Анализ документирования деятельности отдела кадров

Содержание

Введение

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ  по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них  документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или  полученная любым физическим или  юридическим лицом, в любой организации  для использования в своей  деятельности. Таким образом, понятия  «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет  от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы  содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь  доказательством существования  делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение  проблем управления документацией  в современный период прошло в  развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980 гг. В это время  большинство авторов считали, что  «бумажное управление» не нужно  и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование  традиционного делопроизводства и  обработки документов на ЭВМ будут  весьма продолжительными.

Отдел кадров традиционно  представлял собой самостоятельное  структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и  отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового  потенциала изменилась структура и  численный состав самой кадровой службы.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают  составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для  обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень  важно рассмотреть процесс регламентирования  законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового  договора (контракта), приказов по личному  составу, трудовых книжек, что позволяет  юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса регламентации  общегосударственными законодательными и нормативными актами кадровой документации.

Исходя из цели нами были поставлены следующие задачи:

- изучить общие вопросы  документирования кадровой деятельности;

- рассмотреть нормативно-правовую  базу регламентирующую деятельность  кадровой службы;

- изучить документы составляющие  аппарат регламентирования деятельности  кадровой службы учреждения.

Объектом исследования является нормативно правовая база деятельности кадровой службы.

Предметом исследования является деятельность кадровой службы ГУЗ Сибайский  «Межрайонный противотуберкулезный диспансер».

При написании курсовой работы были использованы такие источника, как Трудовой Кодекс Российской Федерации, который регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На основании  статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция по заполнению трудовых книжек подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения  основного документа о трудовой деятельности работника - трудовой книжки. Незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ, с подробным их содержанием является «Межотраслевые укрупненные нормативы времени  на работы по комплектованию и учету  кадров».

Использование литературы также  помогает разобраться в поставленных задачах.

В пособии В.М. Пустозеровой и А.А. Соловьева подробно и популярно  изложены такие вопросы, как правовые регулирование приема и увольнение работников.

Большое значение при рассмотрении отдельных процедур, выполняемых  кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, а  также создаваемых при этом документов и регламентации их с точки  зрения трудового законодательства и различных нормативных актов  имеет статья Т.В. Кузнецовой «Работа  с кадровыми документами».

Важнейший правовой акт - приказ по личному составу - регулирующий трудовые правоотношения граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций  наиболее полно и подробно рассмотрела  в своей работе В.С. Иритикова.

Таким образом, источники  и литература помогают разобраться  в одной из наиболее важных функций  кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) - документирование трудовых правоотношений.

Структура данной курсовой работы: курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения и списка источников и литературы.

Глава 1. Документирование кадровой деятельности

1.1. Общегосударственные законодательные  и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы  кадров

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно  документируется. Но особенно строго следует  подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления  и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую  силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется, прежде всего, безупречное  знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение  вопросы организации труда и  оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в  бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой  момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения  вопроса и его закрепление  в документе.

Открывает этот пакет Конституция  Российской Федерации, где ст.37 посвящена  праву на труд и отдых, где каждому  «работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным  законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные  дни, оплачиваемый ежедневный отпуск»[10, с. 12].

Основным законодательным  актом, которым постоянно руководствуется  в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нем, прежде всего, находим определение  базового понятия – «социальное  партнерство». В соответствии со ст.25 Трудового кодекса РФ «сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном  порядке представителей». В новой  редакции Трудового кодекса в  статью добавлен абзац: «Органы государственной  власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального  партнерства в случаях, когда  они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных  трудовым законодательством» [7].

Служба кадров строит свою работу на основных принципах социального  партнерства, изложенных в ст.24, таких  как:

- равноправие сторон;

- уважение и учет интересов  сторон;

- заинтересованность сторон  в участии в договорных отношениях;

- соблюдение сторонами  и их представителями трудового  законодательства и иных нормативных  правовых актов, содержащих нормы  трудового права;

- полномочность представителей  сторон;

- свобода выбора при  обсуждении вопросов, входящих в  сферу труда;

- добровольность принятия  сторонами на себя обязательств;

- реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами;

- обязательность выполнения  коллективных договоров, соглашений;

- контроль за выполнением  принятых коллективных договоров,  соглашений;

- ответственность сторон, их представителей за невыполнение  по их вине коллективных договоров,  соглашений.

