Адаптивные структуры управления, их виды и характеристики

Адаптивные структуры  управления, их виды и характеристики

Содержание

• Введение 4
• 1. Теоретические основы адаптивных структур управления 5
• 1.1 Понятие, сущность, особенности адаптивных структур управления 5
• 1.2 Виды адаптивных структур управления 7
• 2. Потенциал адаптивных структур управления организацией 10
• 2.1 Основные характеристики адаптивного предприятия 10
• 2.2 Адаптивность как улучшение системы управления организацией 13
• Заключение 17
• Список литературы 19
• Введение
• В условиях динамичности современного производства и общества, управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.
• Адаптивная структура управления предприятиям должна отвечать современным рыночным условиям:
• - обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий -- больше;
• - быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;
• - учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;
• - учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;
• - учитывать изменение структуры издержек производства;
• - принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды.
• Это далеко не полный перечень проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. Для реализации их существует объективная необходимость в исследованиях, анализе существующего положения.
• 1. Теоретические основы адаптивных структур управления

1.1 Понятие, сущность, особенности  адаптивных структур управления

В современном менеджменте рассматривается  множество самых разных организаций, которые представляют собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей. Это могут быть государственные учреждения, общественные объединения, научно-производственные объединения, частные предприятия.

Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей  в продукции либо услугах и  поэтому имеют самое различное  назначение, размеры, строение и другие параметры.

Такое разнообразие имеет большое  значение при рассмотрении организации  как объекта управления. Множество  целей и задач, стоящих перед  организациями разного класса сложности  и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений.

В экономике организация (фирма, предприятие) является хозяйствующим субъектом, реализующим собственные интересы посредством производства (путем  соединения факторов производства и  управления ими) и реализации товаров (услуг) на рынке. Поскольку каждая организация  имеет, как правило, несколько целей, для достижения которых требуются  достижения промежуточных целей, то в организации можно выделить множество систем.

Любая структура характеризуется, по крайней мере, тремя элементами:

1. входом (поступающие ресурсы);

2. процессом преобразования ресурсов  в продукт (услугу);

3. выходом (продукт).

Очевидно, что соединение этих элементов  определенными материально-вещественными  и информационными связями, порядком их взаимодействия образует структуру  и целостность системы.

Последняя характеризуется определенными  для данной системы ресурсами  и продуктом, свойства которого, как  уже сказано выше, не сводятся к  сумме свойств составляющих элементов. Удаление любого из элементов или  изменение их свойств разрушает  данную систему или преобразует  ее в другую.

Адаптивность структуры управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции в  определенном диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается  структура.

Данный показатель можно представить  как уровень, при котором организация  реагирует на изменения ее внутренней и внешней среды. Адаптивность рассматривается  здесь как промежуточный критерий, более абстрактный, чем уровень  производства, производительность или  удовлетворение.

Этот критерий относится к способности  руководителя воспринимать изменения  как внешней, так и внутренней среды организации.

Низкая эффективность организации, проявляющаяся в достижении недостаточного уровня производства, производительности и удовлетворения, сигнализирует  о необходимости внести изменения  в практику и стратегию управления.

Внешняя среда может потребовать  выпуска другой продукции или  предоставить другие ресурсы, тем самым, вызвав необходимость изменений. Низкий уровень адаптивности, при котором  организация не может или не хочет  приспосабливаться к изменениям внешней среды, означает угрозу ее выживанию. В отличие от краткосрочных критериев  эффективности не существует специальных  и конкретных показателей измерения  адаптивности.

Организация управления может способствовать проведению политики, которая поддерживает готовность к изменениям; существует также определенная практика управления, которая в случае применения обеспечивает необходимый уровень адаптивности.

1.2 Виды адаптивных структур  управления

Адаптивные структуры управления делятся на два основных вида: проектную  и матричную структуру.

1. Проектная структура.

