Административные функции секретаря руководителя

«Административные функции секретаря  руководителя» 

Содержание 
 

Введение 

1. Секретарь в организации
1. Роль секретаря в структуре документационного обеспечения управления. Категории секретарей
2. Основные знания и навыки секретаря
3. Деловые и личные качества секретаря

2. Секретарь руководителя
1. Основные функции, навыки и личностные качества секретаря руководителя
2. Административные функции секретаря руководителя

1. Прием посетителей
2. Телефонные переговоры
3. Совещания
4. Служебные командировки

Заключение 

Список  литературы 

Приложение 1 Извлечение из «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих»

Приложение 2 Должностная инструкция секретаря руководителя

Приложение 3 Классификация управленческих операций по функционально-технологическим признакам

Приложение 4 Приказ о направлении в командировку

Приложение 5 Командировочное удостоверение

ВВЕДЕНИЕ 

Достижение  науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Стиль руководителя является одной из важнейших  сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие «стиль руководителя» включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию  телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного  подразделения.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует  в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации.

Механизация и автоматизация управленческого  труда требуют от секретаря постоянного  повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского  труда, делопроизводства.

Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков – стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом «проб и ошибок».

Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической  информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего.

Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного  значения организационные и психологические  аспекты труда служащих, и техника  способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и секретаря.

Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной  техники решаются лишь вопросы автоматизации  информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются  формализации. Значительно труднее  формализовать процессы и связи  в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются  попытки использования достижений современной вычислительной техники. Тем не менее в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки организационной структуры ряда фирм США с использованием подхода к управленческому труду, как к процессу обработки информации. С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере управления. Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и среднего звена при замене личных секретарей централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам.

Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

1. Секретарь в организации.

1. Роль  секретаря в структуре  документационного  обеспечения управления. Категории секретарей.

   Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь – это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

   За  последние годы профессия секретаря  претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

   Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

   Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много  разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден.

   Оператор  на телефоне в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами. Секретарь на телефоне принимает телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки о номенклатуре товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по поручению руководителя связывается по телефону с собственными сотрудниками и представителями сторонних организаций. Технический секретарь работает с оргтехникой. Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором и диспетчером работы офиса.

   В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998г. © 37) должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

   Развитие  в России новых социально-экономических  отношений вызвало стремительный  рост различного рода негосударственных  предприятий и фирм. Руководитель каждой такой организации имеет  секретаря. Секретари работают и  у представителей свободных профессий – адвокатов, нотариусов, а также на малых частных предприятиях.

   Управленческий  персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в  основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь  – административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.

   Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

   Как известно, секретарь и референт – достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации – это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт – это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

   Слово «секретарь» происходит от латинского слова «secret» («секрет, тайна»), а слово «референт» означает «человек, сообщающий что-либо». Происхождение названия «секретарь-референт» отчасти объясняет роль и значение секретаря в структуре управления.

   Профессиональный  секретарь должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами. 

2. Основные знания и навыки секретаря.

   Профессиональные  знания и навыки, необходимые современному секретарю, можно  условно разделить  на три группы:

1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом.

   Секретарь должен знать:

• нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;
• основные принципы организации документооборота;
• основы архивного дела;
• основные прикладные программы;
• русский язык;
• один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

   На  основе этих знаний секретарь должен уметь:

• составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;
• рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;
• находить, систематизировать и хранить информацию;
• пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации.

   Секретарь должен знать:

• правила ведения деловой беседы;
• принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;
• современные средства связи;
• основы профессиональной этики.

   На  основе этих знаний секретарь должен уметь:

• вести деловые беседы и телефонные переговоры;
• организовать совещания, презентации, служебные поездки;
• пользоваться современными средствами связи;
• организовать прием посетителей;
• планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями.

   Секретарь должен знать:

• принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;
• основы административного, трудового и хозяйственного права;
• правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

   На  основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

   Дополнительно можно сказать о тех специальных  познаниях, которыми должен обладать ученый секретарь, имеющий обычно не только высшее образование, но и ученую степень.

   Ученому секретарю необходимо знать:

• научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники;
• направления развития экономики в конкретной сфере деятельности учреждения;
• отечественные и зарубежные достижения в аналогичной области знаний;
• установленный порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование;
• действующее законодательство, регулирующее защиту авторских прав и патентов;
• методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками и др.

   Таким образом, секретарь должен уметь  выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих.

