятой в РФ практикой аттестация должна проводиться периодически не реже одного раза в пять лет; в отношении руководящих  работников и специалистов производственных отраслей народного хозяйства - не реже одного раза в три года; в отношении мастеров, начальников участков и цехов - не реже одного раза в два года. Периодическая оценка сотрудников побуждает руководителей к более интенсивному критическому рассмотрению их потенциальных возможностей.

Цели аттестации могут  быть явными и неявными (латентными). Явная цель, как уже говорилось, состоит в установлении в официальном порядке пригодности данного лица к выполнению тот или иной работы. Целями аттестации могут быть также контроль за выполнением поставленной задачи, вскрытие имеющихся резервов повышения эффективности работы, решение вопроса об объеме, путях и формах обучения, переподготовки и т.п.

Латентные цели могут  состоять в следующем: выполнении требования вышестоящей организации или  руководства; придании большего веса принятым прежде кадровым решениям; знакомстве руководителя с сотрудниками; придании ему большего веса в их глазах; разрушении круговой поруки, существующей в коллективе; активизации работы; возложении формальной ответственности за расстановку кадров на аттестационную комиссию и проч.

Аттестация персонала  позволяет сделать достаточно надежный вывод о возможности поощрения  или наказания работника, целесообразности, сроках и направлениях его служебного продвижения либо о нецелесообразности последнего. Отсутствие надежных систем оценки в данном случае может привести к тому, что организация потеряет способного работника.

Действующим в РФ законодательством  предусматривается, что аттестация работников является одним из условий  изменения трудового договора и  имеет целью улучшение подбора и расстановки кадров (продвижение сотрудника по службе, сохранение его в прежней должности, перевод на новое место, увольнение, в том числе и о связи с сокращением штатов при неполной занятости), стимулирование сотрудников к повышению квалификации, улучшению качества и эффективности работы, обеспечение более тесной связи заработной платы с результатами труда, воспитание кадров.

На основании результатов  аттестации руководитель организации  вправе понизить или повысить работника  в классном звании или квалификационной категории; повысить или понизить его должностной оклад; установить, изменить или отменить надбавку к нему; повысить или освободить работника от должности. Причем все негативные меры применяются только с учетом мнения аттестационной комиссии.

По итогам аттестации можно составить схему должностей и указать на ней условными  знаками, что, в отношении кого нужно  делать.

Далее проводится экспертная оценка анкет, заполненных самим  аттестуемым, его руководителем  и подчиненными, если таковые имеются. Анкеты включают сведения о способности работника планировать, организовывать, контролировать, принимать решения; прошлом опыте работы, планах на будущее, профессиональных качествах; присутствии и степени развитости 24 основных черт характера, среди которых упорство, оптимизм, скрытность, грубость, болтливость, исполнительность и т.п.

После этого аттестуемый  выполняет письменное задание: разрабатывает  проект какого-либо документа или  делового письма. И наконец, он держит устный экзамен в форме собеседования, интервью или дискуссии на производственные темы.

Описанные подходы к  аттестации сводятся к контролю за деятельностью работника и ее оценке (а по существу, «судебному приговору») с целью поощрения, наказания, продвижения  по службе.

При проведении всех форм оценки считается недопустимым наказывать работников за любые ошибки и уничижать критикой; оценивать людей вместо их действий и обстоятельств; искать виновных вместо причин (прежде, чем критиковать, руководитель должен оценить и свою вину); зацикливаться на негативных явлениях, а не на поощрении достижений; копить претензии для публичного разноса (обвинения должны быть дозированы); приуменьшать вклад сотрудника в позитивный результат; отмахиваться от объяснений, поскольку чаще всего они правдивы.

Успех аттестации предопределяется прежде всего использованием надежных достоверных методов, объективным, доброжелательным отношением к аттестуемым, хорошим их знанием, ясности целей, четкостью, адекватностью отражения  вклада каждого, сопоставимостью критериев и показателей оценки, которые сегодня часто определяются руководителем совместно с работниками на основе перечня служебных обязанностей и личных целей.

Нужно помнить, что аттестационная оценка несет в себе элемент мотивации  и является предпосылкой изменения поведения работника. Общая позитивная оценка улучшает результаты работы в 70 - 90% случаев, но способствует формированию завышенной самооценки; общая отрицательная оценка, наоборот, формирует неуверенность в себе. Более обоснованна поэтому оценка конкретных поступков.

