Внешняя средп и взаимодействие с ней организаций

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

            ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОУ ВПО ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

    ИНСТИТУТ 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Теория организаций»»

на тему: «Внешняя среда и взаимодействие с ней организаций» 
 
 

     Преподаватель: Гарипова З.Ф.

     Выполнил: Шобухов П.К.

     Факультет:      Менеджмента и маркетинга 
     Специальность: менеджмент организации 
     Курс: 3

    Зачетная книжка:     №08ММД46256 
 
 
 
 

                                                 Уфа – 2010.

                                                          СОДЕРЖАНИЕ 

   Введение……………………………………..………………………………….…3

     1. Внешняя среда и взаимодействие с ней организации……………………….4

     1.1. Понятие внешней среды и её состав………………………………………..4

     1.2. Характеристика внешней среды…………………………………………..10

     1.3. Взаимодействие организации с внешней средой ………………………..13

     2. Закон единства анализа и синтеза…………………………………………..20

     Заключение……………………………………………………………………………………………………..24

     Тесты…………………………………………………………………………….25

     Список  литературы……………………………………………………………26 
 
 
 
 

      Введение

    При изучении будут затронуты вопросы:

    внешней среды организации и её состав;

    основные  характеристики внешней среды;

    взаимодействие  организации с внешней средой.

    Цель  данной темы:

    изучить состав внешней среды организации;

    научить использовать знания особенностей внешней  среды для эффективного взаимодействия с организацией;

    изучить особенности взаимодействия организации  с внешней средой;

    изучить основные способы приспособления организации  к изменениям внеш-ней среды;

    изучить приёмы налаживания рационального  взаимодействия с внешней средой.

        Суть данной темы научиться:

    понимать  роль потребителей, поставщиков, конкурентов, инфраструктуры, государственных и местных органов в обеспечении высокой эффективности деятельности организации;

    выбирать  рациональные пути и способы приспособления организации к изменениям внешней среды;

    выбирать  пути и способы налаживания эффективного взаимодействия организации с внешней средой.  
 
 
 

1. ВНЕШНЯЯ СРЕДА И ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С НЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. ПОНЯТИЕ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ И ЕЁ СОСТАВ

    Любая организация функционирует в  определённой окружающей её среде, с  которой она находится в определённых связях и взаимодействиях. Эту среду  называют внешней средой. В связи с тем, что современные организации представляют собой открытые системы, они получают из внешней среды энергию, информацию, материальные и другие ресурсы для обеспечения своей деятельности. При этом каждая организация отдаёт во внешнюю среду продукты своей деятельности (товары, услуги и др.). Разрыв связей с внешней средой чаще всего означает для организации окончание её жизненного цикла (гибель).

    Внешнюю среду организации можно разделить  на две сферы: общее внешнее окружение  и непосредственное деловое окружение.

    Общее внешнее окружение  отражает состояние общества, его экономику, политику, научно-технический прогресс, социально-культурную, национальную, международную, природную среду. Оно не связано с конкретной организацией и оказывает косвенное воздействие на все организации конкретного общества конкретной страны.

    Непосредственное  деловое окружение (деловая  среда) оказывает прямое воздействие на организацию. Это окружение создают потребители продукции и услуг, поставщики, деловые партнёры, конкуренты, инфраструктура (финансовые учреждения, налоговые службы, профсоюзы, деловые объединения, ассоциации и т.п.).

    Внешняя деловая среда создаётся в  процессе функционирования орга-низации, постоянно испытывает влияние большого числа различных факторов и с течением времени меняется. Для высокоэффективной деятельности организации руководителям необходимо знать границы деловой среды. Однако точно определить эти границы практически невозможно. Поэтому руководители должны хорошо знать факторы прямого и косвенного воздействия, оказывающие существенное влияние на эффективность деятельности организации, и учиться их использовать для того, чтобы организация не только выжила, но и заняла ведущие позиции на рынке товаров и услуг.

    К основным характеристикам факторов можно отнести следующие:

    сложность внешней среды – т.е. число факторов, на которые организация должна реагировать;

    подвижность внешней среды - это скорость, с  которой происходят изменения в  окружающей среде;

    неопределённость  внешней среды – т.е. соотношение между объёмами информации, поступающей в организацию, её точностью и достоверностью;

    взаимосвязь и взаимозависимость между факторами внешней среды, т.е. скорость и сила, с которой происходит изменение одного фактора под воздействием изменений других факторов.  

