Адаптация персонала. 34

Введение

 

Адаптация персонала  в организации является необходимым  звеном кадрового менеджмента. Становясь  работником конкретного предприятия, новичок оказывается перед необходимостью принять организационные требования: режим труда и отдыха, положения, должностные инструкции, приказы, распоряжения администрации и т. д. Он принимает также совокупность социально-экономических условий, предоставляемых ему предприятием. Он вынужден по-новому оценить свои взгляды, привычки, соотнести их с принятыми в коллективе нормами и правилами поведения, закрепленными традициями, выработать соответствующую линию поведения.

Внедрение системы  управления адаптацией в предприятия  представляет собой достаточно сложную  задачу, но от ее нее зависит уменьшение стартовых издержек, уменьшение текучести кадров, возможно более быстрое достижение рабочих показателей, приемлемых для организации – работодателя, вхождение работника в рабочий коллектив, в его неформальную структуру и ощущение себя членом команды, снижение тревожности и неуверенности, испытываемых новым работником. Это нормальный страх перед новым и неизвестным, экономия времени непосредственного руководителя и рядовых работников, развитие у нового работника удовлетворенности работой, позитивного отношения к работе и реализма в ожиданиях. Система адаптации призвана решать вышеперечисленные проблемы.     

Актуальность  и недостаточная разработка вопросов трудовой адаптации в современных условиях определили выбор темы, постановку цели и задач исследования.

Целью данной курсовой работы является изучение процесса адаптации как одной из актуальных проблем в управлении персоналом. Эта цель призвана решать следующие задачи:  теоретическое рассмотрение адаптации как явления; ее классификации и этапов адаптационного процесса; рассмотрение системы управления адаптации персонала, соответствующих программ, выявить критерии успешной адаптации. По окончании делается заключение.

Объектом исследования должен стать процесс адаптации  персонала как проблема управления персоналом. Предметом исследования — построение системы адаптации персоналом.

Наиболее первостепенным является определение сущности адаптации,  определение направлений, этапов, рассмотрение программ адаптации.

Структура работы состоит из введения, основной части  и заключения. Основная часть состоит из двух глав. Первая глава дает общее представление об адаптации как явления и освещает ее классификацию. Вторая глава представляет описание основных элементов системы адаптации, их взаимодействии и особенностях.

В работе представлены учебники, учебные пособия и монографии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основная  часть

 

 

Глава 1. Адаптация как объект управления персоналом

 

1.1  Понятие и виды адаптации

 

Служба персонала  относится к числу «затратных»  подразделений, т.е. подразделений, самостоятельно не приносящих прибыли. Она участвует в прибыли путем минимизации издержек за счет оптимизации бизнес-процессов в организации. Один из бизнес-процессов, которые призвана оптимизировать служба персонала - это процесс быстрой мобилизации вновь принятого сотрудника. Процесс, от которого зависит, как быстро новый сотрудник сможет приносить организации необходимую прибыль - это процесс его адаптации в организации. С этого момента возникает потребность в стандартизации процедур взаимодействия с новыми сотрудниками, следовательно – в создании системы адаптации.

Слово адаптация происходит от латинского «adaptio» – приспособлять. Но адаптацию нельзя понимать только как приспособление работника к профессии. В любой организации или предприятии процессом адаптации работников занимается менеджер по персоналу или наставник. Поэтому адаптация – это процесс приспособления нового работника и к рабочему месту и к трудовому коллективу, включающий методы наставничества и консультирования со стороны менеджера по персоналу¹. В свою очередь организация также приспосабливается к работнику. Это процесс взаимного приспособления работника к организации и коллектива к работнику, без чего невозможна успешная деятельность, как отдельного работника, так и всего коллектива в целом. В более широком смысле понятие трудовой адаптации обосновывает А.Я. Кибанов, как «взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенном включении работника в процесс производства в новых для него профессиональных, психофизиологических, социально-психологических, организационно-административных, экономических, санитарно-гигиенических и бытовых условиях труда и отдыха»².

Компания заинтересована в том, чтобы принятый работник не уволился через несколько месяцев. Тогда как высокий процент  принятых на работу покидает организацию в течении первых трех месяцев или даже в первые две недели. Основные причины ухода – несовпадение реальности с ожиданиями и сложность вхождения в новую организацию («меня это не устраивает», «это не для меня» и т.д).

