Аудит систем менеджмента качества

    СОДЕРЖАНИЕ:

 ВВЕДЕНИЕ                                                                                                     3

1. Аудит систем менеджмента качества                                                        5
2. Внешний и внутренний аудит, их сравнительная характеристика       10
3. Сравнение российской и зарубежной специфик организации системы внустреннего аудита                                                                                       21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                             30

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ                                      32

    ВВЕДЕНИЕ

    В любой компании рано или поздно встает ряд вопросов: как минимизировать издержки, насколько качество выпускаемой  ими продукции и оказываемых услуг отвечает требованиям их потребителей, доверяют ли им существующие и потенциальные партнеры, кредитные организации и государство. Разрешить все эти задачи может внедрение в организации современной системы менеджмента качества (СМК).

    В чем преимущество организации, у  которой есть сертификат ИСО перед  организацией, у которого такового нет? Сертификация ИСО— это процедура  проверки системы менеджмента качества (СМК) организации на соответствие ее стандарту ГОСТ Р ИСО 9001 – 2008. Наличие такого документа является гарантией качества товаров и предоставляемых услуг перед клиентами, поставщиками, организациями партнерами, банками и государством,порой является обязательным условием для заключения сделок с зарубежными партнерами. Таким образом, сертификация ИСО является желательной процедурой для любой перспективной, развивающейся организации. Но существует еще ряд не менее важных причин ее проведения.

    Есть  виды деятельности, для которых сертификация является обязательным условием ведения  бизнеса. С 01.01.2010г. прекратили действие всех выданные лицензии на строительную деятельность. Все без исключения строительные организации, планирующие продолжать бизнес, обязаны вступить в саморегулирующиеся строительные организации (СРО). По результатам маркетинговых исследований специалистов Международного центра, для вступления практически во все СРО обязательным является наличие системы управления качеством и подтверждающего документа - сертификата ИСО 9001-2008.

    Проведение  независимого аудита систем менеджмента качества является систематической, документированной процедурой выполняемой для получения результатов аудита и своевременного их исследования для того, чтобы установить степень выполнения всех критериев аудита.

    Таким образом, аудит систем менеджмента качества направлен, прежде всего, на определение причин появления несоответствий в системе менеджмента, производственных процессах, выпускаемой продукции или предоставляемых услугах компании. Следовательно можно определить основную цель аудита – это сбор объективных данных, с помощью которых можно будет выявить погрешности в самих производственных процессах, причины выпуска некачественных продуктов (предоставляемых услуг) или в системе менеджмента качества. 

    1. Аудит систем менеджмента качества

    Международные стандарты ИСО серий 9000 и 14000 придают особое значение аудитам как методу менеджмента для обеспечения мониторинга и верификации результативности внедрения политики организации в области качества и/или экологического менеджмента. Аудиты являются также существенной частью деятельности по оценке соответствия при сертификации/регистрации, оценке поставщиков, инспекционном контроле.

    Настоящий стандарт содержит руководящие указания по управлению программами аудита, проведению внутренних или внешних  аудитов систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента, а также по компетентности и оценке аудиторов (экспертов). Стандарт предназначен для потенциальных пользователей, включая аудиторов (экспертов); организаций, внедряющих системы менеджмента качества и экологического менеджмента; организаций, в которых необходимо провести аудиты систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента согласно договорам организаций, участвующих в сертификации или в обучении аудиторов (экспертов), а также для использования при сертификации/регистрации систем менеджмента; аккредитации или стандартизации в области оценки соответствия.

    Руководящие указания настоящего стандарта могут  быть полезны для лиц или организаций, заинтересованных в мониторинге  соответствия требованиям, например требованиям технических условий на продукцию, законов или регламентов.

    Стандарт  ИСО 19011 был разработан совместно  Техническим комитетом ИСО/ТК 176 "Менеджмент качества и обеспечение  качества" (подкомитетом ПК 3 Вспомогательные технологии) и Техническим комитетом ИСО/ТК 207 "Экологический менеджмент" (подкомитетом ПК 2 "Экологический аудит и экологические оценки").

