Краткосрочная финансовая политика

① Классификация запасов  и их управление.

Имеется ряд классификаций  запасов, которые помогают детализировать решения в сфере управления запасами. Выделяют следующие основные признаки классификации.  
По месту нахождения запасы делятся на:  
• Производственные;  
• Товарные.  
Производственные запасы формируются в промышленных предприятиях и предназначены для производственного потребления. Они должны обеспечивать бесперебойность производственного процесса.  Товарные запасы находятся у предприятий–изготовителей на складах готовой продукции, а также в каналах распределения у производителей и торговых компаний. Товарные запасы необходимы для бесперебойного обеспечения потребителей разного уровня продукцией.  
По видам товарно-материальных ценностей запасы могут включать:  
• сырье и материалы, продовольствие;  
• производственные запасы (запасы незавершенного производства) и комплектующие;  
• готовую продукцию;  
• вспомогательные материалы и т.п.  
По исполняемым функциям запасы подразделяются на:  
• Текущие. Текущие запасы обеспечивают непрерывность поступления материальных ресурсов в производственный процесс, а также возможность непрерывной реализации готовой продукции предприятиями–изготовителями и организациями торговли в период между поставками. Текущие запасы составляют основную часть производственных и товарных запасов. Их величина постоянно меняется.  
• Подготовительные. Подготовительные (буферные) запасы требуют дополнительной подготовки перед использованием в производстве (сушка древесины, например). Подготовительные запасы готовой продукции вызваны необходимостью их подготовки к отпуску потребителям.  
• Гарантийные (страховые и резервные). Гарантийные (страховые или резервные) запасы предназначены для непрерывного снабжения продукцией потребителя в случае непредвиденных обстоятельств. Такими обстоятельствами могут быть, например, отклонения в периодичности и в величине поставок от запланированных, задержки поставок в пути, изменения интенсивности потребления и др. В отличие от текущих запасов размер гарантийных запасов является постоянной величиной. При нормальных условиях работы эти запасы являются неприкосновенными.  
• Сезонные. Сезонные запасы образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки продукции. Сезонные запасы должны обеспечить нормальную работу организации во время сезонного перерыва в производстве, потреблении или в транспортировке.  
• Рекламные. Рекламные запасы (для продвижения) создаются и поддерживаются в каналах распределения для быстрой реакции на проводимую фирмой маркетинговую политику. Они связаны с широкомасштабными рекламными мероприятиями.  
• Спекулятивные. Спекулятивные запасы создаются в целях защиты от возможного повышения цен или введения протекционистских квот или тарифов, а также, чтобы использовать конъюнктуру рынка для получения дополнительной прибыли.  
По времени запасы подразделяются на:  
• Максимальный желательный уровень  
• Пороговый уровень  
• Текущий уровень  
• Гарантийный уровень  
Максимальный желательный запас определяет уровень запаса, экономически целесообразный в данной системе управления запасами. Этот уровень может превышаться. В различных системах управления максимальный желательный запас используется как ориентир при расчете объема заказа.  
Пороговый уровень запаса (точка заказа) используется для определения момента времени очередного заказа.  
Текущий запас соответствует уровню запаса в любой момент учета. Он может совпасть с максимальным желательным уровнем, пороговым уровнем или гарантийным запасом.  
Гарантийный запас (страховой или резервный) похож на гарантийный – в классификации по исполняемой функции – и предназначен для непрерывного снабжения потребителя в случае непредвиденных обстоятельств.  
Можно также выделить неликвидные запасы – длительно неиспользуемые производственные и товарные запасы. Они образуются вследствие ухудшения качества товаров во время хранения, а также морального износа.

Управление запасами - это оптимизация запасов произведенных  товаров, незавершенного производства, сырья и других объектов деятельности предприятиями с целью уменьшения затрат хранения при обеспечении  уровня обслуживания и бесперебойной  работы предприятия. Управление запасами в логистике — оптимизация операций, непосредственно связанных с переработкой и оформлением грузов и координацией со службами закупок и продаж, расчет оптимального количества складов и места их расположения.

Эффективное управление запасами позволяет организации  удовлетворять или превышать  ожидания потребителей, создавая такие  запасы каждого товара, которые максимизируют  чистую прибыль.

Корпоративная политика, способствующая эффективному управлению запасами, - первая составляющая успешного  управления запасами. Другие необходимые  составляющие – хорошее аппаратное и программное обеспечение и  знания, необходимые для использования  программного обеспечения.

