Ведение деловых переговоров

Введение

     Каждому человеку приходится сталкиваться с тем, что принято называть деловым общением. Как правильно  составить официальное  письмо или приглашение, принять партнера и провести переговоры с ним, разрешить  спорный вопрос и  наладить взаимовыгодное сотрудничество? Всем этим вопросам во многих странах уделяется  очень большое  внимание. Особое значение деловое общение  имеет для людей, занятых бизнесом. Во многом от того, насколько  они владеют наукой и искусством общения, зависит успех  их деятельности.

     К сожалению, в нашей  стране в течение  долгого времени  той стороне делового общения, которая  связана с психологией  и технологией  ведения деловых  бесед и переговоров  вообще не уделяли  внимания, полагая, что  здесь и учить-то нечему.

     Сейчас  времена изменились. Во-первых, значительно  расширился круг лиц, связанных по роду своей деятельности с зарубежными  партнерами. Чтобы  успешно вести  дела, им необходимо знать общепринятые правила и нормы  делового общения, уметь  вести переговоры и беседы. Во-вторых, становясь частью единого делового мира, мы все в  большей мере переносим  существующие общие  закономерности на нашу действительность, требуя и от отечественных  партнеров цивилизованного  общения.

     Очень важны и психологические  аспекты делового общения. Вопрос, с  которым постоянно  сталкиваются деловые  люди, как построить  беседу, переговоры. Важно понимать общие  закономерности делового общения, что позволит анализировать ситуацию, учитывать интересы партнера, говорить на общем языке. Мастерство в любом деле приходит с практикой, и  деловое общение  не является исключением 
 
 
 
 
 

1. Технология  переговоров
1. Общая характеристика переговоров, их основные стадии

     Для того чтобы вести переговоры, необходимо понять, что они из себя представляют. Переговоры – это вид совместной с партнером деятельности, как  правило, направленной на решение проблемы. Они всегда предполагают, по крайней  мере, двух участников, интересы которых  частично совпадают, а частично - расходятся. В иных случаях мы имеем дело совсем с другими видами взаимодействия. При полном совпадении интересов сторон обсуждение не требуется, участники просто переходят к сотрудничеству. При полном их расхождении мы наблюдаем в наиболее явном виде конкуренцию, состязание, противоборство, конфронтацию.

     В наше время все чаще приходится прибегать  к переговорам: ведь конфликт является, образно говоря, развивающейся индустрией. Каждый человек хочет участвовать  в принятии решений, которые его  затрагивают; все меньше и меньше людей соглашаются с навязанными  кем-то решениями. Хотя переговоры происходят каждый день, вести их как следует  нелегко. Люди оказываются перед  дилеммой. Они видят лишь две возможности  ведения переговоров - быть податливым или жестким. Вторая стандартная стратегия в переговорах предусматривает средний подход - между мягким и жестким, но включает в себя попытку сделки между стремлением достичь желаемого и ладить с людьми.

     Есть  третий путь ведения переговоров, предусматривающий  позицию, основанную не на слабости или  твердости, а скорее объединяющий и  то и другое. Метод принципиальных переговоров, разработанный в рамках Гарвардского проекта по переговорам, состоит в том, чтобы решать проблемы на основе их качественных свойств, то есть, исходя из сути дела, а не торговаться по поводу того, на что может пойти или нет каждая из сторон. Метод означает жесткий подход к рассмотрению существа дела, но предусматривает мягкий подход к отношениям между участниками переговоров. Он не прибегает к трюкам и не использует фактор положения. Принципиальные переговоры показывают, как достичь того, что вам полагается по праву, и остаться при этом в рамках приличий. Этот метод дает вам возможность быть справедливым, одновременно предохраняя от тех, кто мог бы воспользоваться вашей честностью. Метод принципиальных переговоров входит постепенно и в нашу жизнь, соседствуя с остальными методами и постепенно вытесняя их.

     Близкой к информационной является функция, связанная с налаживанием новых  связей и отношений - коммуникативная. Здесь основная задача также заключается в обмене точками зрения и информацией. Поэтому можно говорить о единой информационно-коммуникативной функции. Независимо от характера, типа и т.д. конкретных переговоров эта функция обязательно в той или иной степени присутствует на любых переговорах.

     К числу других существенных функций  переговоров относятся регулирование, контроль, координация действий. Эти  функции, в отличие от информационно-коммуникативной, реализуются, как правило, при наличии  хорошо налаженных отношений партнеров, обычно в тех случаях, когда уже  имеются договоренности и переговоры ведутся по поводу выполнения достигнутых  ранее совместных решений.