    Международный стандарт ИСО 19011 отменяет действие и  заменяет стандарты ИСО 10011-1-90 - ИСО 10011-3-91, ИСО 14010-96 - ИСО 14012-96.

    На  сегодняшний день понятийный аппарат  на русском языке по системам менеджмента  окончательно не сформирован и в  ряде случаев для одних и тех  же понятий в различных документах используют разные термины.

    Например, для одного и того же понятия используют термины "управление окружающей средой" (ГОСТ Р ИСО 14001-98), "менеджмент охраны окружающей среды" (ГОСТ Р ИСО 9000-2001) и "экологический менеджмент". В настоящем стандарте предлагается использовать термин "экологический менеджмент", как более соответствующий смыслу термина "environmental management".

    Вместо  термина "наблюдения аудита" (audit findings) в настоящем стандарте в  отличие от ГОСТ Р ИСО 9000-2001 использован  термин "выводы аудита", вместо термина "группа по аудиту" (audit team) - термин "аудиторская группа".

    В отличие от рекомендуемого ИСО 19011-2002 среднего образования для аудиторов  в настоящем стандарте рекомендовано, соответственно, высшее образование.

    1. Область применения

    Настоящий стандарт содержит руководящие указания по принципам аудита, управлению программами аудита, проведению аудитов систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента, а также по компетентности аудиторов для проведения этих аудитов.

    Настоящий стандарт предназначен для организаций, которым необходимо проводить внутренние и/или внешние аудиты систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента или управлять программами аудита.

    Рекомендации  настоящего стандарта можно применять  и к другим видам аудитов при  условии, что особое внимание будет уделено определению компетентности членов аудиторской группы.

    2. Принципы проведения аудита

    Принципы  проведения аудита делают аудит результативным и надежным методом поддержания  политики руководства и контроля, обеспечивая информацией, на основе которой организация может улучшать свои характеристики, а также являются предпосылкой для объективных заключений по результатам аудита.

    К принципам проведения аудита относят:

    а) этичность поведения (ethical conduct) - основа профессионализма.

    Существенными при аудите являются ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность;

    б) беспристрастность (fair presentation) - обязательство  представлять правдивые и точные отчеты.

    Выводы  аудитов, заключения по результатам  аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Неразрешенные проблемы или разногласия между аудиторской группой и проверяемой организацией отражают в отчетах (актах);

    в) профессиональная осмотрительность (due professional care) - прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита.

    Профессиональная  осмотрительность аудиторов соответствует  важности выполняемого задания и  доверительности со стороны заказчиков и других заинтересованных сторон. Важным фактором является необходимая  компетентность;

    г) независимость (independence) - основа беспристрастности  и объективности заключений по результатам  аудита.

    Аудиторы  независимы в своей деятельности и свободны от предубеждений и  конфликтов интересов. Аудиторы сохраняют  объективное мнение во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе выводов и заключений находятся только свидетельства аудита;

    д) подход, основанный на свидетельстве (evidence-based approach), - разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.

    Свидетельство аудита основано на выборках существующей информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и  с ограниченными ресурсами. Соответствующее  использование выборок тесно  связано с доверием, с которым относятся к заключениям по результатам аудита.

    Область аудита описывает содержание и границы  аудита, месторасположение, структурные  подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также  сроки аудита.

    Критерии  аудита используют в виде основы для сравнения, по которой определяют соответствие. Критерии могут включать политику, процедуры, стандарты, законы, нормы, регламенты, требования к системе менеджмента, требования контрактов или своды правил секторов экономики или предпринимательской деятельности.

    Цели  аудита определяет заказчик аудита. Область  и критерии аудита определяет заказчик аудита и руководитель аудиторской  группы в соответствии с процедурами  программы аудита. Любые изменения  целей, области или критериев  аудита должны быть согласованы с участвующими сторонами.

