Закупочная деятельность

1. Сущность, задачи и функции закупочной логистики.

Закупочная логистика  есть процесс обеспечения предприятий  материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и запуска в производство. Основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Закупочная логистика  является одной из основных логистических  подсистем и изучает процесс  движения сырья, материалов, комплектующих  и запасных частей с рынка закупок  до складов предприятия. Основными  задачами, решаемыми закупочной логистики  являются:

• определение предмета закупок;
• выбор поставщика;
• определение объёма закупок;
• условия закупок.

Задача определения предмета закупок решается вместе с производственным отделом и инженерной службой  компании. При этом определяется потребности  в сырье и материалах, и качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта  информация поступает в отдел  закупок.

Выбор поставщика требует  глубокого анализа рынка интересующей фирму продукции существующих и  потенциальных поставщиков, и предпочтений наиболее перспективных и эффективных. Данный вопрос находится полностью  в компетенции работников отдела снабжения.

 Различают следующие  функции закупочной логистики:

• определение потребности в материальных ресурсах;
• получение и оценка предложений;
• выбор поставщиков;
• согласование цены и заключения договоров;
• формирование заказов;
• контроль количества и сроков поставок;
• входной контроль и размещение материальных ресурсов на складе;
• управление запасами и контроль.

В логистике используются методы определения потребности в материалах: 1)детерминированный; 2)стохастический; 3)эвристический. Первый применяется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй – когда основой для расчёта являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

Определение потребности  в материале включает следующие  этапы:

1. Определение в материале.
2. Подготовка заявки на материал.
3. Оформление заявки на материал.
4. Согласование заявки на материал.

1 этап. Определение потребности в материале.

На данном этапе происходит определение потребности материале, исходя из планирования потребности в материале. Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

2 этап. Подготовка заявки на материал.

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определённой позиции указывается вид заявки на материал.

Вид заявки на материал определяет предназначение материала.

3 этап. Оформление заявки на материал.

В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор  требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки.

В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.

4 этап. Согласование заявки  на материал.

На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший  заявку на материал, согласует её содержание с руководителем функционального  отдела.

Основные вопросы, на которые  следует ответить в процессе обеспечения  предприятия предметами труда, традиционны  и определяются логикой снабжения: что закупить, сколько закупить, у кого закупить, на каких условиях закупить. К традиционному перечню  логистика добавляет свои вопросы: как системно увязать закупки  с производством и сбытом, как  системно увязать деятельность предприятия  с поставщиками.

Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области  задач и характер выполняемых  работ: определение потребности  в материальных ресурсах; исследование рынка закупок; выбор поставщиков; осуществление закупок; контроль поставок; подготовка бюджета закупок; координация  и системная взаимосвязь закупок  с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также  с поставщиками.

Исходя из данных задач  проводиться управление системой закупок на предприятии.

1. Механизмы функционирования закупочной деятельности на предприятии.

Перед управлением системой закупок на предприятии  стоят следующие задачи : расширение номенклатуры продукции; снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков; избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции; контроль над специальными заказами; контроль над упущенными продажами; увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа.

Существуют следующие  основные формы снабжения сырьем и материалами: складская, при которой поставка продукции осуществляется через промежуточные и распределительные складские комплексы и терминалы; транзитная, при которой продукция поставляется непосредственно потребителю с предприятий-изготовителей; поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков.

Транзитная форма снабжения  будет рентабельной для поставщика и потребителя при следующих  условиях: количество реализуемой продукции достаточно велико, чтобы окупить затраты на прямой сбыт; потребителей немного, и они расположены на относительно небольшой территории; продукция требует высокоспециализированного обслуживания.

Активная политика предприятия  в области условий поставки заключается  в том, что при продаже продукция  должна быть доставлена как можно  ближе к складу покупателя. При  покупке продукция должна быть получена в собственность как можно  с более близкого расстояния от склада продавца. Это способствует лучшему  планированию бизнеса и контролю цепи поставки.

