Критерии и типовые сценарии оптимизации организационной структуры

 

Содержание

 

1. Баланс между качественными характеристиками информации, формируемой в системе учета: область профессионального суждения бухгалтера………………………………………………………..………3

2. Критерии и типовые сценарии оптимизации организационной структуры……………………………………………………………….10

3. Список литературы…………………………………………………………..18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Баланс между качественными характеристиками информации, формируемой в системе учета: область профессионального суждения бухгалтера.

К качественным характеристикам  финансовой отчетности, соответствие которым делает ее полезной для пользователей, относятся: понятность, уместность, существенность, надежность, правдивое представление, преобладание сущности над формой, нейтральность, осмотрительность, полнота, сопоставимость, своевременность, баланс между выгодами и затратами, баланс между качественными характеристиками, достоверное и объективное представление.

Полезность. Информация, представляемая в бухгалтерской отчетности, должна быть полезна. Информация считается  полезной, если она уместна, надежна, сравнима и своевременна.

Информация уместна, если наличие или отсутствие ее оказывает  или способно оказать влияние  на решения пользователей отчетности, помогая им оценить прошлые, настоящие  или будущие события, подтверждая  или изменяя ранее сделанные  оценки.

Информация надежна, если она не содержит существенных ошибок. Чтобы быть надежной, информация должна объективно отражать факты хозяйственной  деятельности, к которым она фактически или предположительно относится.

Сравнимость информации означает возможность для пользователей  отчетности сравнивать показатели деятельности за разные периоды времени, чтобы  определить тенденции в финансовом положении организации и финансовых результатах ее деятельности. Пользователи должны также иметь возможность  сопоставлять информацию о разных организациях, чтобы сравнить их финансовое положение, финансовые результаты деятельности и  изменения в финансовом положении.

Информация своевременна, если она способна наилучшим образом  удовлетворить потребности пользователей, связанные с принятием решений, т.е. если достигнут баланс между ее уместностью и надежностью. 
Понятность, или прозрачность, согласно МСФО является основным качеством информации. Этот критерий предполагает, что пользователи быстро поймут сообщаемые им сведения. Пользователи, с вою очередь, должны иметь достаточные знания в области ведения бизнеса и бухгалтерского учета. Однако сложную для восприятия информацию, необходимую для принятия экономических решений, нельзя исключать из финансовой отчетности лишь по той причине, что она может быть непонятной для отдельных пользователей.

Отчетность должна давать достоверное и полное представление  о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. 
Достоверной и полной считается бухгалтерская отчетность, сформированная исходя из правил, установленных нормативными актами по бухгалтерскому учету. При составлении отчетности организация должна следовать принципам нейтральности, существенности, достоверности. Поэтому необходимо обеспечить исключение одностороннего удовлетворения интересов одних групп пользователей бухгалтерской отчетности перед другими. Кроме того, показатели об отдельных активах, обязательствах, доходах, расходах и хозяйственных операциях должны приводиться в бухгалтерской отчетности обособленно в случае их существенности и если без знания о них заинтересованными пользователями невозможна оценка финансового положения организации или финансовых результатов ее деятельности. Достоверность базируется не только на информации бухгалтерского, но других видов учета, в первую очередь статистического. Нарушение данного подхода делает невозможным составление бизнес-плана, а также оперативное управление имуществом на разных уровнях хозяйственной деятельности.

Для обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения  учетной политики должны вводиться  с начала финансового года. Если такая сопоставимость отсутствует, то данные за период, предшествовавший отчетному, подлежат корректировке, при этом следует руководствоваться положениями, установленными действующими нормативными актами. Корректировка и ее причины должны быть раскрыты в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках. 
          Для обеспечения достоверности данных бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации является обязательным. Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 №49. 
Достоверность бухгалтерской отчетности усиливается ее целостностью, т.е. она должна включать показатели финансово-хозяйственной деятельности как самого предприятия, так и его филиалов, в том числе выделенных на самостоятельные балансы.

