Microsoft Word 2007: Защита от несанкционированного просмотра и изменения

Microsoft Word 2007: Защита от несанкционированного просмотра и изменения

Уровень 1. Уровни защиты

В Microsoft Word предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к документам Microsoft Word.

Можно ограничить доступ к файлу, например несанкционированное открытие файла и/или сохранение в нем изменений.

Можно полностью защитить документ от изменений содержимого или только его часть. При этом можно разрешить ввод информации в отдельные разделы, фрагменты или в специальные поля документа. Можно разрешить ввод в документ только примечаний или исправлений. Можно ограничить возможности изменения оформления документа.

Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а скорее взаимодополняющими друг друга.

Пароли

Ограничение доступа к информации основано на использовании паролей.

Паролями можно защитить (ограничить) доступ к файлу, внесение изменений документ. В каждом из этих случаев потребуется вводить пароль. Это может быть один и тот же пароль. Можно в каждом случае использовать разные пароли. В качестве пароля можно использовать любой набор символов. При вводе пароля учитывается регистр букв.

При вводе пароля он никогда не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается звездочка или точка.

 
Рис. 1. Пример отображения пароля при его задании

При вводе пароля следует строго следить за регистром и раскладкой клавиатуры. Нажатие на одни и те же клавиши клавиатуры в русской и английской раскладке вводит различные символы. Клавиша клавиатуры CAPSLOCK изменяет регистр вводимых символов. С этой точки зрения в качестве пароля удобнее всего пользоваться набором цифр, ввод которых не зависит от регистра и раскладки клавиатуры. С другой стороны наибольшую надежность дают пароли, представляющие комбинацию прописных и строчных букв, цифр и символов. В Microsoft Word не существует стандартных средств восстановления забытых паролей. Используйте пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записывать его. В паролях можно использовать как русские, так и английские буквы.

После ввода пароля и нажатия кнопки ОК всегда появляется окно, в котором необходимо пароль ввести еще раз. Это делается во избежание случайного неправильного ввода пароля. Иногда повторить ввод пароля надо в другом поле того же окна.

 
Рис. 2. Пример окна подтверждения пароля

При открытии защищенного файла или снятии защиты выводится окно для ввода пароля, в котором необходимо ввести пароль. Пароль при вводе не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается звездочка или точка.

 
Рис. 3. Пример окна запроса пароля

При вводе неправильного пароля выходит соответствующее сообщение. Следует нажать кнопку ОК и попытаться ввести правильный пароль.

Защита файлов от несанкционированного просмотра

Установка пароля

Пароль на открытие файла можно установить в процессе работы с документом.

• Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Зашифровать документ.

 
Рис. 4. Установка пароля на открытие файла

• В окне Шифрование документа (см.рис. 1) введите пароль. Нажмите кнопку ОК.

• В окне Подтверждение пароля (см. рис.2) введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК.

Пароль начнет действовать после сохранения и закрытия файла.

Пароль на открытие можно установить в процессе сохранения документа в виде файла.

• Нажмите кнопку Office, выберите команду Сохранить как.

• В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и выберите команду Общие параметры.

 
Рис. 5. Установка пароля на открытие файла

• В окне Общие параметры в поле пароль для открытия файла введите пароль. Нажмите кнопку ОК.

 
Рис. 6. Установка пароля на открытие файла

• В окне Подтверждение пароля введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК.

 
Рис. 7. Подтверждение пароля на открытие файла

Снятие пароля

Снять пароль можно только после открытия файла.

• Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Зашифровать документ (см. рис. 4).

• В окне Шифрование документа (см. рис. 1) очистите поле пароля. Нажмите кнопку ОК.

Отказ от пароля начнет действовать после сохранения и закрытия файла.

 

 

Уровень 2. Защита файлов от несанкционированного изменения

Установка пароля

Защитить файл от несанкционированного изменения можно, разрешив его открытие в режиме "только для чтения", установив пароль на разрешение записи изменений в файле. Пароль можно установить в процессе сохранения документа.