Значение продуманной  корпоративной политики в деле эффективного управления запасами неоценимо. Все  сотрудники организации должны понимать фундаментальные основы по которым  составляется корпоративный бизнес план.

Прежде, чем изучать  новые революционные способы  определения, когда и сколько  товаров заказывать, нужно удостовериться, что на складе - порядок. А для  этого необходимо следовать определенной корпоративной политике и процедурам. Контролировать запасы и управлять  ими.

Управление запасами – это та область менеджмента, в которой можно много выиграть от использования эффективных методов, и этот выигрыш непосредственно  измеряется в денежном выражении. Эти  методы изложены Джоном Шрайбфедером доступно и полно. Вместе с тем  необходимо отметить, что применение того или иного подхода к управлению запасами должно определяться стратегией компании и вытекающей из нее стратегией управления запасами. На практике мы часто  видим, например, что компания не определив, что для нее важнее: удовлетворение спроса потребителей или минимизация  издержек, пытается выстроить систему  управления запасами. Без четкой постановки целей и определения критериев  эффективности эта задача не имеет  решения.

Прежде чем готовая  продукция попадет конечному  потребителю, она проходит производственный цикл, начиная от сырья (полуфабриката) и заканчивая готовой продукцией. Учитывая, что ситуация на рынке  носит непредсказуемый характер это отражается на производственном процессе. Назвать точную цифру, сколько  будет продано готовой продукции  в следующем месяце, не берется  ни один специалист.

Чтобы не остановилось производство из-за отсутствия запасов  сырья, по причине увеличения резкого  спроса или перебоев в снабжении, то на производстве создаются запасы. Если бы производственный процесс функционировал бы как единый конвейер, то потребности  в запасах сводились к нулю. В реальной жизни этого не происходит.

Создание запасов  всегда сопряжено с дополнительными  финансовыми расходами.

Затраты, связанные  с созданием и содержанием  запасов можно разбить на несколько  групп:

- отвлечение части  финансовых средств на поддержание  запасов; 

- расходы на содержание  специально оборудованных помещений  (складов);

- оплата труда  специального персонала; 

- дополнительные  налоги;

- постоянный риск  порчи, нереализации просроченного  товара, хищения. 

В свою очередь отсутствие необходимого объема запасов приводит также к расходам, которые можно  определить в следующей форме  потерь:

- потери от простоя  производства,

- потеря от упущенной  прибыли из-за отсутствия товара  на складе в момент возникновения  повышенного спроса,

- потери от закупки  мелких партий товаров по более  высоким ценам; 

- потеря потенциальных  покупателей и др.

Кроме финансовых расходов, связанных с формированием запасов, предприниматель должен руководствоваться  конъюнктурой рынка. Т. е. На рынке действуют  побудительные мотивы.

Перечислим основные мотивы, которыми руководствуется предприниматель, создавая материальные запасы:

- возможность колебания  спроса;

- сезонные колебания  спроса на некоторые виды товаров; 

- скидки за покупку  крупной партии товаров; 

- спекуляции на  росте цен; 

- снижение издержек, связанных с размещением и  доставкой заказа;

- снижение издержек, связанных с производством единицы  изделия; 

- возможность равномерного  осуществления операций по производству  и распределению; 

- возможность немедленного  обслуживания покупателей; 

- сведение к минимуму  простоев производства из-за отсутствия  запасных частей;

- упрощение процесса  управления производством. 

По перечисленным  выше причинам предприниматели, как  в торговле, так и в промышленности, отдают предпочтение созданию запасов, так как в противном случае увеличиваются издержки обращения, т.е. уменьшается прибыль.

По тем же самым  причинам вместо запасов можно создавать  логистические технологии быстрого ответа, позволяющие достигать те же производственные или торговые результаты. Например, если срок оформления или  доставки заказа для торговой точки  сократить с трех дней до трех часов, то на случай непредвиденно большого покупательского спроса потребуется  гораздо меньший страховой запас.

Пол назначению запасы делятся на два основных вида: производственные и товарные, которые в свою очередь  делятся на три подвида: текущие, страховые, сезонные.

Управление запасами на каждом из этих участков имеет свою специфику.

Рассмотрим каждый из этих видов запасов.

Производственные  запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей, предназначены для  производственного потребления. Цель создания производственных запасов  — обеспечить ритмичное функционирование производственного процесса.