    При комплексном аудите руководитель аудиторской  группы должен обеспечить соответствие целей, области и критериев аудита сущности комплексного аудита. 
 

      2. Внешний и внутренний аудит, их сравнительная характеристика     

    В экономической литературе выделяют два основных вида аудита: внешний  и внутренний.

    Внешний аудит проводится независимой аудиторской  фирмой (аудитром) на договорной основе с экономическим субъектом главным  образом с целью объективной оценки достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности, а также оказания консультационных услуг администрации.

    Внешний аудит независим по отношению  к контролируемому предприятию  или фирме и несет ответственность  перед внешними потребителями его информации (акционерами, учредителями, кредиторами, банками и др.).

    Целью внешнего аудита является проверка достоверности  информации, реальности бухгалтерского баланса и финансовой отчетности, а также правильности ведения  учета. Объектом внешнего аудита является финансово-хозяйственная деятельность субъекта хозяйствования.

    Использование членами акционерного общества, учредителями, банками, финансовыми налоговыми органами, другими юридическими и физическими  лицами подтвержденной на достоверность  финансовой отчетности и балансов позволяет дать объективную оценку финансового положения и платежеспособности того или иного предприятия (фирмы).

    Практически могут возникать конфликтные  ситуации (приукрашивание финансового  положения предприятия или фирмы) между составителями информации и ее пользователями, что также вызывает необходимость независимого контроля (аудита).

    Потребность аудита вызывается еще и следующими факторами. Пользователи информации (учредители, акционеры) часто не имеют доступа  для непосредственной оценки ее качества. Они заинтересованы в проведении независимой экспертизы бухгалтерского баланса, финансовой отчетности для получения объективной оценки реального положения дел на предприятии. Такая оценка достоверности активов и пассивов проводится аудиторами.

    Учетная информация имеет большие экономические  последствия. Для избежания риска и непроизводительных расходов нужно, чтобы информация была реальной и объективной. Независимый аудит позволяет успешно решить и такую задачу.

  Основными задачами внешнего аудита являются:                 

    * проверка и дача заключения  о достоверности бухгалтерского  баланса и финансовой отчетности  предприятия;

    * оценка соответствия совершенных  финансовых и хозяйственных операций законодательству и нормативным актам РФ;

    * определение уровня организации бухгалтерского учета, его качество,

    правильность  составления бухгалтерских записей, отражающих производственно- коммерческую деятельность и ее результаты;

    * проверка правильности исчисления  себестоимости продукции, расчета  прибыли и ее распределения;

    * проверка правильности и своевременности  расчетов с бюджетом, с поставщиками  и подрядчиками, покупателями и  заказчиками, с разными дебиторами  и кредиторами, рабочими и служащими;

    * проверка законности внешнеэкономических  операций, расчетов с зарубежными контрагентами, правильности расчетов в иностранной валюте и результатов покупки и продажи валюты на валютных аукционах;

    * содействие субъектам хозяйствования  при создании ими совместных  предприятий с зарубежными фирмами:  участие в обсуждении кандидатур возможных партнеров;

    * подтверждение своевременности  и полноты формирования уставного  капитала субъектов хозяйствования;

    * оказание помощи в подъеме  эффективности деятельности клиентов, защите интересов собственников  и государства;

    * представление возможности аудитору высказать свое мнение по финансовым отчетам и хозяйственным операциям на предмет их соответствия действующим и применяемым нормативным актам;

    * составление деклараций о доходах  и финансовой отчетности;

    * анализ финансово-хозяйственной деятельности;

    * оценка активов и пассивов  предприятия;

    * консультирование по правовым  и организационно-экономическим  аспектам;

    * постановка учета, оказание практической  помощи бухгалтерским работникам  в совершенствовании учета, консультирование по отдельным вопросам организации учета, налогообложения, расчетов;

    * обеспечение клиентов новейшими  нормативными и инструктивными  материалами, издаваемыми законодательными  и правительственными органами;

    * организация правильного бухгалтерского  учета у предприятий-клиентов в случаях, когда само предприятие не в состоянии организовать учет из-за отсутствия квалифицированных кадров или по другим причинам;

    * восстановление учета на основе  предоставленной ими первичной документации;

    * установление деловых связей с родственными аудиторскими фирмами с целью

    * обмена опытом, проведения совместных  мероприятий и подготовки совместных методических материалов.