Адаптивные или органические структуры  управления обеспечивают быструю реакцию  предприятия на изменение внешней  среды. Эти структуры ориентируются  на ускоренную реализацию сложных программ и проектов, могут применяться  на предприятиях, в объединениях, на уровне отраслей и рынков. Существует два типа адаптивных структур: проектный  и матричный.

Проектная структура формируется  при разработке организацией проектов, под которыми понимаются любые процессы целенаправленных изменений в системе (например, модернизация производства, освоение новых изделий или технологий т.п.). Управление проектом включает определение  его целей, формирование структуры, планирование и организацию выполнения работ, координацию действий исполнителей 13, С.265.

Одной из форм проектного управления является формирование специального подразделения - проектной команды, работающей на временной основе. В ее состав включают необходимых специалистов, в том  числе и по управлению. Руководитель проекта наделяется проектными полномочиями и несет ответственность за планирование проекта, за состояние графика и  ход выполнения работ, за расходованием  ресурсов и за материальное поощрение  работающих. В связи с этим большое  значение придается умению руководителя сформировать концепцию управления проектом, распределить задачи между  участниками команды, определять приоритеты и ресурсы, конструктивно подходить  к разрешению конфликтов 8, С.92.

Руководители проектов сами формируют  команды работников, распределяют задачи между работниками. По завершении проекта  структура распадается, а сотрудники переходят в новую проектную  структуру или возвращаются на свою постоянную должность. Такая структура  обладает большой гибкостью, но при  наличии нескольких целевых программ или проектов приводит к дроблению  ресурсов и усложняет поддержание  и развитие производственного и  научно-технического потенциала организации  как единого целого. При этом от руководителя требуется не только управление всеми стадиями жизненного цикла  проекта, но и учет места проекта  в сети проектов данной организации 2, С.60.

2. Матричная структура.

Структура представляет собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей: с  одной стороны непосредственному  руководителю, функциональной службы, представляющей персонал и техническую  помощь руководителю проекта, с другой - руководителю проекта, наделенного  полномочиями для осуществления  процесса управления в соответствии с запланированными сроками, ресурсами  и качеством.

При такой организации руководитель проекта взаимодействует с двумя  группами подчиненных: с постоянными  членами проектной группы и с  другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются ему  временно и по ограниченному кругу  вопросов 8, С.92.

Переход к матричным структурам обычно охватывает не всю организацию, а лишь его часть, при этом успех  в значительной мере зависит от того, в какой степени руководители проектов обладают профессиональными  качествами менеджеров и могут выступать  в проектной группе лидерами. Масштабы применения матричных структур в  организациях довольно значительные, что говорит об их эффективности.

Матричная структура представляет собой попытку использовать преимущества как функционального, так и проектного принципа построения организации и  по возможности избежать их недостатков 13, С.266.

Преимущества матричной структуры  управления:

- позволяет достичь определенной  гибкости, которая никогда не  присутствует в функциональных  структурах, поскольку в них все  сотрудники закреплены за определенными  функциональными отделами;

- существует возможность гибкого  перераспределения кадров в зависимости  от конкретных потребностей каждого  проекта;

- дает большую возможность координации  работ, характерную для дивизиональных  структур, что достигается за  счет создания должности руководителя  проекта, координирующего все  связи между участниками проекта,  работающих в различных функциональных  отделах.

Недостатки структуры характеризуются  сложностью, а иногда и непонятностью  ее структуры, наложение вертикальных и горизонтальных полномочий подрывает  принцип единоначалия, что приводит к конфликтам и трудностям в принятии решений. Наблюдается наиболее сильная  зависимость успеха от личных взаимоотношений  между сотрудниками.

Несмотря на все эти сложности, матричная организация используется во многих отраслях промышленности, а  также в некоторых отраслях непроизводственной сферы, где необходимо единое руководство  различными отделами и службами, разрабатывающими проект.

2. Потенциал адаптивных  структур управления организацией

2.1 Основные характеристики  адаптивного предприятия

Для того чтобы организация стала  адаптивной, предпочтения потребителей должны оказывать существенное влияние  на деятельность работников.