Целостность или полнота  отчетности позволяет принимать  более обоснованные управленческие решения. С этой целью данные синтетического и аналитического учета должны быть подтверждены результатами инвентаризации и заключением независимой аудиторской  организацией.

Своевременность предполагает предоставление необходимой бухгалтерской  отчетности в соответствующие адреса в установленный срок. День предоставления бухгалтерской отчетности определяется по дате ее почтового отправления  или фактической передачи. Отчетность, представленная с нарушением срока, теряет свое значение.

Простота бухгалтерской  отчетности лежит в ее упрощении  и доступности. Этому способствует переход учета к международным  стандартам.

Проверяемость предполагает возможность подтверждения представленной в ней информации в любое время. Косвенно это условие предполагает нейтральность представленной в ней информации. 
Сравнимость предусматривает наличие одинаковых показателей на протяжении различных отрезков времени с целью выявления различий и тенденций. Хотя при его использовании нельзя избежать неправильных выводов из-за ограничения информации. Для реализации этих подходов в бухгалтерской отчетности должно быть представлено сравнение информации по конкретному показателю, приведенному в отчетности за предыдущий и отчетный год.

Экономичность достигается  путем унификации и стандартизации соответствующих форм отчетности, сокращения отдельных показателей без ущерба качеству отчетных данных. В основном это справочно-информационные показатели.

Полнота. Бухгалтерская отчетность должна давать полное представление  о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. Полнота обеспечивается единством  указанных выше отчетов, а также  соответствующими дополнительными  данными.

Существенность. В бухгалтерскую  отчетность должны включаться существенные показатели. Показатель считается существенным, если его нераскрытие может повлиять на экономические решения заинтересованных пользователей, принимаемые на основе отчетной информации. Решение организацией вопроса, является ли данный показатель существенным, зависит от оценки показателя, его характера, конкретных обстоятельств возникновения. Организация может принять решение, когда существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее пяти процентов. 
Нейтральность. При формировании бухгалтерской отчетности организацией должна быть обеспечена нейтральность информации, содержащейся в ней, т.е. исключено одностороннее удовлетворение интересов одних групп пользователей бухгалтерской отчетности перед другими. Информация не является нейтральной, если посредством отбора или формы представления она влияет на решения и оценки пользователей с целью достижения предопределенных результатов или последствий.

Последовательность. Организация  должна при составлении отчетности придерживаться принятых ею содержания и форм отчетности последовательно  от одного отчетного периода к  другому. Изменение принятых содержания и формы Бухгалтерского баланса, Отчета о прибылях и убытках и  пояснений к ним допускается  в исключительных случаях, например при изменении вида деятельности.

Преобладание сущности над  формой. Согласно МСФО информация должна не столько содержать юридическую  форму сделок или иных фактов хозяйственной  деятельности, сколько отражать их экономическую сущность. Специалисты  Минюста России полагают, что в  соответствии с Гражданским кодексом РФ к активам любой организации  можно относить только стоимость  ее собственного имущества. Именно таким  образом налоговыми органами трактуется положение п. 2 ст. 8 Закона «О бухгалтерском  учете»: «имущество, являющееся собственностью организации, учитывается обособленно  от имущества других юридических  лиц, находящегося у данной организации». На этом основании возникает требование учитывать лизинговое имущество  на забалансовых счетах, несмотря на то, что по своему экономическому содержанию лизингополучатель вполне может учитывать его в балансе как имущество, приравниваемое к собственному. 
Согласно МСФО соотношение между выгодами и затратами – это скорее принципиальное ограничение, а не качественная характеристика. Выгоды, извлекаемые из информации, должны превышать затраты на ее получение. Затраты совсем не обязательно ложатся на пользователей, получающих выгоды. Кроме того, выгодами могут воспользоваться не только те пользователи, для которых информация была подготовлена.

На практике часто необходимо равновесие или компромисс между  качественными характеристиками отчетности. Цель в данном случае – достичь оптимального соотношения между характеристиками финансовой отчетности для достоверного отражения финансового состояния предприятия.

