Генезиси становление понятия документ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

И ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

 

 

 

 

 

 

 

 

Факультет  ________________________Государственного и муниципального управления

Специальность _________________________________________ Документоведение и ДОУ

Кафедра ______________________________ Документационного обеспечения управления

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему:

 

«Генезис и становление  понятия документ»

 

 

 

 

 

 

                                                                Автор работы   

                                                                 студент 3 курса 

                                                                                                 заочной формы обучения

                                                                                             Ф.И.О. ________Антропов Д.А.

                                                                                             Подпись____________________

                                                                                      

                                                                            Руководитель работы:

                                                                       Должность, звание: Доцент,

                                                                           кандидат политических наук.

                                                              Ф.И.О._________ Маслова Л. Т.

                                                 Оценка

                                                   Подпись

 

                                                                                    «____»_____________2012 г.

 

 

 

 

 

Саратов 2012 г.

 

 

Содержание

 

Введение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Глава 2. Сущность понятия «Документ» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Глава 2. Эволюция понятия «Документ». . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Заключение

 

Библиографический список

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В настоящее время объемы информации постоянно увеличиваются. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Одним из носителей информации выступает документ. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Все названные вопросы  требуют дальнейшего рассмотрения и изучения. Этим объясняется выбор  темы курсовой работы, целью которой является генезис и становление понятия документ.

Основные задачи курсовой работы:

- изучение происхождения и становления понятия «документ»;

- изучение понятия «документ»;

- исследование основных правил составления и оформления документов;

Курсовая работа состоит  из введения, двух частей и заключения и списка использованной при написании работы литературы.

В заключении подведены основные итоги курсовой работы.

 

 

Глава 1. Сущность понятья «Документ»

 

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в  понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной  информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым  придается статус документа.

Оно понимается по-разному  в таких научных дисциплинах, как информатика, библиотековедение, библиографо-, архиво- и музееведение, а также в соответствующих специальных отраслях деятельности - библиотечном, музейном, архивном деле и библиографии. Отсюда его многозначность (полисемичность), которая затрудняет общение и взаимопонимание между специалистами документно-коммуникационной сферы. Определение общего значения понятия "документ" является задачей теоретического документоведения, называемого документологией.

На международном уровне наиболее общим признано определение  документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение разработано  и утверждено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии  Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации  по документации, Международного совета по архивам, Международной организации  по интеллектуальной собственности. Согласно стандарту ИСО, информация может быть записана любым способом фиксирования каких-либо сведений, т.е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т.п.).

Главной составляющей документа  выступает информация, т.е. самые  различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет  определенную специфику, выражающуюся в следующем:

1. Документ является носителем  социальной информации, созданной  человеком для использования  в обществе.

2. Документ предполагает  наличие семантической (смысловой)  информации, являющейся результатом  интеллектуальной деятельности  человека. Наличие содержания - один  из главных отличительных признаков  документа. Бессмысленная информация  документом быть не может.

3. Информация передается  дискретно, т.е. в виде сообщений.  Сообщение, зафиксированное на  каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа  характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника).

4. Как любой объект, имеющий  знаковую природу, сообщение представляет  собой закодированный текст. Значение  или смысл закодированного текста  можно понять, лишь зная знаковую  систему кодирования и декодирования  информации.

Фиксированное сообщение  имеет знаковую форму потому, что  только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые  воздействия автора, предоставляя читателю возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения.

5. Документ - это информация, которая зафиксирована на материальном  носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и др.

6. Документ обладает субстанциональностью (вещностью).     Для документа важна стабильная вещественная форма. Запись "вилами по воде" документом не считается.

Информация может быть недокументной - не закрепленной - и документной - закрепленной на вещественном носителе (бумага, магнитная лента, дискета, лазерный диск, пергамент, папирус, глиняная табличка и т.п.), специально предназначенном для ее хранения и передачи в пространстве и времени.

Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, принято называть материальным носителем или носителем  информации. Существование документа  вне материального носителя невозможно.

Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую  материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, брошюр, журналов, газет, листков, буклетов, магнитных  дискет, оптических дисков и т.п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и т.д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, прослушивание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного  носителя и заключенной в нем  информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его  как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик  нет единства, а следовательно, и документа.

Документ специально создается  с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают  как источник информации и средство социальной коммуникации.

Понятие "документ" выступает  как родовое для видовых: опубликованный, неопубликованный, изодокумент, кино-, фоно-, фотодокумент и т.п. С этой точки зрения разновидностью документа являются: рукопись, книга, журнал, газета, буклет, открытка, чертеж, карта, ноты, фильм, грампластинка, микрофильм, магнитная лента, магнитный и оптический диск и т.п.

Наличие обобщающего понятия "документ" не исключает возможности  существования более частных, узкоспециальных  его трактовок применительно  к различным сферам общественной деятельности и научным дисциплинам: историческому источниковедению, делопроизводству, дипломатике, юридической науке. Некоторые  специалисты не считают документами  художественные произведения, памятники  письменности прошлых лет. Другие признают таковыми лишь объекты, имеющие правовое значение и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Эволюция понятия «Локумент»

 

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими  людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал  с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в  передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах  ещё не были отделены от субъекта, который  обладал ими. Не случайно в тот  период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества.

Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления  были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: "Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю".

Позднее на смену символической  пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное "узелковое письмо": у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода "письмо" имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение "завязать узелок на память", т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками - в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались "носами", так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение "зарубить на носу", т.е. запомнить крепко-накрепко.

Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).

Предметные способы общения  сохранились и в наши дни: преподнесение  хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как  знак внимания, знаки различия у  военных, флаги государств, система  сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой  информационной технологии. С помощью  графических знаковых систем стало  возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей  передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная  информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная  на материальном носителе, выполняла  в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую  функцию документа первоначально  обращалось основное внимание. Важно  заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие  информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении  понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

Однако понятия постоянно  изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

К середине 20 века получил  определённость ещё один важнейший  аспект документа - исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.".

В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое  стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством  материи, первичным по отношению  к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему  расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование  неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Однако незавершённость  научных представлений и, как  следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия "информация" не могли не отразиться также и  на определении понятия "документ". Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот  уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных  подходов к понятию "информация". Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том  числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной. Другие полагают, что информация появилась лишь с  возникновением жизни и связывают  её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода  есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых  системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

Результатом научных споров является отсутствие точного определения  понятия информация. Так, в Словаре  основных терминов в области информатики  представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

- "Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация";

- Информация - это "содержание сообщений", а также "само сообщение, данные";

- "Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)";

- "Информация - это то, что уменьшает неопределённость события".

Однако в конечном счёте  все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя  общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится  социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Неоднозначное толкование понятия "информация" вызывает в ряде случаев  необходимость более чёткого  его определения и фиксации в  отдельных нормативных актах. Так, в ст. 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ "Об информации, информатизации и защите информации" информация рассматривается как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало  в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

Вместе с тем определение  понятия "документ" в различных  науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более  или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его  функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

Для общественных наук, в  зависимости от их предмета, целей  и задач, в определении понятия  документа характерно выделение  каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности  документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение  понятия "документ". Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует  и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту  тему. Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения  понятия документа являются отечественные  Государственные стандарты на термины  и определения.