   Чтобы отвечать современным  требованиям, секретарь  должен обладать следующими качествами:

• иметь профессиональный имидж;
• хорошо владеть речью и письмом;
• обладать хорошей памятью;
• хорошо ориентироваться во времени;
• содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
• уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
• осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
• быть энергичным, проявлять инициативу;
• быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
• поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
• контролировать финансы офиса;
• быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

3. Деловые и личные качества секретаря.

   Работа  секретаря отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

   К деловым качествам, прежде всего, относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей готовят как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в обучении секретарей в стране велика.

   Профессионализм – это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации.

   Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д.

   Организованность – умение организовывать рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

   Осведомленность – секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и фирма в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении.

   Не  менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

   Ответственность – секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы.

   Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

   К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

   Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

   Работа  секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителями.

   Преданность профессии – любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

   Для выработки деловых качеств требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справится с многообразными обязанностями секретаря.

   Не  менее важная черта характера  – коммуникабельность – т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

   К личным качествам необходимым секретарю относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

   Внешний вид секретаря должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

   К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний.

   Деловые и личные качества, при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.

2. Секретарь руководителя.

   Помощник (референт) руководителя – это правая рука генерального директора либо президента компании. Директор поручает своему помощнику выполнять функции, входящие в его непосредственную деятельность, но имеющие технический характер, с которыми помощник руководителя может справиться. Помощник руководителя принимает на себя часть потока информации и контактов, идущих на руководителя. Он также определенным образом организует рабочий процесс директора.

   При подборе данного сотрудника очень  важно обратить внимание на личностную совместимость директора и подбираемого помощника.

   Помощник (референт) руководителя должен владеть всеми знаниями и функциями стандартного секретаря-референта. 

1. Основные  функции, навыки и личностные качества секретаря руководителя.

   В функции помощника (референта) руководителя входит:

• планирование рабочего дня руководителя;
• организация поездок и командировок руководителя (заказ билетов, визы и т.д.);
• сопровождение руководителя во время командировок;
• прием телефонных звонков, почты, адресованной руководителю;
• консультации и ведение деловой переписки на уровне своей компетенции;
• ведение делопроизводства и документооборота на высоком уровне;
• фиксация и передача информации по поручению руководителя сотрудникам структурных подразделений;
• контроль исполнения сотрудниками поручений руководителя.

   Необходимые навыки помощника (референта) руководителя:

• умение организовывать техническую сторону деятельности руководителя;
• знание бизнес-администрирования;
• знание основ деловой переписки;
• знание делового этикета;
• умение создавать и поддерживать деловой имидж (в одежде, прическе, маникюре, косметике);
• знание на высоком уровне основ секретарского дела – документооборота и делопроизводства;
• грамотная речь;
• грамотное письмо;
• скорость печати от 200 уд/мин;
• знание ПК-программ (Word, Excel, Internet, e-mail).

   Личностные  качества помощника (референта) руководителя:

• организаторские способности;
• мобильность;
• умение концентрироваться;
• хорошая переключаемость;
• исполнительность;
• внимательность;
• ответственность;
• хорошие коммуникативные навыки;
• высокий уровень лояльности и гибкости;
• умение разрешать возникшие конфликтные ситуации;
• приятная внешность;
• доброжелательность.

2. Административные  функции секретаря  руководителя.

   Согласно  классификации управленческих операций по функционально-технологическим признакам (приложение 3) к административным операциям (функциям) относятся:

• служебно-коммуникационные операции;
• распорядительные операции;
• координационные операции;
• контрольно-оценочные операции.

   В служебно-коммуникационных операциях значительный удельный вес составляют такие, как прием посетителей, телефонные переговоры, служебные командировки, доведение решений до исполнителей. Во всех этих операциях самая активная роль принадлежит секретарю. Не менее важна его роль и в выполнении распорядительных операций. Не столько с точки зрения оформления принятых решений (организационно-распорядительных документов – ОРД), сколько с позиции делегирования секретарю права на выполнение многих оперативных функций. В координационных операциях, направленных на согласование и взаимоувязку деятельности различных звеньев управления, наибольшее место занимает проведение совещаний и заседаний. Организационное и информационное обеспечение этой деятельности руководителя – важнейшая функция секретаря. Опытный, высококвалифицированный секретарь должен уметь самостоятельно координировать работу сотрудников, и в этом случае можно избежать проведения дорогостоящего мероприятия, каковым является совещание.