Бухгалтерская отчетность должна быть составлена на русском языке, в  валюте РФ. Отчетность подписывает  руководитель и главный бухгалтер  организации. Данные по показателям, которые  должны вычитаться из соответствующего показателя и отрицательные значения показателей в бухгалтерской  отчетности необходимо показать в круглых  скобках.

Если при составлении  бухгалтерской отчетности выявляется недостаточность данных для формирования полного представления о финансовом положении организации и ее финансовых результатах, то в бухгалтерскую отчетность включают соответствующие дополнительные показатели и пояснения.

Организация должна раскрывать избранные при формировании учетной  политики способы ведения бухгалтерского учета, существенно влияющие на оценку и принятие решения пользователей  бухгалтерской отчетности.

Существенными признаются способы  ведения бухгалтерского учета, без  знания о применении которых заинтересованными пользователями бухгалтерской отчетности невозможна достоверная оценка финансового положения, движения денежных средств или финансовых результатов деятельности организации.

Бухгалтерская отчетность ОАО, банков и др. кредитных организаций, страховых организаций, инвестиционных фондов, содержащихся за счет частных, общественных и государственных  средств, является публичной, т.е. представляется в газетах, журналах, доступных пользователям. Отчетность публикуется только после ее поверки и подтверждения независимым аудитором и утверждения общим собранием акционеров. 
Несоблюдение этих условий рассматривается как неправильное оформление бухгалтерского отчета, который устанавливает единые методологические основы бухгалтерского учета и отчетности в условиях рыночных отношений для всех предприятий, объединений, организаций, учреждений независимо от их вида и форм собственности.

Для обеспечения реальности показателей отчетности производится инвентаризация основных средств и  товарно-материальных ценностей, расчетов с поставщиками и подрядчиками, с  разными дебиторами и кредиторами, с рабочими и служащими, а также  расходов будущих периодов и резерва  предстоящих расходов и платежей. Инвентаризация позволяет привести в соответствие данные учета с  фактическим наличием этих средств. Она является средством контроля над сохранностью собственности. Большую  роль инвентаризация играет в контроле за использованием средств по хозяйственным подразделениям, проверке их технического состояния и соблюдения правил содержания и условий эксплуатации. Кроме того, при инвентаризации определяют остатки избыточных и не используемых в хозяйственной деятельности средств, наличие недействующих объектов. 
В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, отчета и балансов предприятие проводит инвентаризацию имущества, включая расчеты.

Таким образом, для осуществления  бухгалтерского учета необходимо придерживаться определенных требований, установленных  законодательством РФ, для составления  информации бухгалтерской отчетности. Также надо помнить, что при составлении  бухгалтерского баланса необходимо пользоваться данными за весь отчетный период. Наиболее значимыми требованиями являются полнота и понятность предоставленной  информации

2. Критерии и типовые сценарии оптимизации организационной структуры

Рациональная организация  бухгалтерского учета в значительной степени зависит от правильности определение структуры бухгалтерии  и бухгалтерского аппарата.

Бухгалтерия является самостоятельной  структурной единицей организации, и ее количественный состав зависит  от размеров организации, видов предпринимательской  деятельности, организации и технологии производства, наличия структурных  подразделений и их территориального расположения, квалификации персонала  бухгалтерии.

Структура бухгалтерского аппарата зависит от особенностей каждой организации, технологии производства, объема учетной  работы, форм учета.

в настоящее время сложилось  три типа структуры аппарата бухгалтерии:

• линейная (иерархическая) – все работники бухгалтерии подчинены главному бухгалтеру;
• линейно-штабная (вертикальная) – учет ведется в разрезе промежуточных звеньев (отделов, групп, секторов), возглавляемых старшими бухгалтерами, подчиненными главному бухгалтеру;
• комбинированная (функциональная), т.е. выделяются специальные отделы, выполняющие замкнутый цикл работ (самостоятельные балансы)

При линейной организации  бухгалтерского аппарата все работники  бухгалтерии подчиняются непосредственно  главному бухгалтеру. данная структура предусматривает централизацию бухгалтерского учета, которая предполагает обобщение учетных данных в бухгалтерии, что позволяет рационально организовать труд персонала бухгалтерии. такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях (рис.1) с небольшим учетным аппаратом до 8-10 человек. При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который осуществляет руководство бухгалтерией.

