Рособразование  России

Южно – Уральский государственный университет

Факультет «Экономика и предпринимательство»

Кафедра «Информационная безопасность» 

Специальность 032001 – Документоведение

и документационное обеспечение управления 
 
 
 

 

 
 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ

по дисциплине «Организация и технология

документационного обеспечения управления»

ЮУрГУ – 032001.2010._____.ПЗКР 
 

Нормоконтролер: Руководитель,

доцент, к.п.н. доцент, к.п.н.

_________________Е.В.Тельманова  ______________Е.В.Тельманова 

«_____»______________2010 г. «_____»______________2010 г. 

      Автор проекта 

      студент группы ЭиП – 331

      Клементьева М.Ю.

      «_____»______________2010 г. 

      Работа  защищена

      с оценкой 

      ____________________________

      _____________Е.В.Тельманова

      «_____»______________2010 г. 
 
 

Челябинск 2010 

Рособразование  России

Южно – Уральский государственный университет

Факультет «Экономика и предпринимательство»

Кафедра «Информационная  безопасность» 

Специальность 032001 – Документоведение

и документационное обеспечение управления 
 

 
 

                                                                                           

                                                                                           
 
 

З А Д А Н И  Е 

на курсовую работу студента

Группа ____________ 

1. Дисциплина Организация и технология

      документационного обеспечения управления 

2. Тема проекта (работы)    Анализ документационного обеспечения управления на примере

виртуального  предприятия «ООО Вкусняшка»

 

3. Срок сдачи  студентом законченного проекта (работы) 21 декабря 2010 г.

 

4. Исходные  данные к проекту (работе)

 
 
 
 

5. Календарный  план 

 
 

Руководитель  работы  ______________________________/Е.В.Тельманова/

       /личная  подпись/

Студент   ______________________________/М.Ю. Клементьева/

      /личная  подпись/

 

     Данная курсовая работа  написана на основе анализа документационного  обеспечения управления созданного в рамках нашей группы виртуального предприятия «ООО Вкусняшка».

    В первой, теоретической части,  обозначаются цели и задачи написания данной курсовой работы, обосновывается актуальность выбранной темы, производится сопоставительный анализ отечественных и передовых зарубежных технологий и решений в области делопроизводства на бумажных и электронных носителях. Также описывается:

• специфика работы предприятия;
• общая структура управления предприятия, включая взаимодействие всех структур; 
• список должностного состава верхнего уровня управления;
• действующую организационную структуру договорного отдела;
• состав документации (входящие, внутренние, исходящие документы);
• технологию работы с документами в договорном отделе;
• анализ работы договорного отдела, где выявляются основные проблемы традиционного и электронного ДОУ а также указываются пути их решения
• рассматривается технология работы с документной информацией.

      Во  второй, практической части работы, рассматриваются конкретно работа договорного отдела и основные документы (.положение об отделе;  приказ по основной деятельности об организации отдела; приказ по личному составу о приеме сотрудников в отдел; должностные инструкции сотрудников отдела; номенклатура дел отдела)

      В конце работы приводятся приложения, где содержатся все созданные  договорным отделом предприятия  документы

 

Содержание

 

Используемые сокращения, обозначения.

 

      ООО  –  общество с ограниченной ответственностью

      ДО  – договорной отдел

      ДОУ  – документационное обеспечение управления

      СЭД – система электронного документооборота

      НД  – номенклатура дел

      ОРД – организационно – распорядительная документация

      УСД – унифицированная система документации

      УСОРД – унифицированная система организационно – распорядительной  документации

      ДИ – должностная инструкция

Договор – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений

Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

 

Введение

 

     Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

     Основными задачами документационного обеспечения  управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума, обеспечение упрощения и удешевления  процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

   Целью курсового проекта по «Организации и технологии ДОУ» является анализ ДОУ виртуального предприятия  «ООО Вкусняшка», посредством:

• анализа традиционного (на бумажных носителях) и электронного ДОУ предприятия и структурных подразделений;
• разработка организационных документов в области ДОУ предприятия (унифицированных и неунифицированных);
• формирование и оформление дела отдела предприятия для текущего хранения документов на бумажном носителе.

 

Сравнение ДОУ в  России и за рубежом

 

      Российский рынок в целом развивается по законам рынка мирового, однако имеет и свои специфические особенности. Это, в частности, относится и к организации процесса документооборота на предприятиях как государственного, так и частного сектора. На отечественном рынке нашли применение два направления развития и внедрения систем документооборота – традиционно российское и западное.

      К основным особенностям традиционно российских методов организации работы с документами относятся:

1. Жесткая регламентация движения документов в соответствии с должностной иерархией.

Документооборот в России традиционно строится по вертикальному принципу, обеспечивая  движение документа от руководителя к исполнителю и обратно (схема примерного движения документов в организации представлена на рисунке 1.).. За рубежом, как правило, используется горизонтальный принцип при циркуляции документов: от исполнителя к исполнителю, минуя руководство.

Рисунок 1

2. Централизованное выполнение службой ДОУ основных делопроизводственных операций в соответствии с установленными требованиями.