    Внешний аудит проводится сотрудниками аудиторских  организаций или аудиторами, занимающимися  предпринимательской деятельностью, имеющими лицензию на право занятия аудиторской деятельностью.

    Внутренний  аудит выступает по отношению  к внешнему аудиту важным элементом  оценки качества информационной базы предприятия. Внешние аудиторские  службы в своей деятельности опираются на результаты внутреннего контроля. Объектом внутреннего аудита являются финансово-хозяйственная и производственная деятельность предприятия (фирмы). Его цель - совершенствование организации и управления производством, поиск резервов повышения эффективности деятельности предприятия.

    В процессе внутреннего контроля также  проверяется, насколько проведенные  хозяйственные операции соответствуют  требованиям нормативных документов по ведению бухгалтерского учета.

    Органами  внутреннего аудита являются контрольно-ревизионные управления (отделы) соответствующих отраслевых министерств и ведомств, а также контрольно-ревизионные службы предприятий и организаций. Они выполняют следующие основные функции:

    # проверку состояния экономики подведомственных предприятий, организаций и учреждений;

    # анализ производственной, финансовой и коммерческой деятельности, выполнения хозяйственных и финансовых планов;

    # проверку соблюдения законности и исполнительской дисциплины, состояния работы по повышению эффективности, рентабельности производства, осуществлению строжайшего режима экономии;

    # упрощение структуры и удешевление управленческого аппарата;

    # контроль за сохранностью имущества предприятий;

    # выявление финансовых и хозяйственных нарушений, недостач, излишков, бесхозяйственности и установление причин и условий, способствующим данным нарушениям;

    # контроль за правильностью постановки бухгалтерского учета и достоверностью отчетности, выявление внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства.

    Для выполнения данных функций в каждом министерстве и ведомстве организована контрольно-ревизионная работа, связанная с планированием и практическим осуществлением ревизий и проверок, принятием соответствующих решений, осуществлением последующего контроля за их реализацией, проведением инструктажа и совещаний по вопросам экономического контроля, подготовкой и повышением квалификации кадров внутреннего аудита, разработкой мероприятий по предупреждению нарушений законов и нормативных актов, а также повышению эффективности использования производственного потенциала.

    Осуществление контрольных функций внутренними  аудиторами регламентируется отраслевыми  инструкциями, разрабатываемыми министерствами и ведомствами.

    Внутренний  аудит за производственной и финансово-коммерческой деятельностью предприятий, организаций и учреждений осуществляется специальными должностными лицами, состоящими в штатах контрольно-ревизионных подразделений соответствующих министерств и ведомств, численность которых устанавливается исходя из количества подведомственных предприятий, организаций и учреждений, деятельность которых подлежит проверке.

    Внутренний  аудит — это необходимый элемент  управленческого контроля на средних  и крупных предприятиях. И если внутренний аудит функционирует  эффективно, его материалы без проведения детальной проверки могут быть использованы внешним аудитором. Если же внутренний аудит неэффективен, внешний аудитор может дать совет по усовершенствованию его работы.

    Доверие, оказываемое внутреннему аудитору внешним аудитором, стимулирует его профессионализм и деятельность внутренних аудиторов для эффективного ведения бизнеса, сохранности активов.

    Данное  доверие позволяет внешним аудиторам  снизить затраты времени на проверку. Однако такое доверие не подразумевает  разделения или уменьшения ответственности внешнего аудитора за достоверность и точность аудиторского заключения.

    Внутренний  аудит выступает неотъемлемой частью системы управленческого контроля на предприятии. Его цель — оценка эффективности функционирования системы  управления предприятием. Она достигается в процессе контроля со стороны специального органа, создаваемого на предприятии (службы внутреннего аудита), за достоверностью бухгалтерской отчетности, исполнением смет расходов, сохранностью имущества, а также путем разработки предложений по совершенствованию методов организации производства, взаимодействия различных подразделений.