Часто новичок приходит на предприятие к неготовому рабочему месту, и никто этим не озабочен. Работник вынужден сам плыть по течению и на это уходит масса времени. Например, во многих торговых организациях вновь прибывшим продавцам объясняют специфику работы, но совершенно не знакомят с технической стороной дела. По этой причине многие не справляются с новой работой и теряют интерес к назначенной должности. Этот фактор, а также боязнь  обнаружить недостаток опыта или знаний, показать некомпетентность, не суметь завоевать уважение коллег, не найти с ними общий язык, ни возлюбить трудовой коллектив самому, в конечном счете потерять работу, свидетельствует о провале процесса адаптации и обуславливает текучесть кадров.

Специалисты в  области управления персоналом определяют три  основных направления для выработки всей концепции системы адаптации персонала. Это организационное, профессиональное и социально-психологическое направления.  Опираясь на это, на различных основаниях выделяют несколько видов адаптации.

- по уровню различают первичную и вторичную адаптацию.

Первичная адаптация  затрагивает весь спектр адаптационных  мероприятий, необходимых для приспособления лиц, не имеющих трудового стажа и впервые пришедших на предприятие. Это вчерашние студенты-выпускники.

Во вторичной адаптации нуждаются лица, имеющие трудовой стаж, но решившие поменять профессию и место работы. Такая адаптация требует лишь некоторых адаптационных мероприятий, не несущая особых усилий и затрат.

По характеру  деятельности адаптацию разделяют  на производственную и внепроизводственную. В данном случае рассматривается производственная адаптация. Ее виды сводятся к следующему:

• профессиональная адаптация характеризуется дополнительным освоением профессиональных возможностей, также формированием профессионально необходимых качеств личности, положительного отношения к своей работе. Как правило, удовлетворенность трудом наступает при достижении определенных результатов, а последние приходят по мере освоения сотрудником специфики работы на конкретном рабочем месте. Характер и содержание, уровень организации и условия труда, размеры зарплаты оказывают влияние на данную адаптацию.
• психофизиологическая адаптация заключается в освоении совокупности всех условий, оказывающих различное психофизиологическое воздействие на работника во время труда. К этим условиям следует отнести: физические и психические нагрузки, уровень монотонности труда, санитарно-гигиенические нормы производственной обстановки, ритм труда, удобство рабочего места, внешние факторы воздействия. Особое внимание психофизиологической адаптации нужно уделять в следующих ситуациях.

- сменный график работы. Если человек никогда не работал по ночам, ему будет объективно тяжело работать посменно или менять время пребывания на работе.

- график работы сдвинут. Резко переключатся с одного режима работы на другой часто бывает сложно.

- ненормированный рабочий день. К ненормированной работе сложно привыкнуть, если в предыдущей компании график работы сотрудника был нормированным. Необходимость сверхурочной работы нужно обговаривать на собеседовании.

- длительные командировки. Для ряда сотрудников длительные отъезды могут стать дополнительным стрессом.

 

• социально-психологическая адаптация, при которой происходит включение работника в систему взаимоотношений коллектива с его традициями, нормами жизни, ценностными ориентациями. В ходе такой адаптации сотрудник получает информацию о системе деловых и личных взаимоотношений в коллективе и отдельных формальных и неформальных группах, о социальных позициях отдельных членов группы. Эту информацию он воспринимает активно, соотнося ее со своим прошлым социальным опытом, со своими ценностными ориентациями. При принятии сотрудником групповых норм происходит процесс идентификации личности либо с коллективом в целом, либо с какой-либо формальной или неформальной группой;
• организационно-административная адаптация, то есть знакомство работника с особенностями организационного механизма управления, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре. Организационная адаптация отвечает на такие вопросы, как например:

- Каковы стратегические  цели и приоритеты компании?

- Как осуществляется  управление компанией?

- Кто принимает  решения? 

- Какова структура  компании?