     Часто на практике тот факт, что переговоры предполагают совместную деятельность участников со смешанными интересами, просто игнорируется, особенно если стороны  не обладают достаточным опытом их ведения и ведут себя так, как, будто партнера не существует, ориентируясь только на свои интересы и пытаясь  только их реализовать на переговорах.

     Следствием  того, что переговоры представляют собой совместную деятельность, является необходимость учитывать не только интересы партнера, но и его видение  проблемы, его отношение к переговорам  и многое другое. Иными словами, встает задача правильно составить представление  о противоположной стороне. Это  представление формируется еще  до начала непосредственно переговорного  процесса и уточняется в ходе ведения  переговоров. Но даже когда стороны  пришли к решению и переговоры формально закончились, взаимодействие продолжается. Оно связано с выполнением  достигнутых договоренностей. На этом этапе формируется представление  о надежности партнера, о том, насколько  строго он следует подписанным им документам.

     Исходя  из вышесказанного, в процессе переговоров  можно выделить три основные стадии:

• подготовка к переговорам;
• процесс их ведения;
• анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.

2. Основные  этапы переговоров, способы подачи позиции

     Переговоры - это менеджмент в действии. Исходный пункт любых управленческих действий - это определение цели. Если речь идет об управлении организациями, мы не можем ограничиться вопросом: «Чего мы хотим достичь?», но должны поставить и такой вопрос: «В чем состоит проблема, которая должна быть решена для того, чтобы цели нашей организации могли быть достигнуты наилучшим образом?» При этом нельзя ограничиваться поверхностным размышлением и надеждой на память. Здесь не обойтись без записей. Если над подготовкой к переговорам работает группа, то ключевую проблему можно написать на доске, чтобы каждый сотрудник постоянно имел запись ее перед глазами. Ошибается тот, кто в качестве цели переговоров ставит безоговорочное принятие своей точки зрения. Он должен помнить, что его решение - это лишь один из вариантов достижения цели, но не сама цель. Сегодня это может быть единственно возможным и разумным путем к цели, все остальные могут быть неприемлемыми. Тем не менее, это только путь, сама же цель остается где-то впереди.

     Вторая  ступень практического менеджмента - это планирование. Упрощая, можно было бы сказать: идет поиск лучшего пути и его обстоятельное изучение. Планы зависят от цели и средств. При этом средства - это не только финансовые фонды или материальные вспомогательные ресурсы, но и - как бы это, ни резало слух - люди, которые реализуют принятые решения, опираясь на свой творческий потенциал и возможности. Предметом изучения должны быть и обстоятельства, сопутствующие выбранному варианту решения. Нет ли правовых противопоказаний? Есть ли прецеденты? Какие возможные последствия? Не выходим ли мы за рамки уже имеющихся решений? Использовалась ли информация, имеющая вероятностный характер?

     Хорошо  подготовлен тот, кто задумался  над следующими вопросами:

• насколько цель партнера по переговорам отличается от вашей собственной;
• насколько пути, которые может выбрать партнер, отличаются от вашего варианта;
• из каких параметров собственного плана (сроки, средства, люди) может исходить партнер;
• насколько широк его временной горизонт, располагает ли партнер информацией, которой нет у вас, или наоборот;
• какими могут быть его представления об организационном обеспечении своего варианта решения.

     Итак, только тогда, когда потенциальный  клиент видит преимущества, которые  могут быть ему предоставлены  и отвечают его «эгоистическим»  устремлениям, можно сказать, что  и вы достигли успеха, приобретя  нового партнера.

     Готовясь  к переговорам, надо иметь ввиду, что уже на этой стадии происходит установление рабочих отношений  с партнером. Стороны, как правило, вступают в переговоры, обсуждая, например, повестку дня и процедурные вопросы. Первые чисто технические сбои здесь  могут негативно сказаться на дальнейшем ходе переговоров. Поэтому  не стоит с пренебрежением относится  к подобным мелочам. Характер отношений  с партнером по переговорам также  оказывает значительное влияние  на результат.

     Рассматривая  непосредственно процесс ведения  переговоров, многие исследователи  отмечали, что он - в зависимости от задач, которые решают его участники, - может быть подразбит на несколько этапов. Даже в тех случаях, когда партнеры совершенно искренне стремятся найти совместное решение обсуждаемой проблемы, на пути к конечному результату им надо пройти эти этапы. В противном случае существует опасность либо завершить переговоры неудачным решением, либо вообще упустить возможность выйти на договоренность.