Преимущества активной политики условий закупки: лучший контроль цепи поставки; планирование бизнеса с точки зрения обслуживания потребителей в соответствии с закупками.

Для осуществления функции  закупок на предприятии совершается  ряд операций.

Анализ рынка.

Изучение тенденций цен  и анализ стоимости производства поставщика. Это позволяет сделать  вывод о том, что покупка совершается  при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время.

Получение и оценка предложения  поставщика.

Выбор поставщика.

Согласование стоимости  обслуживания и заключение договора.

Проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям  или спецификации покупателя.

Проведение предварительных  переговоров между поставщиком  и покупателем.

Размещение заказа.

Делегирование полномочий и  оценка последствий закупочной политики.

Установление единой политики в отношениях с поставщиками.

Выработка методов учета  продукции.

Сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции.

 Ускорение оплаты продукции.

Экономия ресурсов предприятия, например путем консолидации заказов  и установления стандартов запаса.

Поиск более дешевых заменителей  продукции без ущерба для ее потребительских  свойств.

Отбор, классификация и  анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции.

Прогноз снабжения, спроса и  цен на основные виды закупаемой продукции.

Анализ ценности и возможностей поставщика.

 Разработка новых методов  обработки необходимых данных  для эффективного функционирования  системы закупок.

Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной логистической  деятельности на предприятии:определение  масштаба проекта (объема производства и продаж, величины затрат, параметров бюджета и др.); формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции; размещение объявлений о подаче предложений; оценка предложения; окончательные переговоры; составление документации; поставка и контроль качества; обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.

Таким образом, первым, основополагающим этапом процесса закупок является планирование закупок.

2. Система планирования потребности в материалах, сущность и виды.

Планирование закупок  товаров и материалов определяет потребности в сырье, материалах, продукции и услугах, которые  приобретаются специалистами отдела закупок предприятия.

Планирование закупок  продукции имеет следующие цели: снижение уровня сверхнормативного  запаса продукции; поддержание требуемого уровня обслуживания потребителей; координация графика доставки и плана по производству.

При разработке плана закупок  продукции учитываются следующие  факторы: минимальная партия заказа, отпускаемого поставщиком; скидки при изменении объема поставляемой продукции; ограничения по времени (сроку годности) и объему хранения сырья, упаковки и готовой продукции в складских помещениях производственного предприятия; местонахождение поставщика. Если поставщик – зарубежный, нецелесообразно осуществлять частые поставки небольших партий сырья или упаковки, так как при этом значительно возрастает уровень логистических затрат. В то же время с местным поставщиком можно оговорить такие условия, при которых получатель будет поддерживать минимальный уровень запаса сырья, материалов или упаковки; надежность поставщика. В случае если поставщик надежный, производственное предприятие получает возможность организовать доставку точно в срок; ассортимент и номенклатура материалов и сырья, закупаемых у одного поставщика. Всю продукцию, закупаемую у одного поставщика, целесообразно поставлять одновременно во избежание роста расходов на транспортировку. Особенно это актуально для зарубежных поставщиков; сроки поставки сырья и материалов с момента заказа (чем больше срок поставки, тем больший запас данного материала должен быть на предприятии).

Рассмотрим основные компоненты системы планирования потребности  в материалах: график основного производственного или торгового процесса, определяющий количество готовой продукции с разбивкой по времени; данные об оптимальных нормах запасов товаров и материалов; данные о запасах для каждого компонента, агрегата и детали , а также данные об основных изделиях, которые закупаются, и всех изделиях, которые производятся самим предприятием; прогноз потребности в материалах в соответствии с графиком основного производственного процесса; структурированный перечень сырья и материалов; данные о запасах, открытых заказах и сроках выполнения заказов для расчета времени и объема заказов материалов.

Планирование потребностей в товарах, сырье и расходных  материалах придерживается следующих  принципов: согласование потребностей в материалах и плана производства готовой продукции;разбивка по времени.

