Адаптация персонала на предприятии. 3

   Введение  
 

     Основой любой организации и ее главным  богатством являются люди. Хотя машина и стала полновластным хозяином во многих технологических и управленческих процессах, хотя она и вытеснила  человека почти полностью или  даже полностью из отдельных подразделений организации, роль и значение человека в организации не только не упали, но даже увеличились. В настоящее время говорят о социально ориентированной экономике, одним из направлений которой является развитие человека в процессе труда. Это означает превращение труда в сферу развития человека, постепенный переход к содержательному труду в комфортных условиях, изменение отношений в коллективе и т. д. Человек стал самым дорогостоящим ресурсом. Многие организации, желая подчеркнуть свой вес и размах, говорят не о размере их производственных мощностей, объеме производства или продаж, финансовом потенциале и т.п., а о числе работников в организации. Хорошая организация стремится максимально эффективно использовать потенциал своих работников, создавая все условия для наиболее полной отдачи сотрудников на работе и для интенсивного развития их потенциала. Но есть и другая сторона этого взаимодействия, которая отражает то, как человек смотрит на организацию, на то, какую роль она играет в его жизни, что она дает ему, какой смысл он вкладывает в свое взаимодействие с организацией. Установление органичного сочетания двух этих сторон взаимодействия человека и организации обеспечивает основу эффективного функционирования любой организации.

     Цель  любой коммерческой организации - это получение максимально возможной прибыли. Этой цели подчинена деятельность каждого подразделения коммерческого предприятия. Причем эта задача может решаться двумя путями - либо путем максимизации прибыли, либо путем минимизации издержек предприятия. В каждом конкретном подразделении эта задача решается по-разному. Служба персонала относится к числу "затратных" подразделений, т.е. подразделений, которые самостоятельно прибыли не приносят. Она участвует в прибыли путем минимизации издержек за счет оптимизации бизнес процессов в организации. Один из бизнес процессов, которые призвана оптимизировать служба персонала - это процесс скорейшей мобилизации вновь принятого сотрудника.

     Процесс, от которого зависит, как быстро новый  сотрудник сможет приносить организации необходимую прибыль - это процесс его адаптации в организации. Вторая задача, которая решается процедурой адаптации нового сотрудника - это снижение издержек по поиску и найму новых сотрудников. Наличие четко регламентированной процедуры адаптации делает первые несколько месяцев работы нового сотрудника "прозрачными", тем самым, снижая риск ухода последнего из организации. Следует иметь в виду, что переход из организации в организацию всегда является мощным стрессогенным фактором для сотрудника, формализованная процедура адаптации является инструментом, нивелирующим его стрессогенность.

     Адаптация новых сотрудников в коллективе - одна из важных задач, которую приходится решать службе по работе с персоналом в организации. Надо заметить, что  необходимость в формализованной процедуре адаптации существует на предприятиях среднего и крупного бизнеса. Аля небольших структур, эта проблема не столь актуальна.

     Адаптацию нельзя рассматривать как отдельный, изолированный процесс, не связанный  с системой управления персоналом на предприятии. Формализованная процедура адаптации строится на основе и является неотъемлемой частью структуры управления предприятия в целом. Так, например, при разработке процедуры адаптации необходимо наличие положений об отделах и должностных инструкций, т.к. на их основе разрабатываются стандарты адаптации и критерии оценки.

     Процесс взаимного приспособления сотрудника и организации, основанный на принятии или непринятии первым новых профессиональных и организационных условий работы, должен быть связан как со стратегическим планированием в организации, так и с существующими программами мотивации сотрудников, оценки и развития персонала и, конечно же, со сложившейся корпоративной культурой компании.

     Именно  недостаточное внимание службы по работе с персоналом к этой функции, отсутствие четко регламентированных процедур по адаптации новых сотрудников влечет за собой неврабатываемость нового сотрудника в коллектив, его уход или увольнение по инициативе администрации. Соответственно эффективность мероприятий по комплектованию организации персоналом снижается, да и эффективность деятельности организации в целом, падает.