     В самом общем виде можно говорить о трех основных этапах ведения переговоров:

• взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников;
• их обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов, предложений, их обоснование);
• согласование позиций и выработка договоренностей.

     Разумеется, выделенные этапы следуют не строго друг за другом. Уточняя позиции, стороны  могут и согласовывать сразу  ряд вопросов или отстаивать свою точку зрения (возможно, организовав  для этого специальные рабочие  органы - экспертные группы), а в конце переговоров участники могут вновь перейти к уточнению отдельных элементов своих позиций. Однако в целом последовательность в решении указанных задач должна сохраняться. Ее несоблюдение может вести к значительному затягиванию переговоров, а то и их срыву.

     И, наконец, несколько слов о последней  стадии переговоров, значение которой  ни чуть не меньше первых двух.

     Выше  отмечалась важность такого фактора  на переговорах как репутация. Добавим, что репутация - это та сфера явлений, которая может сохраняться достаточно долго несмотря даже на то, что факты могут противоречить ей. Поэтому нарушение выполнения договоренностей может негативно сказаться не только на дальнейшем взаимодействии с этим партнером, но и с другими, поскольку информация о степени надежности партнеров быстро распространяется.

     Часто на анализ переговоров просто не остается времени. В лучшем случае подводятся итоги содержательной части, - что было сделано. Вопросы же о том, как были достигнуты договоренности, участники переговоров зачастую не рассматривают вообще. Такое игнорирование анализа процессуальной стороны может впоследствии обернуться неудачами и содержательного плана. Поэтому каждый раз по завершении переговоров их участникам целесообразно обсудить следующие вопросы:

• что, какие действия способствовали успеху переговоров;
• какие возникали трудности, как эти трудности преодолевались;
• что не было учтено при подготовке к переговорам и почему;
• какие неожиданности возникли в ходе ведения переговоров;
• каково было поведение партнера на переговорах;
• какие принципы ведения переговоров возможно и нужно использовать на других переговорах.

2. Психология переговоров

1. Подходы и типы поведения на переговорах

     Переговоры  являются неотъемлемой частью деловых  контактов. Помимо хорошего знания предмета обсуждения необходимо владеть техникой ведения переговоров, получить определенную профессиональную подготовку.

     Для участников переговоров главное  не иметь набор готовых рецептов, а понимать для чего нужны переговоры, какие возможности они открывают, каковы основные принципы анализа ситуаций, возникающих во время переговоров.

     В процессе ведения переговоров поведение  участников может соответствовать  двум различным подходам. Первый подход отвечает идее противостояния сторон. Стол, за которым ведутся переговоры, уподобляется своеобразному полю битвы. Согласно данной логике участники переговоров рассматриваются в качестве солдат, призванных отстоять ранее утвержденные позиции. Основной девиз таких переговоров можно выразить словами «кто – кого» или «перетягивание каната».

     Степень противостояния может меняться в  широких пределах: от простого желания  добиться торговых уступок до стремления добиться от партнера по переговорам  максимума возможного. Такой подход связан со многими негативными моментами. Участники переговоров могут  чувствовать себя ущемленными. Дальнейшее сотрудничество может оказаться  под вопросом. «Выигрыш» на одних  переговорах может повлечь за собой стремление партнера «взять реванш»  на других.

     Наконец, второй подход основан на понимании сторонами необходимости поиска взаимоприемлемого решения. Участники переговоров совместно анализируют ситуацию и заняты поиском таких решений, которые в максимальной степени отвечали бы интересам обеих сторон. Второй подход может быть назван партнерским. Сказанное вовсе не означает, что в поведении партнеров присутствуют элементы альтруизма.

     В основу подхода, получившего название «совместный анализ проблемы», положены два принципа теории «разумного эгоизма»: тщательный анализ интересов, в т.ч. собственных и собственные интересы реализуются полнее, если партнер достигает своих интересов.

     Такой подход продуктивен, но он предполагает более высокий уровень доверия  между партнерами. Только «открыв  карты», можно реально анализировать  ситуацию. Доверительность отношений  должна сочетаться с необходимостью сохранять коммерческие тайны.

     На  практике трудно встретить чистые варианты вышеописанных подходов. Скорее можно  говорить об ориентации участников переговоров  на один из подходов. И все же развиваясь, усложняясь, индивидуализируясь, деловой  мир движется по пути все большей  ориентации на партнерские отношения.