В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы  документирования трудовых правоотношений [22, с. 141].

Прежде всего, отметим, что  отдельная, ст.5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в  которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости:

- Трудовой кодекс Российской  Федерации;

- иные федеральные законы  и законы субъектов Российской  Федерации, содержащие нормы трудового  права;

- указы Президента Российской  Федерации;

- постановления Правительства  Российской Федерации и нормативные  правовые акты федеральных органов  исполнительной власти;

- нормативные правовые  акты органов исполнительной  власти субъектов Российской  Федерации;

- нормативные правовые  акты органов местного самоуправления;

- коллективные договоры, соглашения и локальные нормативные  акты, содержащие нормы трудового  права.

Каждый вид документа  не должен противоречить указанному выше.

Действие этих актов, содержащих нормы трудового права, распространяется в пространстве на территории в зависимости  от органа, их принявшего: акты федеральных  органов распространяются на всю  территорию Российской Федерации; акты субъектов Российской Федерации  действуют в пределах территории соответствующего субъекта РФ; акты органов  местного самоуправления - в пределах соответствующего муниципального образования  и локальные нормативные акты конкретной организации - только в пределах этой организации.

Таким образом, в Трудовом кодексе РФ прописаны соподчиненность  законодательных и нормативных  правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работником кадровой службы. Например, в спорных  случаях необходимо руководствоваться  не нормативным актом субъекта федерации, а нормативным актом федерального органа власти по данному вопросу.

Работникам кадровых служб  важно также помнить, что в  соответствии с Трудовым кодексом РФ законодательный акт, содержащий нормы  трудового права вступает в силу со дня, указанного в этом акте, и  прекращает свое действие в связи  с:

- истечением срока действия;

- вступлением в силу  другого акта равной или высшей  юридической силы;

- отменой (признанием утратившими  силу) данного акта либо отдельных  его положений актом равной  или высшей юридической силы.

Особую значимость для  работников кадровых служб имеет  ст.14 «Исчисление сроков». В ней  указано, что «прекращение трудовых прав и обязанностей начинается на следующий день после календарной  даты, которой определено окончание  трудовых отношений.

Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее  число последнего года, месяца или  недели срока. В срок, исчисляемый  в календарных неделях или  днях, включаются и нерабочие дни.

Если последний день срока  приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший  следующий за ним рабочий день».

Эта статья очень важна  не только при оформлении увольнений, но и при определении стажа  работы и во всех других случаях, где  приходится учитывать каждый день работы гражданина.

Надо подчеркнуть также  важность для работника кадров ст.65, в которой перечислены документы, предъявляемые поступающим на работу.

В ст.283 указаны документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству.

Основным документом о  трудовой деятельности и трудовом стаже  работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. Ей посвящена  ст.66 [7].

Кроме того, в Кодексе определены случаи и порядок составления  документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности  трудового договора, коллективных договоров  и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст.68), приказом о  дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок  выдачи копий документов (ст.62) и  т.д. [7]

Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе  в ст.85, где к ним отнесена «информация, необходимая работодателю в связи  с трудовыми отношениями и  касающаяся конкретного работника».

Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления  кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим  статьям Трудового кодекса [7].

Полезно также иметь комментарий  к Трудовому кодексу, дающий разъяснения  всех его статей.

Но кадровая служба не может  ограничиваться только Трудовым кодексом РФ. В соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы  труда, указы Президента, постановления  Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов  федерации, на территории которого она  находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

По категориям доступа  информационные ресурсы могут быть открытыми и общедоступными или  отнесенными к категории ограниченного  доступа.

Состав информации, относящейся  к государственной тайне, определен  Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (в нем в ст.5 подробно указаны  сведения, которые могут представлять государственную тайну) и Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении  Перечня сведений, отнесенных к государственной  тайне», последние уточнения и  изменения в который внесены  Указом Президента РФ от 11.02.2006 № 90 [17, с. 45].