     Цель  данной курсовой работы является изучить  процесс адаптации нового сотрудника в управленческом коллективе.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

     - изучить теоретические основы  процесса адаптации нового сотрудника  в управленческом коллективе;

     - дать краткую характеристику  объекта исследования;

     - проанализировать процесс адаптации  на данном предприятии;

     - дать рекомендации по совершенствованию  процесса адаптации.

     Объектом  исследования является ООО «Энергия».

     В работе были использованы методы наблюдения, статистического анализа, сравнения. 
 
 
 
 

   1 Краткая организационно  – правовая характеристика  ООО «Энергия» 

   Фирма «Энергия» является обществом с  ограниченной ответственностью, которое  занимается производством пивоваренного  солода по индивидуальной технологии. Она является юридическим лицом.

   Общество  с ограниченной ответственностью (ООО) – это общество учрежденное одним или несколькими лицами, уставной капитал которого разделен на доли. Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Размер уставного капитала должен быть не менее стократной величины минимальной заработной платы. Число участников общества не должно быть более 50 человек.

   Учредительными  документами являются: учредительный  договор и утвержденный Устав. А  также сертификат и лицензия на право деятельности.

   Устав предприятия – это свод правил, регулирующих деятельность предприятия, взаимоотношения с другими фирмами  и гражданами, права и обязанности  в определенной сфере хозяйственной  деятельности.

   В составе устава предприятия выделяют несколько разделов:

1. Общая характеристика фирмы (наименование, юридический адрес, состав учредителей).
2. Уставной фонд (сумма денег, внесенная в момент образования фирмы его учредителями).
3. Вклады каждого учредителя в уставной фонд.
4. Виды деятельности, работ и услуг, которые допускаются в организации.
5. Правила и формы отчетности фирмы перед государственными органами и его учредителями.
6. Аудит со стороны гос.органов.
7. Структура управления деятельностью фирмы.
8. Направление использования прибыли от деятельности организации.
9. Правила изменения уставного фонда.
10. Правила изменения состава учредителей предприятия.
11. Процедура изменения устава.
12. Процедура ликвидации фирмы.

   Высшим  органом управления ООО «Энергия»  является собрание его участников. К исключительной компетенции собрания относятся:

• изменения устава, образование исполнительных органов управления,
• утверждение годовых счетов,
• распределение прибыли,
• решение о реорганизации,
• избрание ревизионной комиссии.

   Исполнительный  орган, осуществляющий текущее управление избирается собранием и может включать членов не из числа участников. Для проверки и подтверждения правильности годовой финансовой отчетности ежегодно привлекается профессиональная аудиторская организация.

   Юридический адрес ООО «Энергия» г. Киров, ул. Комсомольская, дом 5.

   Генеральный директор Ходырев В.И.

   Масштабы  деятельности ООО «Энергия» развиты  в пределах местного окружения с  которым они поддерживают хорошие  отношения.

   Рыночные  отношения ООО «Энергия» заключаются  в том, что она закупает сырье  на рынке товаров и предоставляет изготовленный ООО «Энергия» солода на рынок товаров.

   Фирма возникла совсем недавно, она действует с 10.02.2005 г. Причиной ее появления послужила необходимость в создании фирмы, производящей пивоваренный солод в данном регионе.

   ООО «Энергия» была создана очень быстро тремя учредителями. Руководство фирмой осуществляют директора, выбираемые на собрании учредителей общества. Деятельность фирмы в данный момент процветает.

   Название  «Энергия» было выбрано неслучайно. Причиной этого является то, что  при производственном процессе зерно проходит различные стадии обработки (сушки, проращивания и т.д.). А зерно, как живой организм должно обладать определенной энергией при каждой стадии процесса. Если зерно будет обладать энергией установленной по нормативам, то солод получится высокого качества, а соответственно и пиво, сваренное на этом солоде, будет высокого качества.

   По  виду хозяйственной деятельности ООО  «Энергия» торгово-производственная организация. По характеру собственности  – частная.

   ООО «Энергия» в данное время развивает свое производство, поэтому им необходимо все больше сырья, т.е. зерна и других необходимых ингредиентов.