1.1.1. Потребители товаров и услуг

    Конкретный  состав потребителей товаров и услуг  организации зависит от области  её деятельности, специфических особенностей продукции и услуг, масштабов производства, рынков сбыта, цен на товары и услуги и других факторов. Таким образом, к потребителям товаров и услуг можно отнести физические лица, приобретающие товары для личного пользования; ор-ганизации: торговые фирмы, магазины, фирмы-производители, для которых товар, произведённый организацией, является сырьём или комплектующими, и которые необходимы для дальнейшего производства. К потребителям можно отнести также государственные и общественные организации. В последние годы зачастую находят потребителей информационные, консультационные, антикризисные и другие услуги, предоставляемые различными фирмами.

    К потребителям товаров и услуг  в последние годы стали относить также общества потребителей и организации, призванные обеспечивать безопасность (экологическую, пожарную, продовольственную  и др.). Эти организации оказывают  все большее влияние на производителей.

    Влияние потребителей может принимать различные формы, среди которых наиболее распространёнными являются: установление определённого уровня цен, предпочтение наиболее известным маркам товара, формулирование особых требований к качеству, техническим данным, дизайну, соответствие моде, климатическим характеристикам и т.п. Наиболее чувствительным ударом может стать смена производителя.

    Производители, в свою очередь, также могут оказывать  влияние на потребителей. К основным формам такого воздействия можно  отнести ус-тановление более низких цен, высокое качество товаров или услуг, наиболее приемлемые для потребителей сроки поставок. Если производитель чувствует свою силу, он может сменить потребителя.

1.1.2. Поставщики

    К числу поставщиков можно отнести организации, занимающиеся добычей, переработкой материалов, производством и продажей различных товаров, услуг, а также обеспечением потребителей капиталами, ресурсами, рабочей силой. К поставщикам относят также посредников, которые реализуют товары, услуги и ресурсы, производимые организацией.

    В последние годы появилось множество организаций, которые поставляют новые для нашей страны услуги. Среди них можно назвать информационные, консультационные, кадровые (рекрутмент), аудиторские и другие услуги.

    Наличие большого числа поставщиков даёт возможность потребителям экономить значительные средства, время, силы при выборе необходимых им товаров, ресурсов, услуг. Вместе с тем поставщики могут оказывать непосредственное влияние на потребителей, создавая их ресурсную зависимость. Такая зависимость самым существенным образом влияет на эффективность деятельности организации-потребителя, заставляя её повышать себестоимость, снижать качество и другие характеристики товаров и услуг. Поэтому руководители организаций должны знать о существовании ресурсной зависимости и делать всё, чтобы организация не попала в неё.

1.1.3. Конкуренты

    Конкурентами  считаются отдельные лица, группа лиц, организации, которые соперничают  в производстве одинаковых товаров, оказании одинаковых услуг, в завоевании господствующего положения на рынке, достижении одних и тех же целей (получении более высоких доходов, прибыли и других выгод), в стремлении иметь те же ресурсы, блага.

    Руководитель  организации должен уметь оценить, имеется ли конкуренция в данном секторе рынка и к какому виду она относится, насколько она сильна, определить главных конкурентов (реальных и потенциальных), оценить возможные и реальные угрозы с их стороны. После этого руководитель должен постараться объективно оценить возможности своей организации, выяснить, насколько сильны её позиции на рынке, определить, каковы могут быть её конкурентные преимущества для того, чтобы выработать соответствующую конкурентную стратегию.

    Чрезвычайно важно научиться определять вид  конкуренции, которую предлагают конкуренты. В условиях перехода к рыночной экономике, к сожалению, пока ещё встречаются  случаи недобросовестной (хищнической) конкуренции, участники которой нарушают принятые на рынке пра-вила и нормы; и несовершенной конкуренции, когда она осуществляется в условиях, далёких от "чистой", "идеальной" конкуренции. Руководитель должен научиться разрабатывать варианты и выбирать конкурентную стратегию своей организации с учётом тех видов конкуренции, с которыми придётся встречаться на рынке. Для этого он должен принять меры по обеспечению своей организации достоверной и своевременной информацией о реальных и потенциальных конкурентах для того, чтобы обеспечить ей возможность выиграть в конкурентной борьбе.