     Реальная  практика не исключает встречи с  партнером, использующим разного рода «грязные уловки». Эти приемы необходимо знать и уметь их нейтрализовать. Одно из старых правил состояло в максимальном завышении начального уровня. В ходе переговоров один из партнеров стремился как можно дольше отстаивать эту крайнюю позицию. Часто этот прием предусматривал включение таких пунктов, от которых впоследствии можно было безболезненно отказаться, выдавая это за уступку и ожидая аналогичных шагов от партнера по переговорам.

     Этот  прием часто приводит к отрицательным  последствиям. Подобное поведение вызывает недоверие, да и современные методы оценки потенциала сторон оставляют  мало возможностей для его использования.

     Другой  прием, близкий к описанному - «расстановка ложных акцентов в собственной позиции» и как один из вариантов этого приема - внесение явно неприемлемых для партнера предложений. Этот тактический прием заключается в том, что демонстрируется, например, крайняя заинтересованность в решении какого-либо вопроса, хотя на самом деле этот вопрос является второстепенным для данного участника переговоров. Мотивы такого поведения могут быть различными. Иногда это делается непосредственно для торга: вопрос в дальнейшем снимается, чтобы получить необходимые решения по другому, более важному вопросу.

     Прием «вымогательства» также близок к только что описанным приемам завышения начальных требований и расстановке ложных акцентов. Различия скорее в том, когда эти приемы используются. Если применение первых двух наиболее характерно для начала переговоров, то вымогательство обычно используется в конце, когда стороны подошли к подписанию договоренностей. Иногда этот прием называется «выдвижением требований в последнюю минуту», поскольку нацелен именно на завершающий этап переговоров. Одна из сторон в конце переговоров, когда практически становится очевидным успешное их завершение, вдруг выдвигает новые требования. При этом она исходит из того, что ее партнер, будучи крайне заинтересованным в подписании достигнутых договоренностей, пойдет на уступки. Последствия такого поведения достаточно очевидны. Конечно в этом случае, можно получить некие уступки от партнера. Но какими будут после завершения переговоров отношения между их участниками представить не трудно. Более того, репутация в современном деловом мире значит порой значительно больше, чем получение конкретных прибылей и преимуществ.

     В более широком контексте прием  «вымогательства» по своей природе близок другому приему - «постановке партнера в безвыходную ситуацию». На переговорах - поставить партнера в безвыходную ситуацию – это, вероятнее всего, риск сорвать их. Соглашение же, полученное таким путем, вряд ли будет прочным. В лучшем случае можно добиться каких-то временных уступок.

     Довольно  часто в рамках концепции торга, кроме вымогательства и постановки партнера в безвыходную ситуацию, используются другие приемы, связанные  с оказанием на него давления. Один из них - «ультимативность требований»: либо вы соглашаетесь на наше предложение, либо мы уходим с переговоров. Понятно, что разговор с помощью ультиматума - это уже не переговоры, а попытка решить проблему в одностороннем порядке.

     Другой  тактический прием - «угроза». В принципе отличие этих двух приемов состоит в том, что, если первый относится к предложениям, то угрозы могут быть выдвинуты по любому поводу.

     «Выдвижение требований по возрастающей». Видя, что партнер соглашается с вносимыми предложениями, выдвигают все новые и новые.

     Еще один прием - «салями». Он состоит в том, что информация о собственных интересах, оценках и т.д. дается очень маленькими порциями по принципу нарезания колбасы салями - отсюда и название. Смысл приема в том, чтобы заставить партнера первым «раскрыть свои карты», а там уже в зависимости от этого соответствующим образом действовать. Применение этого приема оборачивается искусственным затягиванием переговоров в ущерб делу.

     «Дача заведомо ложной информации или блеф». В целом этот прием исчезает из арсенала средств участников переговоров, поскольку в современных условиях его использование может стать легко и быстро очевидным, что ведет к потере репутации данного участника переговоров.

     Назовем еще два приема. Один из них - «отказ от собственных предложений», когда партнер готов пойти на их принятие. Цели здесь могут быть различными: и затягивание переговоров, и попытка «выторговать побольше», и нежелание вообще чего-либо решать с помощью переговоров. Другой тактический прием - «двойное толкование». Он предполагает следующее. Стороны в результате переговоров выработали некий документ. При этом одна из сторон «заложила» в формулировки двойной смысл, который не был замечен ее партнером, с тем, чтобы трактовать соглашение в своих интересах, якобы не нарушая его. Понятно, что подобное поведение может нести в себе весьма большую опасность.