• Нажмите кнопку Office, выберите команду Сохранить как.

• В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и выберите команду Общие параметры (см. рис.5).

• В окне Общие параметры (рис.8) в поле пароль разрешения записи введите пароль. Нажмите кнопку ОК.

 
Рис. 8. Установка пароля на разрешение изменения файла

• В окне Подтверждение пароля (рис.9) введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК.

 
Рис. 9. Подтверждение пароля на разрешение изменения файла

Пароль начнет действовать после сохранения и закрытия файла.

При открытии файла будет выходить запрос на ввод пароля (рис.10). При вводе пароля в поле Пароль можно открыть файл в режиме разрешения внесения изменений.

 
Рис. 10. Запрос пароля на открытие файла

Можно нажать кнопку Только чтения. Файл будет открыт, в нем можно работать с данными, но при попытке сохранения изменений выйдет предупреждение об ограничении доступа. Файл можно будет сохранить только под другим именем или в другую папку.

Следует иметь в виду, что данный способ защиты не является абсолютно надежным. Имеется возможность открыть файл в режиме "только для чтения", затем сохранить его под другим именем или в другую папку. После этого оригинал файла можно удалить, а в папку на его место переместить файл с изменениями, при необходимости присвоив ему имя удаленного файла.

Снятие пароля

Снять пароль можно только после открытия файла.

• Нажмите кнопку Office, выберите команду Сохранить как.

• В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и выберите команду Общие параметры (см. рис.5).

• В окне Общие параметры (см. рис.8) очистите поле пароль разрешения записи. Нажмите кнопку ОК.

Защита документа от изменений

Установка защиты

Для установки защиты документа от изменений и настройки параметров защиты предназначена область задач Ограничить форматирование и редактирование. Для отображения этой области во вкладке Рецензирование в группе Защитить нажмите кнопку Защитить документ и выберите команду Ограничить форматирование и редактирование (рис.11).

 
Рис. 11. Отображение области задач Ограничить форматирование и редактирование

Область задач Ограничить форматирование и редактирование обычно отображается в правой части окна (рис.12).

 
Рис. 12. Область задач Ограничить форматирование и редактирование

Можно устанавливать различные виды и способы защиты. Практически устанавливается не защита, а разрешение на выполнение определенных действий с документом.

• Установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа.

• Выберите один из способов: Только чтение, Запись исправлений, Примечания, Ввод данных в поля форм.

• Для режимов Только чтение и Примечания можно выделить не защищаемые фрагменты документа и выбрать пользователей, которым разрешается их редактирование.

• Для режима Ввод данных в поля форм можно указать, какие разделы документа будут защищены, а какие нет.

• Нажмите кнопку Да, включить защиту.

• В окне Включить защиту (рис.13) введите пароль в оба поля: Новый пароль и Подтверждение пароля. Несмотря на то, что в окне написано про необязательность пароля, пароль следует ввести. В противном случае любую установленную защиту сможет снять любой пользователь.

 
Рис. 13. Ввод пароля

Кроме ограничения редактирования, можно ограничить набор стилей, используемых при оформлении документа.

Виды защиты документа

Разрешение Только чтение

При установке этого разрешения допускается только просмотр документа и выделение его фрагментов. Выделенный фрагмент можно копировать в буфер обмена.

При установке данного вида защиты некоторые области документа можно оставить не защищенными.

• Выделите фрагмент документа.

• Установите флажок в разделе Исключения области задач Ограничить форматирование и редактирование. Не защищаемая область документа будет выделена бледно-серым фоном (рис.14).

• Повторите процедуру для всех не защищаемых областей.

• Нажмите кнопку Да, включить защиту.