Руководящий  состав в  этом аппарате занимает примерно 30%. Структура  учетного аппарата этого типа является приемлемой и оправдывающей себя как в отношении руководства  и управления аппаратом, так и  в отношении эффективности использования  рабочего времени учетных работников. На таких предприятиях на одного работника  приходится больше работающих, чем  на других предприятиях; удельный вес  заработной платы учетных работников этих предприятий в общем фонде  зарплаты всех работающих занимает примерно 1%

Главный бухгалтер

Бухгалтер по учету производства

Кассир

Бухгалтер по учету расчетов

Бухгалтер расчетам оплаты труда

Бухгалтер по учету материалов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1. Линейная структура  бухгалтерской службы

 

При линейно-штабной структуре  в бухгалтерии создаются промежуточные  звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемый старшими бухгалтерами. персонал бухгалтерии подчиняется непосредственно старшим бухгалтерам соответствующих отделов (звеньев управления). А старшие бухгалтера подчиняются главному бухгалтеру.

В самих бухгалтерских  службах могут выделяться следующие  группы по участкам учетной работы:

• материальная, ведущая учет по МПЗ, их поступлению и выбытию, хранению и использованию;
• расчетов по оплате труда, осуществляющая учет расчетов с работниками, бюджетом, с государственными внебюджетными фондами и т.п.;
• производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат, осуществляет калькулирование себестоимости продукции и готовит производственный отчет;
• учета готовой продукции, осуществляет учет готовой продукции на складах и ее реализацию;
• учета капитальных вложений;
• общая, ведущая учет по остальным операциям.

Данная модель структуры  бухгалтерии применяется в средних  и крупных организациях (рис.3)

На крупных предприятиях также могут выделяться группы учета  по основным средствам, денежным средствам, расчетом с поставщиками и подрядчиками (рис.2).

Главный бухгалтер

Кассир

Старший бухгалтер группы производства

Старший бухгалтер материальной группы

Старший бухгалтер группы расчетов по оплате труда

Старший бухгалтер группы расчетов

 

 

Подгруппа расчетов с покупателями и заказчиками

Подгруппа расчетов с бюджетом

Подгруппа расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

 

 

Рис. 2. Схема линейно-штабной  структуры бухгалтерии

 

Количество учетных работников может быть также 8 – 10 человек. Несмотря на небольшой аппарат, он состоит  из групп. В таких учетных аппаратах  руководящие работники занимают 40-60% всего состава аппарата. Производительность труда учетных работников ниже и  содержание их обходится дороже, чем  в учетных аппаратах первого  типа.

Главный бухгалтер организации

По подразделению №…

По подразделению № n

По подразделению №1

Отделы обработки данных и  формирования отчетности

Центральная бухгалтерия

Учетный персонал производственных подразделений

Общая

……

Группа расчетов по оплате труда

Группа по учету материалов

Общая

…….

Группа расчетов по оплате труда

Группа по учету материалов

Общая

……

Группа по учету материалов

Группа расчетов по оплате труда

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Схема организации  бухгалтерского учета по вертикали.

 

При комбинированной организации  структурные подразделения бухгалтерии  создаются по участкам учетной работы, выполняющим замкнутый цикл работ, кроме того, в ее структуру могут  быть включены секторы внутреннего  аудита, управленческого и налогового учета (рис.4) или по функциям персонала  в процессе обработки данных и  формирования отчетности (рис.5).

Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных  организациях.

Главный бухгалтер организации

 

Бухгалтерия

Сектор налогового учета

…….

Отдел учета кассовых операций

Расчетный отдел

 

Материальный отдел

 

 

 

Учетный персонал производственных подразделений

 

Рис.4. Схема комбинированной  организации бухгалтерского учета  по участкам учетной работы

 

Количество работников бухгалтерии  и число рабочих мест определяется масштабом организации, количеством  одновременно осуществляемой предпринимательской  деятельности и объемом бухгалтерской  информации по каждому направлению.