Еще одной важной логистической  задачей является ответ на вопрос, у кого закупать. К ней относится  принятие одного из двух решений:самостоятельно формировать ассортимент, закупая товарные ресурсы непосредственно у изготовителя; закупать товарные ресурсы у посредника, который специализируется на расширении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.

Рассмотрим возможные  причины, по которым закупка у  посредника может оказаться более  выгодной, чем непосредственно у  изготовителя: закупая товарные ресурсы у посредника, предприятие, как правило, имеет возможность приобрести широкий ассортимент относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента; цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя.

После того как предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупать, решают задачу выбора поставщика. При выборе условий поставки, в частности способа транспортировки, учитывается, какой из сторон в сделке более выгодно организовать доставку продукции.

Использование сторонних  организаций для замещения внутренних организационных структур предприятия  целесообразно, когда:функция может быть выполнена лучше или дешевле специалистами сторонней организации; это снижает риск предприятия в случае перехода на новые технологии или изменения потребительских предпочтений; это способствует организационной гибкости предприятия, уменьшает продолжительность цикла обслуживания потребителей и ускоряет принятие решений;

это позволяет предприятию  сосредоточить внимание на основном бизнесе и заниматься тем, что  у него лучше всего получается.

Охарактеризуем основные этапы решения задачи выбора поставщика.

1. Поиск потенциальных поставщиков.

При этом могут быть использованы следующие методы: объявление конкурса; изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т. д.; посещение выставок и ярмарок; переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

2. Анализ потенциальных  поставщиков. Составленный перечень  потенциальных поставщиков анализируется  на основании специальных критериев,  позволяющих осуществить отбор  приемлемых поставщиков. Число таких критериев может составлять несколько десятков. Вот основные из них:

информация о положении  фирмы на существующем рынке –  опыт работы, известность поставщика, репутация, личность руководителя, контингент основных заказчиков, размеры рынка  сбыта в настоящий момент и  планы на будущее;

сложившиеся связи с поставщиком  – наличие ныне действующих или  уже утративших силу договоров с  данной фирмой, перспективы долгосрочного  сотрудничества, наличие различных  обстоятельств, влияющих на выбор поставщика (родственные связи, взятки), необходимый  для обоюдной заинтересованности объем  реализации товара;

поставляемая продукция  – известность, широта ассортимента, качество и внешний вид товаров, соответствие установленным санитарным и техническим нормам, наличие  сертификатов;

ценовая политика – цены на поставляемую продукцию, их отличие  от среднерыночных, возможность предоставления скидок;

надежность поставок –  соблюдение графика поставок, соответствие заявкам по объему и структуре  товаров, осуществление поставщиком  транспортных услуг, возможность варьирования различными условиями поставок;

прочие факторы – возможность  возврата некондиционной продукции, упаковка товара.

В результате анализа потенциальных  поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

Для организации бесперебойной  работы желательно иметь большое  число поставщиков, так как это  дает следующие преимущества: возможность для успешного проведения переговоров относительно цен, условий поставки или других обязательств; возможность выбора в случае, если один из поставщиков испытывает трудности (трудности могут быть связаны с условиями поставки, качеством продукции и обслуживания); возможность решения проблем, возникающих при увеличении объемов производства или продаж, не предусмотренном текущим планом производства (продаж).

3. Оценка результатов  работы с поставщиками. На выбор  поставщика существенное влияние  оказывают результаты работы по уже заключенным договорам

Эффективность работы с тем  или иным поставщиком оценивается  следующими показателями: качество поставок. С ним связана доля заказов, выполненных в соответствии с требованиями потребителя; надежность поставщика - способность предприятия-поставщика удовлетворять в течение определенного промежутка времени требования потребителя, связанные с качеством продукции, сроками и объемами поставок; готовность к поставке - сопоставление поступивших и выполненных заказов. Данный показатель свидетельствует о согласованности сроков выполнения заказов, связанных с потребностями потребителя. Подтверждается сроком выполнения заказа предприятием; гибкость поставки - готовность предприятия выполнить вносимые изменения потребителем изменения в заказе.