При данной адаптации  у сотрудника должно сформироваться понимание собственной роли в общем производственном процессе. Следует выделить еще одну важную и специфическую сторону организационной адаптации – подготовленность сотрудника к восприятию и реализации нововведений;

• экономическая адаптация позволяет работнику ознакомиться с экономическим механизмом управления организацией, системой экономических стимулов и мотивов, адаптироваться к новым условиям оплаты своего труда и различных выплат. Поэтому основной фактор влияющий на данный вид адаптации – это размеры заработка;
• санитарно-гигиеническая адаптация.

За время  ее прохождения работник осваивается с новыми требованиями трудовой, производственной и технологической дисциплины, правилами трудового распорядка. Он привыкает готовить рабочее место к трудовому процессу и сложившихся в организации условиях производства, придерживаясь гигиенических и санитарных норм, требований техники безопасности и сохранения здоровья, а также с учетом экономической безопасности окружающей среды.

Это каждый раз подчеркивает характер адаптации как двустороннего процесса приспособления работника и организации, основывающийся на постепенной врабатываемости сотрудника в новых профессиональных, социальных и организационно-экономических условиях труда.

 

1.2  Этапы и стадии процесса адаптации

 

Во многих организациях и предприятиях система адаптации  выстраивается в соответствии с  последним признаком классификации. Но для подробной и эффективной  ее организации следует рассмотреть  вопрос об этапах процесса адаптации с точки зрения различных авторов, компонентах ее организации.

Набиев и  Коргова считают, что условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа.

I. Оценка уровня подготовленности новичка, которая необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Однако следует помнить, что даже если сотрудник имеет опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, ввиду различий в организационной структуре новичок неизбежно попадает в какой-то степени в незнакомую ему ситуацию.

 

 

II. Ориентация – практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации.

Функции и мероприятия	Обязанности
по ориентации	непосредственного	менеджера
	руководителя	по персоналу
Составление программы
ориентации	Выполняет	Ассистирует
Ознакомление новичков с
фирмой и ее историей, кад
ровой политикой, условиями
труда и правилами		Выполняет
Объяснение задач и требова
ний к работе	Выполняет
Введение работника в рабо
чую группу	Выполняет
Поощрение помощи нович
кам со стороны опытных
работников	Выполняет

 

III. Действенная или непосредственная адаптация. Этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу, он обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. В рамках данного этапа необходимо дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации, важно оказывать максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.

IV. Функционирование или полное включение в работу. Это завершающий этап адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. При спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1 – 1,5 лет работы, при регулируемом – может наступить уже через несколько месяцев³.

Базаров и Еремина выделяют следующие этапы адаптации новых сотрудников:

 

Подготовительный.

Начало его  – принятие решения о приеме на работу конкретного сотрудника. В  это время планируется процесс  адаптации, разрабатывается его  программа, определяются лица, ответственные  за мероприятия по каждому направлению, наставник, готовится пакет документов, рабочее место).

Выход на работу нового сотрудника.

Беседа менеджера  по персоналу с новичком о: истории  компании, руководящем составе, правилах внутреннего трудового распорядка, структуре организации, порядке  оплаты и премировании, корпоративных нормах, правилах, сотруднику выдаются подготовленные документы.

Наставник или  руководитель отдела знакомит сотрудника с: коллегами и их функциональными  обязанностями, историей структурного подразделения, схемой взаимодействия с другими отделами, порядком оформления документов, включая отчетность.

Также на данном этапе происходит обсуждение и согласования с сотрудником плана адаптации.

Вводное обучение.

Реализация  плана адаптации.

руководитель  подразделения или наставник:

– Определяет долгосрочные, первоочередные цели;

– Описывает требования к работе и ожидаемые результаты;

– Контролирует выполнение задач в соответствии с листом адаптации;

куратор совместно  с ним осуществляет программу  социально-психологическая адаптации  по направлениям:

– определение психологической совместимости с коллективом, профилактика конфликтов;

– мотивация новичка;

– ознакомление с корпоративной культурой, этикой деловых отношений;

– помощь в развитии необходимых компетенций.

На данном этапе  происходят регулярные встречи менеджера по персоналу и работника.

Оценка результатов  прохождения адаптации.

Встреча работника  со всеми лицами, ответственными за адаптацию;

Оценка листа  адаптации и выполнения поставленных задач, овладения компетенциями.