В организации осуществляющей предпринимательскую деятельность по выпуску продукции или занимающейся торговой деятельностью, бухгалтерской  службой должны выполняться операции:

1. Кассовые.

2. Расчеты с работниками  по оплате труда.

3. Материально-производственных  запасов.

4. Расчет с поставщиками  и подрядчиками.

5. Расчеты с покупателями  и заказчиками.

6. Расчеты с бюджетом  по налогам и сборам.

7. Учет производственных  затрат и издержек обращения  (в торговых организациях).

Главный бухгалтер организации

 

Бухгалтерия

Отдел составления отчетности

Отдел ведения регистров аналитического учета

Отдел обработки первичных документов

 

Группа приема и регистрации  первичных документов

…….

 

 

 

Учетный персонал производственных подразделений

 

Рис.5. Схема комбинированной  организации бухгалтерского учета  по функциям персонала в процессе обработки данных и формирования отчетности

Если объем работ на участке является значительным, вместо 1-го рабочего места создается группа, в которой заняты от 2 и более  работников.

Если организация осуществляет валютные операции, целесообразно организовать отдельное рабочее место бухгалтеру, который будет заниматься исключительно  этими операциями. При этом следует  иметь в виду, что для проведения операций с наличной валютой обособленная касса создаваться не может –  все операции с наличными деньгами должны производиться в одной  кассе.

В некоторых крупных организациях (например, в торговых холдингах) в  штат бухгалтерии вводится должность  бухгалтера-ревизора, который подчиняется  непосредственно главному бухгалтеру.

Группа для формирования отчетности (включая статистическую и налоговую), как правило, не создается, так как практически не может  работать постоянно, а только в период подготовки годовой и промежуточной  отчетности. В крупных организациях практикуется  разработка и утверждение  внутреннего распорядительного  документа, в котором определяется объем работ по подготовке отчетных данных, сроки выполнения работ и  ответственный за выполнение по каждому  рабочему месту или группе бухгалтерских  работников.

При необходимости в штат бухгалтерии может вводится должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и группами.

Структура бухгалтерии и  организация дела в ней должна обеспечивать выполнение учетных задач  в минимальные сроки и с  высоким качеством. выбор лучшей формы организации учета, создание более гибкого учетного аппарата без лишних звеньев и надстроек является одной из важнейших задач руководителя и главного бухгалтера.

Одним из основных вопросов организации учета является правильное распределение учетных функций  между бухгалтерией предприятия  и производственными подразделениями. Эти взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов.

Не менее важным является увязка и согласованность работы между отдельными группами учетного аппарата и обеспечение соответствующего руководства всей учетной работой  предприятия.

Структура учетного аппарата определяется особенностями отдельных  предприятий. К вопросам организации  учетного аппарата нужно подходить  особенно, изучая характер, содержание, объем и способы работы по учету  и контролю хозяйственной деятельности предприятий.

Учетный аппарат должен быть экономичным, минимальным по своей  численности и одновременно способным  успешно осуществлять стоящие перед  ним задачи и выполнять свои функции.

Таким образом, организация  выбирает  варианты ведения бухгалтерского учета, принимая во внимание специфические  особенности деятельности организации  и других влияющих факторов, а также  самостоятельно разрабатывает систему, организационную структуру бухгалтерии.

Однако выбор структуры  бухгалтерии не является неизменным процессом. Систематическая работа по совершенствованию учетных аппаратов  и их структуры, несомненно, поможет  повысить производительность труда, эффективно использовать учетных работников, сократить  расходы на их содержание.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Вахрушина М.А. Бухгалтерское дело. – М.: Бухгалтерский учет,2008
2. Гиляровский Л.Т. Бухгалтерское дело: Учебное пособие для вузов / под редакцией профессора. – М: ЮНИТА-ДАНА,2007
3. Ерина Т.А. Учебный курс (учебно-методический комплекс)
4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: ИНФРА-М,2007
5. Справочно-правовая система консультант плюс