   Производство  обеспечивает изменение состава, формы, конфигурации или внешнего вида используемого продукта. На большинстве предприятий расходы на производство стали небольшой долей общих расходов. Производство развивается через автоматизацию и гибкость, разделения стадий производства. Современная технология предоставляет организации потенциальные возможности для развития, устаревшая – ведет предприятие к разорению. Сырье на производстве почти всегда является основной статьей расходов. К сырью следует относится как к приобретаемым товарам. Материалы должны подходить для выпускаемых изделий, также как и изделия должны проектироваться с учетом используемых материалов. Сырье, технология производства и выпускаемая продукция должны составлять единое целое.

   Поставщиками  ООО «Энергия» в основном являются продуктовые базы г.Кирова. А зерно  они закупают в колхозах и кооперативах.

   Конкурентами  ООО «Энергия» являются другие организации и фирмы, производящие так же пивоваренный солод. Но в нашем регионе их не так много, и поэтому конкуренция несильно развита.

   Потребителями являются пивоваренные заводы и организации, в основном потребители ООО «Энегрия» - это пивзаводы г.Кирова, п.Оричи, г.Шахуньи, г.Йошкар-Олы, г.Котельнича.

   Ресурсы ООО «Энергия» - это трудовые, информационные, социальные. Трудовые ресурсы подбираются  очень тщательно. Управленческий персонал на 90% имеет высшее образование. На фирме  строго соблюдается дисциплина и график работы. Информационные ресурсы (газеты, телефон, телевидение) постоянно изучаются и анализируются. Необходимости в профсоюзах нет.

   Факторы косвенного воздействия – это  фоновое окружение.

   К ним относятся: демография, СМИ, экология. политика, НТП, социально-культурное окружение.

   Демография. Чем больше плотность населения, тем больше будет открыто заводов  и соответственно будет больше заказов, увеличится прибыль ООО «Энергия».

   СМИ. С помощью СМИ ООО «Энергия»  может предложить свой товар и воспользоваться предложениями других предприятий и организаций.

   Экология. Она сильно влияет на производственный процесс ООО «Энергия». Если природные  условия станут неподходящими для  выращивания злаковых культур (ячменя, пшеницы), то придется менять поставщиков, сто приведет к дополнительным затратам.

   Политика. Если государство и правительство  запретит продажу пива какому-либо слою населения или запретит вообще торговлю пивом, то заказы ООО «Энергия»  снизятся и повлекут материальные потери.

   Экономика. Если в стране будет тяжелое экономическое  положение, то люди будут нуждаться  в первую очередь в товарах  первой необходимости, а пивоваренный солод к ним не относится.

   НТП. Развитие НТП ведет к развитию и усовершенствованию оборудования и различных измерительных приборов (например, весовых).

   Организационная структура ООО «Энергия» представлена в приложении 1. 

  Организационная структура ООО «Энергия» - это  функциональная организационная структура.

  Функциональную  организационную структуру иногда называют традиционной или классической, поскольку она была первой структурой, подвергшейся изучению и разработке. Функциональное управление осуществляется наряду с линейными, что создает двойное подчинение для исполнителей.

  Функциональная  департаментализация – это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности.

  В принципе создание функциональной структуры  сводится к группировке персонала  по тем широким задачам, которые  они выполняют. Конкретные характеристики и черты деятельности, того или иного подразделения, соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всей организации.

  Преимущества  и недостатки функциональной структуры  организации.

  Преимущества: стимулирует деловую и профессиональную специализацию, уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях, улучшает координацию в функциональных областях.

  Недостатки: отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач  своих подразделений, чем общих целей всей организации. Это увеличивает возможность конфликтов между функциональными областями, в большой организации цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной.

  Планирование  в ООО «Энергия» осуществляется на всех пяти этапах. Главной целью ООО «Энергия» является получение максимальной прибыли, за счет выполнения новых заказов и привлечения новых клиентов. Для этого необходимо больше рекламы и увеличить сферу обслуживания, т.е. предоставить возможность использования солода в других регионах.

  План  для повторяющихся действий –  график работы управленческого коллектива и работников ООО «Энергия».

  Среднесрочным планом и планом для неповторяющихся  действий является разработка бюджета  организации.

  Увеличение  объемов производства, расширение потребительского общества, совершенствование технологий, привлечение инвестиций, увеличение конкурентоспособности – это  кратковременные планы.

  Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

  На  моральное стимулирование уделяется  не так много внимания, как на материальное, но все же оно существует.

  В ООО «Энергия» генеральный директор очень внимательно следит за уровнем  обслуживания и качеством выполнения работы. Он объявляет за отличия работникам благодарности и особо отличившихся работников стимулирует грамотами в присутствии всего коллектива. За незначительные несоблюдения должностных инструкций и уровня обслуживания делает выговоры.

  ООО «Энергия» в лице генерального директора и главного бухгалтера начисляет и выдает заработную плату сотрудникам. Заработная плата сдельно-премиальная. Для повышения заинтересованности работников в улучшении качества выполняемой работы и для роста выработки. Все выдачи денег работникам фиксируются через компьютер. А у управленческого персонала пятидневная рабочая неделя. Заработная плата выдается ежемесячно, но строго определенного дня выдачи заработной платы нет, т.к. все зависит от количества заказов и от того как быстро рассчитается заказчик. ООО «Энергия» имеет гибкий график работы. Обслуживающий персонал работает по графику по сменам (без перерыва и днем и ночью).

  На  совете директоров, который проходит ежемесячно, решается вопрос о выдаче премий работникам за количество и качество выполняемой работы, а так же за предложения изменений в деятельности или предложения для получения большей прибыли, если эти предложения будут одобрены советом директоров. Премии выдаются вместе с заработной платой ежемесячно.

  За серьезные нарушения графика работы, за невыполнение своих обязанностей, или за систематические нарушения директор лишает премии, а в последствии при их повторении увольняет работника.

  ООО «Энергия» предоставляет безвозмездные  суммы, для оказания помощи сотрудниками их близким при серьезном заболевании, смерти и чрезвычайных ситуациях. А так же могут взять детей или близких родственников сотрудников на практику, а потом может быть даже на работу.

  В ООО «Энергия» существуют все  три вида контроля. Предварительный контроль осуществляется на этапе создания организации. Были созданы нормативные и правовые документы: устав, должностные инструкции. Предварительный контроль в области материальных ресурсов заключается в наблюдении за качеством сырья (зерна) и состояния всех основных средств. В области трудовых ресурсов идет постоянный контроль профессиональных навыков сотрудников, а так же результатов их трудовой деятельности. Под контролем в области финансовых ресурсов находится бюджет, т.е. контролируется сколько и когда необходимо средств предприятию. Текущий контроль осуществляет руководитель. Его объектом являются сотрудники. Генеральный директор ООО «Энергия» контролирует оперативность выполнения работы каждым сотрудником и делает выводы о его моральном и материальном стимулировании. Заключительный контроль в ООО «Энергия» осуществляется следующим образом: после выполнения какого-то заказа директор на собрании всего коллектива работников говорит о преимуществах и недостатках работы каждого сотрудника и дает свои рекомендации, объявляет благодарности и поощряет материально.

  Также в ООО «Энергия» осуществляется внешний и внутренний контроль.

  Сотрудники  ООО «Энергия» стараются работать эффективно, что приводит к созданию благоприятного социально-психологического климата.

  Внешний контроль осуществляется непосредственно  руководителем. По результатам этого  контроля происходит оценка работы и  человека либо наказывают, либо поощряют и даже продвигают по службе.

  Контроль  за персоналом в ООО «Энергия»  строго распределен. Главный бухгалтер, директора подчиняются непосредственно генеральному директору.

  Рабочие цеха подчиняются технологу, а технолог директору по производству, а затем  генеральному директору. Водитель подчиняется  секретарю, в свою очередь секретарь  подчиняется коммерческому директору, а он генеральному директору. Работники отдела обслуживания контролируются техническим директором, а он находится под контролем у генерального директора.

  Контроль  за информацией в ООО «Энергия»  строго определен. Всю поступающую  информацию тщательно проверяют на достоверность. Сотрудники отслеживают в газетах, по телевидению, по радио объявления о необходимости пивоваренного солода, а также дают объявления о оказании своих услуг.

  ООО «Энергия» пришлось наладить связь  с санитарным надзором за качество пищевых продуктов; с руководителями среднего звена, которые стояли во главе лабораторий и заводов. В организации о каких-либо коммуникациях оповещаются все сотрудники.

  Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынке. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном и международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты.

  В своих ежегодных отчетах ООО  «Энергия» сообщает информацию по финансам и маркетингу, а так же приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах. Обсуждения. Собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты циркулируют внутри ООО «Энергия», зачастую являясь реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

  Информация  перемещается внутри организации с  уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней  на низшие. Таким путем подчиненным  уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

  В ООО «Энергия» директор по производству может сообщить технологу о предстоящих  изменениях в производстве продукта. В свою очередь технолог должен проинформировать подчиненных ему работников об особенностях готовящихся изменений.

  В ООО «Энергия» представители  разных отделов периодически обмениваются информацией по вопросам составления  графика работы, уровня требования в программах обслуживания местного населения.

  Дополнительные  выгоды от коммуникации по горизонтали  заключаются в формировании равноправных отношений, которые являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

  Коммуникации  руководитель – подчиненный.

  Наиболее  очевидным компонентом коммуникации в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, рассмотрим этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

  Коммуникационная  система ООО «Энергия» хорошо развита. Фирма имеет немного  сотрудников, что облегчает прохождение  информации ко всем сотрудникам, увеличивает  скорость ее прохождения, и информация даже к последним людям доходит  неискаженной. В развитии коммуникации заинтересованы все сотрудники организации т.к. это является одной из причин получения прибыли.

  Сотрудники  ООО «Энергия» проводят совместную работу над определением текущих  и перспективных целей. Генеральный  директор ООО «Энергия» учредил  ежемесячные совещания по сбыту солода, закупке сырья и привлечению новых потребителей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  2 Процесс адаптации  нового сотрудника 

     2.1 Назначение адаптации 

     Мы  склонны уделять большое внимание проблеме адаптации в коллективе новых сотрудников и выделяем следующие этапы создания эффективной процедуры:

     Во-первых, необходимо выделить факторы, которые  влияют на успешную адаптацию новых  сотрудников, а также выработать критерии оценки эффективности процедуры  адаптации.

     Во-вторых, определить круг мероприятий, необходимых, для понимания и успешного принятия сотрудником существующих на предприятии норм и правил.

     В-третьих, определить круг лиц, которые будут  проводить и контролировать эти  мероприятия, разграничить сферы ответственности  различных подразделений, включенных в процесс.

     Итак, выделим следующие факторы, влияющие на процесс адаптации сотрудника в коллективе: организационный; социально-психологический; профессиональный.

     Организационная адаптация основана на понимании  и принятии новым сотрудником  своего организационного статуса, структуры организации и существующих механизмов управления. Необходимо, на наш взгляд, сделать новому сотруднику краткий экскурс в историю развития организации, рассказать о клиентах и партнерах, дать ознакомиться с положением об организационной структуре предприятия и положением об отделе, куда он выходит. Выдать на руки должностную инструкцию. Также необходимо познакомить его с непосредственным начальником (в случае, если это не было сделано в процессе отбора) и ознакомить его с процедурой эскалации проблем.

     Социально-психологическая  адаптация сотрудника - это принятие новых норм взаимоотношений, поведения  в данной организации, приспособление к новому социуму. Здесь необходимо познакомить нового сотрудника и  обсудить с ним миссию компании, рассказать ему о традициях, существующих на предприятии, познакомить его с коллегами по подразделению и людьми из других подразделений, с кем он будет связан технологически (круг функциональных связей подразделения должен быть зафиксирован в соответствующих положениях). В случае наличия специфических условий осуществления деятельности (закрытость/удаленность подразделения) имеет смысл проведение социально-психологических тренингов, нацеленных на формирование определенных норм и стиля взаимоотношений.

     И, наконец, профессиональная адаптация - это постепенная доработка профессиональных навыков и навыков сотрудничества до определенного уровня, необходимого для исполнения новым сотрудником  своих функциональных обязанностей на технологически необходимом уровне. Круг данных навыков должен быть очерчен в должностной инструкции, которую сотрудник получает на руки. Должны быть разработаны и доведены до его сведения критерии успешности прохождения испытательного срока, а также, по возможности, четко поставлены задачи.