Заинтересованность сотрудника повышается, если он видит поддержку  и помощь в работе, деле принятия на себя более сложных функций, перспективы  роста оплаты и служебного продвижения. Замалчивание оценки или ее унификация действуют хуже наказания, ибо приводят к безразличию, а информирование сотрудника и его окружения о результатах «окрыляет» и повышает эффективность труда.

Роль кадровых служб  в деле аттестации состоит в разработке на основе действующего законодательства ее детальных положений и принципов, контроле их применения, аккумуляции и хранении полученной в результате аттестации информации о персонале.

 

Объекты и показатели аттестационной оценки.

Основными объектами  оценки при аттестации персонала  мот быть:

результаты труда за определенный период времени;

те или иные стороны  деятельности или отношение к  своим обязанностям;

черты личности, связанные  с выполнением рабочих или  служебных функций;

потенциальные способности  к соответствующей работе.

Нужно иметь в виду, что вследствие различия функций эти моменты имеют неодинаковое значение и формы проявления для различных категорий персонала. В соответствии с этим объективно должны различаться основные факторы и показатели самой оценки.

Под факторами оценки здесь понимается набор характеристик оцениваемого, позволяющий получить адекватное представление о нем, а под показателями - степень выраженности этих характеристик. Кроме того, необходимо выделить такое ключевое понятие, как критерий оценки. Это своего рода порог, за которым состояние фактора оценки будет удовлетворять или не удовлетворять неким требованиям.

Факторы оценки делятся на основные и дополнительные. К основным относятся  те, без которых невозможно составить  представление о субъекте и расшифровать содержание его оценки. Дополнильные факторы помогают глубже раскрыть и уточнить это содержание. Они бывают как самостоятельными, т.е. «заполняющими пробелы» между основными, так и вспомогательными, уточняющими последние.

Установление факторов оценки не означает, что всем им в обязательном порядке должны соответствовать качества работника, так как они являются ориентирами для нее. В то же время отсутствие четкости и конкретности в критериях и факторах оценки приводит к тому, что на практике разные руководители при оценке одних и тех же качеств подчиненных подходят с разных, а иногда и с противоположных позиций. В результате работники теряют ориентировку, из-за чего снижается эффективность их деятельности.

Рассмотрим основные факторы оценки, применимые к большинству работников. К ним можно отнести: профессиональные (знания, опыт, навыки); моральные (трудолюбие, принципиальность, честность, обязательность, самокритичность); волевые (энергичность, упорство, работоспособность); деловые и организаторские (инициативность, целеустремленность, самостоятельность, собранность, исполнительность, дисциплинированность, лидерские задатки, оперативность, творческий подход к делу); потенциальные способности, т.е. качества, которые не раскрыты, но, вероятно, раскроются в будущем (в данный момент определяются на основе тестирования). При этом люди аттестуются только с точки зрения содержания работы. Личность человека как таковая оценке не подлежит, иными словами, нельзя делать выводы, хорошим он является в целом или плохим.

Если рассматривать вопрос более конкретно, в качестве основных факторов оценки руководителей можно назвать моральные и волевые качества, эрудицию, организаторские способности, общие итоги работы организации или подразделения. Причем при оценке руководителей функциональных служб речь идет об управленческих итогах, а линейных - о производственных с учетом «цены» этих результатов.

Для специалистов факторами оценки будут компетентность, творческая активность, потенциальные возможности, умение излагать свои мысли. Результаты их труда  могут оцениваться степенью достижения поставленных целей, своевременностью, оперативностью, полнотой и качеством выполнения заданий. Основным фактором оценки квалификации работника является производственный стаж; деловые качества количественной оценке не поддаются.

Деятельность людей оценивается  по таким факторам, как комплексность, масштабность, управленческая и технологическая  сложность.

Сложность труда работника управления оценивается по таким факторам, как  содержание работы, разнообразность, самостоятельность, масштабы и сложность руководства, характер и степень ответственности, соотношение творческих и стандартных процедур.

При оценке стандартных  работ можно пользоваться затратами времени на выполнение основных обязанностей, поэтому важно разделять работы на свойственные и несвойственные должности, планируемые и не планируемые, нормируемые и ненормируемые.

Саму оценку затрат времени  можно проводить, учитывая перечень и удельный вес следующих работ: свойственных данной должности, повторяющихся, планируемых, нормируемых, нестандартных и творческих.

Для измерения сложности  труда и качеств работника  могут применяться следующие  методы:

Описательная характеристика труда или работника.

Характеристика, исходящая  из идеальных критериев (реальные работники  сопоставляются с ними и фиксируются  отличия), но в этом случае сложно определить идеал.