Товарные запасы представляют собой уже готовую  продукцию предназначенную для  конечного потребителя, а также  запасы находящиеся на пути следования товара от поставщика к потребителю, т.е. на предприятиях оптовой, мелкооптовой и розничной торговли, в заготовительных  организациях и запасы в пути.

Товарные запасы, в свою очередь, подразделяются на запасы товарные средства производства и товарные предметы потребления.

Как уже отмечалось, производственные и товарные запасы делятся на:

Текущие запасы —  главная часть всех запасов. Обеспечивает непрерывность производственного  или торгового процесса между  очередными поставками.

Страховые запасы —  обеспечивают материалами или товарами производственный или торговый процесс  в случае непредвиденных обстоятельств.

Страховой запас, является своеобразным амортизатором, который  позволяет предпринимателю чувствовать  себя комфортно. Однако за пользование  комфортом положено платить.

При нормальном ходе производственного или торгового  процесса объем страхового запаса, в отличие от текущего, не меняется.

Сезонные запасы — появляются при сезонном характере  производства, потребления или транспортировки.

По отношению к  производству или торговле материальные запасы разделяют на следующие виды:

- переходящие; 

- подготовительные;

- неликвидные; 

- запасы в пути  и др.

К переходящим запасам  относятся остатки материальных средств на конец отчетного периода. Данный вид запасов обеспечивает непрерывность производственного  или торгового процесса от начала периода, следующего за отчетным, до момента  поставки очередной партии товара.  
Подготовительные запасы — это часть текущих запасов, которые требуют дополнительной подготовки перед использованием их в производственном или торговом процессе.

Неликвидные запасы — это неиспользуемые длительное время производственные или товарные запасы.

Запасы в пути — запасы находящиеся на момент учета в процессе транспортировки.

В любой момент времени  в системе материально-технического снабжения обычно имеются определенные запасы, движущиеся из одной части  этой системы в другую. При больших  временных интервалах между моментом выхода товара со склада и моментом его получения заказчиком будет  накапливаться большое количество переходных запасов. Например, при среднем  уровне спроса на данный товар, равном 200 изделий в неделю, и сроке  его поставки заказчику, равном двум неделям, общий объем переходных запасов этого товара составит в  среднем 400 изделий.

Для определения (оценки) среднего количества технологических  или переходных товарно-материальных запасов в данной системе материально-технического обеспечения в целом используется следующая формула:

J= ST,

где,

J — общий объем  технологических или переходных (находящихся в процессе транспортировки)  товарно-материальных запасов; 

S — средняя норма  продаж этих запасов на тот  или иной период времени; 

Т — среднее время  транспортировки.

Оптимальный размер запасов

Страховые запасы служат своего рода «аварийным» источником снабжения в тех случаях, когда  спрос на данный товар превышает  ожидания. На практике спрос на товары удается точно спрогнозировать  чрезвычайно редко. Это же относится  и к точности предсказания сроков реализации заказов. Отсюда и необходимость  в создании страховых товарно-материальных запасов.

Можно выделить несколько  причин по которым предприниматели  заказывают больше объем товаров, чем  требуется на данный момент. Во-первых, это связано с задержкой получения  заказанных товаров. Во-вторых, возможность  получить товар в неполном объеме, что вынуждает заказчиков (в особенности  посредников) хранить какое-то время  те или иные товары на складе. В-третьих, предоставление скидок, получаемые заказчиком при покупке им крупной партии товаров. В-четвертых, транспортные, накладные  и др. расходы остаются одинаковыми  независимо от объема партии. Например, стоимость одного контейнера будет  одна и та же независимо от того, загружен полностью контейнер или нет.

Создание запасов  требует дополнительных финансовых затрат. Поэтому возникает необходимость  в сокращении этих финансовых затрат с помощью достижения оптимального баланса между объемом запаса, с одной стороны, а с другой — финансовыми затратами.

Этот баланс достигается  выбором оптимального объема партий заказанных товаров, или определением экономического (оптимального) размера  заказа — EOQ (economic order quantity), который  вычисляется по формуле:

EOQ = 2AD/vr

где,

А — затраты на производство;

D — средний уровень  спроса;

v — удельные затраты  на производство;

r — затраты на  хранение.

Предлагаемые компанией  услуги в той или иной степени, представляют собой функцию ее резервных  запасов, и наоборот: резервные запасы компании являются функцией ее услуг. Ясно, что компания будет пытаться минимизировать уровень своих резервных  запасов в соответствии с декларированной  ею стратегией обслуживания заказчиков. И здесь опять возникает необходимость  компромисса — на этот раз между  издержками хранения резервных запасов, предназначенных для приспособления к неожиданным колебаниям спроса, и выгодами, получаемыми компанией  при поддержании такого уровня обслуживания своих клиентов.