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированных  форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена  Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 на Государственный  комитет РФ по статистике с согласованием  форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных  в Постановлении, к Первоочередным были отнесены формы первичной учетной  документации по учету труда и  его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден Постановлением Госкомстата  России 30 октября 1997 г. № 71а. В альбом несколько раз вносились изменения  и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так  и в электронном варианте, так  как в соответствии с Постановлением Правительства РФ они вводятся «в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации» [5].

Общие правила составления  и оформления документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 на унифицированную  систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Все эти виды документов составляются или с ними работают в службе кадров.

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием  сроков их хранения - типовых или  ведомственных. Ведомственные перечни  разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают  специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных  организаций. Организации, не имеющие  ведомственного перечня, должны пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно. Кроме того, служба кадров акционерного общества должна также иметь Положение  о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. N 03-33/пс (в соответствии со ст.89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об  акционерных обществах») [4].

Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы  на государственное хранение, а хранящих их у себя, Правила являются незаменимым  подспорьем в организации их архива.

Работникам отдела кадров достаточно часто приходится вести  переписку как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного  оформления всех почтовых отправлений  надо иметь в отделе для справок  Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные Постановлением Правительства  Российской Федерации от 15.04.2005 № 221. В Правилах изложен порядок адресования, кроме того, в них указаны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Следует обратить внимание, что максимальный вес письма уменьшен до 100 г, а пределы  его размеров - 229 на 324 мм. Часто к  недоразумениям приводит незнание порядка  пользования франкировальными аппаратами.

Для работника кадров, в  том случае, если ему приходится вручать сообщения от получения  которого адресат по какой-либо причине  пытается уклониться, важен порядок  отправки писем с уведомлением о  вручении – «почтовое отправление... при подаче которого отправитель  поручает оператору почтовой связи  сообщить ему... когда и кому вручено  почтовое отправление» [7]. Например, уведомление  об увольнении, о необходимости присутствовать в определенный день и т.д.

Но помимо того, что надо знать, как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление  о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Разработано достаточно большое  количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого  аппарата. Все они разработаны  Центральным бюро нормативов по труду.

Нормативы рекомендуются  для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности. Во всех нормативах времени не только указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и  последовательно перечисляется  содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции.

Помимо норм времени на основные виды работ, в указанных  сборниках всегда освещаются и вопросы  организации труда, режим труда  и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.

1.2. Организационно-правовые документы  организации

Служба кадров любой организации  в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией.

Прежде всего, это устав (положение) организации как главный  организационный документ.

Под уставом, как организационным  документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной  регистрации в установленном  порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации [16, с. 178].

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

Служба кадров должна четко  представлять себе задачи организации, записанные в уставе, так как ее главная цель - обеспечение организации  высококвалифицированными работниками  для наилучшего выполнения этих задач. Кроме того, в уставах расписываются  порядок назначения или выбора руководящего состава и другие вопросы, связанные  с подбором и расстановкой кадров. Один из экземпляров устава обязательно  должен храниться в отделе кадров.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено  составление в организации документов, регулирующих социально-трудовые отношения. К таким документам относится  коллективный договор. Его определение  дано в ст.40 Трудового кодекса  РФ: «Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или  у индивидуального предпринимателя  и заключаемый работниками и  работодателем в лице их представителей». Коллективный договор может заключаться  не только на уровне организации в  целом, но и обособленных структурных  подразделений. К обособленным структурным  подразделениям относятся филиалы  и представительства, которые территориально отделены и, кроме того, могут иметь  особенности в организации труда. Содержание и структура коллективного  договора определяются заключающими его  сторонами самостоятельно. В ст.41 Трудового кодекса РФ дан лишь примерный перечень вопросов, которые  могут быть включены в коллективный договор. К ним отнесены:

- формы, системы и размеры  оплаты труда;

- выплата пособий, компенсаций;

- механизм регулирования  оплаты труда с учетом роста  цен, уровня инфляции, выполнения  показателей, определенных коллективным  договором;

- занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

- рабочее время и время  отдыха, включая вопросы предоставления  и продолжительности отпусков;

- улучшение условий и  охраны труда работников, в том  числе женщин и молодежи;

- соблюдение интересов  работников при приватизации  государственного и муниципального  имущества;

- экологическая безопасность  и охрана здоровья работников  на производстве;

- гарантии и льготы  работникам, совмещающим работу  с обучением;

- оздоровление и отдых  работников и членов их семей;

- частичная или полная  оплата питания работников;

- контроль за выполнением  коллективного договора, порядок  внесения в него изменений  и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий  деятельности представителей работников, порядок информирования работников  о выполнении коллективного договора;

- отказ от забастовок  при выполнении соответствующих  условий коллективного договора;

-другие вопросы, определенные  сторонами [16, с. 122-125].

Этот перечень носит рекомендательный характер и не является исчерпывающим, его цель - дать представление о  возможном содержании коллективного  договора. Однако в Трудовом кодексе  РФ есть и ряд предписаний к  содержанию трудового договора обязательного  характера.

В соответствии со ст.9 Трудового  кодекса РФ коллективные договоры не могут содержать условий, снижающих  уровень прав и гарантий работникам, предусмотренный законодательством  о труде. Напротив, коллективный договор  должен устанавливать дополнительные льготы и преимущества, более благоприятные  условия труда.

При оформлении коллективного  договора обязательно указание (наименование) сторон, от имени которых он заключается, и срока его действия. Коллективный договор является актом срочного действия и в соответствии со ст.43 Трудового кодекса РФ «заключается на срок не более 3 лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами  либо со дня, установленного коллективным договором» [7]. Стороны имеют право  продлить действие коллективного договора, но на срок не более трех лет.

На организацию может  распространяться действие и таких  правовых документов, как соглашение.

Соглашение - правовой акт, устанавливающий  общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений, заключаемый  между полномочными представителями  работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в  пределах их компетенции.

Как видно из определения, данного в ст.45 Трудового кодекса  РФ, соглашение, в отличие от коллективного  договора, заключается на других уровнях  социального партнерства - федеральном, межрегиональном, региональном, территориальном, отраслевом (межотраслевом), то есть соглашение заключается работодателями, объединенными  в рамках отрасли, региона, территории. Интересы работодателей на переговорах  по заключению соглашения представляет объединение работодателей, а интересы работников обычно представляют профсоюзы  и их объединения.

В Трудовом кодексе РФ указаны  возможные виды соглашений: генеральные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные.

Генеральное соглашение устанавливает  общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных с ними экономических  отношений на федеральном уровне.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ коллективными договорами и соглашениями, а также локальными нормативными актами, принимаемыми работодателем  в пределах его компетенции, устанавливаются  правила поведения работников во время их совместной деятельности.

К локальным нормативным  актам в первую очередь относятся  правила внутреннего трудового  распорядка, которые обычно являются приложением к коллективному  договору. Однако, они могут утверждаться и как отдельный документ. Определение  этого документа и его основное содержание раскрыты в ст.189 Трудового  кодекса:

«Правила внутреннего  трудового распорядка - локальный  нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок  приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность  сторон трудового договора, режим  работы, время отдыха, применяемые  к работникам меры поощрения и  взыскания, а также иные вопросы  регулирования трудовых отношений  у данного работодателя» [7].

В ст.189 Трудового кодекса  РФ указывается также, что «для отдельных  категорий работников действуют  уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые федеральными законами». Например, Положение о дисциплине труда работников железнодорожного транспорта Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 25.08.1992 № 621, в ред. от 07.07.2003). Оно распространяется на всех работников организаций железнодорожного транспорта независимо от их организационно-правовой формы. В нем предъявлены более  высокие требования к трудовой дисциплине. Это обусловлено тем, что нарушение  ими установленных правил может  привести к тяжелым последствиям для других граждан. Есть Устав о  дисциплине работников организаций  с особо опасным производством  в области использования атомной  энергии (утв. Постановлением Правительства  РФ от 10.07.1998 № 744), Дисциплинарный устав  таможенной службы Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 16.11.1998 N 1396) и др. [7]