    Руководитель  должен постоянно помнить, что объектом соперничества могут быть не только товары и услуги. В последние годы жесткая конкурентная борьба ведётся за капитал, материалы, трудовые ресурсы, право использовать новейшие технические решения и технологии. От реакции на конкуренцию зависит не только существование организации, но и значительное число внутренних факторов; таких, как условия труда, оплата труда, характер взаимоотношений с руководителем и многие другие.

1.1.4. Инфраструктура

    Инфраструктура  является очень важной частью внешней деловой среды. Она представляет собой совокупность отраслей, предприятий, организаций, учреждений, призванных создавать условия для нормального производства и обращения товаров. Различают производственную и социальную инфраструктуры. В производственную инфраструктуру включают ту часть деловой сферы, которая обеспечивает организацию трудовыми, финансовыми и информационными услугами, связью, транспортом, складским хозяйством, внешним энергоснабжением, водоснабжением и другими видами деятельности по обеспечению функционирования производственных предприятий. К социальной инфраструктуре относят здравоохранение, образование, предприятия по обслуживанию населения, а также по обеспечению жизнедеятельности людей. В последние годы в нашей стране стали говорить и об инфраструктуре рынка, в которую включают банки, биржи, консультационные и аудиторские организации, страховые компании, охранные фирмы, рекламные и кадровые агентства и многие другие организации, призванные обеспечить быстрое развитие рынка в нашей стране.

1.1.5. Государственные и муниципальные организации

    Большую роль в деловой внешней среде призваны играть государственные и муниципальные организации. Они разрабатывают и принимают законы и нормативные акты, определяющие правовую базу и регламентирующие деятельность организаций. Так, в области предпринимательства принимаются и корректируются законодательные и нормативные акты, регламентирующие предпринимательскую, лицензионную, контрольную, финансовую, налоговую и другие виды деятельности. Контролируется применение административных и экономических санкций и т.п. Принимаются решения о размещении государственных заказов и их ресурсном обеспечении.

    В современных условиях функционирование государственных и му-ниципальных  органов часто имеет непредсказуемый  характер. Законода-тельство, призванное обеспечить равные возможности для всех организаций и предприятий страны, создаётся путём переработки старых законов или их замены новыми, часто несовершенными, что создаёт дополнительные трудности для деятельности организаций. Кроме того, муниципальные органы управления (органы местного самоуправления) не относятся к государственным. И те и другие преследуют разные цели, что создаёт дополнительные трудности для предпринимательства. Поэтому руководителям необходимо постоянно следить за состоянием и изменениями нормативной базы, улучшать взаимодействие между государственными и муниципальными организациями и в соответствии с этим выбирать стратегию своей организации.

1.1.6 Международные организации

    Влияние международных организаций на деятельность российских предприятий, организаций, учреждений постоянно возрастает. Российским организациям приходится работать в  непривычных для них условиях, когда усиливается конкуренция иностранных производителей на российском рынке, появляются совместные предприятия, осуществляются поставки большого числа товаров из-за рубежа, осуществляются прямые капиталовложения в производство иностранных товаров в стране, скупаются акции российских компаний, скупаются сами российские компании, создаются многонациональные корпорации. В таких условиях отечественные производители должны научиться тщательно изучать принципы и методы завоевания рынка, изучать влияние иностранных поставщиков, конкурентов, потребителей на стратегию своей организации.

    Несколько лет назад была принята президентская программа подготовки молодых российских руководителей за рубежом. Такая подготовка даст возможность нашим молодым руководителям лучше узнать принципы и правила поведения организаций в условиях рынка, в условиях международной торговли. Однако очень важно при этом не стараться строить свою организацию по аналогии с зарубежными, как у нас предлагалось, организациями Бразилии, Китая, Кореи и других стран.