Следовательно, определение  точного уровня необходимых резервных  запасов зависит от трех факторов, а именно:

- возможного колебания  сроков восстановления уровня  запасов; 

- колебания спроса  на соответствующие товары на  протяжении срока реализации  заказа;

- осуществляемой  данной компанией стратегии обслуживания  заказчиков.

Определить точный уровень необходимых резервных  запасов в условиях нестабильности сроков реализации заказов, изменчивого  спроса на товары и материалы досчтаточно  сложно. Для нахождения удовлетворительных решений проблем, связанных с  резервными товарно-материальными  запасами, необходимо использовать моделирование  или имитацию различных сценариев.  
Поскольку на предприятиях различных отраслей создание товарно-материальных запасов определяется той специфической ролью, которую они играют в процессе выпуска продукции, то объяснимы и различия в подходах к политике капиталовложений в данной области и к определению приоритетности задач, решаемых в ходе производства. Например, на некоторых предприятиях народного хозяйства основной задачей является контроль за сырьем, в других — за готовой продукцией, а на предприятиях отраслей, производящих инвестиционные товары, большая часть организационных усилий концентрируется на контроле за незавершенным производством.  

② Учет и оценка запасов

     Для обеспечения производственной программы  соответствующими материальными ресурсами  на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных  материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных  заводских складов, в различных  структурных подразделениях предприятия  могут быть кладовые, выполняющие  функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой. На складах (кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

     Учет  материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально  ответственным лицом. Его принимают  на работу по согласованию с главным  бухгалтером организации. С кладовщиком  заключается по установленной форме  типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Если в  штатном расписании организации  отсутствует должность заведующего  складом, то его обязанности могут  быть возложены на любого работника  организации с его согласия с  обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик  может быть освобожден только после  сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к  месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия.

Запасы являются одним из наиболее значительных активов  предприятия и одним из основных источников выручки, поэтому их учет и оценка в большой степени  влияют на баланс и отчет о прибылях и убытках.

      В соответствии с МСФО 2,  запасы –  это активы:

       предназначенные для продажи  в ходе  нормальной деятельности;

• в процессе производства  для такой  продажи; или

• в форме сырья  или материалов, предназначенных  для использования в производственном процессе или при предоставлении услуг.

     Запасы  включают товары, землю или другое имущество, предназначенные для  перепродажи, готовую или незавершенную  продукцию, выпущенную компанией и  включающую сырье и материалы,  предназначенные для дальнейшего  использования в производственном процессе.

        С запасами связаны две основные  проблемы бухгалтерского учета,  это:

• оценка запасов;
• учет запасов.

      Для отражения конечной величины запасов  в балансе, компании должны применять  «правило наименьшей оценки», которое  заключается в том, что: Запасы должны оцениваться по наименьшей из двух величин: себестоимости и чистой стоимости возможной реализации

Оценка  запасов по себестоимости

      Себестоимость запасов должна включать все затраты на приобретение, переработку и прочие затраты, произведенные в целях доведения запасов до их текущего состояния и места их текущего расположения.

      Затраты на приобретение  товарно-материальных запасов включают цену покупки, импортные пошлины, прочие налоги (кроме возмещаемых налоговыми органами, например, НДС),  а также транспортные, транспортно - экспедиторские и другие расходы, связанные непосредственно с приобретением запасов. В редких случаях, согласно МСФО 21, затраты на  приобретение могут включать курсовую разницу, возникшую из-за резких колебаний курса, которые влияют на непогашаемые  обязательства и возникшие в связи с недавно приобретенными запасами.

     Торговые  скидки, возвраты платежей и прочие аналогичные статьи вычитаются при  определении затрат на приобретение.

     Затраты на переработку включают затраты, непосредственно связанные с единицами произведенной продукции: прямые затраты труда,  постоянные и переменные накладные производственные расходы.

     Постоянные  накладные производственные расходы не зависят от изменений объема производства. К ним относятся, например, страхование; амортизация и текущий ремонт зданий сооружений, оборудования, основных и вспомогательных цехов; теплоэнергия для их отопления; заработная плата мастера цеха  и т.д.

     Переменные  накладные производственные расходы изменяются прямо пропорционально изменениям объема производства. Это,  например: вспомогательные материалы; электроэнергия для станков; внутризаводское перемещение грузов, заработная плата  ремонтного персонала с начислениями  и т.д.