Необходимо также постоянно  отслеживать, какие меры предпринимает  поставщик для обеспечения сохранности  количества и качества отгружаемой  продукции: соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных товарных мест; точное определение количества отгруженной продукции (массы и числа мест, ящиков, мешков, связок, кип, пачек); при отгрузке продукции в упаковке оформление для каждого тарного места документа (упаковочного ярлыка, упаковочного листа), свидетельствующего о наименовании, количестве и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте; четкое и правильное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству; осуществление контроля над работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением на нее отгрузочных и расчетных документов; отгрузка (сдача) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептами, образцами, эталонами; четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности; своевременная отсылка документов, удостоверяющих количество, качество и комплектность продукции, получателю; документы высылаются вместе с продукцией; соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями.

После того как определен  поставщик, необходимо проработать  методы, которыми будут совершаться  закупки. Рассмотрим некоторые из них: прямые закупки - закупки продукции непосредственно у производителей;встречные закупки - закупки у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями; лизинг - аренда, например, складского оборудования; новая закупка - ситуация осуществления закупки предприятием, при которой покупатель совершает покупку данной продукции впервые, может потребовать проведения серьезных исследований;обычная повторная закупка; измененная повторная закупка - ситуация осуществления закупки, при которой предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований; комплексная закупка осуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений. Методы управления закупками: метод увеличения объемов закупок; метод уменьшения объемов закупок , метод прямого расчета объемов закупки.

Метод увеличения объемов  закупок предполагает: учет спроса на конкретные виды продукции для принятия решения об их закупках; анализ спроса в течение, по меньшей мере, 12 месяцев для учета всех возможных видов сезонных колебаний; определение достаточного объема спроса на протяжении 12 месяцев для создания запасов конкретного вида продукции; принятие решения о создании запасов в зависимости от числа заказов на конкретные виды продукции, а не от количества проданных видов продукции.

Метод уменьшения объемов  закупок предусматривает: ежемесячный анализ статистики сбыта продукции, не пользующейся спросом; определение на основании статистики сбыта тех видов продукции, объем запасов которых следует сократить; выработку критериев, на основании которых определяется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов продукции; сведение к минимуму доли медленно реализуемых видов продукции на основе учета показателей объема запасов продукции.

Метод прямого расчета  объемов закупок  предполагает определение: периода времени, для которого осуществляется расчет; общего количества проданной продукции на основании статистики продаж за выбранный период времени; средней величины запасов путем деления общего количества проданной продукции на число недель в выбранном периоде.

Для определения запаса данного  вида продукции величина оптимального уровня запаса умножается на среднюю  величину запасов в неделю. По мере продаж новой продукции расчетная  величина, а вместе с ней и цифры  в стандартном заказе меняются. Полученная в результате расчетов величина изменяется еженедельно, отражая актуальные статистические данные, поэтому среднюю величину запасов и оптимальный уровень  запасов постоянно пересчитывают.

Одним из технических приемов  закупочной логистики является система  поставок «точно в срок» (система  ТВС). Она основана на том, что в  звено не должно поступать никаких  материалов, пока в этом звене не возникнет в них необходимость, например доставка к моменту монтажа  или непосредственно в торговый зал магазина.

Сущность системы «точно в срок» заключается в том, что спрос на любом участке  цепи определяется спросом, предъявленным  в конце ее. Пока нет спроса в  конце цепи, продукция не производится и не накапливается, не заказываются и не накапливаются комплектующие.

Общепринятое определение  гласит, что система поставки «точно в срок» - это система производства и поставки комплектующих или  товаров к месту производственного  потребления или к моменту  продажи в торговом предприятии  в нужное время и в требуемом  количестве.

Традиционная схема снабжения  предусматривала поставку в несколько  этапов: поставщик; выходной контроль поставщика; экспедиционный склад; склад входного контроля; основное хранилище; подготовка к потреблению; производственное потребление.

В системе ТВС этапов значительно  меньше: поставщик; выходной контроль поставщика; производственное потребление.