В России традиционно документ подлежит регистрации  и отражению в специальных  регистрационных журналах, регистрационных  карточках и т.д., которые являются носителем информации о данном документе. Таким образом, организацией процесса документооборота и делопроизводства занимается специальный (делопроизводственный) персонал, не имеющий никакого отношения к самим документам и их содержанию. Подобная практика на Западе не используется.

3. Закрепление в государственных нормативных документах единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности.

Российское  делопроизводство, определяющее движение документов в организациях и между  ними, регламентируется не только корпоративными, но и действующими государственными стандартами. Система, построенная без учёта требований ГОСТов, вряд ли найдёт широкое применение в России, так как значительное число заказчиков подобных систем - это государственные структуры.

    Несмотря на широкое применение информационных и компьютерных технологий во всех сферах российской экономики, отечественный документооборот до сих пор базируется на использовании бумажных носителей. Отсюда сочетание традиционных, «бумажных», методов с более передовыми, электронными, методами в российском делопроизводстве. Системы электронного документооборота лишь сопровождают бумажный документооборот, сокращая трудоёмкость рутинных операций по обработке документов. На Западе делопроизводство и документооборот давно уже строятся исключительно на безбумажных принципах.

    Следует отметить, что системы, разработанные  в России, как правило, удовлетворяют  исторически сложившейся специфике  российского делопроизводства. Сравнение  российских и западных методов организации  документооборота представлено в таблице 1¹.

Таблица 1. Сравнение российских и западных методов организации документооборота

 

Таким образом, оптимальное решение по созданию системы документооборота для российских предприятий должно учитывать как традиционно российские принципы работы с документами, так  и прогрессивные западные. Разумное сочетание тех и других значительно увеличит конкурентоспособность создаваемой системы

 

 Нормативно-правовое регулирование ДОУ в России

 

      Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

    Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

    Нормативную базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную  базу делопроизводства входят также  законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. 

   
Специфика работы предприятия

 
 

      Общество  с ограниченной ответственностью «Вкусняшка», создано в соответствии с Федеральным законом "Об обществах с ограниченной ответственностью", Гражданским кодексом РФ и действующим законодательством РФ.

      Целью деятельности ООО является извлечение прибыли.

      Основными видами деятельности ООО являются:

• осуществление функции Производителя
• деятельность в области изготовления  и продажи конфет (оптовая, розничная);
• посредническая, торгово-закупочная деятельность

   Общество  обязано хранить следующие документы:

• учредительные документы и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения в учредительные документы;
• протокол (протоколы) собраний учредителей Общества, содержащие решение о создании Общества и об утверждении оценки неденежных вкладов в уставный капитал, а также иные решения, связанные с созданием Общества;
• документ, подтверждающий государственную регистрацию Общества;
• документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;
• внутренние документы Общества;
• положения о филиалах и представительствах Общества;
• документы, связанные с эмиссией облигаций и иных ценных бумаг Общества;
• протокола Общих собраний участников Общества;
• заключения государственных и муниципальных органов финансового контроля;
• внутренние документы Общества, утвержденные в установленном порядке Общим собранием участников Общества;
• иные документы, предусмотренные законодательством РФ.

При реорганизации  и прекращении деятельности Общества все документы (управленческие, финансово-хозяйственные, по личному составу и др.) передаются в соответствии с установленными правилами предприятию - правопреемнику. При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения, имеющие научно - историческое значение передаются на хранение в архивные органы в соответствии с перечнем документов, в установленном порядке. Передача и упорядочение документом осуществляются силами и за счет средств Общества в соответствии с требованиями архивных органов.

 

 

Общая организационная  структура предприятия  

Список  руководящего должностного состава

 
 

 

Анализ работы договорного  отдела

Организационная структура договорного  отдела

 

      Хорошо налаженная система работы с договорами и отчетной документацией экономит людские и финансовые средства, позволяет избежать ненужных судебных и претензионных споров как с контрагентами, так и с государственными органами, повышает авторитет организации у контрагентов. Таким образом, договорной отдел является ключевой единицей в бесперебойной работе предприятия как единого организма

 
 

 

 
 

 
 

 
 
 

Структура договорного отдела «ООО Вкусняшка» 

      Договорной  отдел «ООО Вкусняшка» является самостоятельным структурным подразделением предприятия, которое починяется непосредственно директору предприятия.

      Деятельность  ДО основана на положении о договорном отделе от 06.09.2010

      Основными направлениями деятельности ДО являются:

• заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);
• организация исполнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов)

Основной  системой документации отдела является договорная документация.

Стадии  договорной работы:

1. Подготовка к заключению договоров.

• преддоговорные контакты с возможными контрагентами;

• разработка основных условий (подписание предварительных договоров — соглашений о намерениях);

• подготовка бланков договорной документации;

• составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов)

2. Оценка оснований заключения договоров.

3. Оформление договоров.

• разработка проектов;

• урегулирование разногласий;

• конкретизация содержания заключенных договоров;