Рис. 14. Не защищаемые области документа

• После установки защиты незащищенные фрагменты документа выделены бледно-желтым фоном (рис. 15). Если фон не отображается, установите соответствующий флажок в области задач Ограничить форматирование и редактирование.

 
Рис. 15. Области защищенного документа, доступные для редактирования

В незащищенной области можно выполнять любые действия: добавлять и удалять текст и другие элементы, изменять оформление, перемещать элементы документа из одной незащищенной области в другую и т.д.

Для перехода между незащищенными областями документ можно пользоваться кнопкой Найти следующую область, которую я могу редактировать. Для выделения в документе всех таких областей нажмите кнопку Показать области, которые я могу редактировать.

После снятия защиты, область, для которой было разрешено редактирование, по-прежнему остается выделенной бледно-серым фоном (см. рис. 14). При последующей установке защиты данные области опять останутся не защищены. Для того чтобы в последующем область можно было защитить, выделите ее и снимите флажок в разделе Исключения области задач Ограничить форматирование и редактирование (см. рис. 14). Для того чтобы все области документа были защищаемыми выделите весь документ, затем установите и снимите флажок в разделе Исключения области задач Ограничить форматирование и редактирование (см.рис.14).

 

 

 

Разрешение Запись исправлений

При установке этого разрешения допускаются любые действия с документом: удаление и добавление элементов, перемещение, оформление, добавление примечаний и т.д. Однако все действия с документом записываются.

Для отображения исправлений и примечаний приняты настройки, установленные при последней работе с примечаниями и исправлениями.

Этот режим нельзя отключить с использованием кнопки Исправления группы Отслеживание вкладки Рецензирование или индикатора в строке состояния. Для отключения защиты в области задач Ограничить форматирование и редактирование нажмите кнопку Отключить защиту (рис.16).

 
Рис. 16. Документ в режиме записи исправлений

Разрешение Примечания

При установке этого разрешения допускается добавление примечаний, просмотр документа и выделение его фрагментов. Выделенный фрагмент можно копировать в буфер обмена.

Так же как при установке разрешения Только чтение, некоторые области документа можно оставить не защищенными.

Работа с примечания к документу производится в обычном порядке с использованием вкладки Рецензирование. Незащищенные фрагменты документа выделены бледно-желтым фоном (рис. 17). В незащищенной области можно выполнять любые действия: добавлять и удалять текст и другие элементы, изменять оформление, перемещать элементы документа из одной незащищенной области в другую и т.д.

 
Рис. 17. Документ в режиме добавления примечаний

Разрешение Ввод данных в поля форм

Этот режим, в принципе, предназначен для работы с документами, содержащими поля форм, однако его можно использовать для обычных документов. При установке этого разрешения допускается только ввод данных в поля форм. Никакие другие действия не допускаются, в том числе и выделение фрагментов документа.

При наличии в документе разделов, можно установить защиту только на выбранные разделы.

• При установке защиты в области задач Ограничить форматирование и редактирование щелкните по ссылке Выбор разделов (рис.18).

 
Рис. 18. Установка защиты в режиме Ввод данных в поля форм

• В окне Защита разделов (рис.19) установите флажки для защищаемых разделов.

 
Рис. 19. Выбор защищаемых разделов

• После выбора разделов задач Ограничить форматирование и редактирование нажмите кнопку Да, включить защиту (см. рис.18).

В незащищенных разделах документа можно выполнять любые действия.

Этот режим можно использовать и для документов, не содержащих разделы. Или в окне Защита разделов (см. рис.19) можно отметить все разделы, как защищенные. В этом случае с документом запрещены все действия, включая выделение и копирование его фрагментов.

Ограничение изменения оформления

Можно запретить оформление текста документа с использованием элементов вкладок, мини-панели инструментов, диалоговых окон и контекстных меню, допустив только использование стилей.

• В области задач Ограничить форматирование и редактирование (см. рис.12) установите флажок Ограничить набор разрешенных стилей.