     Прочие  затраты  включаются в себестоимость запасов в той мере, в какой они связаны с доведением их до настоящего местонахождения и состояния (например, непроизводственные накладные расходы или затраты по разработке  по индивидуальным заказам клиентов.) 

     Не  включаются в себестоимость  запасов, а признаются как расходы в период их возникновения следующие затраты:

• сверхнормативные потери сырья, труда или прочих  производственных затрат;
• затраты на хранение между отдельными стадиями производственного цикла, не предусмотренные технологическим процессом;
• административные накладные расходы, не связанные с доведением запасов до их настоящего местонахождения и состояния;
• сбытовые расходы.

     Себестоимость услуг (запасов) компании сферы обслуживания состоит из затрат на персонал (заработная плата и пр.), непосредственно участвующий в предоставлении услуг, контролирующий персонал и соответствующие накладные расходы. Затраты на торговый и общий административный персонал в себестоимость запасов не включаются, а учитываются как расходы в период их возникновения.

Учет  запасов

      Основным  вопросом в учете  запасов является определение величины затрат, подлежащих признанию в качестве актива  и их последующему признанию в качестве расходов.

      Общее правило по определению величины затрат подлежащих признанию в качестве актива заключается в том, что  должен быть четко определен момент перехода права собственности от  продавца к покупателю.

      Например, товары в пути на конец года, юридическое право на которые перешло к покупателю, записываются как закупки данного года для покупателя; товары отданные на консигнацию, отражаются по статье запасов у консигнанта (собственника), а консигнатор не отражает эти товары как запасы вообще, так как они не являются его собственностью  и т.д.

      Право собственности на запасы передается в том месте и в то время, которые определяются условиями  поставки. Этими же условиями определяется и сторона, оплачивающая риск и издержки, связанные с доставкой груза  от продавца к покупателю.

      После продажи запасов сумма, по которой  они учитывались, должна быть признана в качестве расхода в том периоде, в котором признается соответствующий  доход.

      Существуют  две системы  ведения учета  товарно-материальных запасов:

1. система непрерывного учета  запасов;
2. система периодического учета   запасов.

Обе системы применимы  как для торговых,  так и  для производственных предприятий.

  При системе  непрерывного (постоянного)  учета все закупки записываются прямо на счет запасов, а их продажа (использование) – с кредита счета запасов в дебет счета себестоимости реализованной продукции. Сальдо счета запасов на конец месяца равно величине конечных запасов.

      При этой системе поддерживается непрерывный  учет движения запасов путем ведения  подробных записей на балансовых счетах о приобретении сырья, материалов, товаров, отпуске в производство,  поступлении готовой продукции (товаров) на склад и их реализация. В результате, в течение всего отчетного периода  известно наличие запасов и себестоимость реализованных запасов. Аналитический учет ТМЗ ведется по отдельным  наименованиям с применением карточек  для каждого наименования. Это  трудоемкий процесс, однако, с появлением компьютеров и электронных маркировок, снизилась трудоемкость, значительно сократились расходы по ведению непрерывного учета запасов, появилась возможность осуществлять жесткий контроль за запасами и полученными заказами, поэтому данная система стала широко использоваться  компаниями.

При периодической системе учета запасов закупки товаров для последующей продажи отражаются на временном счете «Покупки». Величина конечных запасов определяется путем проведения инвентаризации. Себестоимость реализованной продукции (товаров) рассчитывается по формуле и не может быть определена до завершения инвентаризации конечных запасов:

Себестоимость

реализованной           =      Начальные  запасы + Закупки  - Конечные запасы

продукции  

      В конце отчетного периода по результатам  инвентаризации конечных запасов делается корректирующая проводка дебетованием или кредитованием балансовых счетов по учету запасов в корреспонденции с временным счетом «Корректировки по товарно-материальным запасам», который затем закрывается на  «Себестоимость реализованной продукции».

  Хотя  обе системы учета запасов  приводят к аналогичным результатам, однако существует различие отражения  в учете. При  периодической  системе  учета  ТМЗ все движение запасов  отражается на временных счетах, а  остаток на балансовых счетах ТМЗ  остается неизменным до конца отчетного  периода и лишь только после проведения инвентаризации он корректируется с  учетом ее результатов.  При непрерывной  системе постоянно учитывается  движение ТМЗ  на балансовых счетах без использования временных  счетов.