выделяет этапы адаптации персонала, которые по содержанию могут быть охарактеризованы как методы или способы адаптации:

испытательный срок продолжительного от 3-х до 6-и  месяцев, в течение которого осуществляется овладение необходимыми навыками и  умениями и «доводка» работника до необходимых требований модели рабочего места;

адаптация молодых  специалистов на должностях мастеров и специалистов продолжительностью до трех лет, в течение которых  он набирает необходимый производственный опыт и «включается» полноправным членом коллектива предприятия или организации;

программа введения в должность руководящего работника  продолжительностью до одного года, в  течение которого он изучает внутренние нормативные документы подчиненных  сотрудников и стратегию развития предприятия до получения необходимого мастерства управления;

наставничество  и консультирование как форма  руководства процессом адаптации  молодых рабочих и специалистов со стороны опытных руководителей  с ярко выраженными педагогическими  навыками;

развитие человеческих ресурсов как формы всестороннего развития личности сотрудника организации на протяжении всего периода работы до ухода на пенсию.

Наиболее интересно  этапы адаптационного процесса представлены у Кибанова. Он выделяет подготовительный, информационный, ознакомительный и адаптационный этапы.

На первом этапе  в процессе делопроизводства готовится  вся необходимая документация, утверждаемая руководством. Это, прежде всего информационная брошюра, проекты программ адаптации, тест для выбора наставника, адаптационный лист, анкета сотрудника и другие документы.

На втором этапе  адаптанта знакомят с данной документацией, особенно с комплексом мероприятий, связанных с проведением общей  и специализированной программ.

Третий этап соответствует действенной адаптации.

На последнем  этапе ведется наблюдение за ходом работы адаптанта и оцениваются текущие результаты адаптации.

В процессе адаптации  работник проходит стадии ознакомления, приспособления, ассимиляции и идентификации.

Продолжительность стадии ознакомления составляет один месяц. За этот период можно продемонстрировать свои возможности.

На стадии приспособления происходит постепенное привыкание, усвоение стереотипов. Продолжительность  – до одного года. В течение этого  периода достигается совместимость  с коллегами.

Стадия ассимиляции предусматривает полное приспособление к среде. Происходит постепенная интеграция работника в организацию. Она идентична функционированию.

На стадии идентификации  работник отождествляет личные цели с целями коллектива. По степени  идентификации различают три категории работников: безразличные, частично идентифицированные, полностью идентифицированные с целями коллектива.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Организация  процесса адаптации персонала

 

2.1  Программа адаптации

 

На этапе ориентации или  на стадии ознакомления работника менеджер по персоналу обязан использовать специально разработанную программу. Такая программа является неотъемлемым инструментом системы адаптации и делится на общую и специализированную.

Общая программа  адаптации касается структуры всей организации. Специализированная программа  рассматривает вопросы, связанные с частью организации – с каким-либо подразделением или рабочим местом. Обычно это организация рабочего места. Ее проводят руководители подразделений или по необходимости наставники, как в формах бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем.

 На основе  содержания той или иной программы  составляется план мероприятий  по управлению адаптацией.

Любая программа адаптации будет эффективно работать только в том случае, если грамотно поставлены организационные вопросы в период информационного  или ознакомительного этапа процесса адаптации. Обычно информационная брошюра о предприятии содержит общий и специальные блоки информации. В рамках общего блока работник получает представления о истории создания, традициях и нормах корпоративной культуры, целях организации, видах деятельности и продукции, описании подразделений и их функциях, данные о высшем руководстве, правилах поведения в организации и политике административного наказания. Он проходит необходимый инструктаж по охране труда и технике безопасности и получает предупреждение об ответственности за порчу производственного и офисного оборудования.

Важным аспектом общей  программы является отговаривание оплаты труда и системе льгот в организации, т.н. социальный пакет, гарантирующий страховку от несчастных случаев и различные виды пособий. Любой человек приходит работать ради достойного и стабильного заработка и несоответствие размера и сроков оплаты труда ожиданиям работника, а также обеспокоенность у женщин потерять работу в период декретного отпуска служат поводом увольнения с работы.