Процесс передачи такой информации через руководителей очень медленный. К тому же они не всегда могут  знать внутренние потребности фирмы  и потребности рынка. Если внутренний потребитель не может быстро получить необходимое, структура не сможет оперативно и гибко обслуживать внешних  потребителей. Свобода выбора между  альтернативными поставщиками дает пользователям внутренних услуг  права, которыми пользуются и внешние  потребители. При этом акценты смещаются  от власти руководителей к власти потребителей.

Важен переход от координации сверху к коммуникациям на каждом уровне.

В бюрократической структуре в  обязанности работников не входит координация  работы друг с другом на своем уровне. Когда координация является обязанностью руководителя, межфункциональные или  горизонтальные связи на каждом уровне считаются либо бесполезной тратой времени, либо узурпацией власти руководителя.

В постбюрократической организации  большая часть межфункциональных  связей и даже многие общие вопросы  решаются на уровне рабочих групп.

Рабочие команды, включающие работников всех функциональных подразделений, имеют  полномочия принимать решения по всем вопросам. Вместо того чтобы вести  борьбу с бюрократией, команды работают сообща как интрапренеры широкого профиля.

Они занимаются изучением рынка, определением стоимости каждого изделия, его  характеристиками, внешним видом  и методами работы [1, с. 126].

Реальность стала такой сложной  и многогранной, что нет смысла делить организацию на цепочки, по которым  будут передаваться команды для  решения каждой возникающей проблемы. В результате интеграция достигается  не иерархическим путем, а на одном  межфункциональном коммуникационном уровне. Таких коммуникаций много, поскольку  каждый важный процесс выходит за организационные рамки. В современной организации информация передается напрямую без посредников. Отношения отчужденности, формальности и неравенства заменяются отношениями открытости, честности и относительного равенства. Эти новые реалии призваны полностью изменить представления о методах и моделях функционирования организации.

Конечным результатом должно стать  создание производственных систем нового поколения, которые будут работать в режиме так называемого нововведенческого  конвейера.

Суть этого подхода заключается  в том, чтобы нацелить предприятия, во-первых, на постоянное внедрение  в производство новых, более совершенных  изделий; во-вторых, на неуклонное сокращение всех видов затрат на производство продукции; в-третьих, на повышение  качественных характеристик продукции  при снижении цен на нее. По существу, ставится задача объединить в рамках хозяйственных комплексов нового типа гибкость и адаптивность мелкосерийного производства с низкими издержками и высокой производительностью  труда массового производства. Считается, что такое сочетание позволит обеспечить не только стабилизацию, но и снижение издержек во всех звеньях  производственно-сбытовой цепочки  при постоянном внедрении в серийное производство новых изделий, расширении номенклатуры выпускаемой продукции  и изменении ассортимента, что  и должно в итоге создать условия  для победы в конкурентной борьбе.

Для того чтобы в наиболее короткие сроки и с минимальными вложениями выйти на намеченные рубежи, многие компании сосредоточивают усилия на трех главных направлениях:

1. комплексной автоматизации производственных  процессов; 

2. совершенствование форм и методов  управления, включая организацию  производства и развитие технико-технологической  базы;

3. развитие кадрового потенциала  при одновременном повышении  квалификации и активности каждого  работника. Именно такая концентрация  ресурсов считается наиболее  перспективной для того, чтобы  создать адаптивные производственные  системы нового поколения, которые  еще недавно существовали только  в теории.

В условиях рыночной экономики контроль над предприятием имеет его владелец, который имеет право принятия решений по производственным и финансовым вопросам передает администрации (генеральному директору), сохраняя за собой право  распоряжаться чистым доходом [4, с. 144].

Руководитель предприятия концентрирует  в своих руках контроль над  предприятием. Он должен обладать специальными знаниями и способностью использовать их в повседневной работе по управлению предприятием.