Сравнение с реальными  критериями - другими видами труда  или работниками (индивидуальные, парные, групповые сравнения),

В виде источников информации для оценки руководителей могут  использоваться операционный и балансовый отчеты; анализ экспертами положения  дел в организации и причин отклонений от поставленных целей; протоколы  заседаний комитетов и комиссий; результаты опроса работников, потребителей и клиентов; отзывы в средствах массовой информации.

 

Проведение аттестации персонала.

Одним из наших новых  профилей деятельности (с 2004 года) является подготовка и проведение комплекса  мероприятий для аттестации персонала. Аттестация является эффективным средством получения информации о возможностях, квалификации, настроениях персонала.

1. Разработка проекта  аттестации.

Постановка целей аттестации персонала в соответствии с целями и задачами компании, ее стратегией развития. Определение круга необходимых сведений, постановка задачи сбора информации. Согласование проекта с руководством компании.

2. Стандартизация и  ранжирование предметов, критериев,  методов оценки.

Предметами оценки могут  быть характеристики одной из следующих групп - особенности поведения, эффективность деятельности, уровень достижения цели, уровень компетенции.

 Для различных групп  сотрудников, различных отделов  и уровней иерархии компании  могут быть разработаны специальные  критерии оценки. В одном случае основным критерием будет служить компетентность и уровень знаний по специальности, в другом - количественные показатели деятельности, в третьем - умение быстро реагировать в нестандартных ситуациях.

Производственные рабочие.

 Наиболее оптимальным методом оценки, профессионально и корпоративно важных качеств, для группы производственного персонала является метод групповой экспертной оценки. В качестве экспертов выступают начальники цехов, участков, мастера смен.

Персонал магазинов, салонов - продавцы, продавцы-консультанты, менеджеры по работе с клиентами.

 Для оценки профессиональных  знаний о характеристиках предлагаемых  товаров или услуг наилучшим  образом подходит метод тестирования (в том числе с применением  компьютерных систем). Составляется перечень вопросов и варианты выбора ответа. В том числе, если на предприятии имеется система категорий для одних и тех же должностей, предполагается составление нескольких уровней сложности опросных листов. Наиболее удобно проводить тестирование с помощью специализированной компьютерной базы знаний. Для оценки профессиональных навыков работы с клиентами и покупателями предлагается метод моделирования ситуации. Возможно проведение тестирования в форме игрового семинара с последующим обсуждением принятых каждым сотрудником решений.

Специалисты в области  информационных технологий - программисты, системные администраторы

 Для адекватности  восприятия результатов аттестации  желательно наличие достаточного  количества сотрудников данной  группы. Аттестация актуальна для интернет-компаний, веб-студий, фирм-разработчиков программного обеспечения и т.п.

 Уровень знаний  данной группы сотрудников позволяет  предположить возможность жульничества  при использовании обычной системы  тестов на компьютере. Поэтому  для оценки профессионального уровня предлагается использовать метод групповой экспертной оценки, причем в качестве экспертов будут выступать все работники группы. В этом случае, для получения более объективных результатов, необходимо, чтобы оценка каждым сотрудником своих коллег проводилась в индивидуальном порядке без предупреждения, чтобы избежать возможности предварительного сговора. Дополнительно может быть проведено собеседование сторонним специалистом.

Начальники подразделений, отделов.

 Лучшим способом оценки профессиональной компетенции будет квалификационная работа, позволяющая выявить стратегию поведения данного руководителя в повседневных и кризисных ситуациях.

3. Систематизация информации  о персонале.

В зависимости от уже  существующей системы учета сведений о персонале может быть использована как уже имеющаяся база данных, так и новая база данных, созданная для конкретного случая.

Сведения о каждом конкретном сотруднике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, семейное положение, дети, место прописки, место жительства, паспортные данные, данные загранпаспорта, индивидуальный номер налогоплательщика, номера в системе пенсионного обеспечения и медицинского страхования, данные о полученном профессиональном и дополнительном образовании (дипломы, удостоверения и т.п.), сведения о профессиональной деятельности (предыдущие места работы по трудовой книжке и со слов сотрудника, рекомендации и т.п.), информацию о продвижении сотрудника в период работы в компании, сведения о профессиональных и общегражданских наградах, наличие автомобиля и водительских прав, сведения об имеющемся у сотрудника имуществе (недвижимость, вклады в банках и т.п.), наличие судимостей (при наличии - информация о решении суда и отбытии наказания), любая другая информация по запросу кадровых служб или руководства предприятия.

Сведения о структуре  предприятия: перечень должностей с иерархией отношений начальник – подчиненный; должностные обязанности и инструкции.

