Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    Актуальность данной темы исследования заключается в том, что документационное обеспечение управления (ДОУ) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

    Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и  движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

    Документы являются средством закрепления  различными способами на специальных  материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях.

    Целью данной работы является рассмотрение документационного обеспечения на предприятия ОАО «ИНКОМ» при реорганизации структурного подразделения.

    Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• провести анализ документационного обеспечения на предприятии;
• рассмотреть составление, бланков на предприятии;
• рассмотреть существующие на предприятии документы;
• рассмотреть документ реорганизации структурного подразделения на предприятии.

     Объектом  исследования выступает предприятие  ОАО «ИНКОМ».

     Предметом исследования является документооборот предприятия.

     Данная  работа выполнена на основе анализа  научной литературы, нормативно-правовых актов в области рассмотрение методики оформления документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Анализ  документационного обеспечения на предприятии

ОАО «ИНКОМ»

      1.1. Характеристика хозяйственной деятельности предприятия

      Предприятие ОАО «ИНКОМ» является крупным предприятием в городе  по пошиву спецодежды для промышленных и производственных предприятий города.

      Юридический адрес предприятия: г. Санкт-Петербург, проспект Невский, 52А.

     Организационно-правовая форма предприятия представляет собой открытое акционерное общество. Предприятие несет ответственность  по своим обязательством всем принадлежащим  ему имуществом¹.

      Открытое  акционерное общество «ИНКОМ», далее Общество, является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность на основании устава Общества и законодательства РФ (ГК, ФЗ)². Приложение 1.

      Управление  деятельностью Общества осуществляется собранием акционеров. Общество имеет  в собственности имущество, которое учитывается на балансе предприятия, оно может от своего имени приобретать, нести обязательства и ответственность перед людьми. Деятельность Общества происходит на коммерческой основе, то есть главная цель его – это извлечение прибыли из хозяйственной  деятельности.

        В состав деятельности предприятия  входит:

• поиск заказов на изготовление одежды;
• пошив спецодежды для  предприятий города;
• сбыт готовых изделий, доставка своим транспортом заказчику;
• рекламную деятельность  и услуги;
• проведение маркетинговых исследований состояния рынка, осуществление посреднической консультационной и дилерской деятельности.

      Рынок спецодежды на территории города и  области постоянно развивается, создавая жесткую конкуренцию между  предприятиями. Экономической основой предприятия и его хозяйственной деятельности является постоянное увеличение ассортимента продукции, ее обновление, с целью выполнения мисси предприятия и достижения поставленных целей. На рынке все более заметнее становиться то что, если  предприятие, несмотря на его активное производство и продажи,  не проводит модернизацию производства и продукции, оно уходит на второй план, и со временем  несет убытки.

      Потребителями выпускаемой продукции на предприятии  являются рабочие промышленных предприятий  Ленинградской области: ремонтные мастерские, автомойки, гостиницы и рестораны, кафе.

      Большим спросом пользуется спецодежда для  мужчин ремонтных мастерских и автомоек, вследствие этого рынок автомастерских стремительно растет. Покупка автомобиля стала доступна семье со средним доходом, в результате и обслуживание автомобилей увеличилось.

      Одежда  для этой категории потребителя  изготавливается по желанию заказчика  и для удобства рабочего, учитывая климатические условия области  и сезонность. Большой спрос приходиться на демисезонную и зимнюю спецодежду, так как на протяжении 9 месяцев средняя температура воздуха составляет -19⁰С.

      Конкурентами  предприятия являются: ООО «СпецТорг», частные пошивочные ателье, они имеют  небольшие объемы продаж и низкое качество изделий. Исследуемое предприятие занимает лидирующее положение на рынке, но, не смотря на это, оно постоянно развивается и модернизирует свои изделия для удобства потребителя.

      Главное конкурентное преимущество предприятия  на рынке, это низкие цены на продукцию  и услуги, которые оно пытается держать на одном уровне. Продукция предприятия качественная, предлагаемые услуги на высоком уровне.

      Сильные стороны предприятия:

• доверие клиентов;
• качество производимой продукции;
• лидерство на рынке;
• конкурентоспособная продукция;
• использование высококачественного сырья.

          Слабые стороны предприятия:

• старение и изнашивание основных фондов предприятия;
• маленький ассортимент продукции;
• низкая платежеспособность потребителя из-за кризиса в экономике.

      Сильные стороны конкурентов:

• запоминающийся дизайн одежды;
• активная PR-кампания.

      Слабые  стороны конкурентов:

• плохой охват рынков сбыта;
• небольшой ассортимент продукции представленной потребителю;
• низкое качество продукции;
• высокие цены на продукцию.

      Поставщиками  материалов являются отечественные производители: ОАО «Волокно», ООО «Стронж». С ними предприятие работает на протяжении всего времени своего существования и развивается вмести с ними. Они  обеспечивают его материалами высокого качества и по доступной цене. Поставка материалов на склад происходит без перебоев, согласно срокам установленными в договорах между предприятием и поставщиком.