• Для выбора допустимых к использованию стилей щелкните по ссылке Настройки.

• В окне Ограничения на форматирование (рис. 20) установите флажки для разрешенных стилей. Можно воспользоваться кнопкой Рекомендованный минимум. Кнопка Нет снимает все флажки, что делает документ недоступным для какого-либо оформления. Впрочем, можно будет использовать стиль Обычный.

 
Рис. 20. Выбор разрешенных стилей

Помимо ограничения на используемые стили можно запретить также смену темы или набора экспресс-стилей (соответствующие флажки окна Ограничения на форматирование (см. рис.20)). Наоборот, можно не учитывать это ограничения при автоматическом форматировании, например, при автоматическом создании нумерованного или маркированного списка.

После выбора допустимых стилей может появиться предупреждающее сообщение (рис. 21). Нажмите кнопку Нет, иначе из документа будут удалены все пользовательские стили.

 
Рис. 21. Предупреждение об удалении стилей

Можно выполнять любые действия по редактированию защищенного документа, но оформление можно производить только с использованием стилей. При работе с защищенным документом на вкладке Главная доступна только галерея стилей (рис. 22). Для применения стилей можно также пользоваться областью задач Стили. Мини-панель инструментов в этом режиме не отображается.

Стили нельзя изменять. Стили нельзя добавлять и удалять. Нельзя изменить шаблон, назначенный для документа.

 
Рис. 22. Документ, защищенный от изменения оформления

Ограничивать форматирование можно наряду с установкой разрешений на действия с документом. Например, можно ограничивать форматирование и установить разрешение на внесение исправлений.

Снятие защиты

Независимо от выбранного способа защиты документа для снятия защиты в области задач Ограничить форматирование и редактирование нажмите кнопку Отключить защиту. В окне Снятие защиты (рис. 23) введите пароль.

 
Рис. 23. Снятие защиты

 

 

 

Уровень 3. Установка исключений для отдельных пользователей

При установке защиты Только чтение и Примечания можно разрешить отдельным пользователям полный доступ ко всему документу или к его отдельным частям.

• Щелкните по ссылке Другие пользователи в области задач Ограничить форматирование и редактирование (см. рис.14).

• В окне Добавление пользователей введите имена пользователей, для которых будут устанавливаться исключения (рис. 24).

 
Рис. 24. Выбор пользователей

• В документе выделите фрагмент, который не будет защищен. В списке Пользователи установите флажок рядом с именем пользователя, для которого создается исключение (рис. 25).

Рис. 25. Установка исключений для пользователей

• Для каждого пользователя область документа помечается своим цветом. Одна и та же область может быть доступна для нескольких пользователей. В этом случае она имеет свой цвет выделения. Области, доступные всем пользователям, выделены серым фоном (см. рис. 25).

• При выборе нескольких пользователей они будут добавлены в списке Группа как элементы; в следующий раз, таким образом, можно будет выбрать группу, не вводя имена каждого пользователя.

• Нажмите кнопку Да, включить защиту и введите пароль для защиты документа.

 

 

Уровень 2. Защита файлов от случайного изменения

Пометка документа как "окончательный"

Перед тем, как разрешить совместный доступ к электронной копии документа другим пользователям, можно использовать команду Пометить как окончательный, чтобы сделать этот документ доступным только для чтения и защитить его от изменений. Когда документ помечен как окончательный, в нем невозможен ввод, редактирование и оформление данных. Возможно только выделение текста и копирование его в буфер обмена.

Кроме того, свойство документа Состояние принимает значение Окончательный. Команда Пометить как окончательный позволяет сообщить пользователю, что он предоставляет окончательную версию документа для совместного использования. Также это позволяет предотвратить внесение рецензентами или читателями непреднамеренных изменений в документе.

• Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Пометить как окончательный (рис. 26).