Сведения о предшествующих аттестациях: отзывы, характеристики, результаты испытаний и принятые решения.

4. Сбор и упорядочивание  сведений по профессиональным  знаниям и навыкам

Информация делится  на группы по видам профессиональной деятельности персонала компании:

Для продавцов/менеджеров по сбыту - основные характеристики готовых  изделий (или товаров), способы использования (применения), отличия и сходства, отзывы.

Для секретарей/менеджеров по работе с клиентами - ситуационные решения в телефонных переговорах, правила хорошего тона и способы  быстрого завершения ненужных звонков.

Для технологов - технические аспекты производства, основные технологические и дополнительные операции, цепочки операций, характеристики станков.

Любые другие группы сведений по тем или иным областям деятельности.

5. Проведение аттестации

Весь комплекс мероприятий по аттестации, начиная с пробного тестирования и заканчивая обработкой результатов. Аттестация проводится согласно разработанным методикам и правилам.

 Ответы сотрудников,  протоколы заседаний экспертной  и аттестационных комиссий, бланки  оценок заполняются по единым образцам и записываются в общую базу данных. Обработанные опросные листы, содержащие варианты ответов, выводятся в виде готовой таблицы количества верных и неверных ответов.

 По результатам  проведенной аттестации вырабатываются  рекомендации к тем или иным перемещениям персонала.

6. Разработка системы  мотивации персонала.

Для компаний и отделов  с большим числом одинаковых должностей и невозможностью роста внутри компании разумно вводить несколько уровней  категорий работников для поддержки заинтересованности персонала в эффективном конечном итоге их деятельности. Как правило, основным механизмом стимулирования персонала к компетентному выполнению должностных обязанностей является однократное или периодическое материальное поощрение. Другими способами мотивации могут быть:

система денежных премий, выдаваемых каждый месяц по определенным показателям (за качество, за количество, за максимальный объем сделки, за минимальные  потери при производстве и т.п.);

система распределения  социального пакета (полностью или частично оплачиваемые обеды, компенсируемый проезд на транспорте, полностью или частично оплачиваемая медицинская страховка);

организация полностью  или частично оплачиваемых туристических  поездок (групповые поездки способствуют также личностному сближению сотрудников компании);

рекламирование (для дизайнеров, художников - создание портфолио и  упоминание в печатных и электронных  материалах компании);

распределение акций  компании среди сотрудников (на возмездной основе по льготным ценам или на безвозмездной основе);

организация дополнительного  обучения (полностью или частично оплачиваемые языковые курсы).

 

Автоматизация системы аттестации персонала.

 

Современные системы  аттестации персонала не могут не использовать возможности компьютерной обработки информации. Аттестация даже десяти сотрудников требует изрядного документооборота и множества взаимосвязанных действий, которые ускоряются и упрощаются в результате перевода большей части данных в электронный вид и применения программных алгоритмов анализа полученных сведений.

Cостав автоматизированной системы:

База данных о сотрудниках - личные карточки, отзывы и характеристики, дополнительные сведения о персоне, характеристики, информация о предыдущих аттестациях и т.п.

База данных о предприятии - структура персонала, должностные обязанности и инструкции, состав отделов и групп, взаимосвязи внутри компании.

База данных о характеристиках  и свойствах готовой продукции (товаров) - классификация по группам, видам, типам с выделением групповых  свойств и отдельных параметров.

База данных вопросов и ответов - содержание опросных листов с вариантами ответов (и указанием  правильного ответа при необходимости).

Хранилище данных проведенных  аттестаций - вся информация об аттестации - протоколы заседаний, опросные листы, принятые решения, документы о перемещении персонала.

Преимущества использования  автоматизированной системы:

Экономия времени - нет  необходимости в долгих заседаниях комиссий по аттестации - участники  аттестации могут ответить на вопросы тестов поблизости от своего рабочего места (или непосредственно на нем), причем сотрудники могут проходить процедуру тестирования одновременно.

Организационная четкость - Все сотрудники должны будут ответить на одинаковое количество вопросов, примерно одинаковой сложности. Результаты тестирования будут храниться как в электронном, так и в бумажном виде.

Географическая доступность - при необходимости тестирование могут пройти сотрудники удаленных  филиалов без необходимости личного  присутствия всех членов аттестационной или экзаменационной комиссии.

Объективность и снижение конфликтности - При надлежащей подготовке системы - баллы, получаемые участниками  тестирования, не будут зависеть от личных симпатий и антипатий членов комиссии. Фиксирование результатов с возможностью последующего пошагового разбора исключает возможность манипулирования как со стороны участников, так и со стороны комиссии.