     При ориентации на дружеский подход (что  все же бывает редко) характерно принятие практически любых предложений  партнера, значительные уступки, при  которых ничего не требуют взамен, «прямое открытие позиций».

     При реализации сторонами партнерских  отношений центральным звеном становится совместный анализ проблемы, совместное творчество. Чем полнее и глубже будет проанализирована проблема, тем  больше шансов найти разрешение имеющих  место противоречий. Поэтому любые  действия, направленные на изучение проблемы, играют положительную роль. Информация о положении дел должна быть доступна участникам переговоров.

     При ориентации на совместный с партнером  анализ проблемы надо высказать свою точку зрения, выслушать партнера, сопоставить их. В большинстве  случаев начинать целесообразно  с анализа общих интересов  и моментов, а через них выходить на определение возможной общей  зоны решения. Даже если стороны, вступившие в переговоры, находятся в состоянии  конфликта, необходимо постараться  избежать подчеркивания различия на начальном этапе ведения переговоров.

     Одной из продуктивных тактик ведения переговоров  может быть «постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов». Эта тактика предлагает сначала обсудить наиболее легкие вопросы. Их решение оказывает положительное психологическое воздействие на участников переговоров, демонстрирует возможность достижения договоренностей. Использование приема «постепенного повышения сложности» может быть весьма продуктивным. Решение сначала более легких вопросов создает благоприятную психологическую атмосферу на переговорах, показывает, что проблемы, в принципе, решаемы.

     К изложенному приему примыкают действия, направленные на поиск общей зоны решения, т.е. стороны сначала приходят к согласию относительно содержания совместного документа, иными словами определяется зона возможных решений или общая формула решений. Итак, достигнув договоренности по принципиальным вопросам, стороны отрабатывают детали соглашения. Такое двухступенчатое ведение переговоров позволяет значительно экономить время.

     Заслуживает одобрения разработка и внесение таких предложений, которые бы способствовали реализации обоюдных интересов, т.е. предложений, на которые партнер мог бы ответить утвердительно. Иногда, партнер по переговорам  согласен с существом предложений, но находит сами формулировки неприемлемыми.

     Конечно, совместный анализ разногласий не предполагает обмен одними комплиментами. Возможны и необходимы возражения. Однако их смысл принципиально отличен  от разногласий в условиях торга.

     Иногда  действия партнера нельзя отнести к  тому или иному подходу. Похожие  внешне они могут иметь различный  смысл. В качестве примера может  быть приведен хорошо известный прием  «пакетирования», когда несколько предложений или вопросов увязываются и предлагаются к рассмотрению в виде «пакета», т.е. обсуждению подлежат не отдельные предложения или вопросы, а их комплекс. В процессе переговоров используются два вида «пакета», но один из них отражает концепцию торга, другой - совместный с партнером анализ проблемы.

     Использование «пакета» в рамках торга предполагает увязывание привлекательных и малопривлекательных  предложений в один «пакет». Автор  «пакета» исходит из крайней заинтересованности партнера в нескольких предложениях из этого «пакета» и надеется на одобрение всего пакета. Тем самым  автор «пакета» открывает свою позицию. После дискуссии стороны приходят к какому-либо решению.

     Другой  прием характерен для многосторонних переговоров и предполагает разработку «блоковой тактики», заключающейся в согласовании действия с партнерами, выступающими единым блоком. При большом числе сторон, участвующих в переговорах, сначала предлагается найти решения для части из них и тем самым облегчить поиск конечного решения. В других случаях этот прием используется в прямо противоположных целях, а именно: не дать провести решение путем, например, выдвижения альтернативного предложения от блока.

     Приведенные примеры показывают, что внешне одинаковые действия для участников переговоров  могут иметь различный смысл. Если партнер прибегает к подобным действиям, то необходимо, прежде всего, понять, какие цели он при этом преследует.

     Одно  из основных правил при ведении переговоров  с партнером, применяющим подобного  рода приемы, - не отвечать взаимностью. Второе, что имеет смысл сделать - это проанализировать причины, по которым партнер ведет себя недостаточно честно. В зависимости от результатов анализа следует в дальнейшем строить и свою линию поведения. Возможно, в данной ситуации целесообразно обратиться к иной альтернативе и решать проблему либо на односторонней основе, либо совместно с другим партнером. При этом не стоит резко прерывать переговоры. Поведение, ориентированное на хлопанье дверьми, не лучший выход из данной ситуации. Оно осложняет в дальнейшем продолжение диалога.