Контракт, заключаемый владельцем с руководителем предприятия, должен включать следующие основные положения:

- основные права и обязанности  руководителя предприятия;

- ограничение совместительства;

- представление декларации о  доходах;

- механизм определения заинтересованности  руководителя предприятия в совершении  сделок от имени фирмы и  соответствующий контроль со  стороны ее учредителей;

- ответственность за обеспечение  своевременной выплаты заработной  платы;

- ответственность (дисциплинарная  и материальная) руководителя предприятия  за нарушение условий контракта;

- процедура отстранения руководителя  предприятия от исполнения обязанностей;

- порядок и основания расторжения  контракта с руководителем предприятия.

Соблюдая эти критерии, организация  будет быстро адаптироваться к изменениям отраслевых рынков и внешней среды [2, с. 16].

2.2 Адаптивность как улучшение  системы управления организацией

Адаптивность как важнейшее  свойство организации обеспечивается целенаправленным обучением и тренировкой  работников, включением самоанализа  в процесс деятельности. Частью обучающейся  системы организации станут последовательное экспериментирование, применение соответствующих  средств оценки деятельности.

Обеспечение адаптивности организации  и управления знаниями становится едва ли не главной задачей современного руководителя. Источником мобильности  организации становится способность  работников к перемене профессий, культурной и общественной среды, их образование  и пожизненное обучение. На первый план выходит использование образовательных  технологий, например с помощью дистанционного обучения. Неравномерное распределение  технологических знаний среди различных  работников и организаций считается  дефицитом знаний. Трудности же, порождаемые неполным социально-экономическим  знанием, приводят к появлению информационных проблем. Дефицит знаний и информационные проблемы неразрывно связаны в реальной жизни, и чтобы высвободить заключенный  в знаниях потенциал, организации  должны решать эти проблемы одновременно.

Для того чтобы постоянно сокращать  дефицит знаний, перед каждой организацией стоят такие важнейшие задачи, как:

- приобретение знаний -- использование  уже имеющихся в мире знаний  и их приспособление для нужд  организации (например, при помощи  режима открытой торговли, привлечения  иностранных инвестиций и заключения  лицензионных соглашений); предполагается  также получение знаний путем  ведения научно-исследовательских  и опытно-конструкторских работ  и использования местных источников  знаний;

- усвоение знаний (например, обеспечение  всеобщего начального образования,  создание возможностей для обучения  работников на протяжении всей  жизни и развитие системы высшего  образования, особенно в области  науки и технологии);

- передача знаний -- использование  новых информационных и телекоммуникационных  технологий на основе конкуренции,  соответствующее нормативно-правовое  регулирование и обеспечение  доступа к информационным ресурсам.

В сущности говоря, уже формируется  новая функция управления, в задачу которой входит аккумулирование  интеллектуального капитала, выявление  и распространение имеющейся  информации и опыта, создание предпосылок  для распространения и передачи знаний. В условиях революционных  изменений в производственных и  информационных технологиях использование  интеллектуального капитала и связанная  с этим профессиональная компетенция  кадров обеспечивают выживание и  экономический успех компаний. От экономики, движимой капиталом, осуществляется переход к экономике, основанной на знаниях. Именно знания становятся источником высокой производительности, инноваций и конкурентных преимуществ [3, с. 17].

Чтобы организация была гибкой и  адаптивной, должен использоваться интеллектуальный потенциал всех работников в процессе их взаимодействия и создания постоянной цепочки знаний, которые могут  быстро распространяться и применяться  по нужным направлениям. Организационная  форма, применяющая все эти взаимосвязи, представляет собой постоянно меняющуюся систему связей.

Никакая администрация не сможет разработать  систему такой сложности; она  должна создаваться в процессе принятия решений людьми, ведущими поиск связей, необходимых для выполнения работы.

Для того чтобы этого достичь, необходимо распределить полномочия по принятию решений и возможности действовать.

Перспективные организации содействуют  появлению неформальных связей и  поощряют новые межфункциональные  рабочие альянсы, ориентированные  на потребителя. Они создают условия, позволяющие демонтировать и  воссоздавать новые группировки  работников, процессы и структуры  по мере возникновения потребностей. Такие альянсы создаются работниками  по всей организации без учета  каких-либо традиционных границ, а также  и вне ее. Иерархическая простота отношений заменяется сложной и  неустойчивой системой связей. В определенном смысле это именно те быстроменяющиеся взаимоотношения, которые и создают  выход продукции и поток информации, необходимые организации для  достижения ее целей.