Рис. 26. Пометка документа как "окончательный"

• Если документ перед этим не было сохранен, выйдет запрос на сохранение (рис. 27). Нажмите кнопку ОК.

 
Рис. 27. Запрос на сохранение документа

• После пометки выйдет информационное окно (рис. 28). Нажмите кнопку ОК. Для того чтобы это больше не появлялось, можно установить соответствующий флажок.

Рис. 28. Информация о пометке документа как "окончательный"

Команда Пометить как окончательный не является средством обеспечения безопасности. Любой пользователь, получивший электронную копию документа, помеченного как окончательный, может отредактировать этот документ, сняв с него состояние "Помечен как окончательный".

Для снятия пометки нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Пометить как окончательный (рис. 29).

 
Рис. 29. Снятие пометки документа как "окончательный"

Документы, помеченные как окончательные в Microsoft Word 2007, не будут иметь состояние "только для чтения", если их открыть в более ранних версиях программ Microsoft Word.

Рекомендация открытия файла в режиме "только для чтения"

Чтобы предупредить случайное изменение файла рецензентами, можно создать подсказку. В этом случае при открытии файла рецензенту будет предложено открыть файл в режиме "только для чтения". Файл, открытый только для чтения, может быть прочитан или скопирован. Если внести изменения в файл "только для чтения", их можно сохранить, присвоив файлу новое имя.

• Нажмите кнопку Office, выберите команду Сохранить как.

• В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и выберите команду Общие параметры (см. рис. 15).

• В окне Общие параметры (рис. 30) установите флажок рекомендовать доступ только для чтения. Нажмите кнопку ОК.

 
Рис. 30. Установка рекомендации на открытие файла в режиме "только для чтения"

При открытии такого документа будет выходить запрос на способ открытия (рис. 31). Нажмите кнопку Да, чтобы открыть файл в режиме только для чтения. Нажмите кнопку Нет, чтобы открыть файл в полнофункциональном режиме.

 
Рис. 31. Запрос на способ открытия файла

В заголовке окна открытого документа после имени файла будет отображена надпись (только чтение ) (рис. 32).

 
Рис. 32. Файл, открытый в режиме "только для чтения"

Для снятия данного режима открытия файла следует выполнить те же действия, что и при установке и в окне Общие параметры (см. рис. 30) снять флажок рекомендовать доступ только для чтения.

Открытие файлов в режиме "только для чтения"

Во избежание внесения случайных изменений в документ, его можно открыть в режиме "только для чтения".

При открытии файла в окне Открытие документа щелкните по стрелке рядом с кнопкой Открыть и выберите режим открытия (рис. 33).

 
Рис. 33. Открытие файла в режиме "только для чтения"

 

 

Удаление личных и скрытых сведений из документов

О личных и скрытых сведениях

Перед передачей документа в электронном виде другим пользователям или открытии общего доступа к электронной копии документа можно просмотреть документ на предмет скрытых или личных сведений, которые могут храниться в самом документе или в свойствах документа. Эти скрытые данные могут содержать сведения об организации или о самом документе, которые не нужно распространять, поэтому может потребоваться удаление скрытых сведений перед открытием общего доступа к документу.

Документы Microsoft Word могут содержать скрытые и личные сведения следующих типов.

• примечания, исправления, версии;

• свойства документа и личные сведения;

• настраиваемые XML-данные;

• колонтитулы и положки;

• скрытый текст.

Удаление личных и скрытых сведений

Найти и удалить скрытые или личные сведения из документа Microsoft Word 2007, а также документов более ранних версий можно при помощи инспектора документов. Инспектор документов полезно запустить в любой момент при работе с документом, но обычно это делается перед открытием общего доступа к электронной копии документа, например, перед вложением в сообщение электронной почты.

• Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Инспектор документов (рис. 34).

 
Рис. 34. Запуск инспектора документов

• Если документ не был сохранен перед проверкой, выйдет предложение сохранить изменения (рис. 35).