     Проведем  анализ  рынков сбыта изготавливаемой  продукции на предприятии, таблица 1.

                             Таблица 1

     Анализ  рынков сбыта за 2009-2010 г.г.

     Наиболее  эффективный сбыт продукции наблюдается  в  автомастерские и автомойки. Новых  рынков сбыта не наблюдается, в 2006 году рынок сбыта оставался таким  же. Предприятие не проводит завоевание новых рынков, что сказывается  на его финансовом состоянии. Проведем анализ технико-экономических показателей предприятия ОАО «ИНКОМ» таблица 2³.

                                                                                                            Таблица 2

      Анализ  технико-экономических показателей  предприятия

            ОАО «ИНКОМ» 

      По  данным таблицы мы видим, что выручка  от реализации продукции за 2008 год  увеличилась незначительно, на 750,00 руб. Себестоимость параллельно  с выручкой увеличилась на  1 401,5 руб., так как на материалы и сырье увеличились цены.  Численность персонала увеличилась на 3 человека, и соответственно фонды оплаты труда увеличился на 33,5 руб. По итогам 2008 года чистая прибыль предприятия упала 651,5 руб. это произошло за счет значительного увеличения себестоимости продукции.

      Анализируя  и остальные года видим, что прибыль предприятия увеличивается незначительно, что сказывается на финансовом состояние предприятия очень плохо. Затраты на 1 рубль продукции упали на 0,2 пункта, производительность труда упала 3,6 пункта. Рентабельность предприятия выросла на 2,2%. Показатель рентабельности производства говорит о возможном увеличении объемов производимой продукции за счет эффективного использования производственных мощностей и ассортимента продукции⁴. 
 
 
 

1.2.Организационная  структура предприятия 

      Организационная структура предприятия это совокупность подразделений состоящих из основного, вспомогательного и обслуживающего производств, она представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Организационная структура предприятия ОАО «ИНКОМ» 
 

      Организационная структура на предприятии линейная, она представляет собой многоуровневую иерархическую систему управления, в которой вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу - своему непосредственному вышестоящему руководителю. По такому принципу формируется иерархия служб, пронизывающая всю организацию до самого низа.  

      Управление  на предприятии централизованное, то есть руководство высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений. Все отделы и производства на предприятии взаимосвязаны между собой образую единый комплекс с едиными целями.

      Правила внутреннего трудового распорядка на предприятии представлены в приложении 2.

     Заказчиками предприятия являются крупные предприятия  города.

      Главная цель предприятия это максимизация прибыли  и удовлетворение потребностей потребителя, совершенствования производства, расширение ассортимента выпускаемой продукции и повышения ее качества, обеспечить предприятие конкурентоспособностью, расширение рынков, применение передовых технологий в управлении производством предприятия, расчеты с кредиторами.

      Главные приоритеты предприятия – это конкурентоспособность продукции и услуг, повышения качества работы.

      Предприятие ОАО «ИНКОМ» имеет обособленное имущество 500 м²: раскороечный цех, пошивочный цех, склад, помещения административного назначения. 

      Численность персонал составляет 25 человек, весь персонал предприятия опытный и квалифицированный, умеет быстро принять решение по возникшей проблеме. Руководство предприятия постоянно мотивирует персонал к выполнению качественной продукции.

      Одежда, выпускаемая на исследуемым предприятием предназначена для рабочих цехов, столовых, автомоек, ресторанного бизнеса и т.д. Одежда выпускается для женщин и мужчин, разной размерной линейки.

      Все пошивы одежды обсуждаются с заказчиком: фасон, цветовая гамма, размеры, количество и сроки поставки.

      Технология производства имеет следующий вид: раскороечный цех, приняв заказ, начинает процедуру раскройки изделий, далее пошивочный цех сшивает раскроенный материал и сдает продукцию на склад, далее продукция поставляется непосредственно к заказчику.

     Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

• организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

     От  государственных и муниципальных  организаций могут поступать  на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

     В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

     Все перечисленные документы относятся  к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки. 

1.3.Схема  расположения реквизитов  документа 

     Пример  углового бланка предприятия. 

Рис. 2.Расположение реквизитов (угловой вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)  

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);  
08 - наименование организации;

11 - дата документа;  
12 - регистрационный номер документа;  
14 - место составления или издания документа 
 
 

Расположение  реквизитов на бланках ОАО «ИНКОМ» 

1.4.Бланки  предприятия 

     Общий бланк с продольным расположением реквизитов  

     Бланк для писем с  угловым расположением  реквизитов 

1.5.Документы  предприятия 

     Деловое (коммерческое) письмо 

Уважаемый Игорь Александрович! 

      Согласно  предварительной  договоренности о рекламной кампании, которая была достигнута между нами в ходе состоявшихся ранее переговоров, просим Вас об организации отгрузки продукции на реализацию. 
 

Директор  ООО «Русич»                       Личная подпись____________                В.А. Соколов 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приказ  по основной деятельности