    Следует всегда помнить, что чужой опыт был  получен в других исто-рических, культурных, экономических, политических, климатических условиях; в совершенно других условиях государственного регулирования предпринимательства. Механическое перенесение этого опыта на российскую почву не может дать положительных результатов. Необходимо с учётом зарубежного опыта научиться находить свои оригинальные пути и способы решения вопросов создания, развития и постоянного совершенствования отечественных организаций - производителей конкурентоспособных на мировом рынке товаров и услуг.

1.2. ХАРАКТЕРИСТИКА ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ

1.2.1. Сложность и простота

    Сложность внешней среды определяется числом и разнообразием факторов, на которые  организация обязана реагировать, а также числом связей между ними. Так, большинство российских организаций  функционирует в условиях сложного делового окружения, на которое они  должны реагировать. К ним относятся  законодательные и нормативные акты, конкуренты, технологические изменения, поставщики, потребители, группы влияния, профсоюзы, экологи и др.

    Простая внешняя среда отличается тем, что организации, которая работает в такой среде, приходится иметь дело с несколькими сторонними организациями, несколькими поставщиками, потребителями. Преимуществом таких организаций является то, что для принятия решений им необходимо не так много данных, как в сложном окружении, и, соответственно, их структура будет значительно проще.

    1.2.2. Подвижность

    Подвижность, динамичность внешней среды –  это скорость, с которой происходят изменения в окружающем организацию мире. С развитием научно-технического прогресса внешнее окружение современных организаций изменяется всё быстрее и быстрее. Однако скорость этих изменений для организаций разных отраслей неодинакова. Так, наиболее быстрые изменения происходят в химической, фармацевтической и электронной промышленности. Достаточно быстрые изменения происходят в космической промышленности, в производстве компьютеров, в сфере телекоммуникаций. Наименьшую скорость имеют изменения в производстве товаров повседневного спроса: продуктов питания, упаковочных материалов.

    Подвижность внешней среды может быть разной также и для разных структурных  подразделений одной и той  же организации. Например, отдел маркетинга должен исследовать изменения во внешней среде организации, отдел  исследований и разработок – изменения  в технике и технологии, производственный отдел должен отслеживать изменения  среды, характе-ризующейся достаточно стабильным движением материалов и  трудовых ресурсов. Если же структурные  подразделения организации расположены  в различных регионах страны или  в разных странах, то необходимо учитывать подвижность внешней среды и в этих непростых условиях.

1.2.3. Неопределённость внешней среды

    Неопределённость  внешней среды в значительной степени зависит от объёмов, достоверности  и своевременности информации о  конкретных факторах среды, влияющих на организацию. Известно, что недостаток информации и её недостоверность порождают недоверие к ней и, соответственно, можно говорить о высоком уровне неопределённости. Слишком большой объём информации также иногда приводит к неопределённости. Это обусловлено тем, что информация может поступать из разных источников, из разных стран в самом различном виде. Сбор, обработка и анализ такой информации требуют больших затрат времени, трудовых и материальных ресурсов, что часто не под силу организации, и поэтому решения принимаются до того, как будет обработана и проанализирована вся поступившая информация.

    Руководитель  каждой организации должен хорошо понимать, что, чем более неопределённой является внешняя среда, тем труднее принимать  адекватные и эффективные решения.

1.2.4. Приспособление организации к изменениям внешней среды

Для того чтобы организация работала эффективно, она должна своевременно приспосабливаться к изменениям окружающей среды.

    Наиболее  важными проблемами при взаимодействии организации с внешней средой являются проблемы, обусловленные неопределённостью  и ресурсной зависимостью.

    Для того чтобы уменьшить зависимость организации от неопределённости, необходимо научиться снижать её уровень. Этого можно достичь следующими способами: улучшением взаимодействия и повышением уровня информированности о состоянии внешней среды; выбором новой стратегии; изменением организационной структуры и др.

    Для улучшения взаимодействия и повышения уровня информированности целесообразно сделать организацию более открытой и активно взаи-модействующей с внешней средой. Организация может узнавать о внешней среде, о конкурентах, о деловом окружении. Вместе с тем организация получает больше возможностей для того, чтобы передавать деловую информацию во внешнюю среду.