    В то же время внутренний аудит по содержанию и методам проведения имеет много общего с внешним  аудитом и в значительной мере является информационной базой для последнего. При должной организации внутреннего аудита на предприятии существенно сокращаются объем и содержание внешнего аудита, проводимого в предусмотренных законодательством случаях.

    Однако  между внутренним и внешним аудитом  имеются и существенные различия.

    Это прежде всего различия в уровнях  независимости. Органы внутреннего  аудита создаются на самом предприятии, подчиняются его руководству  и находятся полностью на его  содержании. В связи с этим независимая  деятельность органов внутреннего  аудита возможна, как правило, только в отношении структурных подразделений предприятия, деятельность которых подвергается проверке. Что касается органов внешнего аудита, то они полностью как материально, так и организационно независимы от аудируемого предприятия и осуществляют свою деятельность на договорной основе.

    Очень важно, чтобы деятельность органов (служб) внутреннего аудита на предприятии  была четко регламентирована соответствующим  Положением (внутрифирменным стандартом), предусматривающим их права и  обязанности, а также гарантии руководства предприятий по обеспечению их эффективной работы.

    Различия  между внутренним и внешним аудитом  вытекают также из их основных задач  и из времени выполнения работы. Если основной задачей внутреннего  аудита является подготовка информационных материалов о финансово-экономическом состоянии данного предприятия для руководства, то главная задача внешнего аудита — подготовка соответствующего заключения для внешних заинтересованных пользователей: акционеров, инвесторов, налоговой службы, банков, партнеров по бизнесу, органов власти и т. д.

    Внутренний  аудит, являясь составной частью внутрихозяйственного контроля на предприятии, осуществляется непрерывно. Периодичность  внешнего аудита, как правило, —  один раз в год.

    Внешний аудитор не может в полном объеме доверять внутреннему аудитору, так как последний является структурным подразделением собственника. Внутренний аудит использует совокупность методов и процедур, разработанных менеджментом субъекта хозяйствования для содействия в эффективном ведении бизнеса.

    Целями  внутреннего аудита в отношении  учета являются: ограничение доступа  к активам предприятия; правильность отражения на счетах бухгалтерского учета совершаемых на предприятии  хозяйственных операций; правильность формирования финансовой информации. Поэтому основными аудиторскими процедурами являются арифметическая проверка, встречная проверка, взаимный контроль документов, инвентаризации, анализ финансовых результатов.

    Внешний аудитор при оценке степени доверия  внутреннему аудиту должен учитывать:

• цели, масштаб деятельности и организационный статус отдела внутреннего аудита;
• квалификацию персонала, его профессионализм и порядок найма его на работу;
• наличие практического опыта, специальных знаний и навыков;
• порядок планирования, документирования и анализа работы отдела внутреннего аудита;
• наличие технической и методической базы отдела внутреннего аудита
• (справочники, руководства, нормативная литература);
• степень самостоятельности внутренних аудиторов в вопросах планирования и непосредственного осуществления работ;
• степень свободы в общении с руководством предприятия и с внешними аудиторами;
• организацию системы отчетности внутренних аудиторов, качество отчетов, их результативность и внедрение их рекомендаций в работе предприятия.

    Внешний аудитор в своей документации отражает результат исследования внутреннего  аудита и, опираясь на его доверие, должен прийти к собственному заключению о  соблюдении общепринятых принципов  учета, правдивости и объективности  бухгалтерского баланса и финансовой отчетности субъекта хозяйствования.

      Цели и основные принципы внутрихозяйственного контроля.

            Для   успешной   деятельности    предприятия,    повышение уровня рентабельности,  сохранения   и   приумножения   его   активов необходимым отлаженный  механизм  управления,  важнейшим  элементом которого  выступает повседневный внутрихозяйственный  контроль.