 При введении в должность работник осваивает специализированную программу и знакомится с руководителем подразделения. Иногда такое знакомство происходит непосредственно, с глазу на глаз и часто руководитель отдела (подразделения) выступает в роли наставника или консультанта для адаптанта. Наиболее главные аспекты программы, которые обязан освоить работник, это:

Режим работы (график);

свои обязанности  и ответственность  на рабочем  месте;

требования  к качеству выполняемой работы;

требования  к отчетности на рабочем месте. В  соответствии с этим работник изучает и подписывает должностную инструкцию, предписания которой должен всегда четко выполнять.

Далее адаптанта  знакомят с рядом процедур, правил-предписаний, определяющих весь характер работы на новом месте. Это гигиена, охрана собственности организации, правила поведения на рабочем месте, перерывы, ведение телефонных разговоров и пользование Интернетом в личных целях.

Наконец адаптанту  показывают рабочее помещение и  представляют сотрудникам подразделения. Длительность освоения в коллективе будет зависеть не только от личностной характеристики адаптируемого, но и того, как поведут себя члены коллектива по отношению к новичку. Здесь большую работу проводит наставник.

 

2.2 Методы проведения адаптации

 

Адаптация персонала  осуществляется посредством ряда методов, таких как испытательный срок, наставничество, консультирование и тренинг.

Испытательный срок – это основной период адаптации  нового сотрудника организации. Пункт  об испытательном сроке включается в контракт при следующих условиях:

этот период необходим в связи со специфическими особенностями работы;

необходимость «приглядеться» к новому сотруднику и скрываемым качествам;

принятый сотрудник  не полностью отвечает требованиям, предъявляемым к «идеальному» работнику;

это соответствует  действующему законодательству о труде;

установленный срок достаточен для овладения рабочими навыками;

организован систематический  контроль за выполнением работы и  регулярная помощь;

в конце этого  периода работник будет извещен  о его соответствии или несоответствии занимаемому рабочему месту.

Наставничество  – это процесс, в котором один человек ответствен за должностное  продвижение и развитие другого  человека вне рамок обычных взаимоотношений  менеджера и подчиненного.

Наставничество  касается следующих вопросов:

введение в должность и перспективы карьерного роста;

вхождение в  коллектив;

вхождение в  целом в организацию.

Основные задачи наставника:

помощь работнику  в освоении и выполнении возложенных  на него профессиональных обязанностей;

создание условий  для развития творческого потенциала;

оказание помощи при адаптации в освоении корпоративной  культуры, закрепленной на предприятии.

Характерные черты  наставника включают в себя:

сильную мотивацию  в оказании помощи другим в их развитии;

значительный  и признанный опыт в навыках;

способность определять слабые и сильные стороны наставляемого  и формулировать действия по их исправлению  или развитию;

личные навыки в построении взаимоотношений с  наставляемым и проведении тренинга;

знание интересов, желаний и способностей своих  подчиненных; оказание доверия подчиненным и ожидание того же от них; сосредоточение их интересов в большей степени на личности, чем на работе.

Индивидуальное  консультирование означает слушание отдельного работника и предоставление ему  возможности найти способы решения проблемы или уменьшить беспокойство в значимых для него областях. Среди навыков, требующихся для успешного консультирования на рабочем месте, выделяют:

точно определить задачу консультирования;

принять неэмоциональную  и независимую точку зрения – отсюда использование нами таких понятий, как «деликатная постановка вопросов» и «без критики»;

навыки, помогающие пониманию: слушание, анализ ситуации, деликатная постановка вопроса, не вовлекаться  эмоционально, умение зондировать общественное мнение;

навыки, помогающие обдумыванию способов достижения желаемых результатов: умение подсказывать, помощь в рождении идей, умение вести дискуссии, тактичность и дипломатичность;

умение сообщать плохие новости.

Тренинг – это  набор средств, с помощью которых  знания, процедуры и мысли преобразуются в практические действия. Тренинг имеет ряд дополнительных значений:

планомерный подход, предусматривающий отработку определенных навыков в сочетании с усилением  мотивации работника относительно совершенствования работы;

процесс, в ходе которого один тренирует другого относительно основ его деятельности путем интенсивного обучения, демонстрации и практической работы;

ежедневное  обучение и руководство с целью  повысить эффективность исполнительской  деятельности.

Эти определения тренинга включают в себя несколько важных тем, которые повторяются почти во всех публикациях по персоналу:

планомерная отработка  навыков;

инструктирование, демонстрация, практическая работа;