    Изменения организационной структуры можно  проводить по самым различным  направлениям, начиная с увеличения числа подразделений и должностей, т.е. увеличивая её разнообразие, осуществлять дифференциацию и интеграцию подразделений, выбирать рациональное для данных условий соотношение централизации и децентрализации, выбирать тип такой организационной структуры, которая бы позволяла гибко реагировать на изменения внешней среды.

1.3. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ОРГАНИЗАЦИИ С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ

    Взаимодействие  организации с внешней средой заключается в обмене энергией, информацией, товарами, услугами и т.п., который  является обя-зательным условием жизнедеятельности  любой организации.

    Взаимодействие  организации с внешней средой - процесс двусторонний и определяется как характеристиками внутренней среды организации, так и параметрами внешней среды. Среди факторов, определяющих эффективность этого взаимодействия, есть факторы, способствующие и препятствующие эффективному взаимодействию с внешней средой.

    К факторам, способствующим хорошему взаимодействию организации с внешней средой, относятся: смена области деятельности, лоббизм, создание общественных объединений, защищающих интересы организаций и оказывающих влияние на работников законодательных органов и др. Среди внешних факторов, препятствующих эффективному взаимодействию организаций нашей страны с внешней средой, можно перечислить следующие:

    1. Общая экономическая нестабильность  в стране.

    2. Разорванность межотраслевых связей.

    3. В стране ещё не сформировался класс собственников.

    4. Несовершенная система налогообложения.

    5. Неэффективная финансово-кредитная система.

    6. Несовершенное законодательство.

    7. Противодействие теневой экономики.  

    Среди внутренних факторов организации, препятствующих взаимо-действию организации с внешней  средой, можно отнести следующие:

    1. Неэффективная система управления  организациями. 

    2. Низкая квалификация управленческого  персонала. 

    3. Низкое качество производимых  товаров и оказываемых услуг. 

    4. Старение основных фондов.  

    Обязательными элементами взаимодействия организации  с внешней средой являются риски. Под риском будем понимать опасность возникновения непредвиденных событий, имеющих отрицательные последствия.

    В предпринимательской деятельности наиболее опасными рисками считаются  риски с вероятностью потерь, значительно превосходящих величину ожидаемой прибыли. Среди таких рисков можно перечислить следующие: банковский, валютный, кредитный, процентный, страховой, экономический, экологический, техногенный, природный, политический. Любая организация сейчас может встретиться с рисками недопоставок, неплатежей, неполного использования технологических возможностей, с рисками нарушения обеспечения безопасности жизнедеятельности. Большое значение для рациональной организации страхования работников организации имеет профессиональный риск .

    Руководитель  организации в процессе управления постоянно попадает в рискованную  ситуацию, которая характеризуется:

    наличием  нескольких направлений деятельности и возможных решений;

    случайным характером событий во внешней и  внутренней среде организации;

    необходимостью  оценить величину вероятных исходов;

    возможностью  получить как прибыль, так и потери.  

    Разработан  ряд методических подходов к оценке конкретных рискованных ситуаций. Одним из возможных алгоритмов оценки риска является следующий:

    1. Определяется направление риска  (экономический, экологический, технологический,  техногенный, природный и т.п.).

    2. Определяется сущность риска  (риск конкретной ситуации).

    3. Определяются причины риска (строится диаграмма "Риск – причины").

    4. Выявляются факторы риска, которые  увеличивают или уменьшают вероятность  риска. 

    5. Оценивается величина (уровень) риска. 

    6. Разрабатываются меры по снижению  риска.  

1.3.1. Взаимодействие с потребителями товаров и услуг

    Главным условием существования и выживания  любой организации в условиях рынка является способность находить потребителя своих товаров, услуг и других результатов деятельности. Как отмечал П. Дракер: "Единственная цель бизнеса – создать потребителя".

    Процесс изучения и "создания потребителя" включает анализ большого числа факторов, характеризующих потребителя. Наиболее значимыми из них являются:

    географическое  месторасположение;

    социально-психологические  характеристики (образование, сфера  деятельности, привычки, стиль поведения  и т.п.);

    национальные (традиции, обычаи, вкусы, табу и т.п.);

    демографические (пол, возраст, наличие детей, возраст  детей, про-должительность жизни и  т.п.);

    отношение к товару ( услуге), который производится (оказывается) организацией.