Таким образом, контроль качества у потребителя системой ТВС не предусмотрен. Следовательно, эту функцию  должен взять на себя поставщик. В  этих условиях наличие некачественных изделий в поставляемой партии недопустимо.

Отношения между поставщиком  и покупателем, позволяющие применить  систему ТВС, должны носить характер длительной хозяйственной связи  и строиться на долгосрочных контрактах. Лишь тогда можно достичь согласованности  в вопросах совместного планирования и необходимого уровня технико-технологической  сопряженности, научиться находить экономические компромиссы.

Система ТВС предусматривает работу потребителей с гораздо более низким запасом, чем в условиях традиционного снабжения. Следовательно, повышаются требования к надежности всех участников логистического процесса, в том числе и к транспортировкам. Поэтому если в условиях традиционного снабжения при выборе перевозчика в первую очередь обращают внимание на перевозочные тарифы, то в системах ТВС предпочтение отдается перевозчику, способному гарантировать надежность соблюдения сроков поставки.

Применение системы ТВС  позволяет резко сократить запасы, как производственные, так и товарные, сократить потребности в складских  мощностях, персонале.

Система ТВС требует для  внедрения значительных усилий. Следовательно, для ее разработки должна осуществляться дифференциация ассортимента поставляемых товарных или производственных ресурсов с целью выделения наиболее значимых позиций, работа с которыми по методу ТВС может дать наибольший эффект.

Сформулируем  преимущества от использования ТВС: исключается ряд операций из технологической цепи поставок; сокращаются текущие запасы, так как предметы труда поступают либо в цех, либо в торговый зал; сокращаются страховые запасы, так как увеличивается надежность поставок за счет перехода на долгосрочные отношения с проверенными поставщиками и перевозчиками; сокращаются запасы в пути, так как сокращается время доставки за счет использования расположенных вблизи поставщиков;улучшается качество товара, так как используются поставщики, качество продукции которых сертифицировано; увеличивается надежность поставок, так как возникает совместная заинтересованность в функционировании ТВС.

Отметим также отдельные  проблемы, стоящие на пути внедрения  системы ТВС: требования потребителя к качеству, которые приводят к увеличению затрат поставщика и могут восприниматься последним как завышенные;сокращение степени диверсификации, что создает проблему, обусловленную возрастанием коммерческого риска от ориентации на одного контрагента; удаленность потребителя может сделать частые поставки небольших партий невыгодными для поставщика; расписание поставок, которое используется в системах ТВС, должно позволять получать товары по мере надобности, тогда как для поставщика более приемлемо расписание, характеризующееся стабильностью поставок по размеру и во времени;размер партии и периодичность поставок. Данная проблема возникает в связи с возможным отличием в оценках поставщика и потребителя экономически целесообразных для них размера партий и периодичности поставки.

Основные задачи, которые  необходимо решить в процессе проектирования и внедрения ТВС: в области отношений с поставщиками: поиск близко расположенных поставщиков; переход на длительные хозяйственные связи;  заключение договорных отношений с проверенными поставщиками;

стимулирование поставщиков  к внедрению системы ТВС;

поддержка бизнеса поставщиков  за счет долгосрочного планирования и гарантированности закупок; концентрация отдаленных поставщиков; вывод закупочных цен на приемлемый для обеих сторон уровень; организация безбумажного информационного обмена; по объему поставок: поддержка устойчивой скорости закупок, согласованной со скоростью производства; обеспечение возможности частых поставок малыми партиями; работа с переменным размером единичной поставки при фиксированном общем объеме поставок по контракту; поощрение поставщиков за готовность упаковывать товары в требуемых объемах; в области качества поставляемой продукции - тесная взаимосвязь персонала, ответственного за качество у продавца и у покупателя;в области отгрузки: составление и четкое соблюдение расписания прибытия грузов;использование постоянных, проверенных извозчиков; заключение долгосрочных контрактов на комплексное логистическое обслуживание, включающее в себя складирование и транспортировку.