Отдельных работников и рабочие  группы можно сравнить с нервными клетками. Для того чтобы сформировать мозг, нервные клетки должны быть здоровыми  и находиться в свободных связях друг с другом таким образом, чтобы  постоянно посылать информацию и  получать ее от других нервных клеток, получать питание и кислород от системы, которую они обслуживают и  помогают координировать. С изменением параметров системы связи между  нервными клетками меняются. Точно  так же для формирования интеллектуальной организации отдельные рабочие  группы должны быть жизнеспособны, обеспечены информацией и ресурсами и  по мере обучения иметь возможность  устанавливать связи и прерывать  их.

Комплексной организации необходимы такие тонкие и меняющиеся связи, какие не сможет создать отдельный  работник или их труппа. Свобода  выбора отдельных лиц и групп  при формировании экономических  альянсов и процессов будет способствовать процветанию организации и наиболее полному использованию ее интеллектуального  потенциала. Объясняется это тем, что выбор рыночных партнеров  и продавцов создает сетевую  организацию со связями, соответствующими каждому заданию.

Сеть связей с рынком гораздо  более гибкая и адаптивная, чем  бюрократические монолиты.

Все связеобразующие системы, необходимые  для создания мозгового центра организации, имеют общее свойство: это самоорганизующиеся системы, основанные на добровольных связях. Ориентированные на определенные рынки  рабочие группы устанавливают между  собой связи, чтобы сформировать сложную систему подряда и  субподряда для выполнения поставленной задачи и доставки качественной продукции  конечному потребителю [2, с. 173].

Заключение

По результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

Различного рода нововведения проявляют  себя на предприятиях в форме организационного совершенствования структур управления, что требует уточнения отдельных  связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т.д. Организационное совершенствование  системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные  связи, но и структуру управления в целом. А это, в свою очередь, требует установления и обеспечения  новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения  функций управления и способов принятия управленческих решений.

Организационная структура включает в себя две составные части:

1) структура - форма упорядоченности  элементов системы, совокупность  взаимосвязанных звеньев, образующих  систему практически и независимо  от ее элементов и целей;

2) организация - форма упорядоченности  элементов системы внутри и  вне ее непосредственно зависит  от реализуемых целей и свойств  самих элементов.

Многосторонность содержания структур управления предопределяет множественность  принципов их формирования. Прежде всего, структура должна отражать цели и задачи организации, а следовательно  подчиняться производству и меняться вместе с происходящими в нем  изменениями.

Адаптивные или органические структуры  управления обеспечивают быструю реакцию  предприятия на изменение внешней  среды и ориентируются на ускоренную реализацию сложных программ и проектов, могут применяться на предприятиях, в объединениях, на уровне отраслей и рынков. Существует два типа адаптивных структур:

1) проектный - формируется при  разработке организацией проектов, под которыми понимаются любые  процессы целенаправленных изменений  в системе (например, модернизация  производства, освоение новых изделий  или технологий т.п.);

2) матричный - представляет собой  решетчатую организацию, построенную  на принципе двойного подчинения  исполнителей: с одной стороны  непосредственному руководителю, функциональной  службы, представляющей персонал  и техническую помощь руководителю  проекта, с другой - руководителю  проекта, наделенного полномочиями  для осуществления процесса управления  в соответствии с запланированными  сроками, ресурсами и качеством. 

Развитие и совершенствование  предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.

Исследования адаптивных структур управления занимают важное место в  экономике и продиктованы настоятельной  необходимостью построения таких организации (предприятий, производственных объединений, корпораций, отдельных фирм), которые  обеспечат выпуск высококачественной продукции (или услуги) в нужном объеме и ассортименте. Создать такую  организацию без проведения исследований невозможно.